Khi hội đồng quản trị, hội đồng thành viên hay đại hội đồng cổ đông xem xét một giao dịch với người có liên quan, người có lợi ích liên quan tới giao dịch đó không được biểu quyết, và tỷ lệ thông qua được tính trên số phiếu của những người còn lại. Đây là nguyên tắc chung mà Luật Doanh nghiệp 2020 áp cho cả công ty cổ phần lẫn công ty TNHH; tỷ lệ cụ thể và cách tính chi tiết bạn đối chiếu luật hiện hành và điều lệ.
Nghe đơn giản nhưng khi họp thật, thư ký hay lúng túng: phiếu của người có lợi ích bỏ đi đâu, điều kiện họp còn đủ không, ghi biên bản thế nào, người đó lỡ bỏ phiếu rồi thì sao. Bài này trả lời từng câu, kèm ví dụ giả định có con số để bạn thấy cách tính.
Ai bị coi là có lợi ích liên quan trong một lần biểu quyết
Người có lợi ích liên quan trong một giao dịch là người mà giao dịch đó mang lại lợi ích riêng cho họ hoặc cho người có liên quan của họ, khác với lợi ích chung của công ty. Ví dụ giả định: thành viên hội đồng quản trị có vợ làm chủ công ty đối tác; cổ đông là chính bên mua tài sản của công ty; thành viên góp vốn là người cho công ty thuê nhà.
Lợi ích có thể gián tiếp. Một thành viên hội đồng thành viên không có quan hệ gì với đối tác, nhưng đang được đối tác hứa thuê làm cố vấn với thù lao cao, thì cũng có lợi ích cần khai. Luật dựa vào danh sách quan hệ cụ thể để xác định đối tượng bắt buộc, nhưng nghĩa vụ trung thực của người quản lý rộng hơn danh sách đó.
Người có lợi ích tự khai là cách đầu tiên. Cách thứ hai là chủ toạ hoặc thư ký đối chiếu danh sách kê khai lợi ích của công ty trước cuộc họp và nêu ra. Khi có tranh cãi về việc một người có lợi ích hay không, nên ghi ý kiến các bên vào biên bản và cân nhắc để giao dịch lên cấp quyết định cao hơn.
Ví dụ giả định: tính tỷ lệ khi loại phiếu
Các con số dưới đây là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính, không phải tỷ lệ luật định. Tỷ lệ thông qua thật bạn lấy từ luật hiện hành và điều lệ công ty.
| Tình huống | Tổng phiếu | Phiếu bị loại | Phiếu còn lại | Tán thành | Cách đọc |
|---|---|---|---|---|---|
| Hội đồng quản trị 5 người, 1 người có lợi ích | 5 | 1 | 4 | 3 | So 3 với 4 phiếu còn lại theo tỷ lệ điều lệ |
| Hội đồng thành viên, thành viên có lợi ích nắm 60% vốn | 100% | 60% | 40% | 30% | So 30 với 40 theo tỷ lệ luật và điều lệ |
| Đại hội đồng cổ đông, cổ đông có lợi ích nắm 1 triệu cổ phần trên 3 triệu | 3 triệu | 1 triệu | 2 triệu | 1,5 triệu | So 1,5 với 2 triệu theo tỷ lệ luật định |
Chỗ hay sai nhất là chia số phiếu tán thành cho tổng phiếu ban đầu thay vì phần còn lại. Trong ví dụ thứ hai, 30% trên tổng vốn trông rất thấp, nhưng tính trên phần vốn còn lại thì là ba phần tư. Biên bản nên ghi cả ba con số: tổng, phần bị loại và phần còn lại, để ai đọc cũng kiểm được.
Điều kiện họp và chuyện thiếu người sau khi loại phiếu
Điều kiện tiến hành họp và tỷ lệ thông qua là hai chuyện khác nhau. Người có lợi ích vẫn có thể được tính để xác định cuộc họp có đủ điều kiện tiến hành hay không, tuỳ cách luật và điều lệ quy định; nhưng khi biểu quyết về giao dịch có lợi ích thì phiếu của họ không được tính. Bạn đọc kỹ điều lệ, vì đây là chỗ các công ty quy định khác nhau.
Rắc rối xuất hiện khi phần lớn thành viên hội đồng đều có lợi ích. Ví dụ giả định: hội đồng quản trị ba người, hai người là anh em ruột của chủ công ty đối tác. Chỉ còn một người không có lợi ích. Một phiếu đó có đủ hợp lệ để chấp thuận hay không phụ thuộc điều lệ. Cách an toàn khi cơ quan cấp dưới không đủ người độc lập là đưa giao dịch lên cơ quan cao hơn, ví dụ từ hội đồng quản trị lên đại hội đồng cổ đông, nơi cổ đông có lợi ích cũng đứng ngoài nhưng phần còn lại thường đủ rộng.
Với công ty TNHH hai thành viên mà một thành viên có lợi ích, quyết định nằm hoàn toàn ở thành viên kia. Đây không phải lỗ hổng mà là thiết kế: người không hưởng lợi quyết thay cho công ty.
Biên bản cần ghi gì cho phần biểu quyết này
Biên bản là chứng cứ chính nếu sau này nghị quyết bị yêu cầu huỷ. Ngoài các nội dung bắt buộc của biên bản họp theo luật, phần giao dịch có liên quan nên có:
- Tên người có lợi ích liên quan, lợi ích cụ thể là gì, người đó tự khai hay được chủ toạ nêu.
- Xác nhận người đó không tham gia biểu quyết nội dung này.
- Tổng số phiếu, số phiếu bị loại, số phiếu còn lại dùng để tính tỷ lệ.
- Số phiếu tán thành, không tán thành, không có ý kiến trên phần còn lại.
- Tài liệu đã cung cấp cho người biểu quyết: dự thảo hợp đồng, báo giá so sánh, ý kiến ban kiểm soát.
- Ý kiến phản đối nếu có, ghi đủ để người phản đối thấy quan điểm của mình được lưu lại.
Với lấy ý kiến bằng văn bản, phiếu gửi cho người có lợi ích nên ghi rõ họ không biểu quyết nội dung đó, hoặc không gửi phần đó cho họ; biên bản kiểm phiếu ghi cách tính tương tự như họp trực tiếp.
Người có lợi ích vẫn bỏ phiếu thì sao
Đôi khi thư ký không phát hiện kịp, hoặc người có lợi ích không khai, và phiếu của họ được tính vào kết quả. Hệ quả tuỳ vào việc bỏ phiếu đó có làm thay đổi kết quả hay không. Nếu trừ phiếu đó ra mà tỷ lệ tán thành trên phần còn lại vẫn đạt, thì thường có lập luận để giữ nghị quyết. Nếu trừ ra mà không đạt, nghị quyết có nguy cơ bị yêu cầu huỷ vì sai trình tự, nội dung biểu quyết.
Khi phát hiện sau cuộc họp, cách xử lý minh bạch là ghi nhận sai sót, tính lại kết quả trên phần còn lại và, nếu cần, tổ chức biểu quyết lại cho nội dung đó trước khi giao dịch được thực hiện. Cố giữ nguyên biên bản như không có gì xảy ra chỉ làm rủi ro lớn hơn nếu có người phát hiện sau.
Người có lợi ích mà cố ý không khai để được bỏ phiếu thì vi phạm nghĩa vụ của người quản lý hoặc nghĩa vụ trung thực của thành viên, cổ đông, và có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường nếu công ty thiệt hại. Nếu công ty bạn đang tranh cãi về một nghị quyết như vậy, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi quyết định bước tiếp.
Ví dụ giả định một cuộc họp hội đồng thành viên
Công ty TNHH M có ba thành viên: bà K góp phần lớn vốn, anh L và chị N góp phần nhỏ. Bà K là chủ một xưởng in bao bì và đề nghị công ty M đặt in bao bì tại xưởng của mình trong một năm. Giám đốc gửi thông báo cho ba thành viên kèm dự thảo hợp đồng và hai báo giá của xưởng in khác trong cùng tỉnh.
Cuộc họp mở đầu bằng việc chủ toạ nêu lợi ích của bà K và đề nghị bà xác nhận. Bà K xác nhận, trình bày về chất lượng in và thời gian giao hàng, rồi trả lời câu hỏi của anh L về điều khoản đổi trả hàng lỗi. Sau đó chủ toạ thông báo phần vốn của bà K không được tính khi biểu quyết nội dung này. Anh L tán thành, chị N tán thành với điều kiện thêm điều khoản rà lại giá sau sáu tháng.
Biên bản ghi: tổng phần vốn, phần vốn của bà K bị loại, phần vốn còn lại của anh L và chị N, kết quả hai phiếu tán thành có điều kiện kèm nội dung điều kiện. Hợp đồng được sửa thêm điều khoản rà giá, rồi giám đốc ký. Sáu tháng sau, việc rà giá được ghi vào biên bản họp kế tiếp. Toàn bộ quá trình không mất nhiều thời gian hơn một cuộc họp bình thường, nhưng để lại hồ sơ đủ để không ai phải tranh cãi về sau.
Có lợi ích nhưng vẫn được nói, được giải trình
Không được biểu quyết không có nghĩa là phải ra khỏi phòng hay không được nói. Người có lợi ích thường là người hiểu giao dịch nhất: biết đối tác, biết hàng hoá, biết vì sao giá như vậy. Hội đồng có thể mời họ giải trình, trả lời câu hỏi. Điều cần tránh là họ dẫn dắt cuộc thảo luận hoặc gây áp lực lên những người biểu quyết.
Một số công ty có thông lệ để người có lợi ích trình bày xong thì rời phòng trong lúc những người còn lại thảo luận và bỏ phiếu. Luật không bắt buộc cách làm này, nhưng nó giúp người biểu quyết thoải mái nói ý kiến thật, và cho thấy rõ trên biên bản rằng quyết định được đưa ra độc lập. Nếu công ty muốn áp dụng, nên ghi vào quy chế họp thay vì làm tuỳ hứng từng lần.
Cùng tinh thần đó, tài liệu gửi trước cuộc họp nên do người không có lợi ích chuẩn bị hoặc ít nhất được người không có lợi ích kiểm lại. Báo giá so sánh do chính người có lợi ích tự đi thu thập thì giá trị chứng minh thấp hơn nhiều. Một kế toán, một thành viên ban kiểm soát hay một nhân viên mua hàng độc lập đi lấy báo giá là cách đơn giản để cuộc biểu quyết dựa trên thông tin khách quan, và cũng bảo vệ chính người có lợi ích khỏi nghi ngờ rằng họ đã chọn lọc số liệu có lợi cho mình.
Câu hỏi thường gặp
Người có lợi ích có được tính vào số người dự họp không?
Tuỳ luật và điều lệ quy định về điều kiện tiến hành họp. Thông thường họ vẫn là thành viên, cổ đông dự họp, nhưng phiếu của họ về nội dung có lợi ích không được tính vào kết quả. Bạn đọc điều lệ để biết công ty mình tính thế nào.
Người có lợi ích có được uỷ quyền cho người khác biểu quyết thay không?
Uỷ quyền không làm mất lợi ích. Người được uỷ quyền biểu quyết thay người có lợi ích về chính nội dung đó cũng không nên được tính phiếu, vì về bản chất vẫn là phiếu của người có lợi ích.
Nếu người có lợi ích bỏ phiếu không tán thành thì có sao không?
Phiếu của họ vẫn không được tính, dù tán thành hay không tán thành. Nguyên tắc là loại họ khỏi việc quyết định, không phải chỉ loại phiếu thuận. Biên bản ghi họ không biểu quyết, không ghi phiếu của họ vào cột nào.
Cổ đông có lợi ích có được phát biểu tại đại hội không?
Có. Không được biểu quyết không đồng nghĩa với mất quyền dự họp và phát biểu. Chủ toạ nên điều hành để cổ đông đó trình bày thông tin cần thiết, rồi để các cổ đông còn lại quyết định.
Ai quyết định một người có lợi ích hay không khi có tranh cãi?
Luật không chỉ định một người phân xử tại cuộc họp. Thực tế chủ toạ điều hành và ghi các ý kiến vào biên bản. Nếu tranh cãi nghiêm trọng, nên tạm hoãn nội dung đó, xin ý kiến người làm nghề hoặc đưa lên cơ quan quyết định cao hơn.
Thành viên ban kiểm soát có lợi ích thì xử lý thế nào?
Ban kiểm soát không biểu quyết chấp thuận giao dịch, nhưng nếu thành viên ban kiểm soát có lợi ích thì họ nên khai và không tham gia đưa ra ý kiến giám sát về giao dịch đó, để ý kiến của ban giữ được tính độc lập.