Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, hợp đồng giữa công ty với thành viên, người đại diện theo uỷ quyền của thành viên, giám đốc, người đại diện theo pháp luật, người có liên quan của những người này, và người quản lý công ty mẹ phải được hội đồng thành viên chấp thuận. Thành viên có lợi ích liên quan không được tính vào việc biểu quyết. Đây là cách Luật Doanh nghiệp 2020 tổ chức, bạn đối chiếu bản hợp nhất mới nhất và điều lệ công ty, vì điều lệ có thể quy định thêm.
Loại hình TNHH có ít thành viên, thường là người quen hoặc người nhà, nên các giao dịch nội bộ rất hay gặp: một thành viên cho công ty thuê mặt bằng, giám đốc bán chiếc xe cũ cho công ty, vợ của thành viên nhận làm đại lý phân phối. Chính vì quen nên mọi người hay bỏ qua thủ tục. Bài này chỉ cách làm đúng mà không rườm rà, và điều gì xảy ra khi bỏ qua.
Những giao dịch nội bộ hay gặp ở công ty TNHH
Mỗi tình huống dưới đây đều có thể rơi vào diện phải hội đồng thành viên chấp thuận, tuỳ quan hệ cụ thể và điều lệ:
- Thành viên góp vốn cho công ty thuê nhà, kho, mặt bằng đứng tên cá nhân mình.
- Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật bán tài sản cá nhân (xe, máy móc, phần mềm tự viết) cho công ty.
- Công ty vay tiền của thành viên để bổ sung vốn lưu động, hoặc cho thành viên vay lại.
- Công ty ký hợp đồng phân phối, gia công, vận chuyển với doanh nghiệp của vợ, chồng, anh chị em ruột của thành viên.
- Công ty mẹ là một thành viên tổ chức, và công ty TNHH mua hàng của chính công ty mẹ hoặc của công ty con khác trong nhóm.
- Thành viên đồng thời là nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn cho công ty: kế toán, tư vấn, thiết kế.
Không giao dịch nào trong số đó bị cấm. Luật chỉ yêu cầu những người không có lợi ích được biết và đồng ý trước. Một công ty gia đình ba thành viên làm việc này nhanh gọn trong một buổi họp ngắn, miễn là ghi lại cho đúng.
Trình tự chấp thuận ở hội đồng thành viên
Theo cách luật mô tả, người nhân danh công ty ký hợp đồng có nghĩa vụ khởi động thủ tục. Một trình tự đầy đủ mà vẫn gọn:
- Người sẽ ký hợp đồng gửi thông báo tới các thành viên hội đồng thành viên và kiểm soát viên (nếu công ty có): đối tác là ai, quan hệ liên quan thế nào, nội dung chủ yếu của giao dịch, kèm dự thảo hợp đồng.
- Hội đồng thành viên xem xét và quyết định trong thời hạn điều lệ quy định; điều lệ không quy định thì theo thời hạn luật định, bạn đối chiếu luật hiện hành.
- Có thể họp trực tiếp, họp trực tuyến hoặc lấy ý kiến bằng văn bản nếu điều lệ cho phép. Thành viên có lợi ích liên quan khai rõ lợi ích của mình.
- Thành viên có lợi ích liên quan không được tính vào việc biểu quyết; tỷ lệ thông qua tính trên phần vốn của các thành viên còn lại theo tỷ lệ luật và điều lệ quy định.
- Ra nghị quyết hoặc quyết định chấp thuận, ghi tên thành viên không biểu quyết và lý do.
- Ký hợp đồng sau khi có nghị quyết, lưu bản sao nghị quyết cùng hợp đồng.
Điểm hay bị hỏi là phần vốn của thành viên có lợi ích bị loại ra như thế nào khi tính tỷ lệ. Nguyên tắc là chỉ những thành viên không có lợi ích được tính; nếu điều lệ có cách tính cụ thể hơn thì áp điều lệ.
Khi thành viên có lợi ích nắm phần vốn lớn
Tình huống khó nhất ở công ty TNHH là thành viên đề xuất giao dịch nắm phần lớn vốn. Ví dụ giả định: ông A góp phần lớn vốn điều lệ, bà B và anh C góp phần nhỏ. Ông A muốn cho công ty thuê lại kho của mình. Vì ông A không được tính vào biểu quyết, quyết định thực chất nằm ở B và C. Nhiều chủ doanh nghiệp ngạc nhiên khi biết điều này, nhưng đó chính là mục đích của quy định: người hưởng lợi không tự chấp thuận cho mình.
Trong thực tế, B và C thường không có lý do gì để từ chối nếu giá thuê hợp lý và kho phù hợp. Vấn đề chỉ nảy sinh khi giá cao bất thường hoặc khi quan hệ giữa các thành viên đã căng thẳng. Lúc đó, tờ trình có báo giá thuê kho tương đương trong khu vực là thứ giúp cuộc họp đi đến quyết định dựa trên số liệu, thay vì cảm tính.
Nếu B và C không chấp thuận, ông A vẫn có các lựa chọn hợp pháp: điều chỉnh giá, đề nghị thời hạn ngắn hơn, hoặc để công ty thuê kho của bên thứ ba. Điều không nên làm là để giám đốc ký luôn rồi tính sau, vì khi đó hợp đồng mang rủi ro bị toà án tuyên vô hiệu và ông A cùng người ký có thể phải hoàn trả, bồi thường.
Giám đốc, kiểm soát viên và công ty mẹ: ai làm gì
Mỗi vị trí trong công ty TNHH có một vai trò khác nhau trong giao dịch có liên quan. Bảng tóm tắt dưới đây giúp bạn biết hồ sơ cần chữ ký và ý kiến của ai.
| Vị trí | Vai trò trong giao dịch có liên quan | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giám đốc hoặc tổng giám đốc | Thường là người ký hợp đồng và gửi thông báo | Nếu chính giám đốc là đối tác, người khác phải ký thay theo uỷ quyền của hội đồng thành viên |
| Hội đồng thành viên | Chấp thuận hoặc từ chối | Thành viên có lợi ích không biểu quyết |
| Kiểm soát viên (nếu có) | Nhận thông báo, giám sát | Nên có ý kiến bằng văn bản với giao dịch lớn |
| Người quản lý công ty mẹ | Có thể là đối tác có liên quan | Giao dịch với họ cũng phải chấp thuận |
| Kế toán | Kiểm danh sách trước khi thanh toán | Không thanh toán khi thiếu nghị quyết |
Khi chính giám đốc là đối tác, ví dụ giám đốc bán xe cho công ty, thì giám đốc không nên tự ký hai đầu: một đầu với tư cách người bán, một đầu với tư cách đại diện công ty mua. Hội đồng thành viên nên chỉ định một người khác ký phía công ty sau khi chấp thuận.
Ký thiếu chấp thuận thì hậu quả là gì
Theo nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp, hợp đồng thuộc diện phải chấp thuận mà ký không đúng quy định có thể bị toà án tuyên vô hiệu và xử lý theo pháp luật. Khi giao dịch vô hiệu, các bên khôi phục tình trạng ban đầu, hoàn trả những gì đã nhận theo cách Bộ luật Dân sự 2015 quy định. Người ký hợp đồng và thành viên có liên quan phải bồi thường thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty khoản lợi thu được từ giao dịch.
Vô hiệu không xảy ra tự động. Phải có người yêu cầu, thường là một thành viên khác khi đã có mâu thuẫn. Vì vậy nhiều công ty sống yên ổn nhiều năm với các hợp đồng ký thiếu thủ tục, rồi đột ngột mọi thứ được lôi ra khi các thành viên chia tay. Đó là lý do làm đúng từ đầu rẻ hơn rất nhiều so với chữa sau.
Nếu công ty bạn đã ký rồi mới nhận ra thiếu chấp thuận, cách xử lý tốt là triệu tập hội đồng thành viên xem xét giao dịch một cách công khai, với đủ thông tin. Bài riêng về giao dịch ký trước khi được chấp thuận trên trang này đi sâu vào chuyện đó.
Hồ sơ nên lưu và câu hỏi người ngoài hay đặt ra
Giao dịch nội bộ của công ty TNHH ít khi bị ai soi tới cho đến khi có người ngoài cần đọc hồ sơ: ngân hàng thẩm định khoản vay, nhà đầu tư chuẩn bị mua phần vốn, kiểm toán viên, hoặc thành viên mới vào. Bộ hồ sơ của mỗi giao dịch có liên quan nên đủ để trả lời các câu hỏi dưới đây mà không phải gọi điện hỏi lại người cũ:
- Đối tác có quan hệ gì với công ty, quan hệ đó được phát hiện và ghi nhận khi nào.
- Thông báo gửi cho các thành viên và kiểm soát viên vào ngày nào, kèm tài liệu gì.
- Ai biểu quyết, ai không biểu quyết vì có lợi ích, tỷ lệ thông qua tính trên phần vốn nào.
- Giá hoặc điều kiện giao dịch được so với mức thị trường bằng chứng cứ gì.
- Người ký phía công ty là ai, được uỷ quyền bằng văn bản nào nếu không phải người đại diện thường lệ.
- Giá trị đã thực hiện đến nay so với mức đã chấp thuận.
Một tập hồ sơ như vậy thường chỉ vài trang. Thiếu nó, cùng một giao dịch hoàn toàn sòng phẳng vẫn có thể trở thành điểm nghi vấn trong báo cáo thẩm định, kéo dài thời gian giải ngân hoặc làm giá phần vốn bị trừ.
Điều lệ nên viết gì cho phần này
Điều lệ mẫu thường chép lại luật. Công ty TNHH có nhiều giao dịch nội bộ nên cân nhắc viết rõ hơn trong giới hạn luật cho phép: thời hạn hội đồng thành viên phải trả lời thông báo, cách lấy ý kiến bằng văn bản cho giao dịch có liên quan, cách tính tỷ lệ khi một số thành viên không biểu quyết, và ai ký thay khi giám đốc là đối tác.
Một số công ty còn đặt quy chế nội bộ về giao dịch có liên quan: giao dịch nhỏ lặp lại hằng tháng như thuê nhà của thành viên được chấp thuận một lần cho cả năm với giá cố định, có rà lại khi gia hạn. Cách này hợp lý miễn là nghị quyết chấp thuận ghi rõ phạm vi. Sửa điều lệ là việc của hội đồng thành viên với tỷ lệ biểu quyết luật định cho việc sửa điều lệ, bạn đối chiếu luật trước khi họp.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên cho công ty thuê nhà không lấy tiền có cần chấp thuận không?
Hợp đồng cho mượn hoặc cho thuê không lấy tiền vẫn là giao dịch giữa công ty và thành viên. Nó ít rủi ro thiệt hại cho công ty, nhưng vẫn nên lập văn bản và có nghị quyết ghi nhận, để sau này khi thành viên đòi lại nhà hoặc đòi tiền thuê thì có căn cứ rõ ràng.
Công ty TNHH có hai thành viên, một người có lợi ích thì ai quyết?
Khi người có lợi ích không được tính vào biểu quyết, quyết định thực chất thuộc về thành viên còn lại. Đây là kết quả bình thường của quy định, không phải lỗi. Thành viên còn lại cần được cung cấp đủ thông tin để quyết định có căn cứ.
Kiểm soát viên có bắt buộc phải có ở công ty TNHH không?
Luật hiện hành để công ty TNHH hai thành viên trở lên tự quyết định việc có kiểm soát viên hay không trong nhiều trường hợp, với ngoại lệ cho một số loại công ty có vốn nhà nước. Nếu công ty bạn có kiểm soát viên thì họ phải nhận thông báo về giao dịch có liên quan.
Thành viên mua lại hàng tồn kho của công ty với giá nội bộ thì sao?
Đây cũng là giao dịch giữa công ty và thành viên, nên cần chấp thuận. Giá bán dưới giá thị trường dễ bị coi là chuyển lợi ích cho thành viên đó, gây thiệt cho các thành viên khác, nên tờ trình cần nêu căn cứ giá rõ ràng.
Người đại diện theo uỷ quyền của thành viên tổ chức có phải khai lợi ích không?
Có. Họ thuộc nhóm đối tượng mà giao dịch với công ty phải chấp thuận, và người có liên quan của họ cũng vậy. Tổ chức cử họ nên yêu cầu họ báo cáo về lợi ích cá nhân có thể xung đột với vai trò đại diện.
Sau khi chấp thuận, hợp đồng có cần công chứng không?
Chấp thuận nội bộ không thay cho yêu cầu về hình thức của từng loại hợp đồng. Hợp đồng nào luật bắt công chứng, chứng thực hay đăng ký, ví dụ một số giao dịch về nhà đất, thì vẫn phải làm theo quy định riêng đó, kèm nghị quyết chấp thuận trong hồ sơ.