Khi cổ đông của công ty cổ phần hoặc thành viên của công ty TNHH là một tổ chức, tổ chức đó thực hiện quyền của mình thông qua người đại diện theo uỷ quyền, được cử bằng văn bản và thông báo cho công ty; văn bản cử chỉ có hiệu lực đối với công ty từ khi công ty nhận được. Tổ chức có thể cử một hoặc nhiều người trong giới hạn luật và điều lệ, có thể chỉ đạo người đại diện biểu quyết, và có thể thay người bất cứ lúc nào bằng thủ tục tương tự.
Bài này dành cho cả hai phía: tổ chức góp vốn muốn kiểm soát người mình cử, và công ty nhận vốn cần biết ai đang có quyền biểu quyết thay cổ đông, thành viên đó. Phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp có chế độ riêng theo pháp luật về quản lý vốn nhà nước, ở đây chỉ nhắc.
Người đại diện theo uỷ quyền khác người đại diện theo pháp luật thế nào
Hai khái niệm nghe giống nhau nhưng nằm ở hai phía khác nhau. Người đại diện theo pháp luật là người nhân danh chính doanh nghiệp để ký kết, giao dịch. Người đại diện theo uỷ quyền phần vốn là người nhân danh một tổ chức đang góp vốn vào doanh nghiệp khác, để thực hiện quyền của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông đó: dự họp, biểu quyết, ứng cử, nhận thông tin.
Ví dụ giả định: công ty A góp vốn vào công ty B. Giám đốc công ty A là người đại diện theo pháp luật của A, nhưng người đi dự đại hội cổ đông của B có thể là một trưởng phòng đầu tư của A, được A cử làm người đại diện theo uỷ quyền tại B. Trưởng phòng này có quyền biểu quyết tại B bằng số cổ phần của A, nhưng không có quyền ký hợp đồng nhân danh A.
Nhầm lẫn hai khái niệm dẫn tới những lỗi rất thực tế: công ty B gửi thư mời cho giám đốc A thay vì người được cử, hay người được cử tưởng mình có quyền thay A ký văn bản chuyển nhượng cổ phần. Mỗi quyền phải đi theo đúng văn bản. Khi một người vừa là người đại diện theo pháp luật của tổ chức góp vốn vừa được cử làm người đại diện phần vốn, vẫn nên có văn bản cử riêng để công ty nhận vốn ghi nhận, thay vì mặc nhiên coi giám đốc của cổ đông là người dự họp.
Văn bản cử người đại diện cần có gì
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra các nội dung chủ yếu của văn bản cử người đại diện theo uỷ quyền. Một văn bản dùng được thường có:
- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở của tổ chức góp vốn.
- Số lượng người đại diện và tỷ lệ cổ phần, phần vốn góp tương ứng mỗi người đại diện, nếu cử nhiều người.
- Thông tin cá nhân của từng người đại diện.
- Thời hạn uỷ quyền, ghi rõ ngày bắt đầu.
- Phạm vi quyền, kể cả những vấn đề người đại diện phải xin ý kiến trước khi biểu quyết, nếu tổ chức muốn giới hạn.
- Họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của tổ chức và của người được cử.
Tổ chức chỉ được cử nhiều hơn một người khi đáp ứng điều kiện về tỷ lệ sở hữu và số lượng người tối đa theo luật và điều lệ. Trước khi cử, mở điều lệ công ty nhận vốn để xem có quy định riêng không.
Cử và thay người đại diện: trình tự hai phía
Việc cử hay thay người đại diện là quyết định nội bộ của tổ chức góp vốn, nhưng chỉ có tác dụng với công ty nhận vốn khi công ty đó được thông báo đúng cách. Trình tự gọn:
- Tổ chức góp vốn ra quyết định nội bộ cử hoặc thay người, theo thẩm quyền trong điều lệ của chính tổ chức đó.
- Lập văn bản cử người đại diện với đủ nội dung luật yêu cầu.
- Gửi văn bản tới công ty nhận vốn bằng cách có ghi nhận, giữ bằng chứng ngày công ty nhận được.
- Công ty nhận vốn kiểm tra văn bản, cập nhật sổ đăng ký cổ đông hoặc sổ đăng ký thành viên và danh sách người dự họp.
- Nếu người đại diện cũ đang giữ chức danh tại công ty nhận vốn, như thành viên hội đồng quản trị, xử lý riêng việc miễn nhiệm và bầu người mới theo thủ tục của công ty đó.
- Với công ty TNHH, kiểm tra việc thay người có phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh không theo hướng dẫn hiện hành.
Điểm hay vướng nhất là bước 5: thay người đại diện phần vốn không tự động thay người trong hội đồng quản trị. Ghế hội đồng là do đại hội bầu, nên muốn người mới ngồi vào thì phải qua đại hội.
Chỉ đạo biểu quyết và khi người đại diện làm trái
Tổ chức được quyền chỉ đạo. Tổ chức góp vốn có thể yêu cầu người đại diện xin ý kiến trước những vấn đề quan trọng như sửa điều lệ, tăng vốn, bầu hội đồng, giao dịch lớn. Nên ghi các vấn đề này vào văn bản cử hoặc một quy chế nội bộ về người đại diện.
Giới hạn nội bộ và hiệu lực với công ty. Công ty nhận vốn thường chỉ căn cứ vào văn bản cử đã được thông báo. Nếu giới hạn chỉ nằm trong quy chế nội bộ của tổ chức mà không thông báo, phiếu biểu quyết của người đại diện thường vẫn được tính, và tổ chức phải xử lý với người của mình theo quan hệ nội bộ.
Người đại diện biểu quyết trái chỉ đạo. Đây là vấn đề giữa tổ chức và người đại diện: có thể là vi phạm nghĩa vụ, căn cứ để thay người và yêu cầu bồi thường theo quy chế, hợp đồng. Nghị quyết của công ty nhận vốn không tự động mất hiệu lực vì lý do này.
Trách nhiệm của người đại diện. Người đại diện phải thực hiện quyền một cách trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích của tổ chức đã cử mình, và chịu trách nhiệm trước tổ chức đó. Nếu người đại diện đồng thời là thành viên hội đồng quản trị của công ty nhận vốn, họ còn có nghĩa vụ trung thành với công ty nhận vốn — hai lớp nghĩa vụ này đôi khi kéo về hai hướng.
Khi người đại diện ngồi trong hội đồng quản trị: hai lớp nghĩa vụ
Tình huống phổ biến ở mô hình công ty mẹ – công ty con: công ty mẹ cử người đại diện phần vốn, rồi người đó được đại hội công ty con bầu vào hội đồng quản trị. Ở cuộc họp hội đồng quản trị của công ty con, người này biểu quyết với tư cách thành viên hội đồng, và theo luật phải hành động vì lợi ích của công ty con và mọi cổ đông, không chỉ của công ty mẹ.
Khi lợi ích của công ty mẹ và công ty con khác nhau, chẳng hạn hợp đồng giữa hai công ty, người này có lợi ích liên quan và thường phải đứng ngoài biểu quyết theo quy định về giao dịch với người có liên quan. Công ty mẹ không nên chỉ đạo người đại diện biểu quyết ở hội đồng quản trị công ty con theo cách gây thiệt hại cho công ty con, vì điều đó có thể dẫn tới trách nhiệm của cả người đại diện lẫn công ty mẹ.
Cách làm an toàn là tách bạch: chỉ đạo của công ty mẹ áp dụng cho việc biểu quyết bằng cổ phần tại đại hội đồng cổ đông; còn ở hội đồng quản trị, người đại diện thực hiện nghĩa vụ của thành viên hội đồng, công khai lợi ích liên quan khi có.
Ví dụ giả định: thay người đại diện ngay trước đại hội
Ví dụ giả định: một công ty TNHH ở Đà Nẵng nắm phần lớn cổ phần của một công ty cổ phần du lịch. Ba ngày trước đại hội thường niên của công ty du lịch, công ty TNHH quyết định thay người đại diện vì bất đồng về kế hoạch kinh doanh. Văn bản cử người mới được gửi bằng thư điện tử tới thư ký công ty du lịch vào buổi tối trước đại hội.
Tại đại hội, ban kiểm tra tư cách phải trả lời: người nào được biểu quyết bằng số cổ phần này. Câu trả lời phụ thuộc công ty du lịch đã nhận được văn bản hợp lệ chưa, và điều lệ quy định kênh thông báo nào. Để tránh tranh cãi, tổ chức góp vốn nên gửi văn bản cử người sớm, qua kênh mà điều lệ công ty nhận vốn thừa nhận, và gọi xác nhận lại với thư ký; công ty nhận vốn nên có quy trình kiểm tra văn bản cử người trước ngày họp, ghi lại thời điểm nhận.
Công ty nhận vốn nên lưu gì về người đại diện của cổ đông, thành viên tổ chức
Phía công ty nhận vốn, thư ký hoặc bộ phận pháp chế nên giữ một hồ sơ riêng cho từng cổ đông, thành viên là tổ chức. Hồ sơ này giúp ban kiểm tra tư cách làm việc nhanh ở mỗi kỳ họp và là chứng cứ khi có tranh chấp về quyền biểu quyết:
- Bản chính hoặc bản sao hợp lệ của mọi văn bản cử, thay người đại diện, theo thứ tự thời gian.
- Bằng chứng ngày công ty nhận được từng văn bản: phiếu báo phát, thư điện tử, sổ công văn đến.
- Thông tin liên lạc của người đại diện hiện tại để gửi thư mời họp, tài liệu, phiếu lấy ý kiến.
- Phạm vi quyền ghi trong văn bản cử, nhất là các vấn đề người đại diện phải có ý kiến của tổ chức trước.
- Danh sách chức danh người đại diện đang giữ tại công ty, như thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên.
- Ghi chú về quan hệ người có liên quan giữa tổ chức góp vốn, người đại diện và công ty, để dùng khi phê chuẩn giao dịch.
Một bảng tóm tắt một trang cho mỗi tổ chức, cập nhật ngay khi nhận văn bản mới, tiết kiệm rất nhiều thời gian cho đại hội và cho các cuộc rà soát của ngân hàng hay kiểm toán.
Câu hỏi thường gặp
Người đại diện phần vốn có cần là nhân viên của tổ chức góp vốn không?
Luật không bắt buộc, nhưng người được cử phải đáp ứng tiêu chuẩn luật định và điều lệ, nếu có. Thực tế, tổ chức thường cử người của mình để dễ chỉ đạo và quản lý trách nhiệm.
Tổ chức có được cử nhiều người đại diện không?
Có thể, khi đáp ứng điều kiện về tỷ lệ sở hữu và số lượng tối đa theo luật và điều lệ. Khi cử nhiều người, văn bản cử phải ghi rõ phần cổ phần hoặc vốn góp mỗi người đại diện.
Thay người đại diện phần vốn có làm mất ghế hội đồng quản trị của người cũ không?
Không tự động. Người cũ vẫn là thành viên hội đồng quản trị cho tới khi đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm hoặc họ từ chức. Tổ chức muốn người mới vào hội đồng thì phải đề cử và bầu tại đại hội.
Công ty nhận vốn có quyền từ chối người đại diện mới không?
Công ty không có quyền chọn người thay cổ đông, thành viên. Công ty chỉ kiểm tra văn bản cử có hợp lệ và đầy đủ không; nếu thiếu nội dung theo luật, công ty đề nghị bổ sung bằng văn bản.
Người đại diện phần vốn nhà nước có theo các quy tắc này không?
Người đại diện phần vốn nhà nước còn chịu thêm quy định của pháp luật về quản lý, đầu tư vốn nhà nước tại doanh nghiệp, với cơ chế xin ý kiến và báo cáo riêng. Bài này không đi vào chế độ đó.
Văn bản cử người đại diện có cần công chứng không?
Luật Doanh nghiệp không đặt yêu cầu chung phải công chứng văn bản cử người đại diện. Tuy vậy, điều lệ hoặc quy chế đại hội của công ty nhận vốn có thể yêu cầu thêm giấy tờ để xác thực; nên kiểm trước.