Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép HĐQT thông qua nghị quyết bằng biểu quyết tại cuộc họp, bằng lấy ý kiến bằng văn bản, hoặc bằng hình thức khác do điều lệ quy định. Lấy ý kiến bằng văn bản nghĩa là gửi cho từng thành viên một phiếu nêu vấn đề và dự thảo nghị quyết, mỗi người đánh dấu tán thành, không tán thành hoặc không có ý kiến rồi gửi lại, sau đó kiểm phiếu và lập biên bản.
Khác với đại hội đồng cổ đông, luật không viết chi tiết trình tự lấy ý kiến thành viên HĐQT, mà để phần lớn cho điều lệ và quy chế hoạt động HĐQT. Vì vậy câu hỏi đầu tiên luôn là: điều lệ của công ty bạn có cho phép hình thức này không, và quy định trình tự ra sao. Bài này giúp bạn đọc đúng các điều khoản đó và dựng một quy trình đứng được khi có người xem lại.
Khi nào lấy ý kiến bằng văn bản là lựa chọn hợp lý
Vấn đề rõ ràng, ít cần tranh luận. Phê duyệt mở thêm một điểm bán đã nằm trong kế hoạch năm, thông qua hồ sơ vay đã được bàn kỹ ở cuộc họp trước, cử người đại diện phần vốn tại công ty con. Những việc này cần một quyết định chính thức hơn là một buổi thảo luận.
Cần quyết nhanh mà thành viên ở xa nhau. Thành viên ở Hà Nội, Cần Thơ và một người đang công tác nước ngoài. Gom đủ người họp có thể mất hàng tuần, trong khi đối tác cần nghị quyết trong vài ngày.
Việc mang tính thủ tục, nối tiếp quyết định đã có. Ví dụ điều chỉnh ngày chốt danh sách cổ đông vì lý do kỹ thuật, sau khi HĐQT đã quyết định tổ chức đại hội ở cuộc họp trước.
Không nên dùng khi vấn đề gây tranh cãi. Bổ nhiệm, miễn nhiệm tổng giám đốc trong lúc có bất đồng, giao dịch có thành viên HĐQT có lợi ích, phương án tái cấu trúc lớn. Những việc này cần thảo luận trực tiếp, cần biên bản ghi ý kiến từng người, và lấy ý kiến bằng văn bản dễ bị coi là cách né tranh luận.
Không nên dùng khi điều lệ im lặng. Nếu điều lệ không nhắc tới hình thức này, an toàn hơn là họp (có thể họp trực tuyến nếu được phép) hoặc sửa điều lệ trước khi dùng thường xuyên.
Đọc điều lệ: những điểm cần tìm trước khi gửi phiếu
Mở điều lệ và quy chế hoạt động HĐQT, tìm câu trả lời cho từng mục dưới đây. Mục nào không có câu trả lời là chỗ dễ phát sinh tranh cãi về sau, nên ghi lại để lần sửa điều lệ tới bổ sung.
- Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản có được phép cho mọi vấn đề hay bị loại trừ cho một số vấn đề.
- Ai có quyền quyết định tổ chức lấy ý kiến: chủ tịch HĐQT, hay theo đề nghị của một số thành viên.
- Cách gửi phiếu: giấy, thư điện tử, hệ thống điện tử của công ty; địa chỉ nhận của từng thành viên.
- Thời hạn tối thiểu để thành viên xem tài liệu và gửi lại phiếu.
- Tỷ lệ thông qua tính trên cơ sở nào: tổng số thành viên HĐQT, hay số thành viên đã gửi phiếu hợp lệ. Đây là điểm quan trọng nhất.
- Phiếu thế nào là hợp lệ, phiếu không hợp lệ và phiếu không gửi lại được xử lý ra sao.
- Ai kiểm phiếu, có cần người chứng kiến (ví dụ kiểm soát viên hoặc thành viên không có lợi ích) không.
- Nghị quyết thông qua bằng hình thức này có giá trị như nghị quyết thông qua tại cuộc họp không (điều lệ chặt chẽ thường ghi rõ điều này).
Phiếu lấy ý kiến cần những nội dung gì
Không có "mẫu chuẩn" bắt buộc cho phiếu lấy ý kiến thành viên HĐQT. Bảng dưới là bố cục các nội dung nên có để phiếu tự đứng được khi tách riêng ra đọc.
| Phần của phiếu | Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Thông tin công ty | Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở | Xác định phiếu thuộc công ty nào, khi lưu chung hồ sơ không lẫn |
| Mục đích lấy ý kiến | Nêu ngắn gọn vì sao cần quyết định ngay | Cho thấy lý do chọn hình thức không họp |
| Vấn đề và dự thảo nghị quyết | Từng vấn đề tách riêng, kèm toàn văn dự thảo | Thành viên biểu quyết đúng nội dung sẽ thành nghị quyết |
| Tài liệu kèm theo | Liệt kê tờ trình, báo cáo, hợp đồng dự kiến | Chứng minh thành viên đã được cung cấp thông tin |
| Ô biểu quyết | Tán thành / không tán thành / không có ý kiến cho từng vấn đề, ô ghi ý kiến thêm | Tránh phiếu mơ hồ không đếm được |
| Thời hạn và nơi gửi lại | Ngày giờ cuối cùng, cách gửi | Xác định phiếu nào được tính |
| Thông tin người biểu quyết | Họ tên, chức danh, chữ ký (tay hoặc chữ ký số theo quy định công ty) | Xác thực đúng người |
Với các vấn đề có thành viên có lợi ích liên quan, phiếu gửi cho người đó nên ghi rõ họ không biểu quyết vấn đề nào. Điều này giúp biên bản kiểm phiếu khỏi phải giải thích sau.
Quy trình lấy ý kiến từ đầu đến khi ra nghị quyết
Trình tự dưới là cách làm phổ biến, bạn điều chỉnh theo điều lệ của công ty mình:
- Người có thẩm quyền theo điều lệ (thường là chủ tịch HĐQT) quyết định tổ chức lấy ý kiến và giao người chuẩn bị.
- Chuẩn bị phiếu, dự thảo nghị quyết, tài liệu; gửi cùng lúc cho toàn bộ thành viên HĐQT, gửi bản sao cho kiểm soát viên nếu công ty có ban kiểm soát.
- Lưu bằng chứng gửi: thư điện tử gửi đi, biên nhận, nhật ký hệ thống.
- Nhận phiếu đến hết thời hạn. Thành viên hỏi thêm thông tin thì trả lời bằng văn bản và gửi cho tất cả thành viên, không chỉ người hỏi.
- Kiểm phiếu sau thời hạn, lập biên bản kiểm phiếu ghi: số phiếu gửi đi, số phiếu nhận về, số phiếu hợp lệ, kết quả từng vấn đề, tên người tán thành và không tán thành.
- Đối chiếu tỷ lệ với điều lệ để xác định vấn đề nào được thông qua.
- Soạn nghị quyết đúng nội dung dự thảo đã được tán thành, ghi rõ hình thức thông qua là lấy ý kiến bằng văn bản và ngày kiểm phiếu.
- Gửi nghị quyết và biên bản kiểm phiếu cho thành viên, lưu kèm toàn bộ phiếu gốc.
Tính tỷ lệ: chỗ dễ sai nhất
Ở cuộc họp, luật tính đa số trên số thành viên dự họp. Lấy ý kiến bằng văn bản không có khái niệm "dự họp", nên điều lệ phải nói tỷ lệ tính trên cái gì. Nếu điều lệ tính trên tổng số thành viên HĐQT có quyền biểu quyết, thì phiếu không gửi lại có tác dụng gần như phiếu không tán thành. Nếu tính trên số phiếu hợp lệ nhận về, một nghị quyết có thể được thông qua dù chỉ một phần nhỏ thành viên trả lời.
Ví dụ giả định: HĐQT năm người, ba người gửi phiếu, hai tán thành, một không tán thành. Tính trên phiếu nhận về thì hai trên ba là đa số; tính trên tổng số thành viên thì hai trên năm chưa phải đa số. Cùng một bộ phiếu, hai cách đọc cho hai kết quả ngược nhau. Đây là lý do nhiều tranh chấp nội bộ xoay quanh đúng câu chữ của một điều khoản điều lệ.
Khi điều lệ không rõ, cách an toàn là chỉ coi nghị quyết thông qua nếu đạt tỷ lệ theo cách tính chặt hơn, hoặc tổ chức họp để biểu quyết lại. Đừng chọn cách tính có lợi cho kết quả mình mong muốn rồi viết vào biên bản như thể đó là quy định; người phản đối sẽ chỉ ra ngay.
Phiếu điện tử, chữ ký số và lưu hồ sơ
Nhiều công ty gửi phiếu qua thư điện tử: thành viên in ra, ký, chụp lại gửi về. Cách này dùng được nếu điều lệ cho phép gửi phiếu bằng phương tiện điện tử và địa chỉ thư điện tử là địa chỉ đã đăng ký với công ty. Điểm yếu là khó chứng minh người gửi thật sự là thành viên nếu có người phủ nhận về sau.
Chữ ký số hoặc hệ thống biểu quyết điện tử có xác thực giúp giải quyết điểm yếu này. Nếu công ty dùng, nên ghi trong quy chế: dùng hệ thống nào, xác thực người dùng ra sao, nhật ký biểu quyết được lưu ở đâu và trong bao lâu. Tránh để một nhân viên đăng nhập hộ thành viên rồi bấm biểu quyết, việc này làm mất giá trị toàn bộ quy trình.
Hồ sơ một lần lấy ý kiến gồm: quyết định tổ chức, phiếu đã gửi, tài liệu kèm, bằng chứng gửi, toàn bộ phiếu nhận về (kể cả phiếu không hợp lệ), biên bản kiểm phiếu và nghị quyết. Lưu chung một bộ, đánh số theo năm. Khi ngân hàng hay cơ quan nhà nước hỏi, bạn chỉ cần trích đúng bộ đó.
Khi một thành viên phản đối chính việc lấy ý kiến
Có lúc thành viên không phản đối nội dung mà phản đối hình thức: họ cho rằng vấn đề cần được thảo luận trực tiếp, hoặc tài liệu gửi kèm chưa đủ để quyết. Nếu điều lệ cho phép một số thành viên yêu cầu chuyển sang họp, thì yêu cầu đó phải được xử lý trước khi kiểm phiếu. Nếu điều lệ không nói, người tổ chức vẫn nên cân nhắc nghiêm túc, vì tiếp tục kiểm phiếu bất chấp phản đối là tự tạo cho nghị quyết một điểm yếu.
Cách xử lý thường gặp và an toàn: ghi nhận văn bản phản đối vào hồ sơ, trả lời bằng văn bản cho tất cả thành viên, bổ sung tài liệu nếu yêu cầu có cơ sở, và nếu vấn đề thật sự gây tranh cãi thì dừng lấy ý kiến, triệu tập họp. Mất thêm một tuần thường rẻ hơn nhiều so với một nghị quyết bị yêu cầu huỷ sau khi hợp đồng đã ký.
Ở chiều ngược lại, thành viên phản đối cũng nên nêu lý do cụ thể, đề xuất thời điểm họp và tài liệu cần thêm, thay vì chỉ không gửi phiếu. Không gửi phiếu có thể bị hiểu là không quan tâm; một văn bản phản đối có lý do được lưu trong hồ sơ là bằng chứng rằng thành viên đó đã làm tròn nghĩa vụ cẩn trọng của người quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên không gửi lại phiếu thì tính là gì?
Tuỳ điều lệ. Nếu tỷ lệ tính trên tổng số thành viên HĐQT, phiếu không gửi lại làm giảm khả năng đạt đa số, gần như một phiếu không tán thành. Nếu tính trên số phiếu hợp lệ nhận về, người không gửi phiếu không được đếm. Mở điều lệ trước khi kiểm phiếu.
Có thể vừa họp vừa lấy ý kiến bằng văn bản cho cùng một vấn đề không?
Không nên trộn hai hình thức cho cùng một lần biểu quyết, vì cách tính tỷ lệ khác nhau. Nếu cuộc họp không đủ điều kiện, hãy triệu tập lại hoặc chuyển hẳn sang lấy ý kiến bằng văn bản với bộ phiếu mới gửi cho tất cả thành viên.
Ngân hàng có chấp nhận nghị quyết HĐQT thông qua bằng lấy ý kiến không?
Thường chấp nhận nếu điều lệ cho phép hình thức này và hồ sơ đủ: phiếu, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết. Một số ngân hàng có danh mục hồ sơ riêng, nên hỏi trước để chuẩn bị đúng, tránh phải lấy ý kiến lại.
Thành viên muốn đổi phiếu sau khi đã gửi thì sao?
Nếu điều lệ hoặc quy chế không nói, nhiều công ty cho phép thay phiếu trước thời hạn và tính phiếu gửi sau cùng. Sau thời hạn hoặc sau khi đã kiểm phiếu thì không đổi được. Nên ghi quy tắc này vào quy chế để tránh tranh cãi.
Có cần kiểm soát viên chứng kiến kiểm phiếu không?
Luật không bắt cho mọi trường hợp, nhưng có người độc lập chứng kiến làm biên bản kiểm phiếu đáng tin hơn nhiều. Nếu công ty có ban kiểm soát, mời kiểm soát viên chứng kiến là cách làm tốt, đặc biệt với vấn đề có người phản đối.
Nghị quyết thông qua bằng lấy ý kiến ký ngày nào?
Ghi ngày thông qua là ngày kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu theo đúng sự thật. Không ghi lùi về ngày gửi phiếu hay ngày nào khác cho khớp với hợp đồng đã ký; việc ghi ngày không đúng thực tế làm hồ sơ mất giá trị và có thể kéo theo trách nhiệm.