Nguyên tắc chung là không ai tự duyệt tiền cho chính mình: ở công ty cổ phần, đại hội đồng cổ đông quyết tổng mức thù lao, thưởng của hội đồng quản trị và của ban kiểm soát; hội đồng quản trị quyết lương, thù lao, thưởng của giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý do mình bổ nhiệm. Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, hội đồng thành viên quyết thù lao, lương, thưởng của chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc, kế toán trưởng, kiểm soát viên theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Bài này không bàn mức thù lao bao nhiêu là hợp lý. Nó đi vào câu hỏi thẩm quyền: ai quyết khoản nào, thông qua bằng văn bản gì, người hưởng có được biểu quyết không, và công ty phải công khai ra sao để cổ đông, thành viên biết. Phần thuế thu nhập của người nhận thù lao thuộc lĩnh vực thuế, ở đây chỉ nhắc.
Ai duyệt khoản nào: bảng tổng hợp theo loại hình
Bảng dưới gom nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020. Điều lệ có thể quy định chi tiết thêm, nhưng không được trao cho người quản lý quyền tự quyết thù lao của chính mình.
| Người hưởng | Công ty cổ phần | Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Công ty TNHH một thành viên |
|---|---|---|---|
| Thành viên hội đồng quản trị | Đại hội đồng cổ đông quyết tổng mức; hội đồng quản trị phân chia | — | — |
| Thành viên ban kiểm soát, kiểm soát viên | Đại hội đồng cổ đông | Hội đồng thành viên | Chủ sở hữu |
| Chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty | — | Hội đồng thành viên | Chủ sở hữu |
| Giám đốc, tổng giám đốc | Hội đồng quản trị | Hội đồng thành viên | Chủ sở hữu hoặc cơ quan theo điều lệ |
| Kế toán trưởng, người quản lý khác | Hội đồng quản trị hoặc giám đốc theo điều lệ | Hội đồng thành viên với các chức danh luật liệt kê; còn lại theo điều lệ | Theo điều lệ |
Ở công ty cổ phần, đại hội đồng cổ đông thường thông qua tổng mức thù lao của hội đồng quản trị cho năm tới ngay ở đại hội thường niên, cùng với báo cáo thù lao đã chi năm trước. Hội đồng quản trị sau đó phân chia trong phạm vi tổng mức đã duyệt; vượt tổng mức thì phải xin đại hội lần nữa.
Thù lao, lương và thưởng khác nhau thế nào
Ba khoản này hay bị gộp làm một, nhưng về thẩm quyền chúng có thể đi theo những đường khác nhau. Thù lao là khoản trả cho công việc của thành viên hội đồng, kiểm soát viên, thường tính theo tháng, theo năm hoặc theo phiên họp. Lương là khoản trả cho người làm công việc điều hành theo hợp đồng, như giám đốc, kế toán trưởng. Thưởng là khoản trả thêm theo kết quả, thường gắn với kế hoạch kinh doanh năm.
Một thành viên hội đồng quản trị kiêm giám đốc có thể nhận cả thù lao thành viên hội đồng lẫn lương giám đốc. Phần thù lao nằm trong tổng mức đại hội đồng cổ đông đã duyệt; phần lương do hội đồng quản trị quyết, và khi biểu quyết về lương của mình, thành viên kiêm nhiệm nên đứng ngoài. Ghi rõ từng khoản trong nghị quyết giúp tránh hiểu lầm rằng một người hưởng gấp đôi mà không ai biết.
Ngoài ba khoản trên còn có lợi ích khác: chi phí đi lại, ăn ở khi thực hiện nhiệm vụ, bảo hiểm trách nhiệm người quản lý nếu công ty mua, xe, điện thoại. Những khoản này thường được hoàn theo chi phí thực tế hợp lý hoặc theo chính sách đã được duyệt; nếu có giá trị đáng kể thì nên đưa vào cùng một quyết định về thù lao.
Người hưởng có được biểu quyết về khoản của mình không
Nguyên tắc tránh xung đột lợi ích. Khi hội đồng quản trị quyết lương giám đốc mà giám đốc là thành viên hội đồng, người đó có lợi ích trực tiếp. Điều lệ và quy chế nội bộ về quản trị thường yêu cầu người có lợi ích không biểu quyết. Kể cả khi văn bản nội bộ im lặng, đứng ngoài vẫn là cách an toàn để nghị quyết không bị chất vấn.
Ở đại hội đồng cổ đông thì khác. Thành viên hội đồng quản trị đồng thời là cổ đông vẫn biểu quyết tổng mức thù lao hội đồng bằng cổ phần của mình như mọi cổ đông, trừ khi luật hay điều lệ có quy định hạn chế. Tổng mức được duyệt bởi tập thể cổ đông nên ít nguy cơ một người tự quyết.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Thành viên được bổ nhiệm làm giám đốc vẫn là thành viên hội đồng thành viên. Khi hội đồng quyết lương của người đó, nên ghi rõ trong biên bản người đó có biểu quyết không và tỷ lệ thông qua tính thế nào, theo điều lệ.
Công ty TNHH một thành viên chủ sở hữu là cá nhân. Chủ sở hữu tự làm giám đốc thì tự quyết lương của mình — không có ai khác để duyệt. Điều cần làm là tách bạch rõ tiền lương với tiền rút lợi nhuận, vì hai khoản này khác nhau cả về điều kiện lẫn thuế.
Quy trình duyệt thù lao năm ở công ty cổ phần chưa niêm yết
Một chu trình gọn, gắn với đại hội thường niên, giúp các khoản chi trả cho người quản lý luôn có căn cứ:
- Bộ phận nhân sự hoặc thư ký công ty tổng hợp thù lao, thưởng, lợi ích đã chi cho từng thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát trong năm.
- Hội đồng quản trị lập tờ trình gồm báo cáo thù lao năm trước và đề xuất tổng mức năm sau, nêu căn cứ đề xuất.
- Ban kiểm soát, nếu có, xem xét và có ý kiến về tờ trình.
- Đưa tờ trình vào tài liệu đại hội, gửi cổ đông đúng thời hạn triệu tập.
- Đại hội biểu quyết thông qua; nghị quyết ghi rõ tổng mức, phạm vi áp dụng, thời gian.
- Hội đồng quản trị họp phân chia thù lao trong tổng mức và quyết lương, thưởng của giám đốc; người có lợi ích không biểu quyết.
- Kế toán chi trả theo nghị quyết, lưu kèm nghị quyết trong hồ sơ chứng từ.
Công khai thù lao: cổ đông có quyền biết đến đâu
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thù lao, thưởng và lợi ích khác của thành viên hội đồng quản trị, giám đốc phải được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính năm và được báo cáo ra đại hội thường niên; bạn nên đối chiếu bản hiện hành để biết yêu cầu cụ thể. Mục đích là để cổ đông, kể cả cổ đông nhỏ không tham gia điều hành, thấy được công ty đang trả bao nhiêu cho những người quản lý mình.
Ở công ty nhỏ, phần công khai này hay bị làm qua loa: báo cáo tài chính chỉ có dòng "chi phí quản lý doanh nghiệp", không tách thù lao người quản lý. Khi có tranh chấp, cổ đông yêu cầu xem chi tiết, và công ty khó giải thích vì sao chưa từng báo cáo. Tách riêng ngay từ đầu tốn ít công hơn nhiều so với giải trình về sau.
Công ty đại chúng có thêm nghĩa vụ công bố thông tin theo pháp luật chứng khoán, chi tiết hơn. Nếu công ty bạn là công ty đại chúng, kiểm thêm các quy định đó. Với công ty TNHH, thành viên có quyền xem sổ sách và báo cáo theo luật, nên thông tin về lương, thù lao của giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên cũng không phải là bí mật với các thành viên góp vốn.
Những tình huống dễ thành tranh chấp
Thù lao người quản lý là một trong những chủ đề cổ đông thiểu số và thành viên nhỏ hay chất vấn nhất. Một vài tình huống đáng phòng trước:
- Hội đồng quản trị chi vượt tổng mức đã được đại hội duyệt rồi "xin duyệt bổ sung" ở đại hội năm sau.
- Thưởng cho giám đốc được duyệt khi kết quả kinh doanh chưa được kiểm toán, sau đó số liệu điều chỉnh giảm mà khoản thưởng đã chi.
- Lợi ích ngầm như thuê nhà, xe của chính người quản lý với giá cao — đây là giao dịch với người có liên quan, phải phê chuẩn riêng.
- Công ty TNHH chi lương cho thành viên làm việc toàn thời gian mà không có nghị quyết hội đồng thành viên, thành viên khác phản đối khi chia lợi nhuận.
- Người quản lý đã thôi chức đòi thù lao cho thời gian chưa được thanh toán, công ty không tìm được nghị quyết đã duyệt.
Khi tranh chấp đã phát sinh và số tiền đáng kể, nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề để đánh giá hồ sơ trước khi đưa ra đại hội hay cơ quan giải quyết.
Công ty TNHH: thành viên góp vốn đi làm toàn thời gian
Ở công ty TNHH nhỏ, rất hay gặp cảnh hai ba người góp vốn, một người ngồi văn phòng điều hành cả ngày, người kia chỉ góp tiền. Người đi làm muốn nhận lương, người góp tiền cho rằng ai cũng là chủ thì chia lợi nhuận là đủ. Nếu không có nghị quyết rõ ràng từ đầu, khoản lương này sẽ thành điểm tranh cãi vào đúng lúc chia lợi nhuận cuối năm.
Về thẩm quyền, Luật Doanh nghiệp 2020 giao hội đồng thành viên quyết mức lương, thù lao, thưởng của giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên và một số chức danh khác. Vì vậy, thành viên giữ chức giám đốc nên đề nghị hội đồng thành viên ra nghị quyết về mức lương, thời gian áp dụng và cách điều chỉnh. Lương là khoản trả cho công sức điều hành, còn lợi nhuận được chia theo tỷ lệ vốn góp; tách bạch hai khoản này bằng văn bản giúp người góp vốn thấy công bằng và người điều hành có căn cứ nhận tiền.
Nếu thành viên góp tiền không đồng ý và tỷ lệ biểu quyết không đủ thông qua, hai bên nên ngồi lại xem xét lại vai trò, chứ không nên để người điều hành tự chi lương. Một khoản chi chưa được duyệt có thể bị yêu cầu hoàn trả khi có tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên hội đồng quản trị có bắt buộc được trả thù lao không?
Không bắt buộc. Đại hội đồng cổ đông có thể quyết định không trả thù lao, hoặc chỉ trả cho thành viên không điều hành. Điều quan trọng là quyết định được ghi rõ trong nghị quyết.
Chi thù lao hội đồng quản trị khi chưa họp đại hội năm nay thì sao?
Thông thường hội đồng quản trị chi theo tổng mức đã được đại hội gần nhất duyệt cho giai đoạn đó. Nếu nghị quyết năm trước không nói rõ áp dụng tới khi nào, nên chờ hoặc xin ý kiến cổ đông bằng văn bản nếu điều lệ cho phép.
Lương giám đốc có phải đưa ra đại hội đồng cổ đông không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, lương giám đốc do hội đồng quản trị quyết, không cần đại hội duyệt từng người. Tuy vậy, khoản này vẫn phải được công khai trong báo cáo ra đại hội thường niên theo yêu cầu của luật.
Thù lao người quản lý có được tính vào chi phí của công ty không?
Luật Doanh nghiệp coi thù lao của thành viên hội đồng quản trị là chi phí kinh doanh. Việc khoản đó có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không thì theo pháp luật thuế; nên hỏi kế toán hoặc tư vấn thuế.
Kiểm soát viên công ty TNHH một thành viên do ai trả thù lao?
Công ty trả, nhưng mức thù lao do chủ sở hữu quyết theo điều lệ. Chủ sở hữu là người bổ nhiệm kiểm soát viên nên cũng là người duyệt lợi ích của họ.
Nghị quyết thù lao bị cổ đông phản đối thì giải quyết thế nào?
Nếu nghị quyết thông qua đúng trình tự và tỷ lệ, nó có hiệu lực dù có cổ đông không đồng ý. Nếu cổ đông cho rằng trình tự sai, họ có thể yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét huỷ trong thời hạn luật định.