Khi nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị trái luật, trái nghị quyết đại hội đồng cổ đông hoặc trái điều lệ và gây thiệt hại cho công ty, Luật Doanh nghiệp 2020 cho cổ đông quyền yêu cầu toà án đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ nghị quyết đó, đồng thời buộc các thành viên đã tán thành liên đới chịu trách nhiệm. Thành viên phản đối được miễn trách nhiệm. Đối chiếu bản hợp nhất mới nhất và điều lệ trước khi áp dụng, vì điều kiện cụ thể có thể đã được sửa.
Nghị quyết hội đồng quản trị khác nghị quyết đại hội ở một điểm quan trọng: cổ đông không ngồi trong phòng họp, thường biết muộn, và nhiều khi chỉ biết khi hậu quả đã xảy ra. Bài đi qua các công cụ cổ đông có trong tay, từ nhẹ đến nặng, và những gì hội đồng quản trị nên làm để không đặt công ty vào thế bị kiện.
Vì sao nghị quyết HĐQT là chỗ dễ phát sinh tranh chấp
Hội đồng quản trị quyết định nhiều việc hằng ngày của công ty cổ phần: kế hoạch kinh doanh trong năm, hợp đồng trong hạn mức, bổ nhiệm giám đốc, chào bán cổ phần trong số được đại hội cho phép, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền của mình. Số nghị quyết trong một năm có thể nhiều gấp chục lần nghị quyết đại hội, phần lớn thông qua bằng lấy ý kiến bằng văn bản, nhanh và ít người theo dõi.
Ba kiểu sai thường gặp. Thứ nhất, hội đồng quản trị quyết một việc thuộc thẩm quyền đại hội, ví dụ một giao dịch vượt ngưỡng giá trị mà điều lệ giao cho đại hội. Thứ hai, quyết đúng thẩm quyền nhưng trái nghị quyết đại hội, ví dụ đại hội cho phép chào bán cổ phần với giá không thấp hơn một mức nhất định, hội đồng quản trị lại bán thấp hơn. Thứ ba, quyết đúng thẩm quyền nhưng thủ tục họp sai: không đủ thành viên dự, thành viên có lợi ích liên quan vẫn biểu quyết, tính tỷ lệ sai.
Kiểu sai thứ nhất đã có bài riêng trên trang về hậu quả khi hội đồng quản trị vượt thẩm quyền đại hội. Bài này đứng ở phía cổ đông: phát hiện ra rồi thì làm gì, theo thứ tự nào, với chi phí và rủi ro ra sao.
Bốn công cụ của cổ đông, xếp từ nhẹ đến nặng
Hỏi và xem tài liệu. Cổ đông có quyền xem, tra cứu, trích lục một số tài liệu của công ty theo luật và điều lệ; cổ đông hoặc nhóm cổ đông đạt tỷ lệ luật định còn được xem biên bản, nghị quyết của hội đồng quản trị. Gửi yêu cầu bằng văn bản, nêu rõ tài liệu cần xem và lý do. Rất nhiều nghi ngờ được giải toả ở bước này, hoặc ngược lại, nghi ngờ có thêm bằng chứng.
Đề nghị ban kiểm soát vào cuộc. Ban kiểm soát, ở công ty có mô hình này, có chức năng giám sát hội đồng quản trị và giám đốc, được xem xét sổ sách, tài liệu và kiến nghị. Cổ đông đạt tỷ lệ luật định có quyền yêu cầu ban kiểm soát kiểm tra từng vấn đề cụ thể. Ở công ty theo mô hình có uỷ ban kiểm toán thuộc hội đồng quản trị, đường đi này khác, cần đọc điều lệ.
Yêu cầu triệu tập đại hội đồng cổ đông. Khi hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông hoặc ra quyết định vượt thẩm quyền, cổ đông hoặc nhóm cổ đông đạt tỷ lệ luật định có quyền yêu cầu triệu tập đại hội để xử lý, kể cả miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên. Bài về đại hội bất thường trên trang đã nêu cách làm.
Yêu cầu toà án đình chỉ hoặc huỷ bỏ nghị quyết. Đây là công cụ nặng nhất, dùng khi nghị quyết trái luật, trái nghị quyết đại hội, trái điều lệ và gây thiệt hại cho công ty. Theo cách luật mô tả, quyền này không đặt ngưỡng sở hữu như yêu cầu huỷ nghị quyết đại hội; điều kiện cụ thể cần đối chiếu bản hiện hành. Toà án xem xét có thiệt hại cho công ty hay không, nên người yêu cầu phải chỉ ra thiệt hại đó.
Đình chỉ và huỷ bỏ khác nhau thế nào
Đình chỉ thực hiện là dừng việc thi hành nghị quyết, thường dùng khi nghị quyết đang được triển khai và nếu để chạy tiếp thì thiệt hại sẽ lớn hơn hoặc khó khắc phục. Huỷ bỏ là xoá hiệu lực của nghị quyết, kéo theo câu hỏi xử lý những gì đã làm theo nghị quyết đó.
Trong thực tế tố tụng, người yêu cầu thường đề nghị cả hai: xin biện pháp khẩn cấp tạm thời để dừng việc thi hành trong lúc chờ giải quyết, và yêu cầu huỷ bỏ trong nội dung chính. Biện pháp khẩn cấp tạm thời có điều kiện riêng theo quy định tố tụng, có thể kèm nghĩa vụ nộp một khoản bảo đảm để bù đắp thiệt hại nếu yêu cầu sai. Không nên coi đó là thủ tục đương nhiên.
Ví dụ giả định: hội đồng quản trị thông qua bán một lô đất của công ty cho một công ty mà chủ tịch hội đồng quản trị có lợi ích, trong khi điều lệ giao việc này cho đại hội. Hợp đồng đặt cọc đã ký, việc công chứng chuyển nhượng dự kiến trong hai tuần. Một cổ đông phát hiện ra. Nếu chỉ yêu cầu huỷ, đến khi có phán quyết thì đất có thể đã sang tên và bán tiếp cho người thứ ba. Xin đình chỉ ngay là cách giữ nguyên hiện trạng, nhưng cổ đông phải chứng minh được tính cấp bách.
Ai chịu trách nhiệm khi nghị quyết HĐQT gây thiệt hại
Luật Doanh nghiệp 2020 gắn trách nhiệm với cách từng thành viên đã biểu quyết. Bảng dưới tóm tắt nguyên lý, chi tiết cần đối chiếu luật và điều lệ:
| Vị trí | Trách nhiệm nguyên tắc | Cách tự bảo vệ hợp lệ |
|---|---|---|
| Thành viên biểu quyết tán thành | Liên đới chịu trách nhiệm cá nhân và đền bù thiệt hại cho công ty | Đọc kỹ tài liệu trước khi biểu quyết, hỏi lại khi thiếu thông tin |
| Thành viên biểu quyết phản đối | Được miễn trừ trách nhiệm theo luật | Ghi rõ ý kiến phản đối và lý do vào biên bản hoặc phiếu |
| Thành viên vắng mặt, không biểu quyết | Tuỳ hoàn cảnh, luật không tự động miễn | Khi biết nghị quyết sai, nêu ý kiến bằng văn bản sớm |
| Giám đốc thi hành nghị quyết | Có nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng; có thể bị xem xét nếu biết rõ nghị quyết sai mà vẫn làm | Báo cáo bằng văn bản điểm vướng trước khi thi hành |
| Thành viên có lợi ích liên quan | Không được biểu quyết vấn đề của mình; nếu vẫn biểu quyết, nghị quyết dễ bị huỷ | Kê khai lợi ích và rời khỏi phần biểu quyết |
Trách nhiệm cá nhân của thành viên hội đồng quản trị có thể được đòi qua quyền khởi kiện người quản lý, có bài riêng trong danh mục này.
Nếu bạn là cổ đông vừa phát hiện một nghị quyết HĐQT có vấn đề
Trình tự gợi ý, tuỳ mức độ cấp bách:
- Ghi lại cách và ngày bạn biết về nghị quyết, giữ mọi tài liệu đang có.
- Gửi văn bản yêu cầu xem nghị quyết, biên bản họp hoặc biên bản kiểm phiếu, tài liệu kèm theo.
- Đối chiếu nghị quyết với điều lệ, nghị quyết đại hội gần nhất và hạn mức thẩm quyền, đánh dấu từng điểm lệch.
- Gửi văn bản cho ban kiểm soát hoặc uỷ ban kiểm toán, cùng bản sao cho chủ tịch hội đồng quản trị, nêu vấn đề và đề nghị dừng thi hành.
- Nếu việc thi hành sắp xảy ra và khó đảo ngược, tìm người làm nghề để cân nhắc yêu cầu toà án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời.
- Song song, liên hệ các cổ đông khác để đánh giá khả năng yêu cầu triệu tập đại hội.
Tình huống có tài sản lớn hoặc dấu hiệu tư lợi nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc nhờ người làm nghề ngay ở bước ba, trước khi gửi văn bản đi.
Cổ đông nhỏ đứng một mình: cân nhắc thực tế trước khi kiện
Quyền yêu cầu toà án đình chỉ, huỷ bỏ nghị quyết hội đồng quản trị nghe rộng mở, nhưng một cổ đông nhỏ đi một mình sẽ gặp ba trở ngại thật. Thứ nhất là tài liệu: phần lớn bằng chứng nằm trong tay công ty, và quyền xem tài liệu của cổ đông nhỏ hẹp hơn của nhóm cổ đông đạt tỷ lệ. Thứ hai là thời gian: một vụ tranh chấp nội bộ doanh nghiệp có thể kéo dài nhiều tháng, có khi qua nhiều cấp xét xử. Thứ ba là chi phí: án phí, chi phí thu thập chứng cứ, chi phí người làm nghề nếu thuê, trong khi lợi ích trực tiếp của người kiện chỉ tương ứng phần cổ phần nhỏ của mình.
Vì vậy câu hỏi đáng đặt trước là: mục tiêu của bạn là gì. Nếu là ngăn một giao dịch gây thiệt hại lớn, việc liên kết với các cổ đông khác, đưa vấn đề ra đại hội và đề nghị ban kiểm soát vào cuộc thường hiệu quả hơn một vụ kiện đơn độc. Nếu là rút khỏi công ty, bán cổ phần có thể là con đường gọn hơn. Nếu là đòi trách nhiệm người đã gây thiệt hại, cơ chế khởi kiện người quản lý có điều kiện riêng, nên tìm hiểu trước.
Ở chiều ngược lại, hội đồng quản trị không nên coi cổ đông nhỏ là không đáng bận tâm. Một văn bản phản đối có lý lẽ, dù từ cổ đông nắm rất ít cổ phần, thường là dấu hiệu sớm của một vấn đề mà các cổ đông lớn hơn sẽ hỏi tới sau.
Phía hội đồng quản trị: phòng ngừa thay vì chờ bị kiện
Nhiều tranh chấp nghị quyết hội đồng quản trị bắt nguồn từ thói quen thông qua nhanh: gửi phiếu lấy ý kiến kèm một trang tóm tắt, hạn trả lời trong ngày, không có tài liệu gốc. Thành viên ký vì tin chủ tịch. Đến khi có chuyện, chính họ là người liên đới chịu trách nhiệm.
Một bộ thói quen tốt không tốn kém: mỗi tờ trình nêu rõ căn cứ thẩm quyền (điều lệ giao cho ai, hạn mức bao nhiêu), có tài liệu gốc kèm theo, có thời gian đọc hợp lý; thành viên có lợi ích liên quan kê khai trước và không biểu quyết; biên bản ghi đúng ý kiến từng người. Với giao dịch gần ngưỡng thẩm quyền, hỏi ý kiến pháp chế hoặc người làm nghề trước khi thông qua.
Khi có cổ đông gửi văn bản phản đối, hội đồng quản trị nên trả lời bằng văn bản, kèm căn cứ. Im lặng thường bị coi là thừa nhận, và đẩy cổ đông sang con đường toà án nhanh hơn. Nếu thấy có sai thật, dừng thi hành và trình lại đúng cơ quan có thẩm quyền là cách giảm thiệt hại cho chính các thành viên đã ký.
Câu hỏi thường gặp
Cổ đông có cần nắm tỷ lệ tối thiểu để yêu cầu toà án huỷ nghị quyết hội đồng quản trị không?
Theo cách Luật Doanh nghiệp 2020 mô tả quyền này, luật dùng chữ cổ đông mà không đặt ngưỡng như với nghị quyết đại hội. Tuy vậy, điều kiện về thiệt hại cho công ty và quy định tố tụng vẫn phải đáp ứng. Đối chiếu bản hiện hành và hỏi người làm nghề trước khi nộp.
Nghị quyết HĐQT thông qua bằng lấy ý kiến văn bản có bị huỷ theo cùng cách không?
Có. Hình thức thông qua không thay đổi bản chất: nếu nội dung trái luật, trái điều lệ hoặc thủ tục lấy ý kiến không đúng điều lệ, nghị quyết vẫn có thể bị yêu cầu đình chỉ, huỷ bỏ. Phiếu lấy ý kiến và biên bản kiểm phiếu là chứng cứ chính.
Thành viên HĐQT phản đối nhưng biên bản không ghi thì sao?
Khi đó thành viên khó chứng minh mình đã phản đối. Nên gửi ý kiến phản đối bằng văn bản hoặc email ngay khi phát hiện biên bản thiếu, yêu cầu bổ sung, và giữ bằng chứng gửi. Bài riêng trên trang về cách ghi nhận ý kiến phản đối có hướng dẫn chi tiết hơn.
Ban kiểm soát có tự mình yêu cầu toà án huỷ nghị quyết HĐQT được không?
Vai trò chính của ban kiểm soát là giám sát, kiến nghị, yêu cầu hội đồng quản trị dừng hoặc triệu tập đại hội trong các trường hợp luật quy định. Việc khởi kiện thường do cổ đông thực hiện. Điều lệ có thể quy định thêm, nên đọc kỹ điều lệ công ty bạn.
Nghị quyết HĐQT đã thực hiện xong rồi thì yêu cầu huỷ còn ý nghĩa không?
Vẫn có thể có ý nghĩa, vì phán quyết huỷ là căn cứ để xử lý hậu quả: đòi lại tài sản, đòi bồi thường từ các thành viên đã tán thành. Nhưng khả năng lấy lại nguyên trạng giảm nhiều khi đã có người thứ ba ngay tình nhận tài sản. Đó là lý do nên hành động sớm.
Đại hội đồng cổ đông có thể tự huỷ nghị quyết HĐQT không?
Đại hội là cơ quan cao nhất và có thể ra nghị quyết chỉ đạo hội đồng quản trị, bãi nhiệm thành viên, hoặc quyết định lại một việc thuộc thẩm quyền đại hội. Với giao dịch đã ký với bên ngoài, việc đại hội không đồng ý không tự động làm hợp đồng mất hiệu lực; còn phải xét theo pháp luật dân sự.