Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần chỉ được trả cổ tức cho cổ phần phổ thông khi đủ ba điều kiện: đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định; đã trích lập các quỹ và bù đắp đủ lỗ trước đó theo luật và điều lệ; và ngay sau khi trả hết số cổ tức, công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác đến hạn. Mức cổ tức hằng năm do đại hội đồng cổ đông quyết định trên cơ sở kiến nghị của hội đồng quản trị.
Bạn nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất của Luật Doanh nghiệp vì luật đã được sửa đổi sau năm 2020, dù khung điều kiện chia cổ tức về cơ bản giữ nguyên. Bài này giải thích từng điều kiện theo cách kế toán và hội đồng quản trị kiểm tra được trên số liệu thật, phân vai giữa HĐQT và đại hội, quy trình chốt danh sách và trả tiền, và hậu quả khi cổ tức bị chia trái luật. Thuế thu nhập cá nhân trên cổ tức thuộc cụm thuế, ở đây chỉ nhắc khi cần.
Ba điều kiện, đọc theo cách kiểm tra được
Đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ tài chính khác. Không có nợ thuế quá hạn, không còn khoản phải nộp ngân sách đến hạn mà chưa nộp. Kế toán nên in bảng đối chiếu nghĩa vụ thuế gần nhất với cơ quan thuế và đính kèm tờ trình. Nếu công ty đang có khoản thuế bị truy thu đang khiếu nại, cần đánh giá riêng và ghi rõ trong tờ trình.
Đã trích quỹ và bù đủ lỗ trước đó. Kiểm tra dòng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trên bảng cân đối kế toán: số luỹ kế phải dương sau khi trừ các quỹ cần trích theo điều lệ. Công ty còn lỗ luỹ kế mà năm nay có lãi thì phải bù hết lỗ trước, phần dư mới có thể chia.
Sau khi trả vẫn trả được nợ đến hạn. Đây là điều kiện hay bị bỏ qua nhất vì không đọc được ngay trên một dòng của báo cáo. HĐQT nên yêu cầu ban điều hành lập dự báo dòng tiền cho khoảng thời gian từ ngày trả cổ tức trở đi, so với lịch trả nợ vay, nợ nhà cung cấp, lương, thuế. Có lợi nhuận trên sổ nhưng tiền nằm trong hàng tồn kho và công nợ phải thu thì chưa chắc đủ điều kiện.
Cổ phần ưu đãi cổ tức có cơ chế riêng. Cổ tức của cổ phần ưu đãi cổ tức được trả theo điều kiện riêng áp dụng cho loại cổ phần đó, ghi trong điều lệ hoặc nghị quyết phát hành. Bài này chỉ bàn cổ phần phổ thông; nếu công ty có cổ phần ưu đãi, đọc kỹ điều khoản phát hành.
Phân vai: HĐQT, đại hội đồng cổ đông, ban kiểm soát
Mỗi cơ quan làm một phần trong chuỗi quyết định cổ tức. Lẫn vai là nguồn gốc của nhiều nghị quyết bị khiếu nại.
| Việc | Hội đồng quản trị | Đại hội đồng cổ đông | Ban kiểm soát |
|---|---|---|---|
| Đề xuất mức cổ tức năm | Kiến nghị mức cổ tức, hình thức trả | Quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần | Có ý kiến về tính hợp lý |
| Kiểm tra điều kiện chia | Chịu trách nhiệm đánh giá ba điều kiện trước khi trình và trước khi trả | Thông qua dựa trên tài liệu HĐQT trình | Giám sát, có thể nêu vấn đề tại đại hội |
| Thời hạn, thủ tục trả | Quyết định thời hạn, thủ tục trả theo nghị quyết đại hội | Có thể đặt khung trong nghị quyết | — |
| Tạm ứng cổ tức trong năm | Thực hiện nếu điều lệ và đại hội cho phép, vẫn phải đủ điều kiện | Thông qua khung hoặc kế hoạch cổ tức | Giám sát |
Thành viên HĐQT không thể lập luận rằng đại hội đã thông qua thì hội đồng chỉ việc thi hành. Theo cơ chế hoàn trả cổ tức của Luật Doanh nghiệp, khi cổ tức trả trái quy định mà cổ đông không hoàn trả được, thành viên hội đồng quản trị phải cùng liên đới chịu trách nhiệm trong phạm vi số tiền đã trả chưa thu hồi. Vì vậy việc kiểm tra điều kiện là việc của chính HĐQT, kể cả khi nghị quyết đại hội đã có.
Quy trình từ nghị quyết đến lúc tiền về tài khoản cổ đông
Với công ty cổ phần chưa niêm yết, sổ đăng ký cổ đông do công ty tự quản lý hoặc lưu ký tại tổ chức được phép, nên quy trình phụ thuộc cách quản lý sổ. Trình tự thường gặp:
- Đại hội đồng cổ đông thông qua mức cổ tức, hình thức trả và giao HĐQT tổ chức thực hiện.
- HĐQT ra nghị quyết ấn định ngày chốt danh sách cổ đông được nhận cổ tức và ngày thanh toán, sau khi kiểm tra lại điều kiện chia trên số liệu mới nhất.
- Công ty lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức từ sổ đăng ký cổ đông tại ngày chốt, xác định số cổ tức từng người, phần thuế khấu trừ nếu có theo hướng dẫn của kế toán.
- Thông báo trả cổ tức được gửi tới cổ đông theo phương thức điều lệ quy định, nêu tên công ty, tên cổ đông, số cổ phần, mức cổ tức, tổng số tiền, thời điểm và phương thức trả.
- Thanh toán qua tài khoản ngân hàng cổ đông đã đăng ký, hoặc phương thức khác điều lệ cho phép. Lưu chứng từ từng khoản chi.
- Xử lý cổ đông không nhận được tiền (đổi tài khoản, đã mất liên lạc): ghi sổ khoản cổ tức phải trả và tiếp tục thông báo.
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt thời hạn trả cổ tức là trong vòng sáu tháng kể từ ngày kết thúc họp đại hội đồng cổ đông thường niên; bạn đối chiếu bản sửa đổi hiện hành và điều lệ, vì điều lệ có thể đặt thời hạn ngắn hơn. Trường hợp cổ đông chuyển nhượng cổ phần trong khoảng giữa ngày chốt danh sách và ngày trả, người có tên trong danh sách tại ngày chốt là người nhận cổ tức.
Tạm ứng cổ tức giữa năm: được không, ai quyết
Nhiều công ty có dòng tiền đều muốn tạm ứng cổ tức trong năm thay vì chờ đại hội thường niên. Luật không cấm việc này, nhưng tạm ứng vẫn là trả cổ tức, nên vẫn phải đủ ba điều kiện vào thời điểm trả. Điều lệ hoặc nghị quyết đại hội thường quy định HĐQT được tạm ứng trong giới hạn kế hoạch cổ tức đã thông qua.
Rủi ro của tạm ứng là kết quả cả năm có thể kém hơn dự kiến. Ví dụ giả định: công ty tạm ứng cổ tức vào tháng 7 dựa trên lãi sáu tháng đầu, đến cuối năm phát sinh một khoản dự phòng nợ khó đòi lớn khiến lợi nhuận cả năm giảm mạnh. Khi đó số đã tạm ứng có thể vượt mức được phép chia, và câu hỏi hoàn trả được đặt ra. HĐQT nên tạm ứng ở mức thận trọng, có biên bản ghi rõ số liệu đã dùng để đánh giá.
Những lỗi hay gặp khi công ty nhỏ chia cổ tức
Chia theo đầu người thay vì theo cổ phần. Ở công ty gia đình hoặc nhóm bạn góp vốn, có khi mọi người “chia đều cho vui”. Cổ tức cổ phần phổ thông phải tính theo số cổ phần sở hữu; muốn chia khác tỷ lệ thì phải có cơ sở hợp lệ như cổ phần ưu đãi cổ tức, nếu không người được chia ít hơn có quyền đòi phần chênh lệch.
Trả cho cổ phần chưa thanh toán đủ. Cổ đông mới thanh toán một phần số cổ phần đăng ký mua thì theo Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ được nhận cổ tức tương ứng số cổ phần đã thanh toán. Kế toán cần đối chiếu sổ đăng ký cổ đông với chứng từ góp vốn trước khi lập danh sách nhận cổ tức.
Bù trừ cổ tức với khoản cổ đông nợ công ty mà không có văn bản. Cổ đông đang vay hoặc tạm ứng tiền của công ty, kế toán tự trừ vào cổ tức. Việc bù trừ nên có thoả thuận bằng văn bản với cổ đông đó và hạch toán rõ ràng, nếu không sau này rất khó chứng minh khoản nợ đã được thanh toán.
Trả bằng tiền mặt không chứng từ. Chi cổ tức bằng tiền mặt cho từng người mà không có chữ ký nhận là mầm tranh chấp và khó giải trình với cơ quan thuế. Trả qua tài khoản ngân hàng giúp có chứng từ tự động.
Chia cổ tức trái luật: ai phải hoàn trả
Luật Doanh nghiệp có cơ chế thu hồi: khi cổ tức được trả trái quy định, cổ đông đã nhận phải hoàn trả cho công ty số tiền, tài sản đã nhận. Nếu cổ đông không hoàn trả được, cổ đông đó và tất cả thành viên hội đồng quản trị phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản của công ty trong phạm vi giá trị số tiền đã trả mà chưa được hoàn lại. Cơ chế này được thiết kế để bảo vệ chủ nợ, vì cổ tức chia sai thực chất là lấy tài sản lẽ ra để trả nợ đem chia cho chủ sở hữu.
Trong thực tế, câu hỏi hoàn trả thường nổi lên khi công ty mất khả năng thanh toán và chủ nợ hoặc người quản lý tài sản trong thủ tục phá sản rà lại các khoản chi trước đó. Lúc này, hồ sơ chứng minh công ty đủ điều kiện chia tại thời điểm trả là thứ duy nhất giúp thành viên HĐQT tự bảo vệ: tờ trình có số liệu, đối chiếu nghĩa vụ thuế, dự báo dòng tiền, biên bản họp ghi nhận ý kiến từng người.
Thành viên HĐQT không đồng ý chia trong khi điều kiện chưa chắc nên ghi rõ ý kiến phản đối vào biên bản. Nếu công ty đang có dấu hiệu khó khăn tài chính mà vẫn có áp lực chia cổ tức, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn về trách nhiệm cá nhân trước khi biểu quyết.
Câu hỏi thường gặp
Hội đồng quản trị có được tự quyết mức cổ tức năm không?
Không. Hội đồng quản trị kiến nghị, còn đại hội đồng cổ đông quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần. HĐQT quyết định thời hạn, thủ tục trả và có thể tạm ứng trong khuôn khổ điều lệ và nghị quyết đại hội cho phép.
Công ty năm nay có lãi nhưng còn lỗ luỹ kế các năm trước thì có được chia cổ tức không?
Phải bù đủ lỗ trước đó theo quy định trước khi chia. Nếu lãi năm nay chưa đủ bù hết lỗ luỹ kế thì chưa có phần để chia cổ tức cho cổ phần phổ thông.
Công ty còn nợ thuế có được trả cổ tức không?
Điều kiện đầu tiên là đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ tài chính khác theo quy định. Còn nợ thuế đến hạn chưa nộp thì chưa đủ điều kiện trả cổ tức; nên nộp xong và lưu chứng từ trước khi trả.
Mua cổ phần sau ngày chốt danh sách có được nhận cổ tức đợt đó không?
Không. Người có tên trong danh sách cổ đông tại ngày chốt là người được nhận cổ tức đợt đó. Người mua sau ngày chốt nhận cổ tức của các đợt sau, trừ khi hai bên có thoả thuận riêng về việc chuyển giao cổ tức.
Trả cổ tức trễ hạn thì cổ đông làm được gì?
Cổ đông có thể yêu cầu công ty giải thích bằng văn bản, nêu vấn đề tại đại hội gần nhất, yêu cầu ban kiểm soát xem xét. Nếu công ty kéo dài không có lý do chính đáng, cổ đông có quyền yêu cầu thanh toán và giải quyết tranh chấp theo cơ chế điều lệ hoặc pháp luật.
Thành viên hội đồng quản trị phản đối việc chia cổ tức có phải chịu trách nhiệm hoàn trả không?
Luật quy định trách nhiệm liên đới của thành viên HĐQT khi cổ tức trả trái quy định không thu hồi được. Ghi rõ ý kiến phản đối vào biên bản là bằng chứng quan trọng khi xác định trách nhiệm cá nhân; mức độ miễn trừ cụ thể nên hỏi luật sư theo hồ sơ thực tế.