Trong công ty cổ phần, một hợp đồng được coi là "giá trị lớn" khi giá trị của nó vượt một tỷ lệ nhất định so với tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty. Dưới ngưỡng đó, giám đốc hoặc tổng giám đốc ký theo phân cấp; từ ngưỡng trở lên, hợp đồng phải được hội đồng quản trị thông qua, và một số loại (đầu tư, bán tài sản) phải lên tới đại hội đồng cổ đông. Điều lệ được phép đặt tỷ lệ hoặc con số khác với luật, nên câu trả lời đúng cho công ty bạn luôn nằm ở hai chỗ: Luật Doanh nghiệp và điều lệ.
Theo văn bản Luật Doanh nghiệp 2020 khi ban hành, mốc mặc định là 35% tổng giá trị tài sản trên báo cáo tài chính gần nhất, trừ khi điều lệ quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác. Luật này đã qua các lần sửa đổi, nên trước khi dựa vào con số đó cho một giao dịch thật, bạn cần đối chiếu bản hợp nhất mới nhất và điều lệ đang có hiệu lực của công ty.
Bài này đi theo đúng thứ tự một người làm pháp chế kiêm nhiệm sẽ làm khi có hợp đồng lớn trên bàn: xác định mẫu số, tính tử số, xem điều lệ có đổi ngưỡng không, chọn đúng cơ quan phê chuẩn, rồi mới trình ký.
"Giá trị lớn" được đo bằng thước nào
Luật không đo hợp đồng lớn bằng một số tiền cố định, vì năm tỷ đồng là chuyện nhỏ với một công ty có tài sản vài nghìn tỷ nhưng là chuyện sống còn với một công ty có tổng tài sản mười tỷ. Cách đo là tỷ lệ: giá trị giao dịch chia cho tổng giá trị tài sản của công ty. Nhờ vậy, cùng một quy tắc áp được cho mọi quy mô.
Mẫu số là tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất. Ở đây có hai chỗ hay cãi nhau. Thứ nhất, "gần nhất" là báo cáo năm đã kiểm toán hay báo cáo quý, báo cáo bán niên mới lập. Luật không nói rõ loại báo cáo nào trong mọi tình huống, nên nhiều điều lệ và quy chế nội bộ tự ghi cụ thể; nếu điều lệ im lặng, cách thận trọng là dùng báo cáo đã được lập và công bố nội bộ gần thời điểm ký nhất, và ghi rõ trong tờ trình là đang dùng báo cáo nào. Thứ hai, tổng tài sản là con số trên bảng cân đối, tức đã trừ hao mòn, dự phòng, không phải giá thị trường của tài sản.
Tử số là giá trị của chính giao dịch. Với hợp đồng mua bán, đó thường là tổng giá trị thanh toán theo hợp đồng. Với hợp đồng vay, đó là số tiền vay hoặc hạn mức. Với bán tài sản, câu hỏi khó hơn: tính theo giá bán hay giá trị sổ sách của tài sản. Phần dưới bàn riêng về chỗ này, vì tính sai tử số là lỗi phổ biến nhất khiến công ty phê chuẩn ở sai cấp.
Ba tầng quyết định trong công ty cổ phần
Bảng dưới tóm cách Luật Doanh nghiệp 2020 sắp xếp thẩm quyền với giao dịch có giá trị, theo văn bản khi ban hành. Đây là khung mặc định; điều lệ có thể dịch chuyển ranh giới.
| Tầng | Loại giao dịch thường thuộc tầng này | Văn bản phê chuẩn |
|---|---|---|
| Giám đốc / tổng giám đốc | Hợp đồng trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, dưới ngưỡng và trong hạn mức hội đồng quản trị giao | Không cần nghị quyết riêng; ký theo điều lệ, quy chế phân cấp |
| Hội đồng quản trị | Hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và giao dịch khác từ ngưỡng trở lên, trừ loại dành cho đại hội đồng cổ đông | Nghị quyết hội đồng quản trị |
| Đại hội đồng cổ đông | Quyết định đầu tư hoặc bán tài sản từ ngưỡng trở lên; một số giao dịch với người có liên quan | Nghị quyết đại hội đồng cổ đông |
| Điều lệ | Có thể đặt tỷ lệ hoặc giá trị khác, giao thêm hoặc bớt hạn mức cho từng tầng trong giới hạn luật cho phép | Điều lệ và quy chế nội bộ đã thông qua |
Điểm đáng chú ý là luật tách loại giao dịch chứ không chỉ tách giá trị. Một khoản vay lớn mặc định thuộc hội đồng quản trị, trong khi việc bán một tài sản cùng giá trị lại mặc định thuộc đại hội đồng cổ đông. Lý do: bán tài sản lớn có thể thay đổi bản chất công ty mà cổ đông đã góp vốn vào, còn vay vốn là việc điều hành mà hội đồng quản trị được giao.
Giao dịch với người có liên quan có lộ trình riêng, đôi khi phải lên đại hội đồng cổ đông dù giá trị thấp hơn ngưỡng thông thường. Khi bên kia là người quản lý, cổ đông lớn hay người thân của họ, hãy xem các bài trong danh mục giao dịch với người có liên quan trước khi trình.
Điều lệ có thể đổi ngưỡng: đọc những dòng nào
Phần lớn công ty cổ phần nhỏ dùng điều lệ mẫu khi thành lập và không ai đọc lại. Khi có hợp đồng lớn, bạn cần mở điều lệ và tìm đúng các chỗ sau:
- Điều khoản về quyền và nghĩa vụ của đại hội đồng cổ đông: có ghi tỷ lệ hoặc số tiền khác cho quyết định đầu tư, bán tài sản không.
- Điều khoản về quyền của hội đồng quản trị: tỷ lệ áp cho hợp đồng mua, bán, vay, cho vay; có giới hạn riêng cho bảo lãnh, thế chấp tài sản công ty không.
- Điều khoản về giám đốc hoặc tổng giám đốc: được ký hợp đồng đến mức nào, có phải xin ý kiến chủ tịch hội đồng quản trị với một số loại không.
- Quy chế nội bộ về quản trị công ty, quy chế tài chính hoặc quy chế phân cấp: nhiều công ty đặt hạn mức bằng số tiền cụ thể ở đây, thấp hơn mức luật.
- Các nghị quyết cũ của hội đồng quản trị giao hạn mức cho giám đốc trong năm: có còn hiệu lực, có giới hạn theo loại hợp đồng không.
- Ngày điều lệ được sửa gần nhất: nếu điều lệ viết trước khi luật thay đổi, chỗ nào trái luật thì phần đó không áp dụng, cần hỏi người có chuyên môn.
Khi điều lệ đặt ngưỡng thấp hơn luật, công ty phải theo ngưỡng thấp hơn, vì đó là sự tự giới hạn hợp lệ của chính cổ đông. Khi điều lệ đặt ngưỡng cao hơn, cần xem luật có cho phép điều lệ nới với loại giao dịch đó không; với giao dịch người có liên quan và một số quyết định của đại hội đồng cổ đông, không gian để điều lệ nới thường hẹp hơn.
Tính giá trị một hợp đồng để so với ngưỡng
Hợp đồng nhiều năm. Hợp đồng thuê kho mười năm hay hợp đồng cung cấp nguyên liệu ba năm nên tính theo tổng nghĩa vụ cả thời hạn, không phải tiền một tháng. Cách tính theo kỳ làm giao dịch trông nhỏ đi rất nhiều so với rủi ro thật công ty gánh.
Hợp đồng khung và đơn hàng. Nếu hợp đồng khung đặt tổng giá trị hoặc cam kết sản lượng tối thiểu, phần cam kết đó là con số đem so. Nếu không có cam kết, từng đơn hàng có thể được xét riêng, nhưng nên ghi rõ trong tờ trình để hội đồng biết cách công ty đang hiểu.
Phụ lục tăng giá trị. Hợp đồng ban đầu dưới ngưỡng, sau đó ký phụ lục nâng giá trị vượt ngưỡng thì phụ lục đó cần cấp phê chuẩn tương ứng với tổng giá trị mới.
Ngoại tệ. Quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm trình duyệt và ghi tỷ giá dùng để tính; biến động tỷ giá lớn có thể đẩy hợp đồng qua ngưỡng giữa chừng.
Bán tài sản. Có hai cách đọc: so giá bán với tổng tài sản, hoặc so giá trị ghi sổ của tài sản bị bán. Thực tiễn chưa thống nhất hoàn toàn. Cách an toàn là tính cả hai và phê chuẩn theo con số lớn hơn.
Giao dịch gồm nhiều phần. Mua một dây chuyền kèm hợp đồng lắp đặt, bảo trì từ cùng một bên, cùng một mục đích, nên cộng chung. Tách thành ba hợp đồng không làm giao dịch nhỏ đi trong mắt toà án hay cổ đông.
Trình phê chuẩn một hợp đồng lớn: các bước trong nội bộ
Quy trình dưới đây là khung tham khảo cho công ty cổ phần chưa niêm yết; điều lệ và quy chế của từng công ty có thể thêm bước.
- Bộ phận đề xuất lập tờ trình: đối tác, nội dung chính, giá trị, thời hạn, nghĩa vụ bảo đảm, lý do kinh doanh.
- Kế toán xác nhận tổng tài sản trên báo cáo tài chính dùng làm mẫu số và tỷ lệ của giao dịch; ghi rõ báo cáo kỳ nào.
- Pháp chế hoặc thư ký công ty đối chiếu điều lệ, quy chế, xác định cơ quan có thẩm quyền và có dính người có liên quan hay không.
- Nếu thuộc hội đồng quản trị: triệu tập họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản theo điều lệ, gửi kèm dự thảo hợp đồng.
- Nếu thuộc đại hội đồng cổ đông: đưa vào chương trình họp hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, chuẩn bị tài liệu đủ để cổ đông hiểu giao dịch.
- Ra nghị quyết ghi rõ giao dịch được thông qua, giá trị tối đa, các điều kiện chính và người được uỷ quyền ký.
- Người được uỷ quyền ký hợp đồng trong phạm vi nghị quyết; mọi thay đổi vượt phạm vi phải quay lại cơ quan đã phê chuẩn.
- Lưu tờ trình, biên bản, phiếu biểu quyết, nghị quyết cùng bản hợp đồng đã ký trong một hồ sơ để tra lại khi cần.
Bước 6 là chỗ hay sơ sài nhất. Nghị quyết chỉ ghi "thông qua việc ký hợp đồng với công ty A" mà không ghi giá trị trần và người ký thì ngân hàng, công chứng viên hay đối tác thận trọng sẽ đòi làm lại.
Ký trước, xin phê chuẩn sau: rủi ro nằm ở đâu
Trong doanh nghiệp nhỏ, chuyện giám đốc ký hợp đồng lớn rồi mới "hợp thức hoá" bằng nghị quyết không hiếm. Về nguyên tắc dân sự, người đại diện xác lập giao dịch vượt phạm vi đại diện thì phần vượt không ràng buộc pháp nhân, trừ khi pháp nhân chấp thuận sau đó, hoặc biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi khiến bên kia không biết người ký vượt quyền. Vì thế một nghị quyết phê chuẩn sau có thể cứu được hợp đồng, nhưng chỉ khi cơ quan có thẩm quyền thật sự đồng ý.
Rủi ro nằm ở khoảng thời gian treo. Nếu trong lúc chờ, cổ đông lớn phản đối, hội đồng quản trị không đủ người họp, hoặc giá thị trường đổi khiến công ty không muốn tiếp tục, đối tác có thể bị đặt vào thế không biết hợp đồng còn hay mất. Phía công ty, người ký vượt quyền có thể phải tự chịu trách nhiệm với đối tác hoặc bồi thường cho công ty nếu giao dịch gây thiệt hại.
Một nghị quyết ghi ngày lùi về trước ngày ký hợp đồng để che khoảng hở là việc không được làm: biên bản họp, phiếu biểu quyết, thư mời sẽ không khớp ngày, và văn bản lập sai sự thật có thể kéo theo trách nhiệm lớn hơn chính lỗi thủ tục ban đầu. Cách đúng là ghi trung thực rằng nghị quyết phê chuẩn một hợp đồng đã ký ngày nào.
Khi giao dịch đã có tranh chấp hoặc giá trị đủ lớn để ảnh hưởng tới sống còn của công ty, việc đánh giá hợp đồng còn hiệu lực hay không cần người làm nghề đọc hồ sơ cụ thể. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được chỉ ra những giấy tờ cần mang theo trước khi làm việc trực tiếp.
Công ty đại chúng và niêm yết: lớp quy tắc chặt hơn
Bài này tập trung vào công ty cổ phần chưa niêm yết, nhưng nếu công ty bạn là công ty đại chúng, luật chứng khoán và văn bản hướng dẫn đặt thêm một lớp quy tắc: công bố thông tin về giao dịch lớn, quy trình riêng cho giao dịch với người có liên quan, và một số loại giao dịch bị hạn chế hoặc cấm hẳn với cổ đông, người quản lý. Tỷ lệ và hạn mức ở lớp này có thể khác với Luật Doanh nghiệp.
Khi công ty đang chuẩn bị trở thành công ty đại chúng, tức là sắp đủ điều kiện về số cổ đông và vốn, nên rà lại toàn bộ quy chế phân cấp từ trước. Nhiều công ty gặp khó vì quen để giám đốc ký mọi thứ, đến khi lên đại chúng thì danh sách giao dịch phải trình hội đồng quản trị dài gấp mấy lần và phải công bố ra ngoài.
Ngay cả khi chưa phải công ty đại chúng, cổ đông nhỏ vẫn có quyền xem biên bản, nghị quyết theo điều lệ và luật. Phê chuẩn đúng cấp, ghi chép đầy đủ là cách để giao dịch lớn không trở thành lý do tranh chấp nội bộ về sau.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập chưa có báo cáo tài chính thì lấy mẫu số ở đâu?
Công ty chưa có báo cáo tài chính năm nào thì chưa có con số "gần nhất" để chia. Thực tiễn thường dùng bảng cân đối kế toán lập tại thời điểm gần nhất hoặc vốn đã góp, nhưng luật không nói rõ. Cách thận trọng là trình hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông cho mọi hợp đồng có giá trị đáng kể trong năm đầu, và ghi trong điều lệ một hạn mức bằng số tiền.
Hợp đồng dưới ngưỡng thì giám đốc có được tự ký mọi loại không?
Không hẳn. Dưới ngưỡng chỉ có nghĩa là không cần hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông theo tiêu chí giá trị. Giám đốc vẫn phải ký trong phạm vi điều lệ, quy chế và nghị quyết giao việc. Giao dịch với người có liên quan, bảo lãnh, thế chấp tài sản có thể có quy định riêng dù giá trị nhỏ.
Nghị quyết hội đồng quản trị phê chuẩn hợp đồng cần bao nhiêu thành viên đồng ý?
Tỷ lệ biểu quyết và điều kiện họp của hội đồng quản trị do Luật Doanh nghiệp và điều lệ quy định, điều lệ có thể đặt mức cao hơn. Bạn cần đọc điều khoản về cuộc họp hội đồng quản trị trong điều lệ công ty mình. Thành viên có lợi ích liên quan đến giao dịch thường không được tính vào biểu quyết.
Ký hợp đồng vượt thẩm quyền thì hợp đồng có vô hiệu ngay không?
Không tự động vô hiệu toàn bộ. Theo nguyên tắc đại diện trong Bộ luật Dân sự 2015, phần vượt phạm vi không ràng buộc công ty, trừ khi công ty chấp thuận sau, biết mà không phản đối, hoặc có lỗi khiến đối tác tin là người ký có quyền. Mỗi vụ phụ thuộc chứng cứ cụ thể, nên khi có tranh chấp cần người làm nghề đánh giá.
Nghị quyết có cần ghi rõ giá trị hợp đồng không?
Nên ghi. Một nghị quyết chỉ nêu tên đối tác mà không có giá trị trần, các điều kiện chính và người được uỷ quyền ký thì gần như không giới hạn được gì, và người nhận hồ sơ như ngân hàng, công chứng viên thường yêu cầu bổ sung. Ghi giá trị tối đa cũng giúp chứng minh hợp đồng ký nằm trong phạm vi được thông qua.
Đổi ngưỡng trong điều lệ thì phải làm gì?
Sửa điều lệ thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đông với tỷ lệ biểu quyết cao hơn nghị quyết thông thường theo luật và điều lệ. Sau khi thông qua, công ty lưu điều lệ mới và thông báo theo quy định nếu nội dung thay đổi thuộc diện phải thông báo; tra thủ tục đăng ký hiện hành trên GiayPhep.com hoặc tại cơ quan đăng ký kinh doanh.