Hợp đồng với người có liên quan thuộc diện phải chấp thuận mà đã ký trước khi có nghị quyết thì có nguy cơ bị toà án tuyên vô hiệu nếu có người yêu cầu; việc trình cơ quan có thẩm quyền xem xét sau không tự động làm hợp đồng hợp lệ, nhưng là bước khắc phục đúng hướng và thường làm giảm đáng kể rủi ro tranh chấp. Luật Doanh nghiệp 2020 không có điều khoản riêng nói rõ "chấp thuận sau" có hiệu lực ra sao, nên kết quả cuối cùng khi có tranh chấp phụ thuộc vào cách toà án đánh giá toàn bộ sự việc.
Tình huống này rất phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ: người quản lý không biết quy định, hoặc biết nhưng nghĩ giao dịch nhỏ, rồi kế toán hay kiểm toán phát hiện sau. Bài này chỉ cách đánh giá mức độ rủi ro, cách khắc phục minh bạch, và những việc tuyệt đối không nên làm vì chúng biến một thiếu sót thủ tục thành một vấn đề lớn hơn nhiều.
Rủi ro thật nằm ở đâu
Luật quy định hợp đồng, giao dịch thuộc diện phải chấp thuận mà giao kết không đúng quy định thì bị vô hiệu theo quyết định của toà án. Chữ "theo quyết định của toà án" quan trọng: hợp đồng không tự mất hiệu lực, các bên vẫn thực hiện bình thường cho tới khi có người khởi kiện và toà tuyên vô hiệu. Người có thể yêu cầu thường là thành viên, cổ đông không đồng ý với giao dịch, hoặc chính công ty khi ban lãnh đạo thay đổi.
Vì thế mức độ rủi ro phụ thuộc vào ba câu hỏi. Giao dịch có gây thiệt hại cho công ty không, ví dụ giá cao hơn thị trường, điều khoản bất lợi. Quan hệ giữa những người góp vốn đang êm hay đang căng. Giao dịch đã thực hiện xong hay còn đang chạy. Một hợp đồng thuê kho giá thị trường trong công ty mà các thành viên đồng thuận có rủi ro thấp hơn nhiều so với một khoản cho vay không bảo đảm sang công ty người nhà giám đốc khi cổ đông đang bất đồng.
Ngoài hiệu lực hợp đồng, người ký và người có lợi ích còn đối mặt với trách nhiệm bồi thường, hoàn trả lợi ích nếu công ty thiệt hại. Rủi ro này không biến mất chỉ vì hợp đồng chưa bị ai khởi kiện.
Các bước khắc phục minh bạch
Khi phát hiện, cách làm được khuyến nghị là đưa toàn bộ sự việc ra trước cơ quan có thẩm quyền, không che giấu. Trình tự gợi ý:
- Tạm dừng các phần chưa thực hiện của hợp đồng nếu có thể, ví dụ chưa giải ngân phần còn lại, chưa đặt thêm hàng.
- Người phát hiện báo bằng văn bản cho người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền chấp thuận và ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên.
- Lập tờ trình đầy đủ: đối tác, quan hệ liên quan, nội dung hợp đồng, ngày ký, phần đã thực hiện, giá so với thị trường, lý do thiếu thủ tục.
- Trình cơ quan có thẩm quyền xem xét theo đúng trình tự như một giao dịch mới; người có lợi ích không biểu quyết.
- Nghị quyết ghi rõ đây là xem xét giao dịch đã ký ngày nào, kết luận chấp thuận, chấp thuận có điều kiện (sửa giá, sửa điều khoản) hoặc không chấp thuận.
- Thực hiện theo nghị quyết và cập nhật quy trình để không lặp lại.
Nghị quyết ghi đúng ngày họp thật và nêu rõ giao dịch đã ký trước đó. Giá trị của nó nằm ở sự trung thực: những người không có lợi ích đã được biết đầy đủ và đã quyết định.
Chấp thuận sau có giá trị pháp lý đến đâu
Không có câu trả lời tuyệt đối. Lập luận ủng hộ giá trị của chấp thuận sau dựa trên mục đích của quy định: luật muốn những người không có lợi ích được quyết định có thông tin. Nếu sau khi biết đủ, họ vẫn đồng ý, thì mục đích đó về cơ bản đã đạt. Bộ luật Dân sự 2015 cũng có cơ chế người được đại diện công nhận giao dịch do người đại diện xác lập vượt phạm vi, và lập luận này đôi khi được viện dẫn bằng cách tương tự.
Lập luận ngược lại cho rằng luật đòi chấp thuận trước khi giao kết, và một giao dịch ký sai thủ tục vẫn mang khuyết tật lúc giao kết. Ngoài ra, chấp thuận sau đến khi giao dịch đã thực hiện xong có thể bị coi là thông qua một việc đã rồi, người biểu quyết không còn lựa chọn thực sự.
Thực tế, khi toà án xem xét, những yếu tố như giao dịch có công bằng không, các bên có ngay tình không, những người không có lợi ích có được biết đủ không, và nghị quyết sau có lập đúng thủ tục không thường có trọng lượng. Vì vậy chấp thuận sau không phải tấm khiên chắc chắn, nhưng là việc nên làm. Với giao dịch lớn hoặc đang có bất đồng, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc nhờ luật sư doanh nghiệp đánh giá trước khi chọn hướng xử lý.
Những việc không được làm
Khi phát hiện thiếu chấp thuận, áp lực muốn hồ sơ "trông như đã đủ" rất lớn. Các cách dưới đây không những không khắc phục được mà còn có thể dẫn tới trách nhiệm nặng hơn nhiều:
- Lập nghị quyết, biên bản họp ghi lùi ngày như thể đã họp trước khi ký hợp đồng.
- Ghi tên thành viên hội đồng tham dự, biểu quyết trong khi người đó không hề tham gia.
- Ký thay chữ ký của thành viên vắng mặt.
- Chuyển hợp đồng sang một doanh nghiệp đứng tên người khác để giao dịch trông như không còn liên quan.
- Chia hợp đồng đã ký thành nhiều hợp đồng nhỏ để mỗi phần nằm dưới ngưỡng.
Những hành vi trên là làm sai lệch tài liệu, có thể kéo theo xử lý hành chính hoặc hình sự tuỳ tính chất, và khi bị phát hiện sẽ phá huỷ toàn bộ lập luận ngay tình. So với chúng, một nghị quyết trung thực ghi rõ giao dịch đã ký trước luôn là lựa chọn tốt hơn.
Nếu cơ quan có thẩm quyền không chấp thuận
Có trường hợp hội đồng xem xét và không đồng ý, thường vì giá bất lợi hoặc giao dịch không cần thiết. Khi đó công ty cần tìm cách xử lý với đối tác: thương lượng sửa giá, sửa điều khoản cho công bằng; chấm dứt hợp đồng theo điều khoản chấm dứt nếu có; hoặc thoả thuận các bên hoàn trả cho nhau những gì đã nhận.
Vì đối tác chính là người có liên quan, thương lượng thường dễ hơn với đối tác ngoài. Người có lợi ích nên chủ động đề xuất phương án sửa để giảm thiệt hại cho công ty, vì nếu đi tới tranh chấp, chính họ là người phải bồi thường, hoàn trả lợi ích.
Nếu không thương lượng được, công ty hoặc thành viên, cổ đông có quyền có thể đưa ra toà án hoặc trọng tài theo thoả thuận giải quyết tranh chấp. Bài về hậu quả khi giao dịch bị tuyên vô hiệu trên trang này nói rõ hơn phần hoàn trả, bồi thường.
Dù kết quả là chấp thuận hay không, toàn bộ hồ sơ của lần xem xét này nên được lưu cùng hợp đồng gốc: thông báo phát hiện, tờ trình, biên bản, nghị quyết và các văn bản trao đổi với đối tác. Khi có người hỏi lại sau vài năm, đây là bằng chứng duy nhất cho thấy công ty đã biết, đã cân nhắc và đã xử lý một cách nghiêm túc.
Ví dụ giả định: phát hiện khi kiểm toán năm
Công ty cổ phần G sản xuất vật liệu xây dựng ở Thanh Hoá, chưa niêm yết. Trong đợt kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên hỏi về danh sách bên liên quan và phát hiện công ty đã ký hợp đồng mua đá nguyên liệu kéo dài hai năm với một doanh nghiệp do con rể của tổng giám đốc làm chủ. Hợp đồng do tổng giám đốc ký theo hạn mức, không qua hội đồng quản trị.
Kế toán trưởng báo bằng văn bản cho chủ tịch hội đồng quản trị và trưởng ban kiểm soát. Pháp chế lập tờ trình: giá trị đã thực hiện, giá mua so với ba nhà cung cấp khác trong cùng thời kỳ, chất lượng đá, công nợ hiện tại. Số liệu cho thấy giá nằm trong khoảng thị trường, có thời điểm cao hơn một chút nhưng đi kèm điều kiện giao hàng tốt hơn.
Hội đồng quản trị họp, tổng giám đốc giải trình rồi không biểu quyết. Bốn thành viên còn lại chấp thuận cho hợp đồng tiếp tục với điều kiện từ nay giá được rà theo quý và hợp đồng sẽ hết hạn đúng kỳ, không tự động gia hạn. Nghị quyết ghi ngày họp thật và nêu rõ hợp đồng được ký trước đó mà chưa qua chấp thuận. Báo cáo của ban kiểm soát tại đại hội thường niên kể lại sự việc. Công ty sau đó lập danh sách người có liên quan và gắn vào khâu mua hàng.
Rà toàn bộ giao dịch cũ khi phát hiện một trường hợp
Một hợp đồng thiếu chấp thuận thường không đứng một mình. Nếu công ty chưa từng có danh sách người có liên quan hay quy trình kiểm, rất có thể còn nhiều giao dịch tương tự. Phát hiện một trường hợp là dịp tốt để rà toàn bộ: lập danh sách người có liên quan, đối chiếu với danh mục nhà cung cấp, khách hàng, các khoản vay, hợp đồng thuê trong vài năm gần đây.
Kết quả rà soát nên được trình một lần cho cơ quan có thẩm quyền, kèm phân loại: giao dịch đã chấm dứt, giao dịch đang chạy giá thị trường, giao dịch đang chạy có điều khoản cần xem lại. Cách làm theo lô này giúp hội đồng nhìn bức tranh đầy đủ thay vì xử lý từng vụ lẻ tẻ, và cho thấy công ty chủ động sửa sai trước khi có ai yêu cầu.
Sau rà soát, công ty dựng quy trình kiểm trước khi ký để từ đó các giao dịch mới đi đúng đường ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng ký thiếu chấp thuận có tự động vô hiệu không?
Không. Theo Luật Doanh nghiệp, hợp đồng thuộc diện này bị vô hiệu theo quyết định của toà án khi có yêu cầu. Cho tới lúc đó, các bên vẫn thực hiện, nhưng rủi ro bị yêu cầu tuyên vô hiệu luôn treo lơ lửng.
Ai có quyền yêu cầu toà án tuyên hợp đồng vô hiệu?
Thường là công ty, thành viên, cổ đông có quyền lợi bị ảnh hưởng, theo quy định về người có quyền khởi kiện của pháp luật tố tụng và Luật Doanh nghiệp. Cổ đông nhỏ một mình có thể bị giới hạn ở một số loại khởi kiện; bạn đối chiếu quy định hiện hành.
Thời gian để yêu cầu tuyên vô hiệu là bao lâu?
Thời hiệu phụ thuộc căn cứ vô hiệu và quy định của Bộ luật Dân sự cùng luật chuyên ngành. Bài không nêu con số vì dễ áp sai trường hợp. Bạn nên hỏi luật sư cho tình huống cụ thể, đặc biệt khi giao dịch đã ký từ lâu.
Đã chấp thuận sau rồi thì thành viên phản đối còn kiện được không?
Về nguyên tắc vẫn có thể, nhất là khi họ cho rằng nghị quyết chấp thuận sau được lập sai thủ tục hoặc giao dịch gây thiệt hại. Tuy nhiên, một nghị quyết đúng trình tự, người có lợi ích đứng ngoài, thông tin đầy đủ là chứng cứ quan trọng cho phía công ty.
Giao dịch đã thực hiện xong từ lâu có cần trình lại không?
Nên đưa vào báo cáo rà soát để cơ quan có thẩm quyền ghi nhận, kể cả khi không cần quyết định gì thêm. Việc ghi nhận công khai giúp tránh cảnh giao dịch cũ bị lôi ra như một phát hiện bất ngờ khi có tranh chấp sau này.
Kế toán phát hiện nhưng giám đốc bảo bỏ qua thì làm gì?
Kế toán nên báo bằng văn bản cho giám đốc và, theo quy chế, cho ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên nếu có. Lưu lại văn bản đã gửi. Kế toán không nên tham gia làm hồ sơ sai lệch dưới bất kỳ hình thức nào, vì trách nhiệm có thể đến với cả người thực hiện.