Khi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là một tổ chức, thường là công ty mẹ, quyền quyết định đi qua hai tầng: tầng chủ sở hữu, nơi cơ quan có thẩm quyền của công ty mẹ ra quyết định; và tầng công ty con, nơi chủ tịch công ty hoặc hội đồng thành viên gồm người đại diện theo uỷ quyền thực hiện các quyền được giao. Phần lớn rắc rối nằm ở chỗ không ai ghi rõ việc gì dừng ở tầng con, việc gì phải lên tầng mẹ.
Bài giải thích hai mô hình quản lý theo Luật Doanh nghiệp 2020, vai trò của người đại diện theo uỷ quyền, những việc thường phải xin ý kiến công ty mẹ và cách hai bên lập bảng phân quyền. Các chi tiết về số lượng thành viên, tỷ lệ biểu quyết của hội đồng trong mô hình này do luật và điều lệ quy định; bạn đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ trước khi áp dụng.
Công ty con một thành viên: ai thật sự quyết định
Một doanh nghiệp lớn lập công ty con để tách mảng kinh doanh, để quản lý rủi ro hay để nhận một dự án. Công ty con đó là một pháp nhân riêng, có điều lệ, con dấu, tài khoản, người đại diện theo pháp luật. Nhưng về sở hữu, nó thuộc trọn về công ty mẹ, và mọi quyền của chủ sở hữu theo luật đều nằm ở công ty mẹ.
Công ty mẹ lại không phải một con người. Ai trong công ty mẹ được quyền quyết định thay cho chủ sở hữu? Câu trả lời nằm trong điều lệ và quy chế của chính công ty mẹ. Có việc do hội đồng quản trị công ty mẹ quyết, có việc tổng giám đốc công ty mẹ được giao, có việc phải lên đại hội đồng cổ đông công ty mẹ nếu đó là công ty cổ phần và giá trị đủ lớn.
Vì vậy một quyết định của chủ sở hữu ở công ty con chỉ chắc chân khi được ký bởi đúng người, đúng cấp trong công ty mẹ. Ngân hàng cho công ty con vay thường kiểm cả hai tầng: điều lệ công ty con để biết việc gì cần chủ sở hữu, và điều lệ hoặc quy chế công ty mẹ để biết ai trong công ty mẹ được ký quyết định ấy.
Hai mô hình quản lý của công ty con
Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ chọn một trong hai mô hình. So sánh nhanh:
| Mô hình | Cơ cấu | Ra quyết định ở tầng công ty con | Phù hợp khi |
|---|---|---|---|
| Chủ tịch công ty | Chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng giám đốc | Chủ tịch công ty nhân danh chủ sở hữu quyết trong phạm vi được giao | Công ty con nhỏ, cần ra quyết định nhanh |
| Hội đồng thành viên | Hội đồng thành viên gồm người đại diện theo uỷ quyền, giám đốc hoặc tổng giám đốc | Hội đồng họp và biểu quyết theo quy định của luật và điều lệ | Công ty con lớn, cần nhiều góc nhìn, nhiều mảng chuyên môn |
Ở cả hai mô hình, công ty có thể có kiểm soát viên hoặc ban kiểm soát để giám sát. Với một số loại chủ sở hữu, như doanh nghiệp nhà nước, việc thành lập ban kiểm soát là bắt buộc; các trường hợp khác do chủ sở hữu quyết định theo điều lệ.
Chọn mô hình nào thì ghi rõ trong điều lệ công ty con. Đổi mô hình sau này là một lần sửa điều lệ, cần quyết định của chủ sở hữu và có thể kéo theo việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Người đại diện theo uỷ quyền của chủ sở hữu
Họ là ai. Công ty mẹ bổ nhiệm một hoặc một số cá nhân làm người đại diện theo uỷ quyền để thực hiện quyền của chủ sở hữu tại công ty con. Họ có thể là lãnh đạo, trưởng bộ phận của công ty mẹ, hoặc người được tuyển riêng. Văn bản bổ nhiệm nêu nhiệm kỳ và phạm vi uỷ quyền.
Họ được quyết đến đâu. Phạm vi quyền ghi trong văn bản uỷ quyền và quy chế của công ty mẹ. Có công ty mẹ giao rộng, người đại diện tự quyết phần lớn việc; có công ty mẹ giao hẹp, mọi việc đáng kể đều phải xin ý kiến. Không có công thức chung, nhưng phải có văn bản rõ ràng.
Họ chịu trách nhiệm với ai. Người đại diện theo uỷ quyền chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, tức công ty mẹ. Khi được giao làm chủ tịch công ty hoặc thành viên hội đồng thành viên, họ cũng mang trách nhiệm của người quản lý công ty con: trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích của công ty.
Khi hai lợi ích va nhau. Có lúc lợi ích của công ty mẹ và của chính công ty con không trùng nhau, ví dụ khi công ty mẹ muốn công ty con bán hàng cho mình với giá thấp. Người đại diện cần xem đó có phải giao dịch với người có liên quan cần thủ tục riêng không, và ghi rõ quá trình quyết định để bảo vệ chính mình.
Những việc thường phải xin ý kiến công ty mẹ
Danh sách dưới đây là những việc theo luật thuộc quyền chủ sở hữu, hoặc thường được công ty mẹ giữ lại trong quy chế. Điều lệ công ty con và quy chế công ty mẹ mới là căn cứ cuối cùng:
- Sửa đổi điều lệ công ty con, thay đổi mô hình quản lý.
- Tăng hoặc giảm vốn điều lệ, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty con.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm chủ tịch công ty, thành viên hội đồng thành viên, kiểm soát viên; thường kèm cả giám đốc, tổng giám đốc.
- Dự án đầu tư, hợp đồng vay, bán tài sản, bảo lãnh có giá trị vượt ngưỡng luật hoặc điều lệ quy định.
- Thông qua báo cáo tài chính năm, quyết định dùng lợi nhuận sau thuế, chuyển lợi nhuận về công ty mẹ.
- Tổ chức lại, giải thể, yêu cầu phá sản công ty con.
- Hợp đồng giữa công ty con với chính công ty mẹ hoặc với những người có liên quan theo quy định.
Những việc nằm ngoài danh sách này thường do chủ tịch công ty hoặc hội đồng thành viên công ty con quyết, giám đốc điều hành hằng ngày. Ranh giới cụ thể nên được viết thành bảng, như phần cuối bài gợi ý.
Hội đồng thành viên trong mô hình này khác gì công ty hai thành viên
Cùng tên gọi hội đồng thành viên, nhưng bản chất khác hẳn. Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, hội đồng gồm những người chủ thật sự, mỗi người biểu quyết theo phần vốn của chính mình. Ở công ty một thành viên do tổ chức làm chủ, các thành viên hội đồng đều đại diện cho cùng một chủ sở hữu; họ không có vốn riêng trong công ty con.
Do đó cách tính phiếu, điều kiện họp và tỷ lệ thông qua của hội đồng trong mô hình này được luật và điều lệ quy định riêng, không lấy nguyên các mốc của công ty hai thành viên. Đừng chép quy chế họp từ một công ty nhiều thành viên sang mà không đọc lại.
Một điểm nữa: vì cùng đại diện một chủ, khi hội đồng chia rẽ thì công ty mẹ có tiếng nói cuối cùng. Một nghị quyết hội đồng công ty con trái với chỉ đạo đã có bằng văn bản của công ty mẹ sẽ đặt người đại diện vào thế khó, và có thể bị chủ sở hữu thay đổi hoặc huỷ bỏ theo thẩm quyền chủ sở hữu.
Ngân hàng và đối tác cần thấy gì
Khi công ty con ký một giao dịch lớn, bên kia thường đề nghị xem bộ giấy tờ sau để chắc rằng giao dịch đã được phê chuẩn đúng cấp:
- Điều lệ hiện hành của công ty con, phần quy định thẩm quyền của chủ sở hữu, chủ tịch công ty hoặc hội đồng thành viên, giám đốc.
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo uỷ quyền và phạm vi uỷ quyền.
- Quyết định của chủ sở hữu hoặc nghị quyết hội đồng thành viên chấp thuận giao dịch, tuỳ thẩm quyền.
- Với việc thuộc quyền chủ sở hữu: văn bản cho thấy người ký trong công ty mẹ có đúng thẩm quyền, như nghị quyết hội đồng quản trị công ty mẹ hoặc giấy uỷ quyền nội bộ.
- Báo cáo tài chính gần nhất để kiểm ngưỡng giá trị.
Chuẩn bị sẵn bộ giấy tờ này giúp công ty con không phải chạy qua lại giữa hai tầng mỗi lần ký một hợp đồng lớn.
Lập bảng phân quyền giữa công ty mẹ và công ty con
Một bảng phân quyền rõ ràng giảm hẳn số lần phải xin ý kiến không cần thiết. Gợi ý trình tự:
- Liệt kê mọi việc luật dành riêng cho chủ sở hữu, đánh dấu là bắt buộc lên công ty mẹ.
- Liệt kê các loại giao dịch công ty con hay làm, đặt hạn mức tiền cho từng cấp: giám đốc, chủ tịch công ty hoặc hội đồng thành viên, công ty mẹ.
- Xác định trong công ty mẹ ai ký cho từng loại việc thuộc quyền chủ sở hữu, đối chiếu điều lệ công ty mẹ.
- Đưa bảng vào quy chế, được cấp có thẩm quyền của công ty mẹ phê duyệt và gửi cho người đại diện, giám đốc, kế toán công ty con.
- Rà lại mỗi năm hoặc khi công ty con thay đổi quy mô, mô hình.
Ví dụ giả định: một công ty cổ phần sản xuất bao bì ở Hưng Yên lập công ty con một thành viên để vận hành nhà máy mới. Bảng phân quyền ghi: giám đốc công ty con ký hợp đồng mua nguyên liệu dưới một hạn mức; chủ tịch công ty con duyệt các hợp đồng lớn hơn tới một mức trần; trên mức trần, cùng mọi khoản vay và bảo lãnh, phải có quyết định của chủ sở hữu do hội đồng quản trị công ty mẹ thông qua. Nhờ bảng này, kế toán công ty con biết ngay một hợp đồng cần mấy chữ ký trước khi trình.
Bảng không thay thế điều lệ. Nếu bảng và điều lệ mâu thuẫn, điều lệ được áp dụng, vì vậy mỗi lần sửa điều lệ nên sửa bảng theo.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ có bắt buộc phải có hội đồng thành viên không?
Không bắt buộc. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty có thể chọn mô hình chủ tịch công ty hoặc mô hình hội đồng thành viên, cùng với giám đốc hoặc tổng giám đốc. Mô hình được chọn phải ghi trong điều lệ.
Ai ký quyết định của chủ sở hữu khi chủ sở hữu là công ty cổ phần?
Người hoặc cơ quan có thẩm quyền trong công ty cổ phần đó theo điều lệ và quy chế của nó, thường là hội đồng quản trị hoặc người được hội đồng quản trị giao. Với việc lớn, có thể cần cả đại hội đồng cổ đông công ty mẹ.
Người đại diện theo uỷ quyền có tự quyết được việc vay vốn cho công ty con không?
Tuỳ phạm vi uỷ quyền và điều lệ. Khoản vay vượt ngưỡng thuộc quyền chủ sở hữu thì cần quyết định của công ty mẹ; khoản nhỏ hơn có thể nằm trong quyền của chủ tịch công ty hoặc hội đồng thành viên công ty con.
Công ty con bán hàng cho công ty mẹ có cần thủ tục đặc biệt không?
Công ty mẹ là người có liên quan của công ty con, nên các hợp đồng giữa hai bên có thể thuộc diện giao dịch cần xem xét, chấp thuận theo thủ tục riêng của luật và điều lệ. Nên kiểm trước khi ký, nhất là với hợp đồng giá trị lớn.
Có thể đổi từ mô hình chủ tịch công ty sang hội đồng thành viên không?
Có. Đổi mô hình là sửa điều lệ, cần quyết định của chủ sở hữu. Sau khi đổi, công ty bổ nhiệm các thành viên hội đồng và làm thủ tục cần thiết với cơ quan đăng ký nếu có thay đổi người đại diện theo pháp luật.