Thành viên hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu, theo danh sách ứng viên được đề cử hoặc tự ứng cử trước đại hội, bằng một quy chế bầu mà chính đại hội thông qua ngay đầu phiên họp. Phương thức bầu mặc định theo Luật Doanh nghiệp 2020 là bầu dồn phiếu, trừ khi điều lệ quy định khác. Sau khi có hội đồng mới, các thành viên họp và bầu chủ tịch hội đồng quản trị trong số họ.
Bài này đi theo đúng trình tự một kỳ bầu ở công ty cổ phần chưa niêm yết: ai có quyền đề cử, hồ sơ ứng viên gồm những gì, quy chế bầu phải trả lời được những câu hỏi nào, kiểm phiếu và công bố ra sao, rồi đến những tình huống hay vướng như thiếu ứng viên hoặc hoà phiếu ở ghế cuối. Tiêu chuẩn và điều kiện để làm thành viên hội đồng quản trị là một chủ đề riêng, ở đây chỉ nhắc khi cần.
Bầu khi nào và bầu bao nhiêu ghế
Hội đồng quản trị có nhiệm kỳ do điều lệ quy định trong giới hạn luật cho phép; theo Luật Doanh nghiệp 2020 nhiệm kỳ của thành viên không quá năm năm và có thể được bầu lại, nhưng bạn vẫn nên đối chiếu bản hợp nhất mới nhất của luật cùng điều lệ công ty. Kỳ bầu lớn nhất thường rơi vào đại hội thường niên của năm hết nhiệm kỳ, khi cả hội đồng được bầu lại một lượt.
Ngoài kỳ bầu toàn bộ còn có bầu bổ sung và bầu thay thế. Bầu bổ sung là khi một ghế bị trống giữa nhiệm kỳ do có người từ chức, bị miễn nhiệm hoặc qua đời. Bầu thay thế là khi đại hội vừa miễn nhiệm, bãi nhiệm một người và bầu người khác vào ngay trong cùng phiên họp. Thành viên được bầu bổ sung hay thay thế thường chỉ ngồi hết phần còn lại của nhiệm kỳ hội đồng, chứ không mở ra một nhiệm kỳ năm năm mới cho riêng mình, trừ khi điều lệ quy định khác.
Số ghế phải bầu do điều lệ ấn định trong khung luật cho phép. Trước mỗi kỳ bầu, ban tổ chức cần chốt rõ con số này trong tờ trình gửi cổ đông, vì nó quyết định số phiếu mỗi cổ đông có khi bầu dồn phiếu. Khi số thành viên đương nhiệm giảm xuống dưới mức luật hoặc điều lệ yêu cầu, hội đồng quản trị phải triệu tập đại hội để bầu bổ sung trong thời hạn luật định, không được để hội đồng thiếu người kéo dài.
Ai có quyền đề cử và tự ứng cử
Cổ đông, nhóm cổ đông đủ tỷ lệ. Luật trao quyền đề cử người vào hội đồng quản trị cho cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm từ một tỷ lệ cổ phần phổ thông trở lên, và điều lệ được quy định tỷ lệ thấp hơn. Tỷ lệ càng cao thì số người được đề cử càng nhiều theo thang trong luật hoặc điều lệ. Muốn biết nhóm của bạn được đề cử bao nhiêu người, mở điều lệ và đối chiếu Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Nhóm cổ đông phải gộp đúng cách. Nhóm cổ đông muốn cộng tỷ lệ để đề cử phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp, thường trước khi khai mạc đại hội, và có văn bản thể hiện danh sách thành viên nhóm, số cổ phần của từng người. Nhóm lập miệng ngay trong hội trường dễ bị ban kiểm tra tư cách từ chối.
Ứng viên tự ứng cử. Người đáp ứng tiêu chuẩn luật định và điều lệ có thể tự ứng cử, kể cả khi không phải là cổ đông, nếu điều lệ không đòi hỏi khác. Hồ sơ tự ứng cử đi theo cùng hạn nộp và cùng bộ giấy tờ với người được đề cử.
Hội đồng quản trị đương nhiệm giới thiệu thêm. Khi số ứng viên được đề cử và tự ứng cử không đủ số ghế cần bầu, hội đồng quản trị đương nhiệm có thể giới thiệu thêm ứng viên theo cơ chế mà điều lệ, quy chế nội bộ về quản trị công ty và quy chế hoạt động của hội đồng quy định. Cơ chế này phải được công bố rõ và thông qua tại đại hội trước khi giới thiệu.
Hồ sơ ứng viên và những gì phải công bố trước đại hội
Cổ đông cần đủ thông tin để chọn, nên luật yêu cầu công ty công bố thông tin về các ứng viên trước ngày khai mạc trong thời hạn luật định. Một bộ hồ sơ ứng viên gọn gàng ở công ty chưa niêm yết thường có:
- Đơn ứng cử hoặc văn bản đề cử, ghi rõ ai đề cử, số cổ phần của người hoặc nhóm đề cử tại ngày chốt danh sách cổ đông.
- Sơ yếu lý lịch: họ tên, năm sinh, trình độ chuyên môn, quá trình công tác, các chức danh quản lý đang nắm ở doanh nghiệp khác.
- Lợi ích liên quan với công ty và các bên có liên quan của công ty, nếu có — phần cổ đông hay bỏ qua nhưng quan trọng nhất về sau.
- Cam kết bằng văn bản về tính trung thực, chính xác của thông tin cá nhân được công bố và cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, cẩn trọng nếu được bầu.
- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân để ban tổ chức đối chiếu, không công bố ra ngoài những thông tin cá nhân không cần thiết.
- Với ứng viên thành viên độc lập ở công ty có áp dụng mô hình này: phần tự đánh giá đáp ứng tiêu chuẩn độc lập theo luật và điều lệ.
Ban tổ chức nên lập một bảng tổng hợp ứng viên, đăng cùng tài liệu đại hội để cổ đông so sánh. Hồ sơ đến sau hạn chót thì xử lý theo đúng quy chế đã công bố, không nhận ngoại lệ cho riêng ai, vì đó là căn cứ quen thuộc để cổ đông khác phản đối kết quả.
Quy chế bầu cử phải trả lời những câu hỏi nào
Quy chế bầu là văn bản ngắn được đại hội biểu quyết thông qua trước khi bầu. Nó không cần dài, nhưng phải trả lời rõ ràng để không ai còn chỗ tranh cãi khi đếm phiếu:
- Bầu bao nhiêu ghế, danh sách ứng viên chính thức gồm những ai, xếp theo thứ tự nào (thường theo vần chữ cái để trung lập).
- Phương thức bầu: bầu dồn phiếu theo luật, hay phương thức khác nếu điều lệ cho phép; mỗi cổ đông có tổng số phiếu tính ra sao.
- Mẫu phiếu bầu, cách ghi phiếu, ghi số phiếu bầu hay đánh dấu; cổ đông dự trực tuyến bỏ phiếu bằng cách nào.
- Các trường hợp phiếu không hợp lệ: ghi tổng số phiếu vượt quyền, bầu cho người ngoài danh sách, phiếu tẩy xoá không có xác nhận, phiếu không có chữ ký khi quy chế yêu cầu.
- Nguyên tắc xác định người trúng: lấy từ người có số phiếu cao nhất xuống đến khi đủ ghế; có cần đạt mức tối thiểu nào không.
- Xử lý hoà phiếu ở ghế cuối: bầu lại giữa những người hoà, hay theo tiêu chí khác ghi trong điều lệ.
- Thành phần ban kiểm phiếu, cách giám sát, nơi lưu phiếu sau khi kiểm.
Trình tự bầu và kiểm phiếu tại đại hội
Ở một đại hội của công ty chưa niêm yết, phần bầu cử thường diễn ra theo các bước sau. Mỗi bước nên được ghi nhận vào biên bản:
- Ban kiểm tra tư cách cổ đông báo cáo số cổ đông và tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết đang dự họp.
- Đại hội biểu quyết thông qua quy chế bầu cử và danh sách ứng viên chính thức.
- Đại hội bầu hoặc thông qua ban kiểm phiếu; ứng viên không nên ngồi trong ban kiểm phiếu.
- Phát phiếu bầu ghi sẵn tên cổ đông, số cổ phần và tổng số phiếu bầu tương ứng; hướng dẫn cách ghi.
- Thu phiếu công khai, niêm phong thùng phiếu hoặc khoá kênh bỏ phiếu điện tử khi hết giờ.
- Ban kiểm phiếu đếm, lập biên bản kiểm phiếu ghi số phiếu phát ra, thu về, hợp lệ, không hợp lệ và số phiếu của từng ứng viên.
- Công bố kết quả trước đại hội, đưa danh sách người trúng vào biên bản và nghị quyết đại hội.
Phiếu bầu và biên bản kiểm phiếu phải được lưu cùng hồ sơ đại hội. Khi có cổ đông yêu cầu huỷ nghị quyết bầu, đây là chứng cứ đầu tiên toà án hoặc trọng tài xem tới.
Sau khi bầu: chủ tịch hội đồng quản trị và thủ tục đăng ký
Hội đồng quản trị mới thường họp phiên đầu ngay sau đại hội để bầu chủ tịch hội đồng quản trị trong số thành viên, và phân công nhiệm vụ. Việc bầu chủ tịch là quyết định của hội đồng quản trị, không phải của đại hội đồng cổ đông, trừ khi điều lệ quy định khác. Ở công ty cổ phần chưa niêm yết, chủ tịch có thể kiêm giám đốc hoặc tổng giám đốc nếu điều lệ không cấm và không thuộc trường hợp luật hạn chế.
Thay đổi thành viên hội đồng quản trị nhìn chung không còn phải đăng ký như thông tin bắt buộc trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhưng nếu thay đổi kéo theo đổi người đại diện theo pháp luật thì phải làm thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh. Danh sách người quản lý vẫn cần cập nhật trong sổ sách nội bộ và thông báo cho các bên đang giao dịch, như ngân hàng. Chi tiết thủ tục đăng ký có thể xem trên GiayPhep.com.
Kết quả bầu có hiệu lực từ khi nghị quyết đại hội được thông qua, hoặc từ thời điểm ghi trong nghị quyết. Thành viên cũ không tái đắc cử thì thôi giữ chức từ thời điểm đó và cần bàn giao tài liệu, con dấu, chứng thư số nếu đang giữ.
Những lỗi làm kết quả bầu bị yêu cầu huỷ
Bỏ sót cổ đông khi gửi thư mời. Kỳ bầu dù kiểm phiếu chuẩn đến đâu cũng đứng trên nền một cuộc họp được triệu tập hợp lệ. Thiếu thư mời cho một nhóm cổ đông, nhất là nhóm có ý định đề cử, là lỗi trình tự dễ bị chỉ ra nhất.
Từ chối hồ sơ đề cử không có căn cứ. Ban tổ chức loại ứng viên vì lý do không ghi trong luật, điều lệ hay quy chế đã công bố, hoặc áp hạn nộp khác nhau cho các nhóm. Muốn loại ai, phải chỉ ra được điều khoản cụ thể và thông báo bằng văn bản cho người đề cử.
Không thông qua quy chế bầu trước khi bầu. Phát phiếu rồi mới giải thích cách tính, hoặc đổi cách xử lý hoà phiếu khi kết quả đã ngã ngũ. Quy chế phải được đại hội biểu quyết trước khi phát phiếu.
Kiểm phiếu khép kín. Ban kiểm phiếu toàn người của một phía, không ai chứng kiến, biên bản kiểm phiếu ghi thiếu số phiếu không hợp lệ. Kết quả có thể đúng nhưng không chứng minh được là đúng.
Câu hỏi thường gặp
Không đủ ứng viên cho số ghế cần bầu thì đại hội làm sao?
Hội đồng quản trị đương nhiệm có thể giới thiệu thêm ứng viên theo cơ chế đã công bố và được đại hội thông qua. Nếu vẫn thiếu, đại hội có thể bầu số ghế ít hơn rồi tổ chức bầu bổ sung sau, miễn số thành viên không thấp hơn mức tối thiểu luật và điều lệ đặt ra.
Ứng viên có được rút tên ngay tại đại hội không?
Được, nhưng nên rút trước khi đại hội thông qua danh sách ứng viên chính thức để phiếu bầu in đúng. Rút sau khi đã phát phiếu dễ làm cổ đông bầu nhầm, ban kiểm phiếu phải xử lý theo quy chế và ghi rõ vào biên bản.
Cổ đông dự trực tuyến có được bầu hội đồng quản trị không?
Có, nếu điều lệ và quy chế đại hội cho phép họp trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử. Hệ thống phải xác thực được cổ đông, ghi nhận đủ số phiếu dồn cho từng ứng viên và lưu lại được nhật ký để đối chiếu khi cần.
Người không có cổ phần có được bầu làm thành viên hội đồng quản trị không?
Thường là được, vì luật không bắt buộc thành viên hội đồng quản trị phải là cổ đông, trừ khi điều lệ quy định khác. Ứng viên vẫn phải đáp ứng tiêu chuẩn và không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp.
Kết quả bầu bị cổ đông phản đối thì giải quyết ở đâu?
Cổ đông có thể yêu cầu toà án hoặc trọng tài, tuỳ điều lệ có thoả thuận trọng tài hay không, xem xét huỷ nghị quyết nếu trình tự bầu sai luật hoặc điều lệ. Trường hợp kéo theo giao dịch lớn, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để đánh giá chứng cứ trước khi quyết.
Thành viên được bầu bổ sung có nhiệm kỳ bao lâu?
Thông thường người được bầu bổ sung ngồi hết phần còn lại của nhiệm kỳ hội đồng quản trị đương nhiệm. Muốn khác đi thì điều lệ phải quy định rõ; nên ghi thời hạn này ngay trong nghị quyết bầu để tránh hiểu lầm.