Chủ tịch hội đồng quản trị không có quyền tự mình quyết định thay HĐQT những việc thuộc thẩm quyền của HĐQT. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chủ tịch lập chương trình hoạt động, chuẩn bị tài liệu, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT, tổ chức việc thông qua nghị quyết, giám sát việc thực hiện và chủ toạ đại hội đồng cổ đông. Khi số phiếu tán thành và phản đối ngang nhau, phía có ý kiến của chủ tịch là phía quyết định. Ngoài các vai trò đó, chủ tịch có một phiếu như mọi thành viên.
Nhầm lẫn thường đến từ chỗ chủ tịch HĐQT hay đồng thời là người đại diện theo pháp luật, là cổ đông lớn, hoặc là người sáng lập. Chữ ký của họ có giá trị đại diện công ty khi ký hợp đồng, nhưng một hợp đồng cần nghị quyết HĐQT thì vẫn cần nghị quyết. Bài này tách bạch các vai đó và chỉ ra những tình huống chủ tịch hay vượt ranh giới mà không biết.
Những việc thuộc vai trò chủ tịch HĐQT
Theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020, đối chiếu điều lệ công ty để biết phần quy định thêm. Đây là quyền gắn với vai trò điều phối, không phải quyền quyết định thay tập thể:
- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT.
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT.
- Tổ chức việc thông qua nghị quyết, quyết định của HĐQT, kể cả tổ chức lấy ý kiến bằng văn bản khi điều lệ cho phép.
- Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐQT.
- Chủ toạ cuộc họp đại hội đồng cổ đông.
- Có phiếu quyết định khi số phiếu ngang nhau tại cuộc họp HĐQT.
- Những quyền khác mà luật và điều lệ quy định, ví dụ ký nghị quyết thay mặt HĐQT sau khi nghị quyết đã được thông qua, ký hợp đồng với giám đốc khi HĐQT đã quyết định bổ nhiệm (tuỳ điều lệ).
Để ý chữ "tổ chức" và "giám sát" lặp lại nhiều lần. Chủ tịch là người làm cho HĐQT vận hành, không phải người quyết định thay HĐQT.
Ba chiếc mũ thường đội cùng lúc
Ở công ty cổ phần chưa niêm yết, nhất là công ty gia đình, chủ tịch HĐQT hay kiêm thêm vai. Mỗi vai có nguồn quyền khác nhau:
| Vai | Quyền đến từ đâu | Làm được gì | Không làm được gì |
|---|---|---|---|
| Chủ tịch HĐQT | Luật Doanh nghiệp, điều lệ, HĐQT bầu | Triệu tập, chủ toạ, tổ chức thông qua, ký nghị quyết đã thông qua, phiếu quyết định khi hoà | Tự ra quyết định thuộc thẩm quyền HĐQT |
| Người đại diện theo pháp luật | Điều lệ chỉ định chức danh; đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh | Nhân danh công ty ký hợp đồng, giao dịch, làm việc với cơ quan nhà nước, toà án | Ký giao dịch vượt thẩm quyền khi chưa có phê chuẩn của cơ quan có thẩm quyền |
| Cổ đông lớn | Sở hữu cổ phần | Biểu quyết ở đại hội theo số cổ phần, đề cử người vào HĐQT theo điều kiện luật và điều lệ | Ra lệnh trực tiếp cho bộ máy điều hành ngoài kênh HĐQT và đại hội |
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nếu công ty cổ phần chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì đó là chủ tịch HĐQT hoặc giám đốc, tổng giám đốc; điều lệ chưa quy định thì chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật. Đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ công ty bạn.
Những tình huống chủ tịch hay vượt ranh giới mà không biết
Ký nghị quyết khi chưa họp. Chủ tịch đã trao đổi riêng với vài thành viên, thấy "ai cũng đồng ý", rồi ký nghị quyết gửi ngân hàng. Nếu không có cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản đúng thủ tục, văn bản đó không phải nghị quyết HĐQT theo đúng nghĩa.
Ban hành "quyết định của chủ tịch HĐQT" cho việc của HĐQT. Bổ nhiệm giám đốc, phê duyệt hợp đồng vượt hạn mức của giám đốc, thành lập chi nhánh: nếu điều lệ đặt các việc này ở HĐQT, một quyết định đơn phương của chủ tịch không thay được nghị quyết.
Sửa nội dung nghị quyết sau họp. Thêm một điều khoản, đổi con số cho "khớp" hợp đồng. Nghị quyết phải phản ánh đúng nội dung đã được biểu quyết; sửa nội dung cần biểu quyết lại.
Chỉ đạo trực tiếp nhân viên điều hành bỏ qua giám đốc. Chủ tịch giám sát việc thực hiện nghị quyết, nhưng điều hành hằng ngày là việc của giám đốc. Chỉ đạo vượt cấp tạo ra hai đầu mối mệnh lệnh và làm mờ trách nhiệm khi có sai sót.
Dùng phiếu quyết định ngoài cuộc họp. Phiếu quyết định khi hoà áp dụng cho việc biểu quyết của HĐQT theo luật và điều lệ. Không có cơ sở để chủ tịch dùng nó như quyền phủ quyết với nghị quyết đã được đa số thông qua.
Khi chủ tịch vắng mặt hoặc không thể làm việc
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ, chủ tịch HĐQT uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ tịch theo nguyên tắc điều lệ quy định. Văn bản uỷ quyền nên ghi rõ thời gian, phạm vi (chỉ triệu tập và chủ toạ một cuộc họp, hay toàn bộ quyền trong thời gian vắng), để tránh tranh cãi về sau.
Trường hợp không có người được uỷ quyền, hoặc chủ tịch chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành án, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, hoặc rơi vào các trường hợp khác luật quy định, các thành viên còn lại bầu một người trong số họ giữ chức chủ tịch HĐQT tạm thời theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của HĐQT. Danh sách trường hợp cụ thể hãy đối chiếu luật hiện hành.
Ở công ty mà chủ tịch đồng thời là người đại diện theo pháp luật duy nhất, việc chủ tịch vắng lâu còn kéo theo câu hỏi ai ký hợp đồng, ai làm việc với ngân hàng. Luật Doanh nghiệp có quy định về việc uỷ quyền khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh, và cách xử lý khi người đó không còn thực hiện được nhiệm vụ. Công ty có điều lệ cho phép nhiều người đại diện theo pháp luật thì ít bị tắc hơn. Thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh có thể xem trên GiayPhep.com.
Chủ tịch HĐQT làm việc cho đúng vai: một quy trình gọn
Với chủ tịch HĐQT công ty nhỏ, những thói quen dưới đây giúp vừa nhanh vừa không vượt quyền:
- Đầu năm, lập lịch họp HĐQT định kỳ cho cả năm và gửi cho các thành viên.
- Mỗi việc cần quyết, hỏi trước: việc này thuộc đại hội, HĐQT hay đã giao cho giám đốc? Nếu thuộc HĐQT, chọn họp hay lấy ý kiến bằng văn bản theo điều lệ.
- Giao thư ký chuẩn bị tài liệu, gửi đúng hạn, không bổ sung vấn đề mới vào phút chót.
- Tại cuộc họp, để các thành viên phát biểu trước, chủ tịch nêu ý kiến sau cùng, tránh định hướng biểu quyết.
- Ký nghị quyết đúng nội dung đã thông qua; có thay đổi thì đưa ra biểu quyết lại.
- Theo dõi việc thực hiện và báo cáo lại ở cuộc họp kế tiếp.
Quy trình này nghe hiển nhiên, nhưng ở nhiều công ty gia đình bước thứ hai hay bị bỏ qua nhất: chủ tịch quen quyết mọi thứ từ thời công ty còn là hộ kinh doanh, khi đã thành công ty cổ phần có thêm cổ đông bên ngoài thì thói quen đó trở thành rủi ro. Một bảng phân quyền dán ngay trên bàn thư ký giúp cả chủ tịch lẫn giám đốc biết việc nào phải đi qua HĐQT.
Quyết định của chủ tịch HĐQT dùng vào việc gì
Không phải mọi văn bản chủ tịch ký đều là vượt quyền. Chủ tịch có thể ban hành quyết định trong phạm vi vai trò của mình: triệu tập cuộc họp HĐQT, quyết định tổ chức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản, phân công thành viên chuẩn bị tài liệu, thành lập tổ giúp việc cho HĐQT khi điều lệ cho phép, uỷ quyền cho thành viên khác khi vắng mặt. Những văn bản này phục vụ việc vận hành HĐQT.
Ngoài ra, HĐQT có thể bằng nghị quyết giao cho chủ tịch quyết định một số việc cụ thể, ví dụ phê duyệt chi tiết hợp đồng trong khung giá trị và điều kiện HĐQT đã thông qua. Khi đó quyết định của chủ tịch dựa trên nghị quyết giao quyền, và văn bản nên dẫn chiếu nghị quyết đó. Việc giao quyền không được vượt những việc luật bắt buộc HĐQT phải tự biểu quyết.
Cách phân biệt nhanh: nếu văn bản của chủ tịch tạo ra quyền hoặc nghĩa vụ mới cho công ty với bên ngoài (vay, bán tài sản, bổ nhiệm người quản lý), thì phải chỉ ra được nghị quyết nào làm căn cứ. Không chỉ ra được là dấu hiệu văn bản đó đang thay HĐQT quyết định.
Ví dụ giả định: hồ sơ vay chỉ có chữ ký chủ tịch
Một công ty cổ phần chế biến nông sản ở Đắk Lắk cần vay vốn lưu động mùa vụ. Chủ tịch HĐQT kiêm người đại diện theo pháp luật ký đơn vay, ký hợp đồng thế chấp kho hàng, kèm một văn bản tên "nghị quyết HĐQT" do chính mình ký, không có biên bản họp. Ngân hàng thẩm định điều lệ, thấy khoản vay và việc thế chấp thuộc thẩm quyền HĐQT, nên yêu cầu bổ sung biên bản họp có chữ ký theo quy định và danh sách thành viên đã biểu quyết.
Công ty mất thêm hai tuần để tổ chức họp thật. Đó là trường hợp may mắn. Trường hợp kém may hơn là ngân hàng không kiểm kỹ, giải ngân, sau đó một cổ đông phát hiện và yêu cầu xem xét lại giao dịch vì thiếu phê chuẩn. Khi ấy cả công ty, ngân hàng và chính chủ tịch đều ở thế bất lợi.
Bài học không phải là "đừng để ngân hàng kiểm", mà là phân biệt ngay từ đầu: với tư cách người đại diện theo pháp luật, chủ tịch ký hợp đồng; với tư cách chủ tịch HĐQT, chủ tịch tổ chức để HĐQT ra nghị quyết. Hai chữ ký có thể của cùng một người, nhưng là hai việc khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tịch HĐQT có được tự bổ nhiệm giám đốc không?
Không, nếu điều lệ đặt việc bổ nhiệm giám đốc ở HĐQT như luật quy định. Chủ tịch đề xuất và tổ chức biểu quyết, HĐQT ra nghị quyết bổ nhiệm, sau đó người được giao có thể ký hợp đồng với giám đốc theo nghị quyết.
Chủ tịch HĐQT có quyền phủ quyết nghị quyết HĐQT không?
Luật không trao quyền phủ quyết. Chủ tịch có một phiếu như mọi thành viên, và có phiếu quyết định khi số phiếu tán thành và phản đối ngang nhau. Điều lệ không nên tạo quyền phủ quyết trái nguyên tắc biểu quyết đa số của luật.
Ai ký nghị quyết HĐQT?
Thông lệ và nhiều điều lệ quy định chủ tịch HĐQT ký nghị quyết thay mặt HĐQT sau khi nghị quyết được thông qua. Biên bản họp do chủ toạ và người ghi biên bản ký. Kiểm điều lệ hoặc quy chế hoạt động HĐQT của công ty bạn để biết quy định cụ thể.
Chủ tịch HĐQT có được đồng thời làm giám đốc không?
Luật Doanh nghiệp không cấm chung, nhưng có hạn chế với một số loại công ty, như công ty đại chúng hay công ty có vốn nhà nước theo quy định. Ở công ty chưa niêm yết, kiêm nhiệm phổ biến; điều quan trọng là phân biệt khi nào đang ký với tư cách nào.
Chủ tịch HĐQT bị miễn nhiệm thì ai quyết?
HĐQT bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm chủ tịch HĐQT. Việc miễn nhiệm tư cách thành viên HĐQT thì thuộc đại hội đồng cổ đông. Một người có thể thôi làm chủ tịch nhưng vẫn là thành viên HĐQT.
Ngân hàng chỉ cần chữ ký chủ tịch HĐQT có đủ không?
Tuỳ khoản vay thuộc thẩm quyền ai. Nếu cần nghị quyết HĐQT hoặc đại hội, ngân hàng thường yêu cầu nghị quyết kèm biên bản, không chỉ chữ ký của chủ tịch. Chuẩn bị đúng loại hồ sơ giúp giải ngân nhanh và tránh rủi ro giao dịch bị xem xét lại.