Người quản lý công ty cổ phần — thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên, giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý khác — phải kê khai cho công ty các lợi ích liên quan của mình: doanh nghiệp mà họ làm chủ, sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần, và doanh nghiệp mà người có liên quan của họ làm chủ hoặc sở hữu phần đáng kể. Việc kê khai phải cập nhật khi phát sinh thay đổi, trong thời hạn luật định. Đây là cách Luật Doanh nghiệp 2020 tổ chức việc công khai lợi ích cho công ty cổ phần; công ty TNHH tuy luật nêu khác nhưng áp dụng tinh thần tương tự là cách làm tốt.
Bản kê khai là nền của mọi việc kiểm giao dịch có liên quan. Không có nó, kế toán và pháp chế không có cách nào biết công ty đối tác là của em vợ giám đốc. Bài này giải thích kê những gì, cập nhật khi nào, ai được xem bản kê khai, và hậu quả của kê thiếu, kê sai.
Bản kê khai cần những thông tin gì
Luật nêu nội dung kê khai ở mức nguyên tắc, điều lệ công ty có thể yêu cầu chi tiết hơn. Một bản kê khai đủ dùng thường có các phần sau:
- Thông tin người kê khai: họ tên, chức danh tại công ty, ngày bắt đầu giữ chức.
- Doanh nghiệp mà người kê khai làm chủ, sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần: tên, mã số doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh chính, tỷ lệ sở hữu và thời điểm sở hữu.
- Doanh nghiệp mà người kê khai giữ chức danh quản lý hoặc đại diện.
- Danh sách người có liên quan là cá nhân của người kê khai theo quan hệ gia đình luật liệt kê.
- Doanh nghiệp mà những người có liên quan đó làm chủ, cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn, cổ phần vượt ngưỡng luật định.
- Cam kết thông báo khi có thay đổi, chữ ký và ngày kê khai.
Phần khó nhất là phần người thân. Người kê khai không phải lúc nào cũng biết hết anh chị em ruột, con dâu, con rể đang góp vốn ở đâu. Cách làm thực tế là kê những gì mình biết, hỏi trực tiếp người thân khi cần, và cập nhật khi biết thêm. Kê khai trung thực trong phạm vi hiểu biết hợp lý tốt hơn nhiều so với bỏ trống phần này.
Khi nào phải kê khai và cập nhật
Kê khai không phải việc một lần lúc nhận chức. Bảng dưới gợi ý các thời điểm cần làm; thời hạn cụ thể kể từ khi phát sinh lợi ích bạn đối chiếu luật hiện hành và điều lệ.
| Thời điểm | Việc cần làm | Ai nhắc |
|---|---|---|
| Khi được bầu, bổ nhiệm | Kê khai lần đầu toàn bộ lợi ích | Thư ký công ty hoặc pháp chế gửi mẫu kèm quyết định bổ nhiệm |
| Khi mua, bán phần vốn ở doanh nghiệp khác | Cập nhật dòng tương ứng | Người quản lý tự thông báo |
| Khi người thân lập hoặc góp vốn vào doanh nghiệp | Bổ sung | Người quản lý tự thông báo khi biết |
| Khi kết hôn, ly hôn, nhận con nuôi | Cập nhật danh sách người có liên quan | Người quản lý tự thông báo |
| Định kỳ hằng năm | Xác nhận lại toàn bộ bản kê khai | Thư ký công ty gửi yêu cầu trước kỳ họp thường niên |
| Khi thôi giữ chức | Ghi nhận ngày chấm dứt | Thư ký công ty |
Xác nhận định kỳ hằng năm không phải yêu cầu riêng của luật, nhưng là cách đơn giản để bắt những thay đổi người quản lý quên báo. Nhiều công ty gắn nó với hồ sơ chuẩn bị đại hội hoặc họp hội đồng thành viên cuối năm.
Ai được xem bản kê khai
Ở công ty cổ phần, danh sách người có liên quan và các lợi ích liên quan được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Cổ đông, đại diện theo uỷ quyền của cổ đông, thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên, giám đốc và người quản lý khác có quyền xem, trích lục và sao một phần hoặc toàn bộ nội dung trong giờ làm việc, theo trình tự điều lệ quy định. Điều lệ có thể quy định cách thức cho phù hợp, nhưng không được bỏ quyền này.
Quyền xem của cổ đông là chỗ hay gây ngại cho người quản lý, vì bản kê khai có thông tin gia đình. Cần hiểu rằng mục đích của quy định là để người góp vốn kiểm được giao dịch có liên quan, không phải để công khai đời tư. Công ty nên bảo quản bản kê khai cẩn thận, chỉ cung cấp theo đúng trình tự, và tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi lưu, chia sẻ những thông tin này.
Với công ty TNHH, luật không nêu cơ chế xem giống hệt, nhưng thành viên có quyền được cung cấp thông tin, xem sổ sách theo luật và điều lệ. Kế toán và pháp chế cần dùng bản kê khai trong công việc kiểm giao dịch, nên quy chế nội bộ nên ghi rõ ai trong bộ máy được tiếp cận.
Kê khai lợi ích và nghĩa vụ trung thực của người quản lý
Kê khai không đứng một mình. Luật Doanh nghiệp đặt cho người quản lý các nghĩa vụ chung: thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất vì lợi ích hợp pháp tối đa của công ty; trung thành với lợi ích của công ty; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác. Kê khai lợi ích là cách thực hiện nghĩa vụ đó bằng giấy tờ.
Ví dụ giả định: một giám đốc biết công ty sắp mở rộng sang một tỉnh mới, và người em ruột vội lập công ty cho thuê kho ở đó để chào thuê. Nếu giám đốc không kê khai doanh nghiệp mới của em và để công ty thuê kho mà không qua chấp thuận, vấn đề không chỉ là thiếu thủ tục mà còn là sử dụng thông tin của công ty để tạo cơ hội cho người thân.
Ngược lại, khi đã kê khai đầy đủ và giao dịch được chấp thuận đúng, người quản lý có một lớp bảo vệ rõ ràng: họ đã làm đúng những gì luật yêu cầu, quyết định thuộc về người không có lợi ích.
Thư ký công ty tổ chức việc kê khai thế nào
Ở doanh nghiệp nhỏ, người lo việc này thường là kế toán trưởng, trợ lý giám đốc hoặc pháp chế kiêm nhiệm. Một cách tổ chức không tốn nhiều công:
- Soạn mẫu kê khai theo nội dung luật yêu cầu và điều lệ, thêm hướng dẫn ngắn về danh sách quan hệ gia đình cần kê.
- Gửi mẫu cho người quản lý mới cùng quyết định bầu, bổ nhiệm; đặt hạn nộp lại trong thời hạn luật định.
- Nhập các bản kê khai vào một bảng tổng hợp duy nhất: người quản lý, người có liên quan, doanh nghiệp liên quan, mã số doanh nghiệp.
- Gửi bảng tổng hợp cho bộ phận kế toán, mua hàng, bán hàng dưới dạng danh sách doanh nghiệp cần chú ý, không cần kèm thông tin gia đình chi tiết.
- Mỗi năm gửi yêu cầu xác nhận lại; ghi nhận cả những người trả lời "không thay đổi".
- Lưu bản gốc có chữ ký cùng tài liệu công ty phải lưu giữ.
Bước thứ tư là chỗ biến bản kê khai thành công cụ thật. Người mua hàng chỉ cần biết mã số doanh nghiệp nào cần chặn lại hỏi pháp chế, không cần biết đó là doanh nghiệp của ai.
Ví dụ giả định: một bản kê khai thay đổi qua một năm
Chị V được bầu vào hội đồng quản trị một công ty cổ phần chế biến thuỷ sản ở An Giang vào đầu năm. Bản kê khai lần đầu của chị ghi hai dòng: chị sở hữu một phần vốn nhỏ ở một công ty bao bì, và chồng chị là giám đốc một công ty vận tải. Thư ký công ty nhập hai mã số doanh nghiệp này vào danh sách cần chú ý và báo cho phòng mua hàng.
Giữa năm, chị V bán hết phần vốn ở công ty bao bì. Chị gửi thông báo cập nhật, thư ký ghi ngày chấm dứt ở dòng tương ứng; các đơn hàng bao bì từ sau ngày đó không còn phải trình hội đồng. Vài tháng sau, em gái chị lập một công ty phân phối thức ăn chăn nuôi. Chị V biết tin qua gia đình và bổ sung ngay, dù công ty thuỷ sản chưa có giao dịch nào với doanh nghiệp đó.
Cuối năm, phòng kinh doanh đề xuất bán phụ phẩm cho chính công ty của em gái chị. Nhờ dòng bổ sung, hồ sơ được chặn ở bước trình ký, đưa lên hội đồng quản trị, chị V không biểu quyết. Nếu chị không cập nhật, giao dịch đã đi qua theo hạn mức của giám đốc, và chị là người phải giải thích khi bị hỏi.
Kê thiếu, kê sai thì hậu quả ra sao
Kê thiếu tự nó đã là vi phạm nghĩa vụ của người quản lý. Hậu quả lớn hơn đến khi công ty ký giao dịch với doanh nghiệp không được kê khai mà không qua chấp thuận. Giao dịch đó có nguy cơ bị yêu cầu tuyên vô hiệu, và người quản lý phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại, hoàn trả lợi ích thu được. Ngoài ra, điều lệ và nghị quyết của công ty có thể quy định căn cứ miễn nhiệm, bãi nhiệm khi người quản lý vi phạm nghĩa vụ.
Cổ đông, thành viên có thể dùng chính việc kê thiếu làm căn cứ để yêu cầu công ty xử lý, hoặc trong những trường hợp luật cho phép, khởi kiện người quản lý. Vì vậy, nếu một người quản lý nhận ra mình kê thiếu, cách tốt nhất là bổ sung ngay bằng văn bản và đề nghị rà lại các giao dịch đã ký với doanh nghiệp bị bỏ sót.
Câu hỏi thường gặp
Người quản lý không biết người thân góp vốn ở đâu thì kê thế nào?
Kê những gì biết, ghi chú rằng đã hỏi và chưa có thông tin đầy đủ, rồi bổ sung khi biết. Tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp công khai theo tên người thân cũng là một cách tự kiểm. Điều quan trọng là thể hiện thiện chí và cập nhật kịp thời.
Công ty TNHH có phải lập bản kê khai lợi ích không?
Luật nêu cơ chế công khai lợi ích rõ nhất cho công ty cổ phần. Công ty TNHH vẫn phải chấp thuận giao dịch với người có liên quan, nên muốn kiểm được thì cần biết ai liên quan. Lập bản kê khai cho thành viên và giám đốc là cách làm nên áp dụng, có thể ghi vào điều lệ.
Kế toán trưởng có phải kê khai không?
Tuỳ điều lệ có xếp kế toán trưởng vào nhóm người quản lý hay không. Nếu có, họ thuộc diện kê khai. Kể cả khi không bắt buộc, nhiều công ty vẫn yêu cầu kế toán trưởng kê khai vì họ trực tiếp thanh toán cho đối tác.
Bản kê khai có phải nộp cho cơ quan nhà nước không?
Với công ty chưa đại chúng, bản kê khai là tài liệu nội bộ lưu tại công ty, không nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Công ty đại chúng có nghĩa vụ công bố thông tin riêng theo pháp luật chứng khoán, bạn đối chiếu quy định đó.
Cổ đông nhỏ xin xem bản kê khai thì công ty có được từ chối không?
Quyền xem danh sách người có liên quan và lợi ích liên quan được luật trao cho cổ đông công ty cổ phần. Công ty có thể yêu cầu làm theo trình tự điều lệ quy định, nhưng không nên từ chối trơn. Từ chối không có căn cứ dễ dẫn tới tranh chấp lớn hơn.
Người quản lý đã nghỉ việc có cần giữ bản kê khai không?
Công ty nên lưu bản kê khai của người đã nghỉ cùng hồ sơ trong thời hạn lưu trữ, vì giao dịch ký trong thời gian họ giữ chức vẫn có thể bị xem xét sau này. Ghi rõ ngày chấm dứt chức danh để biết giai đoạn nào còn áp dụng.