Trong công ty cổ phần, hợp đồng với người có liên quan thuộc diện luật liệt kê phải được hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông chấp thuận trước khi ký; giao dịch nhỏ hơn ngưỡng thì hội đồng quản trị quyết, giao dịch lớn hơn ngưỡng hoặc thuộc một số loại đặc biệt thì phải lên đại hội đồng cổ đông. Ngưỡng được tính theo tỷ lệ so với tổng tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, và điều lệ có thể đặt ngưỡng thấp hơn. Con số cụ thể bạn đọc trong Luật Doanh nghiệp 2020 bản hợp nhất mới nhất và điều lệ công ty mình, không nên dựa vào số nhớ từ bài viết cũ.
Bài này đi theo đúng trình tự một hồ sơ đi qua công ty: xác định đối tác có thuộc danh sách không, chọn cơ quan có thẩm quyền, gửi thông báo, họp và biểu quyết với điều kiện người có lợi ích đứng ngoài, rồi lưu hồ sơ. Trọng tâm là công ty cổ phần chưa niêm yết; công ty đại chúng có quy định chặt hơn, chỉ nhắc ở cuối.
Những đối tác khiến hợp đồng phải trình
Điều luật về chấp thuận giao dịch của công ty cổ phần không áp cho mọi người có liên quan theo nghĩa rộng, mà nêu một danh sách cụ thể. Theo cách quy định hiện nay, danh sách gồm các nhóm chính sau, bạn đối chiếu câu chữ trong luật hiện hành và điều lệ:
- Cổ đông sở hữu cổ phần vượt ngưỡng luật định, người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu vượt ngưỡng đó, và người có liên quan của họ.
- Thành viên hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc, và người có liên quan của họ.
- Doanh nghiệp mà thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên, giám đốc và người quản lý khác hoặc người thân của họ có sở hữu phần vốn, cổ phần, hoặc giữ chức danh quản lý — tức các doanh nghiệp họ phải kê khai lợi ích.
- Các đối tượng khác mà điều lệ công ty bổ sung, nếu điều lệ quy định chặt hơn luật.
Giao dịch với người có liên quan nhưng không thuộc các nhóm trên vẫn nên được ghi nhận và cân nhắc, nhưng không bắt buộc đi đường chấp thuận theo điều luật này. Ngược lại, chỉ cần đối tác rơi vào một nhóm là cả hợp đồng phải trình, bất kể giá có "đẹp" tới đâu.
Hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông
Thẩm quyền chia theo quy mô và loại giao dịch. Bảng dưới là cách đọc nguyên lý, không thay cho điều khoản cụ thể trong luật và điều lệ.
| Loại giao dịch | Cơ quan chấp thuận theo nguyên tắc | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giá trị dưới ngưỡng tỷ lệ so với tổng tài sản | Hội đồng quản trị | Điều lệ có thể hạ ngưỡng, đẩy nhiều giao dịch hơn lên đại hội |
| Giá trị từ ngưỡng trở lên, hoặc cộng dồn trong một khoảng thời gian luật định đạt ngưỡng | Đại hội đồng cổ đông | Cộng dồn để chặn việc chia nhỏ |
| Vay, cho vay, bán tài sản với cổ đông nắm quyền chi phối hoặc người có liên quan của họ, vượt ngưỡng riêng | Đại hội đồng cổ đông | Ngưỡng của nhóm này khác nhóm chung, đọc kỹ luật |
| Giao dịch điều lệ quy định riêng | Theo điều lệ | Điều lệ có thể đặt thêm loại phải trình đại hội |
Nếu điều lệ im lặng thì áp ngưỡng của luật. Nếu điều lệ quy định ngưỡng thấp hơn thì áp điều lệ. Người làm hồ sơ nên tính giá trị giao dịch theo báo cáo tài chính gần nhất đúng như luật nêu, ghi rõ con số tổng tài sản dùng để so trong tờ trình, để ai đọc lại cũng kiểm được.
Trình tự từ đề xuất tới khi được ký
Theo cách luật tổ chức thủ tục, người đại diện công ty sẽ ký hợp đồng là người khởi động quy trình. Một quy trình gọn cho công ty chưa niêm yết có thể như sau:
- Người đề xuất lập tờ trình: đối tác là ai, quan hệ liên quan cụ thể, nội dung chủ yếu của hợp đồng, giá và căn cứ xác định giá, lợi ích của công ty.
- Gửi thông báo kèm dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu tới các thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát (hoặc uỷ ban kiểm toán, tuỳ mô hình quản trị).
- Hội đồng quản trị xem xét trong thời hạn điều lệ quy định; điều lệ không quy định thì theo thời hạn luật định. Nếu thuộc thẩm quyền đại hội, hội đồng quản trị trình đại hội kèm ý kiến của mình.
- Tại cuộc họp hoặc khi lấy ý kiến bằng văn bản, thành viên hoặc cổ đông có lợi ích liên quan khai báo và không tham gia biểu quyết.
- Lập biên bản, ra nghị quyết chấp thuận hoặc không chấp thuận, ghi rõ cơ sở tính ngưỡng.
- Chỉ sau khi có nghị quyết mới ký hợp đồng; cập nhật danh sách giao dịch có liên quan và lưu hồ sơ.
Phiếu lấy ý kiến bằng văn bản là cách hợp lệ khi điều lệ cho phép, rất tiện cho công ty có thành viên ở xa. Điều cần giữ là đủ thông tin cho người biểu quyết, không gửi phiếu "chấp thuận" khi người nhận chưa có dự thảo hợp đồng.
Người có lợi ích đứng ngoài biểu quyết
Nguyên tắc cốt lõi là ai có lợi ích liên quan tới giao dịch thì không được biểu quyết về chính giao dịch đó. Ở hội đồng quản trị, thành viên có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết. Ở đại hội đồng cổ đông, cổ đông có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết, và nghị quyết được thông qua khi đạt tỷ lệ luật định tính trên tổng số phiếu biểu quyết còn lại.
Hai lỗi hay gặp. Thứ nhất, biên bản ghi đủ năm thành viên tán thành, trong đó có chính thành viên là chồng của giám đốc công ty đối tác. Nghị quyết đó mở ra cửa cho cổ đông khác yêu cầu huỷ. Thứ hai, công ty bỏ thành viên có lợi ích ra ngoài nhưng quên kiểm số còn lại có đủ điều kiện họp hay không. Nếu loại người có lợi ích ra mà hội đồng không còn đủ người, cần xem điều lệ xử lý ra sao hoặc đưa lên đại hội.
Người có lợi ích vẫn có thể có mặt để giải trình về giao dịch nếu hội đồng mời, nhưng biên bản nên ghi rõ họ không biểu quyết và phiếu của họ không được tính.
Giá trị, điều khoản và chứng cứ giá thị trường
Luật không cấm công ty giao dịch với người có liên quan. Nhiều giao dịch như vậy có lợi thật: công ty mẹ cho công ty con thuê nhà xưởng, cổ đông lớn cung cấp nguyên liệu ổn định. Điều luật đòi hỏi là giao dịch phải được người không có lợi ích xem xét và chấp thuận một cách có thông tin.
Để người biểu quyết có thông tin, tờ trình nên kèm chứng cứ về giá: báo giá của hai, ba nhà cung cấp độc lập, giá công ty từng mua của bên ngoài, hoặc giá thị trường có thể kiểm. Nếu giá cao hơn thị trường, tờ trình phải nói vì sao, ví dụ giả định: chất lượng ổn định hơn, công nợ dài hơn, cam kết giao hàng gấp. Ban kiểm soát nên có ý kiến bằng văn bản, nhất là với giao dịch lớn.
Hồ sơ như vậy bảo vệ chính hội đồng quản trị. Khi có cổ đông thắc mắc hay khi kiểm toán hỏi, công ty đưa ra được dấu vết cho thấy quyết định được cân nhắc, không phải ký cho có.
Ví dụ giả định đi trọn một hồ sơ
Công ty cổ phần X sản xuất bao bì, chưa niêm yết, có năm thành viên hội đồng quản trị. Ông H là thành viên hội đồng quản trị, đồng thời vợ ông nắm phần chi phối ở công ty Y chuyên cung cấp hạt nhựa. Phòng mua hàng đề xuất ký hợp đồng mua hạt nhựa của Y trong một năm. Kế toán đối chiếu danh sách kê khai lợi ích, thấy Y nằm trong danh sách doanh nghiệp liên quan của ông H, nên chặn hợp đồng ở bước ký và chuyển sang luồng chấp thuận.
Pháp chế tính tổng giá trị dự kiến của hợp đồng, so với tổng tài sản trong báo cáo tài chính năm gần nhất, thấy dưới ngưỡng mà điều lệ quy định cho hội đồng quản trị. Tờ trình kèm ba báo giá độc lập, cho thấy giá của Y nằm giữa khoảng giá thị trường, công nợ dài hơn các bên khác. Tờ trình gửi cho bốn thành viên còn lại và ban kiểm soát cùng dự thảo hợp đồng.
Cuộc họp có mặt đủ năm người. Ông H giải trình về năng lực giao hàng của Y khi được hỏi, rồi biên bản ghi rõ ông không biểu quyết. Bốn thành viên còn lại biểu quyết, nghị quyết ghi tỷ lệ tính trên bốn phiếu, nêu căn cứ tổng tài sản và kèm ý kiến của ban kiểm soát. Sau đó giám đốc mới ký hợp đồng. Mỗi quý, kế toán đối chiếu giá trị thực nhận với mức đã chấp thuận; khi khối lượng dự kiến tăng gấp rưỡi vào cuối năm, công ty trình bổ sung trước khi đặt thêm hàng thay vì để vượt rồi tính sau.
Công ty đại chúng và khi nào nên hỏi luật sư
Công ty đại chúng chịu thêm quy định của Luật Chứng khoán và văn bản hướng dẫn về quản trị công ty đại chúng: định nghĩa người có liên quan rộng hơn, nghĩa vụ công bố thông tin về giao dịch, và một số hạn chế với khoản vay, bảo lãnh cho người có liên quan. Nếu công ty bạn đã đăng ký công ty đại chúng, đừng chỉ dựa vào bài này mà phải đối chiếu bộ quy định riêng đó.
Với công ty chưa niêm yết, những tình huống nên có người làm nghề xem hồ sơ là: giao dịch gần sát ngưỡng chuyển thẩm quyền, cổ đông thiểu số đã lên tiếng phản đối, đối tác là doanh nghiệp nắm qua nhiều tầng sở hữu, hoặc hợp đồng đã ký trước rồi mới phát hiện thiếu chấp thuận. Lúc đó bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc nhờ luật sư doanh nghiệp quen đọc điều lệ và tờ trình trước khi họp.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc tự ký hợp đồng nhỏ với công ty của em ruột có được không?
Nếu em ruột hoặc doanh nghiệp của người đó thuộc danh sách đối tượng mà luật và điều lệ bắt phải chấp thuận, thì kể cả hợp đồng nhỏ cũng phải qua hội đồng quản trị. Hạn mức ký thông thường của giám đốc không áp cho giao dịch thuộc diện này.
Tổng tài sản dùng để tính ngưỡng lấy ở báo cáo nào?
Luật dẫn tới tổng tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất. Công ty nên ghi rõ báo cáo được dùng, kỳ nào, đã kiểm toán hay chưa, ngay trong tờ trình để người biểu quyết và người kiểm tra sau này đối chiếu được.
Nếu cả hội đồng quản trị đều có lợi ích liên quan thì sao?
Khi không còn đủ thành viên không có lợi ích để quyết định hợp lệ, cách an toàn là đưa giao dịch lên đại hội đồng cổ đông, nơi cổ đông có lợi ích cũng đứng ngoài biểu quyết. Điều lệ có thể có quy định riêng cho tình huống này, bạn đọc kỹ trước khi họp.
Có cần chấp thuận lại khi gia hạn hoặc sửa phụ lục hợp đồng không?
Phụ lục làm thay đổi giá, khối lượng, thời hạn hoặc nghĩa vụ chính thì về bản chất là giao dịch mới hoặc sửa giao dịch đã chấp thuận, nên cần đi lại quy trình. Phụ lục thuần kỹ thuật như đổi địa chỉ giao hàng thường không cần, nhưng nên ghi chú vào hồ sơ.
Ban kiểm soát có quyền phủ quyết giao dịch không?
Ban kiểm soát giám sát và có thể có ý kiến, kiến nghị, nhưng quyền chấp thuận thuộc hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông. Ý kiến bằng văn bản của ban kiểm soát vẫn rất có giá trị, vì nó cho thấy giao dịch đã được nhìn bởi một bộ phận độc lập.
Hợp đồng khung ký một lần rồi đặt hàng nhiều lần thì chấp thuận thế nào?
Có thể chấp thuận hợp đồng khung với tổng giá trị dự kiến và điều kiện giá rõ ràng cho một khoảng thời gian. Giá trị thực tế vượt mức đã chấp thuận thì phải trình bổ sung, và giá trị cộng dồn cũng là căn cứ để xét có vượt ngưỡng lên đại hội hay không.