Thành viên hội đồng quản trị và thành viên ban kiểm soát trong công ty cổ phần do đại hội đồng cổ đông bầu, nên cũng chỉ đại hội đồng cổ đông mới có quyền cho họ thôi giữ chức. Luật Doanh nghiệp 2020 tách hai khái niệm: miễn nhiệm, gắn với những lý do khách quan như không còn đủ tiêu chuẩn hay có đơn từ chức được chấp thuận; và bãi nhiệm, là đại hội chủ động cho thôi chức vì người đó không làm tròn vai trò hoặc vì lý do khác mà điều lệ cho phép.
Ở công ty TNHH, kiểm soát viên do hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu bổ nhiệm và miễn nhiệm, theo điều lệ. Bài này giải thích sự khác nhau giữa hai con đường, ai có thẩm quyền, nghị quyết cần có gì, người bị đưa ra biểu quyết có quyền gì, và những việc phải làm ngay sau khi ghế trống.
Miễn nhiệm và bãi nhiệm đặt cạnh nhau
Hai từ này hay bị dùng lẫn trong nghị quyết của công ty nhỏ. Dùng sai chưa chắc làm nghị quyết vô hiệu, nhưng làm hồ sơ khó đọc và dễ bị bên kia lấy làm cớ. Bảng dưới tóm theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; chi tiết từng trường hợp hãy đối chiếu luật hiện hành và điều lệ.
| Tiêu chí | Miễn nhiệm | Bãi nhiệm |
|---|---|---|
| Bản chất | Cho thôi chức vì một lý do khách quan đã phát sinh | Đại hội chủ động cho thôi chức dù người đó vẫn đủ tiêu chuẩn |
| Lý do thường gặp | Không còn đủ tiêu chuẩn, điều kiện; có đơn từ chức được chấp thuận; trường hợp khác điều lệ quy định | Không tham gia hoạt động của hội đồng trong thời gian dài không có lý do chính đáng; trường hợp khác điều lệ quy định |
| Ai quyết | Đại hội đồng cổ đông | Đại hội đồng cổ đông |
| Hình thức | Họp đại hội hoặc lấy ý kiến bằng văn bản nếu luật và điều lệ cho phép | Như bên trái; nên họp để người bị đưa ra biểu quyết có cơ hội trình bày |
| Cảm nhận bên ngoài | Trung tính, thường không gây chú ý | Mang tính phán xét, dễ phát sinh tranh chấp |
Từ chức là ý chí của người quản lý, còn miễn nhiệm là quyết định của công ty ghi nhận ý chí đó. Hai việc này liên quan nhưng không trùng nhau, và chỗ hở giữa chúng là chuyện được bàn riêng trong bài về đơn từ chức.
Ai được đề nghị miễn nhiệm, bãi nhiệm
Đề nghị có thể đến từ hội đồng quản trị, từ ban kiểm soát, hoặc từ cổ đông và nhóm cổ đông đủ tỷ lệ theo luật và điều lệ. Đường phổ biến nhất ở công ty chưa niêm yết là cổ đông đủ tỷ lệ gửi kiến nghị đưa vấn đề vào chương trình đại hội thường niên, kèm lý do. Nếu chưa đến kỳ thường niên mà cần làm ngay, cổ đông có thể yêu cầu triệu tập đại hội bất thường theo các điều kiện luật định.
Văn bản đề nghị nên ghi rõ: tên người bị đề nghị, chức danh, căn cứ miễn nhiệm hay bãi nhiệm, sự kiện cụ thể dẫn tới đề nghị, và đề xuất bầu thay thế nếu có. Lý do viết chung chung như "làm việc không hiệu quả" khiến cổ đông khác khó đánh giá, và nếu sau này có tranh chấp thì cũng khó chứng minh rằng đề nghị có cơ sở.
Riêng với thành viên ban kiểm soát, cần lưu ý rằng ban kiểm soát được bầu ra để giám sát hội đồng quản trị và ban điều hành. Một đề nghị bãi nhiệm kiểm soát viên xuất phát từ chính những người bị giám sát cần được xem xét thận trọng, có lý do rõ ràng, để không bị nhìn như hành động gạt người giám sát.
Trình tự ra nghị quyết miễn nhiệm, bãi nhiệm
Một trình tự gọn gàng ở công ty cổ phần chưa niêm yết, chạy được cả khi họp trực tiếp lẫn khi lấy ý kiến bằng văn bản nếu điều lệ cho phép:
- Xác định căn cứ: đối chiếu lý do với điều khoản cụ thể trong luật và điều lệ, ghi lại tài liệu chứng minh.
- Đưa vấn đề vào chương trình đại hội, gửi kèm tờ trình và tài liệu cho mọi cổ đông theo đúng thời hạn triệu tập.
- Thông báo cho người bị đề nghị biết nội dung và mời họ dự họp, trình bày ý kiến.
- Tại đại hội: trình bày tờ trình, cho người liên quan phát biểu, rồi biểu quyết theo tỷ lệ luật hoặc điều lệ quy định cho vấn đề này.
- Nếu có bầu thay thế, biểu quyết thông qua danh sách ứng viên và bầu theo quy chế bầu cử ngay sau đó.
- Ghi vào biên bản số phiếu tán thành, không tán thành, không có ý kiến; nghị quyết ghi rõ thời điểm có hiệu lực.
- Gửi nghị quyết cho người bị miễn nhiệm, bãi nhiệm và cho các bộ phận liên quan để bàn giao.
Tỷ lệ biểu quyết cho miễn nhiệm, bãi nhiệm thường là tỷ lệ của nghị quyết thông thường, nhưng một số điều lệ đặt cao hơn. Mở điều lệ trước khi chuẩn bị, đừng giả định.
Quyền của người bị đưa ra biểu quyết
Được biết trước và được trình bày. Luật không viết thành một thủ tục "bào chữa", nhưng một quy trình công bằng là để người liên quan biết rõ lý do và được nói. Đây cũng là cách bảo vệ nghị quyết: nghị quyết thông qua sau khi đã nghe hai phía khó bị tấn công hơn.
Vẫn biểu quyết bằng cổ phần của mình nếu là cổ đông. Thành viên hội đồng quản trị đồng thời là cổ đông vẫn có quyền biểu quyết với cổ phần sở hữu, trừ khi luật hoặc điều lệ có quy định hạn chế cho tình huống có xung đột lợi ích.
Yêu cầu xem xét lại nghị quyết. Nếu cho rằng trình tự triệu tập, thẩm quyền hoặc tỷ lệ biểu quyết sai, cổ đông có thể yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét huỷ nghị quyết trong thời hạn luật định. Thành viên bị miễn nhiệm mà không phải cổ đông thì quyền này hạn chế hơn; tình huống cụ thể nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Các quyền lợi đã thoả thuận. Thù lao, thưởng đã được duyệt cho thời gian đã làm vẫn phải thanh toán theo nghị quyết và thoả thuận. Miễn nhiệm không xoá các khoản đến hạn.
Kiểm soát viên ở công ty TNHH và hội đồng thành viên
Công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể có ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên theo điều lệ hoặc theo yêu cầu của luật với một số loại công ty. Thẩm quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm kiểm soát viên thuộc hội đồng thành viên, biểu quyết theo tỷ lệ vốn góp. Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ thì chủ sở hữu bổ nhiệm kiểm soát viên, và quyết định miễn nhiệm cũng do chủ sở hữu ký.
Ở công ty TNHH không có khái niệm miễn nhiệm thành viên hội đồng thành viên, vì thành viên góp vốn là thành viên hội đồng. Ai muốn ra khỏi hội đồng thì phải ra khỏi công ty bằng chuyển nhượng phần vốn, yêu cầu công ty mua lại hoặc các cách khác luật cho phép. Thứ có thể miễn nhiệm là chức danh chủ tịch hội đồng thành viên, khi hội đồng bầu người khác.
Với người đại diện theo uỷ quyền của thành viên là tổ chức, việc thay người do chính tổ chức đó quyết, không phải hội đồng thành viên. Công ty chỉ cần nhận thông báo và ghi nhận người mới theo đúng thủ tục.
Sau khi ghế trống: những việc phải làm ngay
Nghị quyết thông qua chưa phải là xong. Một loạt việc phải làm để công ty không bị kẹt và người rời đi không bị thiệt:
- Kiểm tra số thành viên còn lại có dưới mức tối thiểu luật hoặc điều lệ yêu cầu không; nếu có, lên kế hoạch bầu bổ sung trong thời hạn luật định.
- Nếu người rời đi là người đại diện theo pháp luật hoặc chủ tịch hội đồng quản trị đang là người đại diện theo pháp luật, xử lý ngay việc thay người và đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Thu hồi hoặc chuyển giao con dấu, chứng thư số, quyền truy cập tài khoản ngân hàng, hộp thư điện tử công ty mà người đó đang nắm.
- Lập biên bản bàn giao tài liệu, hồ sơ hội đồng, ghi rõ những gì đã nhận và còn thiếu.
- Thông báo bằng văn bản cho ngân hàng và đối tác lớn đang làm việc với người đó, để tránh người đã thôi chức tiếp tục ký thay công ty.
- Cập nhật danh sách người quản lý, danh sách người có liên quan và sổ đăng ký nội bộ.
Ví dụ giả định: một thành viên vắng mặt suốt nhiều kỳ họp
Ví dụ giả định: công ty cổ phần có năm thành viên hội đồng quản trị. Một thành viên được bầu theo đề cử của nhóm cổ đông nhỏ, sau đó chuyển ra nước ngoài làm việc, liên tục vắng các kỳ họp, không uỷ quyền, không trả lời phiếu lấy ý kiến. Hội đồng vẫn đủ điều kiện họp nhưng mỗi lần cần tỷ lệ cao là chật vật, và nhóm cổ đông đã đề cử người đó cũng không còn liên lạc được với họ.
Cách xử lý có trình tự là: thư ký công ty tổng hợp danh sách các kỳ họp, thư mời đã gửi, các lần nhắc bằng văn bản; hội đồng quản trị gửi văn bản hỏi ý định của thành viên đó và nêu rõ nếu không phản hồi sẽ đưa vấn đề ra đại hội. Đồng thời báo cho nhóm cổ đông đã đề cử để họ chuẩn bị người thay thế nếu muốn giữ tiếng nói trong hội đồng.
Tại đại hội thường niên, tờ trình nêu căn cứ bãi nhiệm theo luật và điều lệ, kèm tài liệu. Nếu người đó gửi đơn từ chức trước đại hội thì chuyển sang miễn nhiệm, nhẹ nhàng hơn cho cả hai bên. Cách làm này tốn thêm vài tuần so với "ra nghị quyết luôn cho xong", nhưng nghị quyết đứng vững hơn nhiều nếu sau này có người đặt câu hỏi, và quan hệ với nhóm cổ đông nhỏ không bị đổ vỡ.
Câu hỏi thường gặp
Hội đồng quản trị có tự miễn nhiệm một thành viên của mình được không?
Không. Thành viên hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu thì chỉ đại hội đồng cổ đông mới miễn nhiệm, bãi nhiệm. Hội đồng quản trị có thể miễn nhiệm chức chủ tịch hội đồng quản trị, còn tư cách thành viên vẫn giữ nguyên.
Có thể miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị bằng lấy ý kiến bằng văn bản không?
Có thể, nếu luật và điều lệ không bắt buộc phải họp cho vấn đề này. Tuy vậy, với bãi nhiệm có tranh chấp, họp trực tiếp hoặc trực tuyến để người liên quan trình bày thường an toàn hơn cho nghị quyết.
Thành viên ban kiểm soát bị bãi nhiệm vì phát hiện sai phạm của ban điều hành thì sao?
Nghị quyết bãi nhiệm vẫn phải có căn cứ theo luật và điều lệ. Nếu cổ đông cho rằng việc bãi nhiệm nhằm cản trở giám sát, họ có thể yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét. Tình huống này nên hỏi luật sư sớm.
Người bị miễn nhiệm có phải hoàn lại thù lao đã nhận không?
Thông thường không, với phần thù lao đã được duyệt đúng thẩm quyền cho thời gian đã làm. Chỉ khi có sai phạm gây thiệt hại hoặc khoản chi sai thẩm quyền thì mới đặt ra việc hoàn trả hoặc bồi thường theo quy định.
Miễn nhiệm có hiệu lực từ ngày nào?
Từ ngày nghị quyết được thông qua hoặc từ thời điểm ghi trong nghị quyết. Nên ghi rõ thời điểm này để mọi bên biết từ bao giờ người đó không còn quyền ký và tham gia quyết định của hội đồng.