Một người trở thành thành viên mới của công ty TNHH qua bốn cửa chính: góp vốn mới khi công ty tăng vốn điều lệ, nhận chuyển nhượng phần vốn từ thành viên cũ, nhận thừa kế, hoặc nhận tặng cho; cửa góp vốn mới luôn cần nghị quyết hội đồng thành viên, còn các cửa khác tuỳ trường hợp có cần hay không. Biết đi qua cửa nào sẽ biết phải hỏi ai, ký gì và giữ giấy tờ nào.
Bài trình bày từng cửa theo Luật Doanh nghiệp 2020 (đối chiếu sửa đổi), nội dung cần có trong nghị quyết kết nạp, và việc phải làm sau khi người mới đã được chấp nhận. Phần thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ được nhắc ở mức cần thiết; trọng tâm là quyết định nội bộ của công ty.
Bốn cửa để trở thành thành viên mới
Bảng tóm tắt điều kiện của mỗi cửa, theo Luật Doanh nghiệp 2020 và nguyên tắc chung; điều lệ công ty có thể bổ sung yêu cầu:
| Cửa vào | Ai phải đồng ý | Tiền hoặc tài sản đi đâu | Vốn điều lệ |
|---|---|---|---|
| Góp vốn mới | Hội đồng thành viên thông qua việc tăng vốn và tiếp nhận người mới | Vào công ty | Tăng |
| Nhận chuyển nhượng | Thành viên bán; các thành viên còn lại có quyền ưu tiên mua trước | Vào túi người bán | Không đổi |
| Thừa kế | Người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật | Không có giao dịch tiền | Không đổi |
| Tặng cho | Người tặng; với người nhận ngoài phạm vi người thân luật định thì cần hội đồng thành viên chấp thuận | Không có giao dịch tiền | Không đổi |
Điểm khác nhau quan trọng nhất là tiền đi đâu. Góp vốn mới thì tiền vào công ty và vốn điều lệ tăng, nên ảnh hưởng đến tỷ lệ của tất cả thành viên cũ. Ba cửa còn lại chỉ đổi người cầm phần vốn, tổng vốn và tỷ lệ của các thành viên khác giữ nguyên.
Vì góp vốn mới làm loãng tỷ lệ của người cũ, đây là cửa cần cân nhắc kỹ nhất trong hội đồng thành viên. Một thành viên đang giữ 40% có thể chỉ còn 30% sau khi người mới vào, và mất quyền chặn những việc đòi tỷ lệ cao.
Góp vốn mới: hội đồng thành viên phải quyết những gì
Khi công ty muốn đón một người mới bằng cách tăng vốn, nghị quyết hoặc các nghị quyết liên quan thường phải giải quyết những điểm sau:
- Tăng vốn điều lệ lên bao nhiêu và lý do cần thêm vốn.
- Tiếp nhận ai làm thành viên mới, số vốn cam kết góp và tỷ lệ tương ứng sau khi tăng.
- Loại tài sản góp vốn: tiền, quyền sử dụng đất, máy móc, quyền sở hữu trí tuệ; tài sản không phải tiền thì cần định giá.
- Thời hạn góp vốn của thành viên mới và hệ quả nếu góp không đủ.
- Quyền của các thành viên hiện hữu được góp thêm trước theo tỷ lệ, nếu muốn giữ tỷ lệ cũ.
- Những điều khoản điều lệ cần sửa theo, ví dụ danh sách thành viên, cơ cấu quản lý, quyền đặc biệt của người mới nếu có.
Nhiều nhà đầu tư mới đặt điều kiện như được một ghế quyết định, quyền phủ quyết một số việc, hoặc ưu tiên chia lợi nhuận. Những điều kiện này phải đi vào điều lệ hoặc thoả thuận giữa các thành viên thì mới có hiệu lực nội bộ; thoả thuận miệng lúc bắt tay khó bảo vệ được ai.
Nếu người mới là nhà đầu tư nước ngoài, có thêm thủ tục với cơ quan nhà nước về góp vốn, mua phần vốn trước khi đăng ký thay đổi. Phần đó nằm ngoài phạm vi quyết định nội bộ và cần kiểm riêng.
Nhận chuyển nhượng phần vốn
Khi một thành viên cũ bán phần vốn cho người ngoài sau khi đã chào bán đúng cho các thành viên còn lại, người mua trở thành thành viên mà không cần nghị quyết kết nạp riêng, trừ khi điều lệ quy định khác. Người mua có quyền của thành viên từ khi thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký thành viên.
Dù không cần nghị quyết, các thành viên còn lại vẫn có vai trò. Họ là người quyết định có dùng quyền ưu tiên mua hay không. Nếu họ đã từ chối mua bằng văn bản hoặc để hết hạn, việc người ngoài vào là hệ quả của chính lựa chọn đó. Thành viên muốn kiểm soát ai được vào công ty nên thể hiện ý kiến ngay ở bước chào bán.
Với người mua, hãy kiểm tra kỹ trước khi trả tiền: người bán có thật sự sở hữu phần vốn đó theo sổ đăng ký thành viên, đã góp đủ hay chưa, đã chào bán cho các thành viên khác đúng thủ tục chưa, có đang cầm cố hay bị tranh chấp không. Mua phải phần vốn chưa được chào bán đúng cách có thể khiến giao dịch bị các thành viên khác phản đối.
Thừa kế và tặng cho phần vốn
Người thừa kế. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi thành viên là cá nhân chết, người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật là thành viên của công ty. Họ không cần hội đồng thành viên đồng ý mới được vào. Nếu người thừa kế không muốn làm thành viên, các bên tìm cách khác như chuyển nhượng hoặc công ty mua lại theo quy định.
Khi người thừa kế chưa xác định được. Có trường hợp chưa có người thừa kế, người thừa kế từ chối, hoặc đang tranh chấp chia di sản. Phần vốn khi đó được giải quyết theo quy định của pháp luật dân sự và Luật Doanh nghiệp. Trong lúc chờ, công ty nên ghi nhận tình trạng và thận trọng với các nghị quyết cần phần vốn đó để đủ tỷ lệ.
Tặng cho người thân. Thành viên tặng cho phần vốn cho vợ, chồng, cha, mẹ, con, người có quan hệ họ hàng đến hàng thừa kế thứ ba thì người được tặng đương nhiên là thành viên, theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Tặng cho người ngoài. Tặng cho người không thuộc nhóm trên thì người nhận chỉ trở thành thành viên khi hội đồng thành viên chấp thuận. Đây là cách luật ngăn việc dùng tặng cho để đưa người lạ vào công ty mà không qua quyền ưu tiên mua của các thành viên khác.
Nghị quyết kết nạp nên ghi những gì
Dù là tiếp nhận vốn góp mới hay chấp thuận người nhận tặng cho, nghị quyết nên đủ thông tin để người đọc sau vài năm vẫn hiểu chuyện gì đã xảy ra. Bố cục tham khảo, không phải mẫu chuẩn:
- Căn cứ: điều lệ công ty, biên bản họp hoặc biên bản kiểm phiếu.
- Thông tin người được kết nạp: họ tên hoặc tên tổ chức, giấy tờ pháp lý, địa chỉ liên lạc.
- Cửa vào: góp vốn mới, nhận tặng cho, hay trường hợp khác.
- Số vốn, loại tài sản, thời hạn góp đối với góp vốn mới; phần vốn được tặng cho đối với tặng cho.
- Vốn điều lệ và tỷ lệ của từng thành viên sau khi kết nạp.
- Các nội dung điều lệ được sửa đổi kèm theo, nếu có.
- Giao người chịu trách nhiệm làm thủ tục cập nhật sổ đăng ký thành viên, cấp giấy chứng nhận phần vốn góp và đăng ký thay đổi.
Kèm theo nghị quyết là kết quả biểu quyết theo phần vốn, để chứng minh nghị quyết đạt tỷ lệ cần thiết. Nếu việc kết nạp gắn với tăng vốn và sửa điều lệ, nên kiểm xem từng nội dung thuộc nhóm tỷ lệ nào, vì sửa điều lệ thường đòi mức tán thành cao hơn việc thường.
Sau nghị quyết: những việc còn lại
Nghị quyết mới là bước quyết định. Để người mới thật sự trở thành thành viên với đầy đủ quyền, công ty còn phải làm tiếp:
- Nhận vốn góp của thành viên mới đúng loại tài sản và đúng hạn; tài sản không phải tiền thì làm thủ tục chuyển quyền sở hữu sang công ty.
- Ghi thông tin thành viên mới vào sổ đăng ký thành viên và cấp giấy chứng nhận phần vốn góp tương ứng với phần đã góp.
- Làm thủ tục đăng ký thay đổi thành viên, vốn điều lệ với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định; chi tiết thủ tục có thể xem trên GiayPhep.com.
- Cập nhật danh sách thành viên dùng cho việc mời họp, gửi phiếu lấy ý kiến, chia lợi nhuận.
- Thông báo cho ngân hàng và đối tác lớn nếu hợp đồng với họ có điều khoản về thay đổi thành viên.
Bỏ quên bước ghi sổ là lỗi thường gặp. Không có tên trong sổ đăng ký thành viên, người mới khó chứng minh quyền của mình khi cần, từ việc được mời họp tới việc nhận phần lợi nhuận được chia. Người mới nên tự xin bản trích sổ sau khi góp vốn xong.
Khi số thành viên làm thay đổi loại hình
Công ty TNHH một thành viên muốn đón thêm người thì không chỉ là kết nạp: số thành viên tăng lên hai trở lên làm công ty phải chuyển đổi sang công ty TNHH hai thành viên trở lên. Việc này kéo theo đổi mô hình quản lý, có hội đồng thành viên thay cho chủ sở hữu tự quyết, và sửa toàn bộ điều lệ. Quyết định chuyển đổi do chủ sở hữu đưa ra trước, sau đó mới tới việc tiếp nhận người mới.
Ngược lại, công ty TNHH hai thành viên trở lên có giới hạn trên về số thành viên theo luật. Khi số người muốn góp vốn vượt giới hạn đó, công ty phải cân nhắc chuyển sang công ty cổ phần. Chuyển đổi loại hình là một chủ đề riêng với thủ tục riêng; ở đây chỉ cần nhớ rằng mỗi lần kết nạp cũng nên đếm lại số thành viên.
Trong cả hai trường hợp, người được mời vào nên đọc kỹ điều lệ mới và hỏi rõ mình sẽ có quyền gì trong mô hình quản lý mới. Góp tiền rồi mới phát hiện mình không có tiếng nói trong những việc quan trọng là điều xảy ra không hiếm.
Câu hỏi thường gặp
Người mua phần vốn từ thành viên cũ có cần hội đồng thành viên đồng ý không?
Nếu thành viên bán đã chào bán đúng cho các thành viên còn lại và họ không mua hoặc không mua hết trong thời hạn, việc bán cho người ngoài cùng điều kiện thường không cần thêm nghị quyết, trừ khi điều lệ quy định khác.
Con của thành viên đã mất có tự động thành thành viên không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của thành viên cá nhân là thành viên công ty. Người thừa kế cần có giấy tờ chứng minh quyền thừa kế để công ty ghi vào sổ đăng ký thành viên.
Nhà đầu tư mới muốn có quyền phủ quyết thì làm thế nào?
Quyền phủ quyết với một số việc cần được ghi vào điều lệ, ví dụ yêu cầu một số việc phải có sự đồng ý của tất cả thành viên hoặc tỷ lệ cao. Việc sửa điều lệ cần hội đồng thành viên thông qua theo tỷ lệ luật và điều lệ quy định.
Thành viên mới góp bằng quyền sử dụng đất thì cần gì?
Tài sản không phải tiền cần được định giá và được các thành viên chấp thuận giá trị, sau đó thành viên mới làm thủ tục chuyển quyền sử dụng đất sang công ty. Phần vốn chỉ được coi là đã góp khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đã chuyển sang công ty.
Kết nạp thành viên mới có làm thay đổi tỷ lệ biểu quyết không?
Nếu thành viên mới vào bằng góp vốn mới, vốn điều lệ tăng và tỷ lệ của các thành viên cũ giảm tương ứng, trừ khi họ góp thêm để giữ tỷ lệ. Nếu vào bằng nhận chuyển nhượng, tặng cho hay thừa kế, tỷ lệ của các thành viên khác không đổi.