Nộp đơn từ chức là bày tỏ ý chí thôi giữ chức; việc thôi chức chính thức còn phụ thuộc vào loại chức danh và quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Với thành viên hội đồng quản trị, Luật Doanh nghiệp 2020 coi việc có đơn từ chức được chấp thuận là căn cứ để đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm. Với giám đốc, chủ tịch, kế toán trưởng, thôi chức gắn với quyết định của cấp đã bổ nhiệm, cộng thêm hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý nếu có.
Khoảng thời gian giữa lúc nộp đơn và lúc công ty ra quyết định, rồi đăng ký thay đổi nếu là người đại diện theo pháp luật, là chỗ hay sinh rắc rối cho cả hai phía. Bài này đi qua từng chức danh, việc công ty phải làm, và những gì người từ chức nên làm để tự bảo vệ khi công ty chậm hoặc không làm thủ tục.
Từ chức theo từng chức danh: ai xử lý đơn
Bảng dưới gom nguyên lý cho công ty chưa niêm yết. Điều lệ và hợp đồng cụ thể có thể quy định thêm thời hạn báo trước hoặc thủ tục riêng.
| Chức danh | Gửi đơn cho ai | Cơ quan quyết định thôi chức | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Thành viên hội đồng quản trị | Hội đồng quản trị, qua chủ tịch | Đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm | Hội đồng quản trị trình đại hội gần nhất hoặc lấy ý kiến bằng văn bản |
| Chủ tịch hội đồng quản trị (chỉ thôi chức chủ tịch) | Hội đồng quản trị | Hội đồng quản trị bầu chủ tịch mới | Vẫn là thành viên nếu không từ chức tư cách thành viên |
| Kiểm soát viên công ty cổ phần | Ban kiểm soát, hội đồng quản trị | Đại hội đồng cổ đông | Kiểm tra số kiểm soát viên còn lại có đủ không |
| Giám đốc, tổng giám đốc | Cấp đã bổ nhiệm | Hội đồng quản trị, hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu | Thêm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động nếu có |
| Chủ tịch hội đồng thành viên | Hội đồng thành viên | Hội đồng thành viên bầu người khác | Vẫn là thành viên góp vốn |
| Kế toán trưởng | Cấp đã bổ nhiệm | Theo điều lệ | Bắt buộc bàn giao công việc và tài liệu kế toán |
Nếu người từ chức đồng thời là người đại diện theo pháp luật, việc thôi chức kéo theo thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện. Đây là phần khiến chuyện từ chức trở nên phức tạp nhất.
Đơn từ chức có hiệu lực từ khi nào
Luật không quy định một thời điểm chung cho mọi chức danh. Với thành viên hội đồng quản trị, cách hiểu phổ biến là người đó chỉ thôi chức khi đại hội đồng cổ đông chấp thuận và miễn nhiệm, trừ khi điều lệ quy định khác. Nghĩa là từ lúc nộp đơn đến kỳ đại hội gần nhất, người từ chức về hình thức vẫn là thành viên, vẫn được mời họp, và về nguyên tắc vẫn mang nghĩa vụ của người quản lý.
Với giám đốc theo hợp đồng lao động, thời điểm chấm dứt còn bị ràng buộc bởi thời hạn báo trước theo pháp luật lao động và hợp đồng. Với giám đốc theo hợp đồng quản lý không có quan hệ lao động, thời điểm theo hợp đồng và quyết định của cấp bổ nhiệm.
Vì vậy, đơn từ chức nên ghi rõ ngày người viết mong muốn thôi chức, và đề nghị cụ thể cơ quan có thẩm quyền ra quyết định trước ngày đó. Phía công ty, khi nhận đơn nên trả lời bằng văn bản: chấp thuận từ ngày nào, hay đề nghị lùi lại để bàn giao, kèm lý do. Hai văn bản này về sau là căn cứ để xác định ai chịu trách nhiệm cho giai đoạn chuyển tiếp.
Việc công ty nên làm khi nhận đơn từ chức
Nhận đơn từ chức của người quản lý là lúc công ty dễ rối, nhất là khi người đó nắm nhiều quyền ký. Một trình tự gọn:
- Ghi nhận ngày nhận đơn, gửi văn bản xác nhận đã nhận cho người từ chức.
- Xác định cơ quan có thẩm quyền và lên lịch họp hoặc lấy ý kiến để ra quyết định thôi chức, bầu hoặc bổ nhiệm người thay.
- Nếu người từ chức là người đại diện theo pháp luật, chuẩn bị song song hồ sơ đăng ký thay đổi để nộp ngay khi có quyết định.
- Giao người tạm thời phụ trách bằng văn bản nếu khoảng trống kéo dài.
- Tổ chức bàn giao: con dấu, chứng thư số, tài khoản ngân hàng, hồ sơ đang xử lý, có biên bản.
- Thông báo cho ngân hàng, đối tác lớn về việc người đó không còn thẩm quyền ký từ ngày nào.
- Rà các văn bản uỷ quyền do người từ chức đã ký, thu hồi hoặc xác nhận lại.
Với thành viên hội đồng quản trị từ chức làm số thành viên giảm dưới mức luật hoặc điều lệ yêu cầu, hội đồng quản trị phải triệu tập đại hội để bầu bổ sung trong thời hạn luật định.
Khi công ty chậm hoặc không làm thủ tục: người từ chức tự bảo vệ thế nào
Giữ bằng chứng đã nộp đơn. Gửi đơn bằng cách có ghi nhận: thư bảo đảm có báo phát, thư điện tử tới địa chỉ chính thức của công ty và của chủ tịch, hoặc nộp trực tiếp có ký nhận. Một tờ đơn đưa tay không ai ký nhận khó chứng minh về sau.
Ngừng ký nhân danh công ty. Từ ngày mình muốn thôi chức, người từ chức nên tránh ký các giao dịch mới, trừ việc bàn giao. Nếu buộc phải ký để tránh thiệt hại cho công ty, ghi lại lý do bằng văn bản.
Đề nghị bàn giao bằng văn bản. Gửi văn bản đề nghị công ty cử người nhận bàn giao, kèm danh mục những gì mình đang giữ. Nếu công ty không cử người, lập biên bản hiện trạng có người chứng kiến.
Nhắc nghĩa vụ đăng ký. Nếu mình là người đại diện theo pháp luật, gửi văn bản nhắc công ty làm thủ tục đăng ký thay đổi. Quy định về đăng ký doanh nghiệp có thể có cơ chế riêng cho người đã thôi chức trong một số trường hợp; hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở để biết cách xử lý hiện hành.
Hỏi người làm nghề khi bị kéo dài. Công ty cố tình không ra quyết định để giữ chân người quản lý hoặc để người đó tiếp tục đứng tên là tình huống nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn, vì người đứng tên đại diện có thể bị liên đới trong các nghĩa vụ phát sinh.
Phía công ty: có được từ chối đơn từ chức không
Công ty không thể bắt một người tiếp tục làm thành viên hội đồng hay giám đốc mãi. Tuy vậy, công ty có quyền yêu cầu người từ chức tôn trọng thời hạn báo trước trong hợp đồng, hoàn thành bàn giao, và giữ nghĩa vụ bảo mật, không cạnh tranh nếu đã thoả thuận hợp lệ. Việc "chấp thuận" đơn trong luật nên được hiểu là cơ quan có thẩm quyền ghi nhận và quyết định thời điểm thôi chức, chứ không phải quyền giữ người vô thời hạn.
Trong thực tế, cách công ty nhỏ nên làm là trao đổi sớm với người từ chức về lịch bàn giao, thống nhất ngày thôi chức hợp lý, và đưa việc miễn nhiệm vào kỳ họp gần nhất. Chậm trễ không đem lại lợi ích gì cho công ty: người đã muốn đi thì không còn động lực làm việc, trong khi tên họ vẫn gắn với chức danh và quyền ký.
Nếu người từ chức đang có vấn đề cần làm rõ, như khoản tạm ứng chưa quyết toán hay hồ sơ bị thiếu, nên xử lý song song bằng biên bản đối chiếu, không dùng việc không ra quyết định làm công cụ gây sức ép.
Mẫu đơn từ chức: bố cục và nội dung cần có
Không có mẫu đơn từ chức bắt buộc cho người quản lý. Một lá đơn rõ ràng thường có các phần sau, viết ngắn gọn, đủ ý:
- Người nhận: cơ quan có thẩm quyền và người đứng đầu cơ quan đó, ví dụ hội đồng quản trị, qua chủ tịch hội đồng quản trị.
- Thông tin người từ chức: họ tên, chức danh đang giữ, quyết định bổ nhiệm hoặc nghị quyết bầu.
- Nội dung xin thôi: thôi chức danh nào (chỉ chức chủ tịch, hay cả tư cách thành viên), ngày mong muốn thôi chức.
- Đề nghị cụ thể: đề nghị ra quyết định miễn nhiệm, làm thủ tục đăng ký thay đổi nếu là người đại diện theo pháp luật, cử người nhận bàn giao.
- Danh mục ban đầu những gì đang giữ: con dấu, chứng thư số, tài liệu, quyền truy cập.
- Lý do, nếu muốn nêu; không bắt buộc với mọi trường hợp.
- Ngày, chữ ký.
Ví dụ giả định: giám đốc kiêm người đại diện nghỉ mà công ty im lặng
Ví dụ giả định: một công ty TNHH hai thành viên ở Tây Ninh thuê một người ngoài làm giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật. Sau hai năm, giám đốc nộp đơn xin nghỉ, báo trước đúng thời hạn trong hợp đồng lao động, bàn giao con dấu cho chủ tịch hội đồng thành viên rồi nghỉ. Hội đồng thành viên chưa họp, chưa bổ nhiệm ai, và thông tin đăng ký vẫn ghi tên người cũ.
Nửa năm sau, công ty chậm nộp báo cáo, nợ một nhà cung cấp, và các văn bản đều gửi tới người có tên trên đăng ký. Người này về nguyên tắc không còn điều hành, nhưng phải mất công chứng minh. Bằng chứng giúp họ là đơn xin nghỉ có ký nhận, biên bản bàn giao con dấu có chữ ký chủ tịch, và thư điện tử nhắc công ty làm thủ tục thay người đại diện mà họ đã gửi.
Từ phía công ty, sự im lặng không đem lại gì ngoài rủi ro: không ai có thẩm quyền ký hợp lệ, ngân hàng phong toả giao dịch khi phát hiện, đối tác nghi ngờ. Một cuộc họp hội đồng thành viên ngay tuần nhận đơn để giao người tạm thời và bổ nhiệm giám đốc mới là đủ tránh toàn bộ chuỗi rắc rối này.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên hội đồng quản trị nộp đơn từ chức có phải chờ đến đại hội không?
Theo cách hiểu phổ biến của Luật Doanh nghiệp 2020, việc thôi chức chính thức cần đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm, có thể bằng họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản nếu điều lệ cho phép. Không nhất thiết phải chờ đại hội thường niên.
Từ chức chủ tịch hội đồng quản trị có cần đại hội không?
Nếu chỉ thôi chức chủ tịch mà vẫn giữ tư cách thành viên, hội đồng quản trị tự bầu chủ tịch mới là đủ. Chỉ khi từ chức cả tư cách thành viên thì mới cần đại hội miễn nhiệm.
Giám đốc từ chức nhưng công ty chưa tìm được người thay thì sao?
Cấp bổ nhiệm có thể giao người phụ trách tạm thời bằng văn bản. Người từ chức nên hoàn tất bàn giao theo thời hạn đã thoả thuận, không bị buộc ở lại vô thời hạn chỉ vì công ty chưa tìm được người.
Người đã từ chức còn bị cơ quan nhà nước gọi tên vì công ty chưa đổi đăng ký không?
Có thể, vì thông tin đăng ký vẫn ghi tên họ. Đó là lý do người từ chức cần giữ bằng chứng đã nộp đơn và đã nhắc công ty làm thủ tục, để chứng minh mình không còn điều hành từ thời điểm đó.
Từ chức có làm mất cổ phần hay phần vốn góp không?
Không. Từ chức chức danh quản lý không ảnh hưởng đến quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp. Người đó vẫn là cổ đông, thành viên với đầy đủ quyền theo tỷ lệ sở hữu.