Phần lớn nghị quyết bị yêu cầu huỷ rơi vào một trong bốn khâu: chuẩn bị và gửi thư mời, điều kiện và diễn biến cuộc họp, kiểm phiếu và lập biên bản, và nội dung quyết định có đúng thẩm quyền, đúng luật, đúng điều lệ hay không. Mỗi khâu có vài lỗi lặp đi lặp lại ở công ty nhỏ, phần nhiều do làm theo thói quen chứ không do cố ý.
Bài là một danh sách soát dùng được cho hai người: thư ký, pháp chế muốn tự kiểm nghị quyết trước khi phát hành, và cổ đông, thành viên muốn đánh giá một nghị quyết có chỗ yếu thật hay không. Số ngày, tỷ lệ cụ thể không nêu ở đây vì chúng phụ thuộc loại hình, loại việc và điều lệ; hãy đặt điều lệ công ty bạn bên cạnh khi đọc.
Khâu trước họp: người triệu tập, danh sách, thư mời, tài liệu
Những câu hỏi soát cho giai đoạn từ khi có ý định họp tới ngày họp:
- Người triệu tập có đúng quyền không? Hội đồng quản trị với đại hội, chủ tịch hội đồng thành viên với họp thành viên. Những trường hợp người khác được triệu tập, như ban kiểm soát hoặc cổ đông khi hội đồng quản trị không triệu tập, phải đúng điều kiện luật đặt ra.
- Danh sách người có quyền dự họp có đúng và đủ không? Với công ty cổ phần, danh sách chốt từ sổ đăng ký cổ đông tại một ngày nhất định. Cổ đông vừa nhận chuyển nhượng nhưng chưa cập nhật sổ, hoặc cổ phần đang tranh chấp, là chỗ hay sai.
- Thư mời có tới đủ người, đúng hạn, đúng kênh không? Kênh gửi phải là kênh luật và điều lệ chấp nhận, tới địa chỉ người nhận đã đăng ký với công ty. Gửi đúng hạn nhưng sai địa chỉ thì vẫn là không gửi.
- Chương trình họp có nêu rõ từng vấn đề sẽ biểu quyết không? Ghi chung chung "các vấn đề khác thuộc thẩm quyền" rồi biểu quyết một việc lớn là lỗi dễ bị bắt.
- Tài liệu có đủ để người dự họp quyết định có hiểu biết không? Dự thảo nghị quyết, tờ trình, báo cáo tài chính, phương án tăng vốn, dự thảo sửa điều lệ, thông tin về giao dịch và các bên liên quan. Tài liệu có thể đăng trên trang thông tin điện tử của công ty nếu luật và điều lệ cho phép, khi đó thư mời phải nói rõ nơi tải.
Khâu này chiếm phần lớn các tranh chấp về thủ tục, vì nó để lại dấu vết trên giấy và dễ chứng minh nhất.
Khâu trong họp: điều kiện tiến hành, uỷ quyền, chương trình
Đủ điều kiện tiến hành chưa. Mỗi lần họp phải đạt tỷ lệ dự họp luật hoặc điều lệ đặt ra; lần hai, lần ba có tỷ lệ thấp hơn hoặc không cần tỷ lệ nhưng chỉ khi lần trước đã thực sự không đủ và thư mời lần sau gửi đúng hạn. Ghi số liệu dự họp vào biên bản ngay khi khai mạc, không ghi ước lượng.
Giấy uỷ quyền có hợp lệ không. Người dự họp thay phải có văn bản uỷ quyền đúng hình thức điều lệ yêu cầu. Uỷ quyền cho người thứ ba mà điều lệ không cho phép, hoặc một người cầm giấy uỷ quyền của nhiều cổ đông mà không kiểm, là chỗ làm sai số liệu dự họp.
Có biểu quyết vấn đề ngoài chương trình không. Cuộc họp nên chỉ biểu quyết những vấn đề đã có trong chương trình gửi kèm thư mời, hoặc đã được bổ sung theo đúng cơ chế kiến nghị. Đưa thêm một vấn đề quan trọng vào phút chót, khi một phần người có quyền dự họp không có mặt, là kiểu lỗi nặng.
Người có lợi ích liên quan có rút khỏi biểu quyết không. Với giao dịch cần chấp thuận, người có lợi ích liên quan không được biểu quyết vấn đề của mình. Nếu họ vẫn bỏ phiếu và lá phiếu đó làm thay đổi kết quả, nghị quyết có chỗ hở lớn.
Chủ toạ có điều hành đúng không. Chủ toạ không có quyền gạt ý kiến của người dự họp, cắt quyền phát biểu một cách tuỳ tiện hoặc tuyên bố kết quả khác với số phiếu thật. Những việc này thường chỉ chứng minh được qua ghi âm, ghi hình hoặc lời của nhiều người có mặt.
Khâu sau họp: kiểm phiếu, biên bản, công bố
Sau khi người dự họp ra về, các lỗi vẫn có thể xuất hiện ở bước ghi nhận kết quả:
| Việc | Lỗi hay gặp | Cách làm vững |
|---|---|---|
| Kiểm phiếu | Tính tỷ lệ trên sai mẫu số, quên loại phiếu của người không có quyền biểu quyết vấn đề đó | Ghi rõ mẫu số cho từng vấn đề, có ban kiểm phiếu và người chứng kiến |
| Biên bản | Thiếu số liệu biểu quyết từng vấn đề, không ghi ý kiến phản đối, ghi lệch với diễn biến | Hoàn thành và thông qua biên bản trước khi kết thúc họp nếu được |
| Ký biên bản, nghị quyết | Người không có thẩm quyền ký, ký lại nhiều lần với nội dung khác nhau | Một bản gốc, đánh số, lưu kèm phiếu và danh sách dự họp |
| Công bố, gửi nghị quyết | Không gửi cho người có quyền dự họp, gửi trễ, không lưu bằng chứng gửi | Gửi qua cùng kênh đã gửi thư mời, lưu bằng chứng, đăng trang thông tin điện tử nếu có |
| Lưu hồ sơ | Mất phiếu biểu quyết, chỉ giữ nghị quyết | Lưu đủ bộ: thư mời, bằng chứng gửi, danh sách, uỷ quyền, phiếu, biên bản, nghị quyết |
Biên bản lệch với diễn biến thật là lỗi đặc biệt nguy hiểm, vì nó không chỉ làm nghị quyết yếu mà còn có thể đặt người ký vào tình thế phải giải trình về tính trung thực của văn bản.
Khâu nội dung: thẩm quyền, luật, điều lệ
Một cuộc họp hoàn hảo về thủ tục vẫn có thể cho ra một nghị quyết bị huỷ nếu nội dung có vấn đề. Câu hỏi soát đầu tiên là thẩm quyền: việc này luật và điều lệ giao cho cơ quan nào. Đại hội không nên quyết thay hội đồng quản trị trong việc điều lệ giao riêng cho hội đồng quản trị nếu điều lệ không cho phép, và ngược lại hội đồng quản trị càng không được quyết việc của đại hội. Bảng phân quyền mà danh mục thẩm quyền trên trang đã hướng dẫn lập là công cụ soát nhanh.
Câu hỏi thứ hai là luật: nội dung có chạm vào điều kiện bắt buộc nào không. Chia lợi nhuận khi chưa đủ điều kiện, giảm vốn khi chưa bảo đảm thanh toán nợ, chào bán cổ phần làm mất quyền ưu tiên mua của cổ đông hiện hữu mà không qua thủ tục đúng, là những ví dụ thường gặp.
Câu hỏi thứ ba là điều lệ và các nghị quyết trước: nội dung có trái điều lệ đang hiệu lực, hoặc trái một nghị quyết của cơ quan cao hơn mà chưa bị thay thế không. Nhiều công ty sửa điều lệ ở một kỳ họp nhưng các nghị quyết sau vẫn viết theo điều lệ cũ, tạo ra mâu thuẫn ngay trong hồ sơ của chính mình.
Lỗi nào thường được coi là nghiêm trọng, lỗi nào không
Luật dùng chữ "nghiêm trọng" cho lỗi thủ tục nhưng không liệt kê sẵn. Nguyên lý chung mà người làm nghề thường dùng để cân: lỗi có làm người có quyền mất cơ hội tham gia, có làm sai lệch thông tin họ dựa vào để biểu quyết, và có thể làm thay đổi kết quả hay không. Càng nhiều câu trả lời "có", lỗi càng nặng.
Ví dụ giả định để so sánh. Thư mời ghi nhầm số phòng họp nhưng mọi người vẫn tìm được và dự đủ: lỗi nhẹ. Thư mời gửi tới địa chỉ cũ của một cổ đông nắm phần đáng kể, người đó không dự, nghị quyết thông qua sát ngưỡng: lỗi có thể nặng. Thiếu một trang trong báo cáo tài chính gửi kèm, trang đó không liên quan vấn đề tranh chấp: thường nhẹ. Không gửi báo cáo định giá cho một giao dịch bán tài sản lớn: có thể nặng.
Không có bảng chấm điểm chính thức nào, và kết quả cuối cùng do người giải quyết tranh chấp đánh giá trên toàn bộ hồ sơ. Vì vậy cả hai phía đều nên tránh hai thái cực: cổ đông không nên kiện vì một lỗi đánh máy, công ty không nên cho rằng mọi lỗi đều là chuyện nhỏ.
Ví dụ giả định: soát một nghị quyết tăng vốn
Công ty cổ phần C chưa niêm yết, khoảng bốn mươi cổ đông, tổ chức đại hội để thông qua phương án chào bán thêm cổ phần riêng lẻ cho một nhà đầu tư mới. Một cổ đông nắm phần nhỏ phản đối và nhờ người quen làm pháp chế xem giúp. Người này đi qua bốn khâu như sau.
Khâu trước họp: thư mời do hội đồng quản trị ký, gửi qua email cho toàn bộ cổ đông theo danh sách chốt; nhưng tài liệu chỉ có tờ trình một trang, không có phương án chào bán chi tiết, không nêu giá và cách xác định giá. Khâu trong họp: đủ điều kiện tiến hành, chủ toạ là chủ tịch hội đồng quản trị, có hai giấy uỷ quyền chưa ghi rõ phạm vi. Khâu sau họp: biên bản ghi tỷ lệ tán thành vượt mức cần thiết khá xa, có ghi ý kiến phản đối. Khâu nội dung: điều lệ công ty có điều khoản về quyền ưu tiên mua của cổ đông hiện hữu, nghị quyết không nhắc gì tới quyền này.
Kết luận sơ bộ: điểm mạnh nhất của cổ đông phản đối không nằm ở tỷ lệ, vì tỷ lệ tán thành cao, mà ở tài liệu họp thiếu thông tin cốt lõi và nội dung có thể chạm vào quyền ưu tiên mua theo điều lệ. Còn phía công ty, nếu phát hiện sớm, có thể bổ sung phương án chi tiết và tổ chức thông qua lại đúng trình tự, làm rõ cách xử lý quyền ưu tiên mua, trước khi nhà đầu tư mới nộp tiền. Ví dụ chỉ minh hoạ cách soát, không dự đoán kết quả của bất kỳ vụ việc nào.
Cách dùng danh sách soát trong công ty bạn
Biến bài này thành một công cụ nội bộ chỉ mất một buổi:
- Chép bốn khâu thành bốn phần của một bảng kiểm, mỗi câu hỏi một dòng, thêm cột "căn cứ trong điều lệ" ghi số điều tương ứng của điều lệ công ty bạn.
- Điền số ngày, tỷ lệ, kênh gửi theo điều lệ và Luật Doanh nghiệp bản hiện hành vào từng dòng, nhờ người làm nghề rà một lần.
- Trước mỗi cuộc họp có vấn đề lớn, thư ký đi qua bảng kiểm và ký xác nhận từng dòng.
- Sau họp, lưu bảng kiểm cùng bộ hồ sơ cuộc họp.
- Mỗi khi điều lệ hoặc luật sửa đổi, cập nhật bảng kiểm trước kỳ họp kế tiếp.
Một bảng kiểm như vậy không bảo đảm nghị quyết không bao giờ bị yêu cầu huỷ, nhưng giúp công ty chứng minh được mình đã làm đúng, và giúp cổ đông thấy công ty làm việc nghiêm túc.
Câu hỏi thường gặp
Nghị quyết thông qua bằng lấy ý kiến bằng văn bản có những lỗi riêng nào?
Hay gặp nhất là phiếu không gửi tới đủ người, hạn trả lời quá ngắn so với điều lệ, phiếu thiếu thông tin bắt buộc, kiểm phiếu không có người chứng kiến, và tính phiếu không hợp lệ sai cách. Biên bản kiểm phiếu cần nêu rõ số phiếu gửi đi, nhận về, hợp lệ và kết quả từng vấn đề.
Họp trực tuyến có thêm nguy cơ bị huỷ không?
Có thêm vài chỗ cần làm cẩn thận: xác thực người dự họp, ghi nhận ai có mặt lúc nào, bảo đảm người dự họp nghe và phát biểu được, và lưu bằng chứng biểu quyết. Điều lệ hoặc quy chế họp nên quy định rõ cách làm. Bài riêng về đại hội trực tuyến trên trang có hướng dẫn chi tiết.
Một lỗi đã được mọi người biết nhưng không ai phản đối tại cuộc họp thì sau đó còn dùng làm căn cứ được không?
Luật không bắt phải phản đối ngay tại chỗ mới được yêu cầu huỷ sau đó. Nhưng việc người yêu cầu đã biết lỗi mà vẫn dự họp, biểu quyết bình thường có thể làm yếu lập luận rằng lỗi đó làm hại quyền của họ.
Thư ký công ty phát hiện lỗi sau khi nghị quyết đã ký thì nên làm gì?
Báo ngay bằng văn bản cho người triệu tập và chủ toạ, đề xuất cách khắc phục đúng trình tự như họp lại hoặc lấy ý kiến lại. Không tự sửa nội dung đã ký, không làm lại biên bản với ngày cũ.
Danh sách soát này có dùng được cho công ty TNHH không?
Được, với điều chỉnh: thay đại hội bằng hội đồng thành viên, thay danh sách cổ đông bằng sổ đăng ký thành viên, và đối chiếu điều kiện họp, tỷ lệ thông qua theo quy định cho công ty TNHH và điều lệ của bạn.
Có nên thuê người ngoài giám sát cuộc họp quan trọng không?
Với cuộc họp dự kiến có tranh chấp, nhiều công ty mời luật sư hoặc người có chuyên môn tham dự với vai trò tư vấn thủ tục, có công ty cho ghi hình toàn bộ. Đây không phải yêu cầu của luật, nhưng giúp giảm tranh cãi về diễn biến về sau.