Muốn thay người đại diện theo pháp luật, việc đầu tiên không phải là nộp hồ sơ đăng ký mà là có quyết định nội bộ đúng thẩm quyền: điều lệ gắn tư cách đại diện với chức danh nào, cơ quan nào bầu hay bổ nhiệm chức danh đó, thì cơ quan ấy ra nghị quyết. Nếu chỉ đổi người giữ chức danh, thường hội đồng quản trị, hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu quyết là đủ; nếu đổi chức danh, số lượng hay cách chia quyền đại diện mà điều lệ đã ghi, thì phải sửa điều lệ.
Sau khi có quyết định nội bộ, doanh nghiệp mới làm thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định. Bài này đi theo thứ tự ấy, tập trung vào phần quyết định nội bộ; phần hồ sơ đăng ký chỉ nhắc, có thể xem chi tiết trên GiayPhep.com.
Người đại diện theo pháp luật gắn với chức danh, không gắn với tên
Luật Doanh nghiệp 2020 để điều lệ quy định số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Phần lớn điều lệ của công ty nhỏ ghi theo kiểu "người đại diện theo pháp luật của công ty là giám đốc" hoặc "là chủ tịch hội đồng quản trị". Khi điều lệ viết như vậy, ai đang giữ chức danh đó thì người đó là người đại diện.
Hệ quả là để thay người đại diện, công ty chỉ cần thay người giữ chức danh: bổ nhiệm giám đốc mới, hoặc bầu chủ tịch mới. Nếu luật hoặc điều lệ không quy định khác, quyết định bổ nhiệm hay bầu ấy đồng thời làm thay đổi người đại diện. Một số điều lệ cũ lại ghi thẳng họ tên người đại diện; khi đó đổi người là đụng tới nội dung điều lệ, cần đối chiếu xem có phải làm thủ tục sửa điều lệ hay không.
Trước khi chuẩn bị bất kỳ giấy tờ nào, hãy mở điều lệ và trả lời ba câu: công ty có mấy người đại diện, chức danh nào, và có phân chia quyền giữa các người đại diện không. Câu trả lời quyết định cơ quan nào phải ra nghị quyết.
Cơ quan quyết định theo từng tình huống
Bảng dưới gom các tình huống thường gặp ở công ty chưa niêm yết. Đây là nguyên lý; tỷ lệ biểu quyết và chi tiết thủ tục theo luật hiện hành và điều lệ.
| Tình huống | Công ty cổ phần | Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Công ty TNHH một thành viên |
|---|---|---|---|
| Đổi người giữ chức giám đốc, chức danh này là người đại diện | Hội đồng quản trị bổ nhiệm giám đốc mới | Hội đồng thành viên bổ nhiệm giám đốc mới | Chủ sở hữu hoặc cơ quan theo điều lệ bổ nhiệm |
| Đổi chủ tịch, chức danh này là người đại diện | Hội đồng quản trị bầu chủ tịch mới | Hội đồng thành viên bầu chủ tịch mới | Chủ sở hữu bổ nhiệm chủ tịch công ty mới |
| Đổi chức danh đại diện từ giám đốc sang chủ tịch hoặc ngược lại | Đại hội đồng cổ đông sửa điều lệ | Hội đồng thành viên sửa điều lệ | Chủ sở hữu sửa điều lệ |
| Tăng từ một lên hai người đại diện, chia quyền | Đại hội đồng cổ đông sửa điều lệ | Hội đồng thành viên sửa điều lệ | Chủ sở hữu sửa điều lệ |
Sửa điều lệ ở công ty cổ phần thường đòi tỷ lệ biểu quyết cao hơn nghị quyết thông thường. Nếu thời gian gấp, cân nhắc liệu chỉ đổi người giữ chức danh có giải quyết được vấn đề không, thay vì đổi cấu trúc đại diện.
Trình tự gợi ý từ quyết định nội bộ đến đăng ký
Một trình tự hợp lý, áp dụng cho trường hợp phổ biến là đổi giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật ở công ty cổ phần chưa niêm yết:
- Kiểm tra điều lệ: chức danh nào là người đại diện, cơ quan nào bổ nhiệm chức danh đó.
- Hội đồng quản trị họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản, ra nghị quyết miễn nhiệm giám đốc cũ và bổ nhiệm giám đốc mới, ghi rõ thời điểm có hiệu lực.
- Ký hợp đồng với giám đốc mới và quyết định thù lao theo thẩm quyền.
- Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, ký theo đúng người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
- Nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn luật định tính từ ngày có thay đổi, qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp.
- Sau khi có kết quả: cập nhật với ngân hàng, đối tác lớn, chữ ký số và các tài khoản trên cổng dịch vụ công.
Các bước 4 và 5 là thủ tục với cơ quan nhà nước, hồ sơ và mẫu biểu có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn; đối chiếu trên Cổng dịch vụ công hoặc hỏi cơ quan tiếp nhận trước khi nộp.
Ai ký khi chính người đại diện là người bị thay
Nghị quyết nội bộ do chủ toạ ký. Nghị quyết hội đồng quản trị, hội đồng thành viên do chủ toạ cuộc họp ký theo điều lệ. Nếu chủ tịch là người bị thay và không hợp tác, hội đồng có thể họp theo cơ chế triệu tập luật cho phép khi chủ tịch không triệu tập, và bầu người chủ toạ khác.
Người đại diện cũ không ký hồ sơ đăng ký. Quy định về đăng ký doanh nghiệp có cơ chế cho người có thẩm quyền khác ký hồ sơ thay đổi người đại diện trong một số trường hợp. Kiểm tra hướng dẫn hiện hành về người ký hồ sơ trước khi chuẩn bị.
Con dấu đang ở người cũ. Luật không lấy con dấu làm điều kiện của mọi giao dịch, nhưng con dấu ở trong tay người không còn quyền là rủi ro. Nghị quyết nên giao cho người mới tiếp nhận con dấu và yêu cầu bàn giao bằng văn bản.
Tranh chấp quyền điều hành. Nếu người cũ phản đối và cho rằng nghị quyết thay mình sai thủ tục, tình huống đã thành tranh chấp nội bộ. Nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi nộp hồ sơ, vì hồ sơ đăng ký không thay cho việc giải quyết tranh chấp.
Sau khi đăng ký xong: cập nhật ở đâu
Đăng ký thay đổi chỉ cập nhật thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Nhiều nơi khác không tự cập nhật theo, và người đại diện cũ vẫn có thể bị gọi tên nếu bạn bỏ sót:
- Ngân hàng: thay mẫu chữ ký, người được uỷ quyền giao dịch, dịch vụ ngân hàng điện tử.
- Chữ ký số: đăng ký chứng thư số mới hoặc cập nhật thông tin người đại diện với nhà cung cấp.
- Các tài khoản trên cổng dịch vụ công, bảo hiểm xã hội, hải quan nếu có.
- Hợp đồng khung với khách hàng, nhà cung cấp lớn có điều khoản về người đại diện ký kết.
- Giấy phép con, chứng chỉ ngành nghề có ghi tên người đại diện, nếu có, kiểm tra có phải thông báo thay đổi không.
- Các văn bản uỷ quyền do người cũ ký còn hiệu lực: rà lại, thu hồi hoặc xác nhận lại.
- Danh sách người có liên quan của công ty, vì người đại diện mới và người thân của họ có thể làm thay đổi danh sách này.
Ví dụ giả định: chuyển từ một sang hai người đại diện
Ví dụ giả định: một công ty cổ phần sản xuất ở Đồng Nai có điều lệ ghi giám đốc là người đại diện theo pháp luật duy nhất. Giám đốc thường xuyên đi công tác nước ngoài, nhiều hợp đồng phải chờ. Hội đồng quản trị muốn chủ tịch hội đồng quản trị cũng là người đại diện để ký thay khi giám đốc vắng.
Vì việc này thay đổi số lượng và chức danh người đại diện mà điều lệ đã ghi, công ty phải sửa điều lệ, nghĩa là cần nghị quyết của đại hội đồng cổ đông. Đại hội có thể được tổ chức hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản nếu điều lệ cho phép. Nội dung sửa nên nói rõ cả cách chia quyền: mỗi người được ký độc lập mọi giao dịch, hay chia theo lĩnh vực, hay một số giao dịch phải có cả hai cùng ký. Điều lệ không phân chia rõ thì theo luật, mỗi người đại diện đều là đại diện đủ thẩm quyền của công ty, và đối tác bên ngoài có quyền dựa vào điều đó.
Sau khi sửa điều lệ, công ty đăng ký thay đổi thông tin người đại diện, cập nhật với ngân hàng và đối tác. Nếu điều kiện của công ty chỉ là giám đốc vắng mặt tạm thời, một văn bản uỷ quyền đúng phạm vi đôi khi là giải pháp nhẹ hơn; nên cân nhắc trước khi đổi cấu trúc đại diện.
Lỗi hay gặp khi thay người đại diện
Nộp hồ sơ đăng ký trước, họp sau. Hồ sơ đăng ký đòi kèm nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi; làm ngược thứ tự là phải lùi lại, hoặc tệ hơn là có người bị cám dỗ ghi lùi ngày biên bản họp — việc tuyệt đối không nên làm vì có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý.
Nhầm cơ quan quyết định. Công ty cổ phần mà hội đồng quản trị ra nghị quyết sửa điều lệ về người đại diện, trong khi việc sửa điều lệ thuộc đại hội đồng cổ đông. Nghị quyết như vậy có nguy cơ bị huỷ và kéo theo rắc rối với hồ sơ đã đăng ký.
Quên miễn nhiệm người cũ. Nghị quyết chỉ bổ nhiệm người mới mà không nói gì về người cũ, trong khi điều lệ chỉ có một chức danh đại diện. Hai người cùng cho rằng mình có quyền.
Không rà văn bản uỷ quyền cũ. Người đại diện cũ đã uỷ quyền cho nhiều nhân viên ký hợp đồng, hoá đơn, giao dịch ngân hàng. Không rà lại, các uỷ quyền này tiếp tục được dùng mà người đại diện mới không biết.
Bỏ qua người có liên quan. Người đại diện mới và người thân của họ có thể làm thay đổi danh sách người có liên quan, kéo theo các hợp đồng đang chạy cần được xem lại thẩm quyền phê chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Thay người đại diện theo pháp luật có cần họp đại hội đồng cổ đông không?
Không nhất thiết. Nếu điều lệ gắn người đại diện với chức danh do hội đồng quản trị bổ nhiệm hay bầu, hội đồng quản trị quyết là đủ. Chỉ khi phải sửa điều lệ để đổi chức danh hoặc số người đại diện thì mới cần đại hội đồng cổ đông.
Có được để người đại diện theo pháp luật là người không giữ chức danh quản lý không?
Điều lệ quy định chức danh quản lý của người đại diện theo pháp luật. Muốn một người ngoài các chức danh hiện có làm đại diện thì thường phải sửa điều lệ, và người đó vẫn phải đáp ứng điều kiện luật định.
Đổi người đại diện có phải đổi con dấu không?
Thường là không, vì con dấu mang tên công ty chứ không mang tên người đại diện. Điều cần làm là bàn giao con dấu cho người được giao quản lý theo điều lệ hoặc nghị quyết.
Công ty chưa đăng ký thay đổi mà người mới đã ký hợp đồng thì sao?
Nội bộ, người mới có quyền theo nghị quyết từ ngày có hiệu lực. Với bên ngoài, đối tác thường kiểm thông tin đăng ký, nên nên làm thủ tục đăng ký càng sớm càng tốt và gửi kèm nghị quyết khi ký trong thời gian chờ.
Người đại diện cũ có còn chịu trách nhiệm về hợp đồng đã ký không?
Hợp đồng ký nhân danh công ty thì công ty chịu trách nhiệm. Người đại diện cũ chỉ chịu trách nhiệm cá nhân khi đã vượt thẩm quyền hoặc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý gây thiệt hại, theo quy định của pháp luật.
Có thời hạn nào để đăng ký thay người đại diện không?
Có. Luật Doanh nghiệp yêu cầu đăng ký thay đổi trong một thời hạn tính từ ngày có thay đổi; chậm có thể bị xử phạt hành chính. Hãy đối chiếu thời hạn trong luật và văn bản hướng dẫn hiện hành.