Chủ tịch hội đồng thành viên công ty TNHH là người tổ chức công việc của hội đồng: chuẩn bị chương trình và tài liệu, triệu tập, chủ trì cuộc họp hoặc lấy ý kiến, giám sát việc thực hiện nghị quyết và thay mặt hội đồng ký nghị quyết. Chủ tịch không tự quyết thay hội đồng những việc thuộc thẩm quyền của hội đồng, dù người giữ ghế này thường là người góp vốn lớn nhất.
Ở công ty nhỏ, chủ tịch hội đồng thành viên hay kiêm luôn giám đốc, nên một chữ ký mang hai tư cách. Bài tách bạch hai tư cách đó, chỉ ra chỗ chủ tịch hay bị hiểu là có quyền mà thật ra không có, và nói cách xử lý khi chủ tịch vắng mặt. Nội dung dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 (đối chiếu các lần sửa đổi); điều lệ công ty có thể quy định chi tiết hơn, nên bạn mở điều lệ ra đọc cùng.
Hội đồng thành viên và chiếc ghế chủ tịch
Nhiều người nghĩ hội đồng thành viên là một ban riêng được bầu ra, giống hội đồng quản trị bên công ty cổ phần. Thực ra trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, hội đồng thành viên gồm chính các thành viên góp vốn: thành viên là cá nhân tự mình ngồi trong hội đồng, thành viên là tổ chức cử người đại diện theo uỷ quyền vào. Công ty có ba người góp vốn thì hội đồng có ba ghế.
Trong số đó, hội đồng bầu một thành viên làm chủ tịch. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nhiệm kỳ chủ tịch không quá năm năm và có thể được bầu lại; điều lệ có thể quy định ngắn hơn. Việc bầu và miễn nhiệm chủ tịch là quyết định của hội đồng, không phải của người góp vốn lớn nhất tự xưng.
Điều cần nhớ ngay từ đầu: ghế chủ tịch không cộng thêm phiếu. Khi biểu quyết, chủ tịch có số phiếu đúng bằng phần vốn góp của mình như mọi thành viên khác. Quyền đặc biệt của chủ tịch nằm ở việc tổ chức và điều phối, không nằm ở việc quyết.
Chủ tịch làm gì và không làm gì
Bảng dưới đặt cạnh nhau các nhiệm vụ của chủ tịch theo Luật Doanh nghiệp 2020 và những việc hay bị nhầm là thuộc quyền chủ tịch:
| Chủ tịch được và phải làm | Chủ tịch không tự làm thay hội đồng |
|---|---|
| Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng thành viên | Tự phê duyệt kế hoạch kinh doanh năm thay cho hội đồng |
| Chuẩn bị nội dung, tài liệu cho cuộc họp hoặc cho việc lấy ý kiến | Tự quyết tăng hoặc giảm vốn điều lệ |
| Triệu tập, chủ trì cuộc họp hoặc tổ chức lấy ý kiến bằng văn bản | Tự bổ nhiệm hoặc cho thôi việc giám đốc, kế toán trưởng |
| Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện nghị quyết | Tự ký hợp đồng vay, bán tài sản vượt ngưỡng thuộc hội đồng |
| Thay mặt hội đồng ký nghị quyết, quyết định đã được thông qua | Ký nghị quyết cho một việc chưa được hội đồng biểu quyết |
| Các quyền khác điều lệ giao | Sửa điều lệ, quyết chia lợi nhuận theo ý mình |
Cột bên phải không có nghĩa chủ tịch đứng ngoài những việc đó. Chủ tịch đưa chúng ra hội đồng, chuẩn bị tài liệu, bỏ phiếu theo phần vốn của mình và ký nghị quyết khi đã đạt tỷ lệ. Cái chủ tịch không được làm là bỏ qua bước hội đồng biểu quyết.
Điều lệ có thể giao thêm quyền cho chủ tịch, ví dụ duyệt một số khoản chi trong hạn mức, ký một số loại hợp đồng thay hội đồng. Quyền giao thêm như vậy chỉ có hiệu lực trong phạm vi luật cho phép điều lệ quy định, và nên được ghi cụ thể bằng con số.
Một chữ ký, hai tư cách khi kiêm giám đốc
Ký với tư cách chủ tịch. Nghị quyết, quyết định của hội đồng thành viên, thư mời họp, phiếu lấy ý kiến. Những văn bản này nói thay cho cả hội đồng, nên phải có cuộc họp hoặc kết quả lấy ý kiến đứng sau.
Ký với tư cách giám đốc. Hợp đồng mua bán thường ngày, quyết định tuyển dụng nhân viên, quy chế nội bộ được giao, văn bản gửi cơ quan thuế. Đây là việc điều hành, giám đốc tự ký trong phạm vi điều lệ và nghị quyết.
Ghi đúng tư cách dưới chữ ký. Một văn bản lẫn lộn, như hợp đồng vay ký với chức danh chủ tịch mà không có nghị quyết, khiến người đọc không biết đó là ý của một người hay của hội đồng. Ngân hàng và đối tác cẩn thận sẽ hỏi lại, đôi khi từ chối nhận.
Kiêm nhiệm không làm gộp quyền. Người vừa là chủ tịch vừa là giám đốc vẫn chịu sự giám sát của hội đồng với tư cách giám đốc. Các thành viên khác có quyền yêu cầu báo cáo, xem sổ sách, và đưa việc thay giám đốc ra hội đồng, dù người đó đang ngồi ghế chủ tịch.
Ký nghị quyết khi không có cuộc họp đứng sau
Tình huống hay gặp nhất ở công ty nhỏ: ngân hàng cần nghị quyết gấp, chủ tịch tự soạn một tờ nghị quyết, ký, đóng dấu rồi nộp. Các thành viên khác biết miệng hoặc thậm chí không biết. Về hình thức, văn bản có chữ ký của người có tư cách ký. Về bản chất, đó chỉ là ý kiến của một người khoác áo nghị quyết.
Rủi ro của cách làm này rơi vào cả công ty lẫn chủ tịch. Nếu thành viên khác phản đối, nghị quyết có thể bị yêu cầu huỷ vì không được thông qua đúng trình tự, kéo theo rắc rối cho giao dịch đã ký dựa trên nó. Chủ tịch có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại gây ra cho công ty. Lập biên bản cho một cuộc họp không diễn ra còn nặng hơn nữa, vì đó là làm sai lệch hồ sơ.
Cách hợp lệ khi việc gấp là lấy ý kiến bằng văn bản theo đúng điều lệ, hoặc mời họp với sự đồng ý của tất cả thành viên về thời gian. Hai thành viên trong một công ty nhỏ có thể hoàn tất việc này trong một buổi nếu cả hai cùng có mặt hoặc cùng ký phiếu. Tốn thêm một buổi nhưng nghị quyết đứng vững.
Khi chủ tịch vắng mặt, ốm hoặc mất liên lạc
Uỷ quyền bằng văn bản. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ, chủ tịch uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, theo nguyên tắc điều lệ quy định. Văn bản nên nêu rõ phạm vi và thời hạn.
Không có ai được uỷ quyền. Nếu chủ tịch không uỷ quyền, hoặc không thể uỷ quyền vì lý do sức khoẻ, mất liên lạc hay các trường hợp khác luật nêu, các thành viên còn lại có thể triệu tập họp để bầu một người tạm thời làm chủ tịch. Cách thức cụ thể nằm trong luật và điều lệ, nên đọc kỹ trước khi làm.
Đừng để hội đồng tê liệt. Công ty có chủ tịch vắng mặt kéo dài mà không ai đủ tư cách triệu tập họp sẽ không ra được nghị quyết nào, kể cả việc thông qua báo cáo tài chính năm. Xử lý sớm bằng một văn bản uỷ quyền tốn ít công hơn nhiều so với tháo gỡ sau.
Ghi nhận trong biên bản. Cuộc họp do người được uỷ quyền hoặc chủ tịch tạm thời chủ trì nên ghi rõ căn cứ tư cách ngay đầu biên bản, kèm bản sao văn bản uỷ quyền hoặc nghị quyết bầu tạm thời.
Giám sát việc thực hiện nghị quyết
Nhiệm vụ chủ tịch hay bị bỏ quên nhất là theo dõi xem nghị quyết đã ra có được làm thật không. Một cách làm gọn cho công ty nhỏ:
- Sau mỗi nghị quyết, lập danh sách việc phải làm, người thực hiện và hạn hoàn thành, gửi kèm bản nghị quyết cho giám đốc và các thành viên.
- Định kỳ, ví dụ mỗi quý, yêu cầu giám đốc báo cáo bằng văn bản tiến độ từng việc.
- Đối chiếu báo cáo với chứng từ thực tế: hợp đồng đã ký, khoản vay đã giải ngân, nhân sự đã bổ nhiệm.
- Việc làm sai hoặc vượt nghị quyết thì đưa ra hội đồng ở cuộc họp gần nhất, kèm tài liệu.
- Lưu toàn bộ báo cáo giám sát cùng bộ hồ sơ của nghị quyết tương ứng.
Khi chủ tịch kiêm giám đốc, việc tự giám sát chính mình có giới hạn rõ ràng. Lúc đó báo cáo định kỳ gửi cho tất cả thành viên, cùng quyền xem sổ sách của họ, là lớp kiểm tra thay thế. Công ty có kiểm soát viên thì người này cũng tham gia giám sát theo điều lệ.
Ví dụ giả định: xưởng gỗ ba thành viên
Ví dụ giả định: một công ty TNHH sản xuất đồ gỗ ở Thành phố Hồ Chí Minh có ba thành viên góp vốn theo tỷ lệ 50%, 30% và 20%. Thành viên góp 50% làm chủ tịch kiêm giám đốc. Cuối năm, ông muốn mua thêm một dây chuyền sơn bằng khoản vay ngân hàng, thế chấp nhà xưởng, và định tự ký nghị quyết vì nghĩ mình nắm một nửa công ty.
Kế toán nhắc rằng khoản vay vượt ngưỡng thuộc hội đồng theo điều lệ, và ghế chủ tịch không cho ông thêm phiếu nào. Với tỷ lệ 50%, ông cần thêm ít nhất một thành viên tán thành mới đạt mức thông qua. Công ty tổ chức họp; thành viên góp 20% phản đối vì lo nợ, nhưng thành viên góp 30% đồng ý sau khi xem phương án trả nợ. Nghị quyết được thông qua, ông ký với tư cách chủ tịch, rồi ký hợp đồng vay với tư cách giám đốc.
Hai chữ ký của cùng một người, trên hai văn bản, ở hai tư cách. Thứ tự đúng là nghị quyết trước, hợp đồng sau. Nếu đảo lại, công ty có thể kẹt giữa nghĩa vụ với ngân hàng và một khoản vay chưa được hội đồng chấp thuận.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tịch hội đồng thành viên có được tự ký nghị quyết không?
Chủ tịch thay mặt hội đồng ký nghị quyết sau khi nghị quyết được thông qua đúng trình tự, tại cuộc họp hoặc qua lấy ý kiến bằng văn bản. Tự soạn và tự ký khi các thành viên khác chưa biểu quyết thì nghị quyết dễ bị yêu cầu huỷ.
Chủ tịch hội đồng thành viên có được kiêm giám đốc không?
Được, nếu điều lệ không quy định khác. Đây là mô hình phổ biến ở công ty nhỏ. Khi kiêm nhiệm, nên ghi đúng tư cách dưới mỗi chữ ký để phân biệt văn bản của hội đồng với văn bản điều hành.
Nhiệm kỳ chủ tịch hội đồng thành viên là bao lâu?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nhiệm kỳ không quá năm năm và có thể được bầu lại. Điều lệ có thể quy định nhiệm kỳ ngắn hơn. Đối chiếu bản luật sửa đổi mới nhất và điều lệ công ty của bạn.
Chủ tịch có phiếu quyết định khi biểu quyết hoà không?
Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, phiếu tính theo phần vốn góp, và luật không cho chủ tịch thêm phiếu. Nếu không đạt tỷ lệ thông qua thì nghị quyết không được thông qua, trừ khi điều lệ có cơ chế riêng hợp lệ.
Chủ tịch đi nước ngoài dài ngày thì ai triệu tập họp?
Chủ tịch nên uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác. Nếu không có ai được uỷ quyền, các thành viên còn lại có thể làm theo cơ chế luật và điều lệ quy định để chọn người tạm thời đảm nhiệm, tránh để hội đồng không ra được nghị quyết.
Thành viên có thể yêu cầu thay chủ tịch không?
Thành viên có thể đề nghị đưa việc miễn nhiệm chủ tịch ra hội đồng; việc bầu, miễn nhiệm chủ tịch thuộc thẩm quyền hội đồng thành viên và được quyết theo tỷ lệ biểu quyết luật và điều lệ quy định.