Công ty vay vốn ngân hàng cần nghị quyết gì: hồ sơ phê chuẩn theo từng loại hình

Khi công ty vay ngân hàng, hồ sơ gần như luôn cần một văn bản cho thấy cơ quan có thẩm quyền trong công ty đã đồng ý khoản vay: nghị quyết hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông với công ty cổ phần, nghị quyết hội đồng thành viên với công ty TNHH hai thành viên trở lên, quyết định của chủ sở hữu với công ty TNHH một thành viên. Cơ quan nào ra văn bản phụ thuộc giá trị khoản vay so với tổng tài sản và điều lệ của công ty. Nếu khoản vay nằm trong quyền của giám đốc, ngân hàng thường vẫn đòi điều lệ và quy chế để tự kiểm điều đó.

Nghị quyết vay không phải giấy tờ hình thức. Với ngân hàng, đó là bằng chứng rằng khoản nợ ràng buộc công ty chứ không chỉ ràng buộc người ký. Với thành viên, cổ đông, đó là dấu vết cho thấy họ đã biết và đồng ý công ty gánh khoản nợ này.

Vì sao ngân hàng cần nghị quyết dù giám đốc đã ký

Ngân hàng cho công ty vay chứ không cho giám đốc vay. Rủi ro lớn nhất của bên cho vay về mặt pháp lý là đến lúc đòi nợ, công ty nói người ký không có quyền, khoản vay không được thông qua, và tài sản thế chấp không được chủ sở hữu đồng ý đem đi bảo đảm. Nếu lập luận đó thắng, ngân hàng chỉ còn đòi được cá nhân người ký, và cá nhân thường không đủ tài sản.

Vì thế bộ phận thẩm định pháp lý của ngân hàng làm một việc rất cụ thể: đọc điều lệ để biết khoản vay cỡ này thuộc quyền ai, đọc báo cáo tài chính để biết tổng tài sản, rồi đòi đúng văn bản của đúng cơ quan đó. Nếu điều lệ đặt ngưỡng thấp hơn luật, ngân hàng sẽ theo điều lệ. Nếu khoản vay đi kèm thế chấp tài sản lớn, họ xét thêm thẩm quyền đối với việc thế chấp.

Hiểu được logic này giúp công ty chuẩn bị đúng ngay từ đầu, thay vì nộp đi nộp lại. Câu hỏi của ngân hàng chỉ là: "ai trong công ty có quyền quyết định khoản này, và người đó đã quyết định chưa".

Nhiều ngân hàng có mẫu nghị quyết riêng và đề nghị công ty dùng. Mẫu đó tiện nhưng được viết để bảo vệ ngân hàng; công ty vẫn phải tự kiểm xem nội dung có khớp điều lệ của mình, cơ quan ký có đúng thẩm quyền, tỷ lệ biểu quyết có đạt, chứ không ký vì "mẫu ngân hàng đưa".

Ai ra văn bản phê chuẩn khoản vay

Bảng dưới là khung theo Luật Doanh nghiệp 2020 và cách ngân hàng thường áp dụng. Điều lệ có thể đổi ngưỡng, nên dòng "khi nào" chỉ mô tả nguyên lý.

Với công ty cổ phần, Luật Doanh nghiệp 2020 mặc định đặt hợp đồng vay vượt ngưỡng ở hội đồng quản trị, còn quyết định đầu tư, bán tài sản lớn ở đại hội đồng cổ đông. Nếu khoản vay dùng để đầu tư một dự án lớn, ngân hàng có thể hỏi cả nghị quyết đại hội đồng cổ đông về dự án đó, vì khoản vay và dự án là một thể thống nhất.

Một nghị quyết vay cần những nội dung gì

Không có "mẫu chuẩn" bắt buộc cho nghị quyết vay; bố cục dưới đây là những nội dung ngân hàng và người đọc về sau cần thấy để không phải hỏi lại:

• Tên công ty, mã số doanh nghiệp, cơ quan ban hành (hội đồng quản trị, hội đồng thành viên…), căn cứ là Luật Doanh nghiệp và điều lệ.
• Thông tin cuộc họp hoặc đợt lấy ý kiến: thời gian, hình thức, số thành viên hoặc tỷ lệ vốn tham dự, kết quả biểu quyết.
• Bên cho vay: tên ngân hàng, chi nhánh.
• Số tiền vay hoặc hạn mức tối đa, loại tiền, mục đích sử dụng vốn, thời hạn vay hoặc thời hạn duy trì hạn mức.
• Lãi suất và phí: thường ghi "theo thoả thuận với ngân hàng" thay vì con số cố định, để nghị quyết không lỗi thời khi lãi suất đổi.
• Tài sản bảo đảm: mô tả đủ để nhận diện (loại tài sản, vị trí, giấy chứng nhận), và việc công ty đồng ý đem tài sản đó thế chấp.
• Người được uỷ quyền ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, khế ước nhận nợ và các văn bản liên quan; phạm vi uỷ quyền.
• Hiệu lực của nghị quyết và các thành viên, bộ phận có trách nhiệm thi hành.

Dòng về tài sản bảo đảm là dòng ngân hàng soi kỹ nhất. Nghị quyết thông qua khoản vay nhưng không nói gì về việc đem nhà xưởng thế chấp là một trong những lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại.

Hạn mức, từng khoản giải ngân và gia hạn

Hạn mức tín dụng. Doanh nghiệp vay vốn lưu động thường được cấp hạn mức trong một khoảng thời gian, rút và trả nhiều lần. Một nghị quyết phê chuẩn hạn mức có ghi rõ thời hạn thường đủ cho mọi khế ước nhận nợ trong thời hạn đó, không cần họp lại mỗi lần rút.

Khoản vay trung, dài hạn. Vay đầu tư máy móc, nhà xưởng thường là khoản riêng, kèm dự án. Nghị quyết nên gắn với dự án đó để thấy rõ mục đích sử dụng vốn.

Gia hạn, cơ cấu lại. Gia hạn khoản nợ, đổi lịch trả hay tăng hạn mức là thay đổi nghĩa vụ của công ty. Nếu thay đổi vượt phạm vi nghị quyết cũ, cần nghị quyết mới. Giảm hạn mức thì thường không cần.

Đổi ngân hàng. Chuyển khoản vay sang ngân hàng khác là khoản vay mới với bên cho vay mới; nghị quyết cũ ghi tên ngân hàng cũ không dùng được.

Nghị quyết "treo" lâu. Một nghị quyết thông qua từ năm trước, đến nay mới ký hợp đồng, có thể vẫn còn hiệu lực về mặt pháp lý nhưng ngân hàng hay đòi xác nhận lại, nhất là khi thành phần hội đồng hoặc tình hình tài chính đã đổi.

Những lỗi khiến ngân hàng trả hồ sơ

Từ phía người làm hồ sơ vay, các lỗi dưới đây gặp đi gặp lại. Phần lớn chỉ cần mười phút đối chiếu là tránh được:

• Người ký nghị quyết không phải chủ toạ hoặc người có thẩm quyền ký theo điều lệ.
• Nghị quyết ghi họp đủ thành viên nhưng biên bản kèm theo thiếu chữ ký hoặc ghi số người dự khác.
• Tên ngân hàng, chi nhánh hoặc tên tài sản thế chấp ghi sai so với hợp đồng.
• Số tiền trong nghị quyết thấp hơn số tiền vay thật sau khi ngân hàng duyệt.
• Người được uỷ quyền ký hợp đồng trong nghị quyết khác người ra ngân hàng ký.
• Điều lệ đang dùng là bản cũ, trong khi công ty đã sửa điều lệ nhưng không nộp bản mới cho ngân hàng.
• Thành viên hoặc cổ đông có lợi ích liên quan đến khoản vay (ví dụ là người bảo lãnh, là bên cho thuê tài sản) vẫn được tính vào biểu quyết.

Lỗi cuối cùng ít người để ý nhất. Khi khoản vay có dính người có liên quan, quy trình phê chuẩn đổi hẳn, và ngân hàng thận trọng sẽ hỏi.

Uỷ quyền ký hợp đồng tín dụng: phạm vi và người ký

Nghị quyết thông qua khoản vay mới là một nửa. Nửa còn lại là ai được ra ngân hàng ký. Thông thường đó là người đại diện theo pháp luật của công ty. Khi công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, điều lệ thường phân chia quyền giữa họ; ngân hàng sẽ hỏi người nào được ký loại hợp đồng này và có cần hai người cùng ký không.

Nếu người đại diện theo pháp luật bận hoặc ở xa, có thể uỷ quyền cho kế toán trưởng, phó giám đốc ký thay. Văn bản uỷ quyền nên ghi rõ phạm vi: ký hợp đồng tín dụng nào, với ngân hàng nào, số tiền tối đa, có được ký khế ước nhận nợ từng lần không, có được ký hợp đồng thế chấp không, thời hạn uỷ quyền. Uỷ quyền chung chung kiểu "thay mặt giám đốc giải quyết mọi việc với ngân hàng" thường bị từ chối, và nếu được chấp nhận thì lại quá rộng so với điều công ty muốn trao.

Một cách gọn là ghi luôn người được uỷ quyền ký trong chính nghị quyết vay, kèm phạm vi. Khi đó ngân hàng chỉ cần đối chiếu một văn bản. Khi người được uỷ quyền nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, công ty cần thông báo cho ngân hàng và cấp văn bản thay thế, không để người cũ tiếp tục ký các khế ước tiếp theo.

Phía thành viên, cổ đông: đọc nghị quyết vay trước khi ký

Nghị quyết vay ràng buộc công ty, và qua đó ảnh hưởng gián tiếp đến phần vốn của mọi thành viên, cổ đông. Trước khi biểu quyết, bạn có quyền yêu cầu xem phương án vay, nguồn trả nợ, tài sản bảo đảm và khoản phí, lãi phải trả. Một nghị quyết chỉ ghi "đồng ý vay vốn ngân hàng để bổ sung vốn kinh doanh" mà không ghi số tiền tối đa là trao cho người điều hành một tấm séc khống.

Nếu bạn là thành viên góp vốn không tham gia điều hành, ba câu nên hỏi: khoản vay này có cần thế chấp tài sản lớn nhất của công ty không; nếu kinh doanh không như kế hoạch thì trả nợ bằng nguồn nào; ngân hàng có đòi thành viên hoặc người điều hành bảo lãnh cá nhân không. Câu cuối quan trọng vì bảo lãnh cá nhân kéo tài sản riêng của người bảo lãnh vào rủi ro của công ty.

Phía người điều hành nên coi những câu hỏi đó là phần bình thường của việc xin phê chuẩn. Trả lời đầy đủ bằng văn bản, gửi kèm tài liệu họp, là cách để nghị quyết được thông qua nhanh hơn lần sau và ít bị nghi ngờ về sau.

Câu hỏi thường gặp

Giám đốc có tự ký vay ngân hàng được không?

Được, nếu khoản vay nằm trong thẩm quyền giám đốc theo điều lệ, quy chế và nghị quyết giao hạn mức. Khoản vay vượt ngưỡng phải có văn bản của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu tuỳ loại hình. Ngân hàng thường đọc điều lệ để tự kiểm, nên giám đốc nên chuẩn bị sẵn căn cứ.

Nghị quyết vay có phải công chứng không?

Luật Doanh nghiệp không bắt buộc công chứng nghị quyết nội bộ. Ngân hàng hoặc văn phòng công chứng khi công chứng hợp đồng thế chấp có thể yêu cầu bản chính hoặc bản sao có chứng thực của nghị quyết. Yêu cầu cụ thể tuỳ nơi tiếp nhận, nên hỏi trước khi nộp.

Có dùng mẫu nghị quyết của ngân hàng được không?

Dùng được nếu nội dung khớp điều lệ và thực tế công ty. Mẫu ngân hàng thiết kế để đủ thông tin họ cần, nhưng không biết điều lệ của bạn đặt tỷ lệ biểu quyết, người ký, hình thức họp ra sao. Công ty phải tự điền và tự chịu trách nhiệm về tính đúng của biên bản, phiếu biểu quyết.

Khoản vay đã giải ngân mà sau đó phát hiện nghị quyết sai thủ tục thì sao?

Khoản vay không tự động mất hiệu lực. Công ty có thể khắc phục bằng cách cơ quan có thẩm quyền họp lại và phê chuẩn đúng thủ tục, ghi rõ là phê chuẩn hợp đồng đã ký. Nếu thành viên hoặc cổ đông phản đối và yêu cầu huỷ, nên tìm luật sư đọc hồ sơ cụ thể.

Ngân hàng yêu cầu thành viên bảo lãnh cá nhân thì có cần nghị quyết riêng không?

Bảo lãnh cá nhân là cam kết của cá nhân đó, không phải quyết định của công ty, nên không cần nghị quyết công ty cho việc bảo lãnh. Tuy nhiên người bảo lãnh có lợi ích gắn với khoản vay, và điều lệ có thể yêu cầu công khai lợi ích này trong cuộc họp thông qua khoản vay.

Hạn mức tín dụng hằng năm có phải họp lại mỗi năm không?

Nếu nghị quyết cũ ghi thời hạn duy trì hạn mức và ngân hàng gia hạn trong cùng phạm vi, có công ty chỉ cần văn bản xác nhận tiếp tục. Nhiều ngân hàng vẫn đòi nghị quyết mới mỗi lần tái cấp hạn mức, nhất là khi số tiền hoặc tài sản bảo đảm thay đổi.