Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị từ một tỷ lệ nhất định so với tổng giá trị tài sản trên báo cáo tài chính gần nhất phải được hội đồng thành viên thông qua; ở công ty TNHH một thành viên, quyền đó thuộc chủ sở hữu. Theo văn bản Luật Doanh nghiệp 2020 khi ban hành, mốc mặc định là 50% tổng giá trị tài sản, và điều lệ chỉ được đặt tỷ lệ hoặc giá trị nhỏ hơn, tức là siết lại chứ không nới ra. Hãy đối chiếu bản hợp nhất mới nhất của luật trước khi áp con số này vào giao dịch thật.
Khác với công ty cổ phần có ba tầng, công ty TNHH chỉ có hai: giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành hằng ngày, và hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu giữ các quyết định lớn. Vì số người ít, nhiều công ty TNHH coi nhẹ thủ tục, đến khi thành viên bất hoà hoặc ngân hàng đòi hồ sơ mới thấy thiếu.
Vì sao công ty TNHH có ngưỡng riêng
Công ty TNHH thường là công ty gia đình, công ty của vài người bạn, hoặc công ty con một chủ của một doanh nghiệp khác. Thành viên vừa là chủ vừa thường tham gia điều hành. Luật dựa trên giả định đó: thành viên đủ gần công việc để tự quyết các việc lớn, không cần lớp hội đồng quản trị trung gian. Vì vậy ngưỡng mặc định của công ty TNHH được đặt khác công ty cổ phần, và điều lệ được quyền hạ ngưỡng xuống để thành viên kiểm soát chặt hơn.
Logic của việc chỉ cho điều lệ siết chứ không nới là bảo vệ thành viên góp ít vốn. Nếu điều lệ được nâng ngưỡng lên cao, thành viên nắm phần vốn lớn và đang làm giám đốc có thể tự quyết những khoản vay hay bán tài sản làm thay đổi cả công ty mà không cần hỏi ai. Giữ ngưỡng ở mức luật hoặc thấp hơn buộc những quyết định đó phải đưa ra hội đồng thành viên, nơi mọi thành viên ít nhất được biết và được biểu quyết.
Một điểm hay bị bỏ qua: ngưỡng của công ty TNHH áp cho cả cho vay. Công ty đem tiền nhàn rỗi cho một công ty khác vay, hay cho thành viên vay, cũng là giao dịch phải xét ngưỡng, và nếu bên vay là thành viên hoặc người thân của thành viên thì còn phải theo quy trình giao dịch với người có liên quan.
Hai thành viên trở lên và một thành viên: ai quyết
So sánh dưới đây theo khung Luật Doanh nghiệp 2020; chi tiết từng công ty phụ thuộc điều lệ.
| Nội dung | TNHH hai thành viên trở lên | TNHH một thành viên |
|---|---|---|
| Cơ quan quyết định giao dịch vượt ngưỡng | Hội đồng thành viên | Chủ sở hữu (cá nhân hoặc tổ chức) |
| Văn bản thể hiện | Nghị quyết hội đồng thành viên, kèm biên bản họp hoặc kết quả lấy ý kiến | Quyết định của chủ sở hữu |
| Cách thông qua | Họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản, tỷ lệ theo vốn góp | Chủ sở hữu ký; chủ sở hữu là tổ chức thì theo quy chế của tổ chức đó |
| Tỷ lệ biểu quyết | Bán tài sản lớn thuộc nhóm quyết định cần tỷ lệ cao hơn mức thông thường | Không có biểu quyết, nhưng chủ sở hữu tổ chức có thể phải họp nội bộ |
| Người ký hợp đồng | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền trong nghị quyết | Như bên trái, phạm vi theo quyết định chủ sở hữu |
Ở công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ, quyết định của chủ sở hữu thực chất là quyết định của cơ quan có thẩm quyền bên trong tổ chức mẹ. Nếu công ty mẹ là công ty cổ phần, việc đem tài sản công ty con ra bán có thể cần cả phê chuẩn ở công ty mẹ, tuỳ giá trị so với tài sản công ty mẹ và điều lệ của công ty mẹ.
Những giao dịch hay bị bỏ sót khi xét ngưỡng
Hạn mức tín dụng. Ngân hàng cấp hạn mức để rút dần nhiều lần. Con số đem so ngưỡng là toàn bộ hạn mức, không phải từng lần giải ngân. Nghị quyết phê chuẩn hạn mức thường đủ cho các lần rút trong thời hạn, nếu ghi rõ.
Thuê tài chính. Thuê tài chính máy móc dài hạn về bản chất là một khoản tài trợ vốn. Nhiều điều lệ không gọi tên loại hợp đồng này, nhưng cách an toàn là xét như một khoản vay.
Bán tài sản trả chậm. Giá bán chia nhiều đợt vẫn là một giao dịch bán; tổng giá trị là con số để so, không phải đợt đầu.
Chuyển nhượng dự án, quyền khai thác. Nhiều công ty nhỏ coi đây là "chuyển giao công việc" chứ không phải bán tài sản, trong khi đó có thể là tài sản giá trị nhất của công ty.
Cho thành viên vay hoặc trả hộ. Công ty trả hộ nợ cá nhân của thành viên rồi ghi phải thu là một khoản cho vay trên thực tế. Ngoài ngưỡng giá trị, đây còn là giao dịch với người có liên quan.
Giải chấp và thế chấp lại. Đổi khoản vay sang ngân hàng khác kèm thế chấp lại tài sản là giao dịch mới, cần quyết định mới, dù tổng nợ không tăng.
Lập nghị quyết hội đồng thành viên cho một khoản vay lớn
Trình tự tham khảo dưới đây giả định công ty có ba thành viên và chọn họp trực tiếp; nếu lấy ý kiến bằng văn bản, các bước tương tự nhưng thay cuộc họp bằng phiếu lấy ý kiến.
- Giám đốc chuẩn bị đề xuất vay: số tiền, mục đích, thời hạn, lãi suất dự kiến, tài sản bảo đảm, nguồn trả nợ.
- Chủ tịch hội đồng thành viên triệu tập họp theo thời hạn và cách thức điều lệ quy định, gửi kèm đề xuất và dự thảo nghị quyết.
- Kiểm điều kiện tiến hành họp: số thành viên dự họp đại diện đủ tỷ lệ vốn theo luật và điều lệ; không đủ thì triệu tập lần sau theo quy định.
- Thảo luận và biểu quyết; ghi rõ từng thành viên tán thành, không tán thành, ý kiến khác, kèm tỷ lệ vốn tương ứng.
- Lập biên bản họp có chữ ký theo yêu cầu của điều lệ; thành viên không đồng ý với nội dung biên bản có quyền ghi ý kiến.
- Ban hành nghị quyết: thông qua khoản vay, giá trị tối đa, tài sản bảo đảm, người được ký hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp.
- Gửi bản sao nghị quyết cho mọi thành viên trong thời hạn điều lệ quy định và lưu tại trụ sở.
Ví dụ giả định: công ty có ba thành viên góp lần lượt 50%, 30%, 20% vốn. Thành viên 50% làm giám đốc và muốn vay một khoản lớn để mở xưởng. Nếu tỷ lệ thông qua theo điều lệ cao hơn 50% vốn dự họp, giám đốc cần thêm ít nhất một thành viên đồng ý. Đây chính là chỗ luật muốn tạo đối thoại, không phải thủ tục cho có.
Khi thành viên phản đối
Thành viên bỏ phiếu không tán thành một khoản vay hay việc bán tài sản không có quyền phủ quyết nếu tỷ lệ thông qua vẫn đạt. Điều họ có là quyền được triệu tập đúng cách, được nhận tài liệu, được ghi ý kiến vào biên bản, và được yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét huỷ nghị quyết nếu trình tự, nội dung vi phạm luật hoặc điều lệ.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn của thành viên không tán thành gắn với một nhóm nghị quyết cụ thể như tổ chức lại công ty hoặc sửa điều lệ liên quan đến quyền của thành viên; việc vay hay bán tài sản không mặc nhiên nằm trong nhóm đó, trừ khi điều lệ mở rộng. Thành viên muốn có lối ra trong các quyết định tài chính lớn nên đề nghị đưa điều khoản này vào điều lệ khi còn hoà khí.
Nhìn từ phía đa số, việc ghi nhận đầy đủ ý kiến phản đối không làm yếu nghị quyết mà giúp nó chắc hơn: biên bản cho thấy mọi người đã được nghe, tài liệu đã được gửi, biểu quyết đã được đếm đúng. Một nghị quyết thông qua vội, thiếu tài liệu, dù đủ tỷ lệ, vẫn dễ bị yêu cầu huỷ hơn một nghị quyết có tranh luận được ghi lại rõ ràng.
Khi bất đồng giữa các thành viên đã đến mức một bên tính đến chuyện kiện, hai bên nên tìm người làm nghề đánh giá hồ sơ trước khi hành động; hỏi luật sư trên AI Cố Vấn là một cách để biết sơ bộ mình đang mạnh, yếu ở điểm nào.
Doanh nghiệp tư nhân và hộ kinh doanh: không có tầng phê chuẩn
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thắc mắc vì sao doanh nghiệp tư nhân không cần nghị quyết. Lý do là doanh nghiệp tư nhân không phải pháp nhân tách khỏi chủ: chủ doanh nghiệp tư nhân tự quyết định và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Không có ai khác để hỏi ý kiến, nên không có tầng phê chuẩn nội bộ. Hộ kinh doanh cũng tương tự, quyết định nằm ở chủ hộ hoặc các thành viên hộ theo thoả thuận của họ.
Tuy vậy, khi doanh nghiệp tư nhân hay hộ kinh doanh đem tài sản đi thế chấp, ngân hàng vẫn hỏi một câu khác: tài sản đó có phải tài sản chung của vợ chồng hay đồng sở hữu với người khác không. Nếu có, người đồng sở hữu phải đồng ý theo quy định về tài sản chung, không phụ thuộc loại hình kinh doanh.
Khi doanh nghiệp tư nhân chuyển đổi thành công ty TNHH, chủ cũ cần làm quen với việc mình không còn ký mọi thứ một mình. Một trong những việc đầu tiên nên làm sau chuyển đổi là viết lại quy chế phân cấp: giám đốc ký được tới đâu, khoản nào phải có quyết định của chủ sở hữu hoặc nghị quyết hội đồng thành viên.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, chủ sở hữu kiêm giám đốc thì có cần lập quyết định riêng không?
Nên lập. Dù cùng một người, vai chủ sở hữu và vai giám đốc là hai tư cách khác nhau. Ngân hàng, công chứng viên thường yêu cầu quyết định của chủ sở hữu cho khoản vay hay bán tài sản vượt ngưỡng. Văn bản này cũng giúp tách bạch tài sản công ty với tài sản cá nhân khi có tranh chấp về sau.
Thành viên góp vốn chưa đủ có được biểu quyết về khoản vay không?
Quyền biểu quyết trong công ty TNHH gắn với phần vốn đã góp theo luật và điều lệ. Thành viên chưa góp đủ đúng hạn có thể chỉ được tính theo phần đã góp, hoặc bị xử lý phần chưa góp theo quy định. Trước khi họp nên cập nhật sổ đăng ký thành viên để tính tỷ lệ đúng.
Có thể thông qua khoản vay bằng tin nhắn nhóm của các thành viên không?
Tin nhắn nhóm có thể là chứng cứ cho thấy các thành viên đã trao đổi, nhưng không thay được nghị quyết lập đúng hình thức. Điều lệ có thể cho phép lấy ý kiến bằng văn bản, kể cả qua phương tiện điện tử, với điều kiện có phiếu, có tổng hợp kết quả và có chữ ký theo cách điều lệ quy định.
Khoản vay dưới ngưỡng thì giám đốc có tự ký thế chấp tài sản công ty được không?
Khoản vay dưới ngưỡng không có nghĩa thế chấp đi kèm cũng dưới ngưỡng, vì tài sản thế chấp có thể lớn hơn khoản vay nhiều lần. Cần xét riêng giá trị tài sản đem thế chấp và quy định của điều lệ về thế chấp. Nhiều điều lệ yêu cầu hội đồng thành viên quyết định mọi việc thế chấp bất động sản.
Công ty mẹ là chủ sở hữu công ty con TNHH thì ai ký quyết định chủ sở hữu?
Người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoặc người đại diện phần vốn được công ty mẹ cử, theo quy chế của công ty mẹ. Nếu giao dịch đủ lớn so với tài sản công ty mẹ, có thể cần thêm nghị quyết ở cấp công ty mẹ trước khi ký quyết định chủ sở hữu.
Nghị quyết vay đã thông qua nhưng ngân hàng đổi điều kiện thì sao?
Nếu điều kiện mới vẫn trong phạm vi nghị quyết, như số tiền không vượt mức tối đa, tài sản bảo đảm không đổi, người được uỷ quyền có thể ký tiếp. Nếu điều kiện mới vượt phạm vi, như tăng số tiền, thêm tài sản thế chấp, cần nghị quyết bổ sung từ hội đồng thành viên.