Trong công ty cổ phần, hội đồng quản trị bổ nhiệm một thành viên của mình hoặc thuê người khác làm giám đốc hoặc tổng giám đốc, và cũng chính hội đồng quản trị miễn nhiệm. Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, quyền này thuộc hội đồng thành viên; công ty TNHH một thành viên thì do chủ sở hữu hoặc chủ tịch công ty quyết theo điều lệ. Doanh nghiệp tư nhân thì chủ doanh nghiệp tự làm giám đốc hoặc thuê người.
Bài này đi qua từng loại hình: ai ra quyết định, quyết định đó phải thể hiện bằng văn bản gì, hợp đồng với giám đốc nên có nội dung nào, nhiệm kỳ tính ra sao, và khi miễn nhiệm thì cần chú ý gì để không vướng song song với chuyện lao động. Điều kiện, tiêu chuẩn để làm giám đốc không thuộc phạm vi bài này.
Ai bổ nhiệm, ai miễn nhiệm theo từng loại hình
Bảng dưới gom nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020. Điều lệ có thể quy định chi tiết thêm, nên vẫn cần đối chiếu điều lệ của công ty bạn.
| Loại hình | Cơ quan quyết định | Văn bản thể hiện | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Công ty cổ phần | Hội đồng quản trị | Nghị quyết hoặc quyết định của hội đồng quản trị | Hội đồng cũng quyết lương, thù lao, thưởng và các lợi ích khác của giám đốc |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên | Nghị quyết hoặc quyết định của hội đồng thành viên | Biểu quyết theo tỷ lệ vốn góp và tỷ lệ thông qua theo điều lệ |
| Công ty TNHH một thành viên — chủ sở hữu là tổ chức | Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty, tuỳ mô hình | Quyết định của chủ sở hữu hoặc của hội đồng thành viên công ty | Điều lệ quy định rõ ai giữ quyền này |
| Công ty TNHH một thành viên — chủ sở hữu là cá nhân | Chủ sở hữu | Quyết định của chủ sở hữu | Chủ sở hữu có thể tự làm giám đốc |
| Doanh nghiệp tư nhân | Chủ doanh nghiệp | Hợp đồng thuê và văn bản giao quyền | Chủ doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh |
Điểm hay bị hiểu nhầm là chủ tịch hội đồng quản trị hoặc chủ tịch hội đồng thành viên tự ký quyết định bổ nhiệm giám đốc mà không có cuộc họp hay phiếu lấy ý kiến. Ở công ty cổ phần và TNHH hai thành viên, chủ tịch chỉ ký thay mặt hội đồng sau khi hội đồng đã quyết.
Nhiệm kỳ của giám đốc và chuyện "bổ nhiệm lại"
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nhiệm kỳ của giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty cổ phần không quá năm năm và có thể được bổ nhiệm lại không hạn chế số nhiệm kỳ; bạn nên đối chiếu bản hợp nhất hiện hành và điều lệ. Công ty TNHH thường để điều lệ hoặc hợp đồng quy định nhiệm kỳ. Nhiều công ty nhỏ quên mất mốc này, giám đốc tiếp tục điều hành sau khi nhiệm kỳ đã hết mà không có quyết định bổ nhiệm lại.
Hậu quả của việc quên không phải lúc nào cũng nghiêm trọng, vì người đó vẫn là người đại diện theo pháp luật đã đăng ký, đối tác bên ngoài vẫn có thể dựa vào thông tin đăng ký. Nhưng khi có tranh chấp nội bộ, một bên có thể đặt câu hỏi về quyền điều hành của giám đốc trong khoảng thời gian trống. Ngân hàng khi thẩm định hồ sơ vay cũng thường đòi văn bản bổ nhiệm còn hạn.
Cách làm gọn là đặt lịch nhắc trước khi nhiệm kỳ hết vài tháng, đưa việc bổ nhiệm lại vào chương trình họp hội đồng, và ra nghị quyết bổ nhiệm lại có ghi rõ nhiệm kỳ mới. Nếu muốn thay người thì đây cũng là thời điểm tự nhiên, ít gây va chạm hơn so với miễn nhiệm giữa chừng.
Quyết định bổ nhiệm và hợp đồng với giám đốc nên có gì
Bổ nhiệm giám đốc thường cần hai văn bản: nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền, và hợp đồng giữa công ty với người được bổ nhiệm. Nội dung nên có:
- Căn cứ: điều khoản của điều lệ về thẩm quyền, nghị quyết hoặc biên bản họp đã thông qua việc bổ nhiệm.
- Họ tên, chức danh, thời điểm bắt đầu, nhiệm kỳ hoặc thời hạn.
- Người đó có đồng thời là người đại diện theo pháp luật không; nếu có, kèm việc sửa điều lệ hoặc đăng ký thay đổi khi cần.
- Phạm vi quyền hạn: các hạn mức giao dịch giám đốc được tự quyết, những việc phải trình hội đồng.
- Lương, thù lao, thưởng và các lợi ích khác, hoặc dẫn chiếu tới quyết định riêng về thù lao.
- Nghĩa vụ báo cáo, công khai lợi ích liên quan, bảo mật, không cạnh tranh nếu có.
- Điều kiện chấm dứt trước hạn và việc bàn giao khi thôi chức.
Ai ký hợp đồng thay mặt công ty với giám đốc cần được ghi rõ, thường là chủ tịch hội đồng quản trị hoặc chủ tịch hội đồng thành viên theo uỷ quyền của hội đồng. Giám đốc không tự ký hợp đồng với chính mình nhân danh công ty.
Miễn nhiệm giữa nhiệm kỳ: những điểm phải tách bạch
Chức danh và quan hệ lao động là hai việc. Quyết định miễn nhiệm chấm dứt chức danh giám đốc. Nếu người đó đồng thời có hợp đồng lao động với công ty, việc chấm dứt hợp đồng lao động phải theo pháp luật lao động. Nhiều tranh chấp phát sinh vì công ty tưởng ký quyết định miễn nhiệm là xong mọi chuyện.
Lý do nên ghi rõ. Luật cho cơ quan có thẩm quyền quyền miễn nhiệm, nhưng ghi lý do và căn cứ giúp nghị quyết dễ hiểu và ít bị khiếu nại. Lý do liên quan đến vi phạm thì nên có tài liệu đi kèm.
Người quản lý phản đối được ghi vào biên bản. Thành viên hội đồng không đồng ý với việc miễn nhiệm được ghi ý kiến vào biên bản. Điều này quan trọng cho trách nhiệm cá nhân của từng người sau này.
Giám đốc là thành viên hội đồng. Nếu giám đốc đồng thời là thành viên hội đồng quản trị, miễn nhiệm chức giám đốc không làm mất tư cách thành viên hội đồng. Muốn cả hai thì phải có thêm nghị quyết của đại hội đồng cổ đông về tư cách thành viên.
Trình tự bổ nhiệm giám đốc ở công ty cổ phần chưa niêm yết
Một trình tự tham khảo, làm được trong một cuộc họp hội đồng quản trị:
- Thành viên có thẩm quyền đề xuất ứng viên, gửi kèm sơ yếu lý lịch và dự kiến điều kiện làm việc tới các thành viên hội đồng.
- Triệu tập họp hội đồng quản trị đúng điều lệ, hoặc lấy ý kiến bằng văn bản nếu điều lệ cho phép.
- Thành viên có lợi ích liên quan với ứng viên (người thân, đối tác riêng) công khai lợi ích và không biểu quyết nếu điều lệ hoặc luật yêu cầu.
- Biểu quyết bổ nhiệm, đồng thời biểu quyết mức thù lao hoặc giao một thành viên đàm phán trong khung đã duyệt.
- Lập biên bản, ra nghị quyết, ký hợp đồng với giám đốc.
- Nếu giám đốc mới là người đại diện theo pháp luật, chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi; chi tiết thủ tục xem trên GiayPhep.com.
- Thông báo cho ngân hàng, đối tác lớn và nội bộ về người điều hành mới, kèm phạm vi quyền ký.
Khi người điều hành là người nhà của chủ
Ở doanh nghiệp gia đình, giám đốc thường là con, vợ hoặc anh em của người góp vốn lớn. Điều này không bị cấm, nhưng có hai hệ quả cần nhớ. Thứ nhất, giám đốc và người thân của họ là người có liên quan của công ty, nên các hợp đồng giữa công ty với họ hoặc với doanh nghiệp của họ rơi vào nhóm giao dịch cần phê chuẩn đặc biệt. Thứ hai, khi biểu quyết bổ nhiệm, thành viên có quan hệ thân thích nên công khai và tuân thủ điều lệ về xung đột lợi ích.
Cổ đông, thành viên khác có quyền đặt câu hỏi về năng lực và điều kiện làm việc của người được đề xuất. Một quy trình minh bạch — có hồ sơ ứng viên, có thảo luận, có biểu quyết ghi rõ — bảo vệ cả công ty lẫn chính người được bổ nhiệm khỏi những nghi ngờ về sau.
Nếu đang có mâu thuẫn giữa các nhóm cổ đông về việc ai điều hành, đừng dùng việc bổ nhiệm giám đốc làm công cụ gạt nhóm kia ra. Khi tình huống căng, nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề trước khi triệu tập họp.
Lỗi hay gặp khi bổ nhiệm, miễn nhiệm người điều hành
Quyết định một người ký thay cả hội đồng. Chủ tịch ký quyết định bổ nhiệm, không có biên bản họp hay phiếu lấy ý kiến kèm theo. Khi có tranh chấp, quyết định này chỉ chứng minh được ý chí của một người, không phải của hội đồng.
Bổ nhiệm mà không quyết thù lao. Giám đốc làm việc nhiều tháng mà mức lương, thưởng chưa từng được cơ quan có thẩm quyền duyệt. Khoản chi trả khi đó dễ bị cổ đông chất vấn, và bản thân giám đốc cũng không có căn cứ vững để đòi quyền lợi.
Không ghi phạm vi quyền ký. Quyết định chỉ ghi "giao điều hành mọi hoạt động". Đến khi giám đốc ký một hợp đồng lớn, các bên tranh cãi việc đó nằm trong hay ngoài thẩm quyền. Ghi hạn mức rõ ngay từ đầu là cách phòng tranh chấp rẻ nhất.
Miễn nhiệm nhưng không thu hồi quyền ký. Ngân hàng và đối tác vẫn nhận chữ ký của người đã thôi chức vì không ai báo. Công ty sau đó phải gánh các giao dịch mà nội bộ không hề muốn.
Quên đăng ký thay người đại diện theo pháp luật. Giám đốc mới đã điều hành nhưng trên đăng ký doanh nghiệp vẫn là người cũ. Đối tác ngay tình được quyền dựa vào thông tin đăng ký, còn công ty có thể bị xử lý vì đăng ký thay đổi chậm.
Công ty TNHH một thành viên và doanh nghiệp tư nhân: chủ sở hữu tự quyết nhưng vẫn cần giấy tờ
Ở công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, chủ sở hữu có thể tự làm giám đốc hoặc thuê người. Không có hội đồng nào phải họp, nhưng vẫn cần một quyết định của chủ sở hữu bằng văn bản ghi rõ người được bổ nhiệm, thời hạn, quyền hạn và thù lao. Ngân hàng, cơ quan thuế và đối tác thường hỏi đến văn bản này, và nó cũng là thứ tách bạch quyền của chủ sở hữu với quyền của người điều hành.
Với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp thuê người quản lý thì vẫn là người chịu trách nhiệm toàn bộ bằng tài sản của mình về hoạt động kinh doanh. Hợp đồng thuê và văn bản giao quyền càng phải ghi rõ hạn mức, vì mọi việc giám đốc thuê làm sai đều quay về chủ doanh nghiệp. Khi chấm dứt việc thuê, chủ doanh nghiệp nên thông báo bằng văn bản cho ngân hàng và đối tác, thu hồi con dấu và quyền truy cập tài khoản ngay trong ngày.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc công ty cổ phần có bắt buộc phải là cổ đông không?
Không bắt buộc. Hội đồng quản trị có thể bổ nhiệm một thành viên của mình hoặc thuê người ngoài làm giám đốc, miễn người đó đáp ứng tiêu chuẩn luật định và điều lệ, không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp.
Chủ tịch hội đồng quản trị có được kiêm giám đốc không?
Ở công ty cổ phần chưa niêm yết, nhìn chung là được nếu điều lệ không cấm. Một số loại công ty, như công ty đại chúng hoặc doanh nghiệp có vốn nhà nước theo tỷ lệ nhất định, có hạn chế riêng; cần đối chiếu luật hiện hành.
Bổ nhiệm giám đốc mới có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Chỉ khi việc thay đổi làm thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thông tin bắt buộc khác phải đăng ký. Nếu giám đốc mới không phải người đại diện theo pháp luật, việc bổ nhiệm chủ yếu là thủ tục nội bộ.
Giám đốc hết nhiệm kỳ mà chưa bổ nhiệm lại thì các hợp đồng đã ký có giá trị không?
Với đối tác bên ngoài ngay tình, hợp đồng do người đại diện theo pháp luật đã đăng ký ký nhìn chung vẫn được bảo vệ. Rủi ro nằm ở tranh chấp nội bộ, nên công ty nên ra nghị quyết bổ nhiệm lại càng sớm càng tốt.
Có thể giao quyền giám đốc cho người tạm thời không?
Có thể, bằng nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền giao người phụ trách tạm thời hoặc bằng văn bản uỷ quyền của giám đốc trong phạm vi điều lệ cho phép. Văn bản phải ghi rõ thời hạn và phạm vi quyền.
Giám đốc bị miễn nhiệm có được bồi thường không?
Phụ thuộc vào hợp đồng với giám đốc và hợp đồng lao động nếu có. Nếu hợp đồng có điều khoản chấm dứt trước hạn hoặc pháp luật lao động yêu cầu, công ty phải thực hiện; nên rà soát kỹ trước khi ra quyết định.