Giao dịch giữa công ty mẹ và công ty con là giao dịch giữa những người có liên quan, nên mỗi bên phải tự xét theo loại hình và điều lệ của mình xem giao dịch có thuộc diện phải được hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông hay chủ sở hữu chấp thuận hay không. Không có chuyện "công ty mẹ đã duyệt là xong cho cả hai". Công ty con là một pháp nhân riêng, có thể có cổ đông, thành viên khác, và quyền lợi của họ được bảo vệ ở chính công ty con.
Ở Việt Nam, rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã thành một nhóm vài công ty: một công ty sản xuất, một công ty thương mại, một công ty giữ nhà xưởng, cùng do một gia đình nắm. Giao dịch qua lại giữa chúng diễn ra hằng ngày. Bài này chỉ cách nhìn giao dịch đó từ hai phía, ai cần thông qua, và những điểm làm cổ đông thiểu số hoặc ngân hàng đặt câu hỏi.
Vì sao phải xét riêng ở từng công ty
Luật Doanh nghiệp 2020 coi công ty mẹ và công ty con là người có liên quan của nhau. Khi công ty con mua hàng của công ty mẹ, đứng ở phía công ty con thì đối tác là người có liên quan; đứng ở phía công ty mẹ thì đối tác cũng là người có liên quan. Mỗi phía có cơ quan quản lý riêng, điều lệ riêng, nhóm người góp vốn riêng.
Nếu công ty con là công ty TNHH một thành viên do công ty mẹ sở hữu toàn bộ, thì phía công ty con xử lý theo cơ chế giao dịch với chủ sở hữu là tổ chức. Nếu công ty con là công ty cổ phần mà công ty mẹ chỉ nắm phần chi phối, còn lại là cổ đông khác, thì giao dịch có thể phải qua hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông của công ty con, và công ty mẹ, với tư cách cổ đông có lợi ích liên quan, không được biểu quyết ở đại hội cho giao dịch đó.
Ở phía công ty mẹ, câu hỏi khác đi: giao dịch với công ty con có rơi vào danh sách phải chấp thuận theo loại hình của công ty mẹ hay không, và có vượt hạn mức thẩm quyền của giám đốc hay không. Hai câu hỏi ở hai phía có thể cho hai đáp án khác nhau.
Đọc nhanh: công ty con loại hình nào thì xét ra sao
Bảng dưới gợi ý hướng xét ở phía công ty con. Đây là nguyên lý chung; thẩm quyền và tỷ lệ cụ thể bạn đối chiếu luật hiện hành và điều lệ công ty con.
| Công ty con là | Công ty mẹ nắm | Hướng xét giao dịch với công ty mẹ |
|---|---|---|
| TNHH một thành viên | Toàn bộ vốn | Theo cơ chế giao dịch với chủ sở hữu là tổ chức: các chức danh quản lý của công ty con xem xét, quyết định |
| TNHH hai thành viên trở lên | Một phần, có thể chi phối | Hội đồng thành viên công ty con chấp thuận; công ty mẹ là thành viên có lợi ích, không được tính vào biểu quyết |
| Cổ phần chưa niêm yết | Một phần, có thể chi phối | Hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông theo ngưỡng; người đại diện của công ty mẹ và công ty mẹ không biểu quyết |
| Cổ phần đại chúng | Một phần | Thêm quy định của pháp luật chứng khoán, công bố thông tin |
Điểm đáng chú ý ở dòng hai và ba: khi công ty mẹ không được biểu quyết, quyết định nằm ở các thành viên, cổ đông còn lại, dù họ chỉ nắm phần nhỏ. Đó là cơ chế bảo vệ cổ đông thiểu số của công ty con.
Những loại giao dịch trong nhóm hay gặp
Mua bán hàng hoá, nguyên liệu giữa các công ty trong nhóm. Thường lặp lại liên tục. Cách hợp lý là chấp thuận hợp đồng khung có cơ chế xác định giá rõ ràng cho một khoảng thời gian, thay vì trình từng đơn hàng.
Cho vay, vay lại trong nhóm. Công ty có tiền nhàn rỗi cho công ty khác trong nhóm vay. Đây là loại dễ gây thiệt cho cổ đông thiểu số của bên cho vay nếu lãi thấp, không có bảo đảm hoặc khả năng trả kém. Ngoài chấp thuận nội bộ, còn có quy định về vay giữa các doanh nghiệp và khía cạnh thuế cần kiểm riêng.
Thuê tài sản dùng chung. Công ty giữ nhà xưởng cho các công ty khác thuê. Giá thuê nên có căn cứ so sánh với giá thuê tương đương.
Dịch vụ dùng chung. Công ty mẹ làm kế toán, nhân sự, công nghệ thông tin cho cả nhóm và thu phí. Cần hợp đồng ghi rõ phạm vi dịch vụ, cách phân bổ chi phí.
Bảo lãnh, thế chấp tài sản cho khoản vay của công ty khác trong nhóm. Ngoài giao dịch với người có liên quan, đây còn chạm tới quy định về đem tài sản công ty đi bảo đảm. Phần đó trang này có danh mục riêng về hợp đồng lớn, vay, bảo lãnh, thế chấp.
Người quản lý kiêm nhiệm ở nhiều công ty
Trong nhóm công ty gia đình, một người thường giữ chức ở nhiều nơi: chủ tịch công ty mẹ, giám đốc công ty con, thành viên hội đồng quản trị công ty kia. Khi hai công ty trong nhóm giao dịch với nhau, người đó có lợi ích ở cả hai phía và không nên tự ký hai đầu.
Bộ luật Dân sự 2015 có nguyên tắc người đại diện không được xác lập, thực hiện giao dịch với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là người đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Một giám đốc đại diện cả bên mua lẫn bên bán là trường hợp điển hình. Cách làm đúng là để mỗi phía có một người đại diện khác ký, theo uỷ quyền bằng văn bản sau khi giao dịch đã được chấp thuận ở cả hai phía.
Người kiêm nhiệm cũng nên được nhắc trong danh sách kê khai lợi ích ở từng công ty. Kế toán ở công ty con cần biết giám đốc của mình đồng thời giữ chức gì ở công ty mẹ, để khi một hợp đồng từ công ty mẹ đến thì chặn đúng luồng.
Lập quy chế giao dịch nội bộ cho một nhóm nhỏ
Nhóm vài công ty không cần bộ máy phức tạp. Một quy chế ngắn, được hội đồng của từng công ty thông qua, giúp các giao dịch thường xuyên đi nhanh mà vẫn hợp lệ.
- Vẽ sơ đồ sở hữu và sơ đồ người quản lý kiêm nhiệm của cả nhóm, cập nhật mỗi khi có thay đổi.
- Phân loại giao dịch trong nhóm: thường xuyên có giá thị trường dễ kiểm, thường xuyên khó kiểm giá, và giao dịch bất thường.
- Với loại thường xuyên, mỗi công ty chấp thuận hợp đồng khung theo năm, kèm nguyên tắc xác định giá và mức trần giá trị.
- Với loại bất thường như cho vay, bán tài sản, bảo lãnh, trình từng giao dịch theo đúng thẩm quyền.
- Quy định ai ký thay khi người quản lý trùng nhau giữa hai phía.
- Định kỳ báo cáo tổng giá trị giao dịch trong nhóm cho hội đồng và ban kiểm soát của từng công ty.
Quy chế không được trái luật hay điều lệ. Nó chỉ giúp áp dụng luật cho đều tay. Khi cổ đông hoặc thành viên thiểu số hỏi, công ty đưa ra được quy chế, các nghị quyết khung và báo cáo định kỳ.
Ví dụ giả định: nhóm ba công ty của một gia đình
Gia đình ông T có ba công ty. Công ty cổ phần P sản xuất đồ gỗ, ông T nắm phần chi phối, một nhà đầu tư bên ngoài giữ phần còn lại. Công ty TNHH một thành viên Q do P sở hữu toàn bộ, lo xuất khẩu. Công ty TNHH hai thành viên R giữ nhà xưởng, thành viên là ông T và con gái. P thuê xưởng của R, bán hàng cho Q để Q xuất đi.
Hợp đồng thuê xưởng giữa P và R: ở phía P, R là doanh nghiệp mà ông T, thành viên hội đồng quản trị và cổ đông chi phối, nắm giữ, nên hợp đồng phải trình hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông của P tuỳ giá trị; ông T không biểu quyết, nên tiếng nói của nhà đầu tư bên ngoài trở nên quyết định. Ở phía R, P là doanh nghiệp có liên quan của thành viên ông T, nên hội đồng thành viên R xét; ông T không được tính biểu quyết, quyết định thuộc về con gái ông.
Hợp đồng bán hàng giữa P và Q: ở phía Q, P là chủ sở hữu, nên Q xử lý theo cơ chế giao dịch với chủ sở hữu là tổ chức. Ở phía P, Q là công ty con. Vì hàng bán đều đặn, P và Q chấp thuận hợp đồng khung một năm với nguyên tắc giá bán bằng giá xuất khẩu trừ một mức phí dịch vụ cố định. Nhà đầu tư bên ngoài ở P đọc được nguyên tắc này và đồng ý, vì nó không để lợi nhuận bị dồn hết sang Q.
Cổ đông thiểu số và ngân hàng nhìn vào đâu
Cổ đông thiểu số ở công ty con quan tâm nhất tới việc lợi nhuận có bị chuyển sang công ty mẹ qua giá mua bán, phí dịch vụ, lãi vay hay không. Họ có quyền xem các tài liệu luật cho phép, trong đó có danh sách người có liên quan và giao dịch tương ứng ở công ty cổ phần. Khi thấy giao dịch bất lợi mà không qua chấp thuận đúng, họ có thể yêu cầu xem xét, và trong trường hợp nghiêm trọng có thể yêu cầu toà án giải quyết.
Ngân hàng cho vay một công ty trong nhóm thì nhìn vào chiều ngược lại: tiền vay có bị chuyển sang công ty khác trong nhóm không, tài sản bảo đảm có đang bảo đảm cho nghĩa vụ của công ty khác không. Hồ sơ chấp thuận rõ ràng giúp công ty trả lời nhanh các câu hỏi thẩm định.
Nếu nhóm của bạn đang có mâu thuẫn giữa các thành viên, hoặc đang chuẩn bị đón nhà đầu tư vào một công ty con, nên nhờ người làm nghề rà toàn bộ giao dịch trong nhóm. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được chỉ những điểm cần sửa trước.
Câu hỏi thường gặp
Hai công ty cùng một người làm chủ nhưng không có quan hệ mẹ con thì có phải người có liên quan không?
Có thể có, qua người có khả năng chi phối chung. Khi cùng một người nắm phần chi phối ở cả hai công ty, giao dịch giữa hai công ty cần được xét như giao dịch với người có liên quan ở mỗi phía, theo loại hình và điều lệ của từng công ty.
Công ty mẹ sở hữu toàn bộ công ty con thì có cần thủ tục gì không?
Vẫn cần. Phía công ty con xử lý theo cơ chế giao dịch với chủ sở hữu là tổ chức, có xem xét và quyết định của các chức danh quản lý. Hồ sơ này giúp tách bạch tài sản giữa hai pháp nhân và rất quan trọng khi một trong hai công ty gặp khó khăn tài chính.
Cho công ty khác trong nhóm vay không lãi có được không?
Về nội bộ, khoản vay phải được chấp thuận như giao dịch với người có liên quan. Về thuế và quy định vay giữa doanh nghiệp, khoản vay không lãi có thể bị xem xét lại, bạn nên hỏi kế toán thuế. Cổ đông thiểu số của bên cho vay cũng có lý do để phản đối nếu khoản vay làm họ thiệt.
Nhân viên công ty mẹ được cử sang làm giám đốc công ty con thì có xung đột không?
Đó là tình huống người quản lý kiêm nhiệm phổ biến. Người đó có nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng vì lợi ích của công ty con nơi mình làm giám đốc, kể cả khi lợi ích đó khác công ty mẹ. Trong giao dịch giữa hai bên, không nên để họ tự ký cả hai đầu.
Giá giao dịch trong nhóm bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung. Cách tiếp cận an toàn là giá có thể so sánh với giao dịch tương đương giữa các bên độc lập, có chứng cứ lưu kèm. Riêng về thuế, có quy định chuyên ngành về xác định giá giao dịch liên kết, phần này bạn hỏi kế toán thuế.
Công ty mẹ có được ra lệnh cho công ty con ký hợp đồng bất lợi không?
Luật Doanh nghiệp đặt ra trách nhiệm của công ty mẹ khi can thiệp ngoài thẩm quyền, buộc công ty con thực hiện hoạt động trái với thông lệ kinh doanh bình thường hoặc không sinh lợi mà không đền bù hợp lý. Chi tiết trách nhiệm bạn đối chiếu luật hiện hành.