Hội đồng thành viên công ty TNHH không bắt buộc lúc nào cũng phải ngồi chung một phòng: nghị quyết có thể được thông qua bằng cách lấy ý kiến bằng văn bản, hoặc qua cuộc họp có thành viên dự trực tuyến, miễn là điều lệ cho phép và trình tự được làm đủ. Hai cách này giúp công ty có thành viên ở tỉnh khác hay ở nước ngoài vẫn quyết được việc đúng hạn.
Điểm khó là mỗi cách có rủi ro riêng: phiếu gửi đi không về đủ, cách tính tỷ lệ khác với khi họp, đường truyền chập chờn làm mất phiếu. Bài phân biệt ba hình thức ra nghị quyết, chỉ ra khi nào nên dùng hình thức nào và các bước để kết quả không bị chất vấn. Mốc tỷ lệ nêu trong bài theo Luật Doanh nghiệp 2020; đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ trước khi áp dụng.
Ba cách để hội đồng thành viên ra nghị quyết
Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép hội đồng thành viên thông qua nghị quyết bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản, hoặc hình thức khác do điều lệ quy định. So sánh nhanh:
| Hình thức | Phù hợp khi | Cách tính tỷ lệ | Rủi ro chính |
|---|---|---|---|
| Họp trực tiếp | Việc lớn cần thảo luận, có ý kiến trái chiều | Theo tổng vốn góp của thành viên dự họp | Khó gom đủ người, mất thời gian triệu tập |
| Họp có người dự trực tuyến | Thành viên ở xa nhưng cần trao đổi trực tiếp | Như họp trực tiếp nếu điều lệ coi người dự trực tuyến là có mặt | Xác thực danh tính, lỗi đường truyền, ghi nhận phiếu |
| Lấy ý kiến bằng văn bản | Việc rõ ràng, ít tranh cãi, cần quyết nhanh | Theo tổng vốn điều lệ của công ty | Phiếu không về đủ, phiếu ghi sai, tranh cãi về hạn gửi |
Cột cách tính tỷ lệ là chỗ hay bị nhầm nhất. Khi họp, phần trăm được tính trên vốn của những người dự họp; khi lấy ý kiến bằng văn bản, phần trăm được tính trên toàn bộ vốn điều lệ. Một thành viên không gửi phiếu về thì phần vốn của họ vẫn nằm trong mẫu số, giống như một phiếu không tán thành.
Một số việc lớn như sửa điều lệ, tổ chức lại công ty có thể được điều lệ yêu cầu phải họp. Trước khi chọn hình thức, hãy mở điều lệ xem có điều khoản nào loại trừ việc lấy ý kiến bằng văn bản cho loại việc đang cần quyết hay không.
Khi nào nên chọn lấy ý kiến bằng văn bản
Việc mang tính thủ tục, đã được bàn trước. Ví dụ thông qua báo cáo tài chính đã được kiểm toán, gia hạn hợp đồng thuê văn phòng cùng điều kiện cũ, thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng tỉnh. Mọi người đã biết nội dung, chỉ cần ghi nhận ý chí chính thức. Phiếu văn bản ở đây vừa nhanh vừa để lại hồ sơ gọn hơn một biên bản họp.
Ngân hàng hoặc đối tác cần nghị quyết gấp. Hồ sơ vay cần nghị quyết trong tuần mà một thành viên đang đi công tác xa. Lấy ý kiến bằng văn bản giúp không phải chờ một ngày họp chung, nếu thời hạn trả phiếu theo điều lệ vẫn bảo đảm.
Thành viên ở nước ngoài, lệch múi giờ lớn. Thay vì cố xếp một cuộc họp lúc nửa đêm của một bên, phiếu lấy ý kiến cho phép mỗi người đọc tài liệu và trả lời khi thuận tiện, trong hạn chung.
Không nên dùng khi có tranh cãi gay gắt. Nếu các thành viên đang bất đồng sâu về một việc, phiếu văn bản chỉ ghi được "đồng ý" hay "không", không thay được thảo luận. Ép quyết bằng phiếu trong tình huống này thường đẩy mâu thuẫn đi xa hơn.
Phiếu lấy ý kiến cần có những gì
Điều lệ có thể quy định mẫu riêng, nhưng một phiếu đủ dùng thường gồm các nội dung sau. Đây là bố cục tham khảo, không phải mẫu chuẩn:
- Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở.
- Mục đích lấy ý kiến và từng vấn đề cần biểu quyết, mỗi vấn đề một dòng riêng.
- Họ tên, thông tin thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền, tỷ lệ vốn góp tương ứng.
- Ô tán thành, không tán thành, không có ý kiến cho từng vấn đề, tránh gộp nhiều vấn đề chung một ô.
- Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu về và địa chỉ hoặc kênh nhận phiếu.
- Họ tên, chữ ký của chủ tịch hội đồng thành viên, người ký gửi phiếu.
- Chỗ cho thành viên ký và ghi ngày, kèm hướng dẫn với chữ ký điện tử nếu điều lệ cho phép.
Tài liệu cho từng vấn đề phải được gửi kèm phiếu, giống như khi mời họp. Một phiếu chỉ ghi "đồng ý phương án vay" mà không kèm phương án vay là phiếu thiếu căn cứ.
Kiểm phiếu và lập biên bản kết quả
Khi hết hạn nhận phiếu, chủ tịch hội đồng thành viên hoặc người được giao tổ chức kiểm phiếu. Kết quả kiểm phiếu nên được lập thành biên bản, ghi số phiếu gửi đi, số phiếu nhận về, số phiếu hợp lệ, phiếu không hợp lệ và lý do, kết quả tán thành, không tán thành cho từng vấn đề tính theo phần vốn góp, cùng danh sách thành viên không gửi phiếu.
Phiếu không hợp lệ thường là phiếu gửi sau hạn, phiếu không có chữ ký, phiếu đánh dấu cả hai ô cho cùng một vấn đề, hoặc phiếu ký bởi người không được uỷ quyền. Điều lệ có thể có quy tắc riêng; nếu không, nên thống nhất từ đầu trong văn bản gửi kèm phiếu để tránh tranh cãi sau.
Sau khi có kết quả, nghị quyết được ban hành nếu đạt tỷ lệ. Biên bản kiểm phiếu, phiếu gốc và tài liệu đã gửi phải được lưu cùng nhau, vì chúng là toàn bộ bằng chứng cho thấy ý chí của hội đồng. Gửi bản sao nghị quyết cho tất cả thành viên, kể cả người không gửi phiếu, để ai cũng biết kết quả.
Họp trực tuyến hoặc vừa trực tiếp vừa trực tuyến
Luật Doanh nghiệp 2020 thừa nhận việc tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác nếu điều lệ cho phép. Với công ty TNHH nhỏ, cuộc họp trực tuyến thường chỉ là một cuộc gọi video. Cuộc gọi đó có thể là cuộc họp hợp lệ, nhưng cần làm thêm vài việc mà cuộc gọi bình thường không có.
Thứ nhất là xác thực người dự: điểm danh đầu buổi, mỗi người xác nhận danh tính và tư cách, người dự thay phải có giấy uỷ quyền gửi trước. Thứ hai là ghi nhận biểu quyết rõ ràng: chủ toạ đọc từng vấn đề, từng người nói rõ tán thành hay không, thư ký ghi lại ngay, và trước khi chuyển sang vấn đề kế tiếp nên đọc lại kết quả để mọi người cùng xác nhận. Thứ ba là lưu bằng chứng: bản ghi hình hoặc ghi âm nếu mọi người đồng ý, kèm biên bản có chữ ký sau họp.
Lỗi đường truyền là rủi ro thật. Nếu một thành viên rớt khỏi cuộc gọi đúng lúc biểu quyết, chủ toạ nên dừng lại chờ kết nối hoặc ghi nhận phiếu qua kênh dự phòng đã thống nhất trước. Biểu quyết tiếp mà bỏ qua người đó là tạo cớ cho tranh chấp, đặc biệt khi phiếu của họ có thể làm thay đổi kết quả.
Quy trình gợi ý cho một lần lấy ý kiến bằng văn bản
Quy trình dưới đây giả định điều lệ cho phép lấy ý kiến bằng văn bản với vấn đề đang cần quyết:
- Chủ tịch hội đồng thành viên quyết định lấy ý kiến, xác định vấn đề, thời hạn trả phiếu và kênh nhận phiếu.
- Chuẩn bị phiếu và tài liệu đầy đủ cho từng vấn đề, đính kèm dự thảo nghị quyết.
- Gửi phiếu và tài liệu cho tất cả thành viên qua kênh điều lệ quy định, lưu bằng chứng đã gửi.
- Trả lời câu hỏi của thành viên trong thời gian chờ phiếu, gửi câu trả lời cho tất cả để thông tin đồng đều.
- Hết hạn, kiểm phiếu, lập biên bản kiểm phiếu có chữ ký người kiểm và người chứng kiến nếu có.
- Ban hành nghị quyết nếu đạt tỷ lệ theo vốn điều lệ, gửi cho tất cả thành viên, lưu bộ hồ sơ.
Nếu kết quả không đạt tỷ lệ, nghị quyết không được ban hành. Chủ tịch có thể tổ chức họp để thảo luận thêm, hoặc chỉnh phương án rồi lấy ý kiến lại từ đầu, không được giữ phiếu cũ cộng với phiếu mới.
Những chỗ hay hỏng
Tính tỷ lệ trên số phiếu nhận về. Đây là lỗi phổ biến nhất: ba thành viên gửi phiếu về, hai người tán thành, tưởng đã quá bán. Lấy ý kiến bằng văn bản tính trên vốn điều lệ, nên phải cộng phần vốn của người tán thành rồi chia cho tổng vốn điều lệ.
Gửi phiếu cho một số thành viên. Bỏ qua thành viên nhỏ vì nghĩ phiếu của họ không thay đổi kết quả. Mọi thành viên đều có quyền nhận phiếu, thiếu một người là sai trình tự.
Đặt hạn trả phiếu quá ngắn. Gửi phiếu sáng nay, hạn trả chiều mai, trong khi tài liệu dày vài chục trang. Thời hạn trả phiếu nên đủ để một người bình thường đọc hết tài liệu và hỏi lại nếu cần. Điều lệ có quy định thì theo điều lệ; không có thì nên đặt hạn hợp lý và ghi rõ trong phiếu.
Ký điện tử không rõ ràng. Thành viên chụp ảnh chữ ký dán vào tệp rồi gửi lại. Nếu điều lệ không quy định cách nhận phiếu điện tử, loại phiếu này dễ bị nghi ngờ. Quy định trước trong điều lệ hoặc trong văn bản gửi kèm sẽ đỡ rắc rối.
Đổi nội dung vấn đề giữa chừng. Sau khi gửi phiếu, phát hiện phương án cần sửa nên gửi lại phiếu mới cho vài người. Khi đó nên huỷ lần lấy ý kiến cũ, gửi lại toàn bộ cho tất cả thành viên với hạn mới.
Câu hỏi thường gặp
Lấy ý kiến bằng văn bản có áp dụng cho mọi việc của hội đồng thành viên không?
Không nhất thiết. Luật cho phép hình thức này, nhưng điều lệ có thể quy định một số việc bắt buộc phải họp. Hãy đọc điều lệ trước, và với việc lớn có tranh cãi, họp thường là lựa chọn an toàn hơn dù luật không cấm.
Thành viên không gửi phiếu về thì tính thế nào?
Khi lấy ý kiến bằng văn bản, tỷ lệ tán thành tính trên tổng vốn điều lệ theo Luật Doanh nghiệp 2020. Phần vốn của thành viên không gửi phiếu vẫn nằm trong mẫu số, nên trên thực tế có tác dụng như không tán thành.
Họp qua ứng dụng gọi video có được coi là họp hội đồng thành viên không?
Có thể, nếu điều lệ cho phép tham dự trực tuyến và cuộc họp được triệu tập đúng trình tự. Cần điểm danh, xác thực người dự, ghi nhận biểu quyết rõ ràng và lập biên bản có chữ ký sau họp.
Chữ ký điện tử trên phiếu lấy ý kiến có giá trị không?
Chữ ký điện tử được pháp luật thừa nhận theo các quy định về giao dịch điện tử. Với phiếu lấy ý kiến, điều quan trọng là điều lệ hoặc văn bản gửi kèm có chấp nhận phiếu điện tử, và cách ký đủ để xác định đúng người ký.
Có cần biên bản cho cuộc lấy ý kiến bằng văn bản không?
Nên có biên bản kiểm phiếu ghi đầy đủ số phiếu, kết quả từng vấn đề và danh sách thành viên không gửi phiếu. Biên bản này cùng phiếu gốc là bằng chứng cho nghị quyết, và ngân hàng hoặc cơ quan đăng ký có thể yêu cầu xem.