Trước khi ký một hợp đồng lớn, nhận tài sản thế chấp hay nhận bảo lãnh từ một doanh nghiệp, bên kia nên tự kiểm năm điều: người ký có phải người đại diện theo pháp luật hoặc được uỷ quyền hợp lệ không, giao dịch có vượt ngưỡng phải phê chuẩn theo luật và điều lệ của doanh nghiệp đó không, nghị quyết phê chuẩn có đúng cơ quan, đúng tỷ lệ, đúng nội dung không, giao dịch có dính người có liên quan không, và những gì không kiểm được thì đã được đưa vào hợp đồng thành cam đoan và điều kiện chưa.
Lý do phải tự kiểm rất đơn giản: nếu hợp đồng bị coi là vượt thẩm quyền, bên chịu thiệt nhiều nhất thường là đối tác ngay tình đã giao hàng, giải ngân hay nhận một tài sản bảo đảm hoá ra không chắc. Bài này viết cho nhân viên tín dụng, bộ phận mua hàng, pháp chế bên nhận, và chủ doanh nghiệp nhỏ sắp ký với một công ty lớn hơn mình.
Vì sao bên nhận phải kiểm, không chỉ tin chữ ký
Một hợp đồng có chữ ký của giám đốc và dấu công ty trông rất chắc chắn. Nhưng chữ ký chỉ chứng minh người đó đã ký, không chứng minh người đó có quyền ký giao dịch cỡ này. Theo nguyên tắc đại diện trong Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch vượt phạm vi đại diện không ràng buộc pháp nhân ở phần vượt, trừ một số ngoại lệ, trong đó có trường hợp bên kia không biết và không thể biết về việc vượt quyền.
Câu "không thể biết" là chỗ bên nhận cần chú ý. Một ngân hàng chuyên nghiệp hay một công ty có bộ phận pháp chế khó nói mình không thể biết ngưỡng phê chuẩn khi điều lệ đối tác có thể đọc được và luật đã quy định sẵn. Mức thận trọng được kỳ vọng tăng theo quy mô và tính chuyên nghiệp của bên nhận.
Ngoài ra, giao dịch với người có liên quan thiếu phê chuẩn có thể bị yêu cầu tuyên vô hiệu theo Luật Doanh nghiệp. Nếu bên nhận chính là người có liên quan của đối tác, ví dụ công ty của người nhà giám đốc bên kia, rủi ro này rất cao và việc kiểm phải làm kỹ nhất.
Kiểm thẩm quyền cũng không phải việc chỉ làm một lần. Với hợp đồng kéo dài nhiều năm, hạn mức tín dụng gia hạn hằng năm hay các phụ lục tăng giá trị, mỗi lần thay đổi đáng kể là một lần nên hỏi lại: người ký còn giữ chức vụ không, điều lệ có sửa không, tổng giá trị mới có vượt ngưỡng không.
Bộ giấy tờ nên đề nghị đối tác cung cấp
Với giao dịch có giá trị đáng kể so với quy mô của đối tác, bộ hồ sơ tối thiểu nên gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin đăng ký mới nhất, đối chiếu với dữ liệu tra cứu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ đang có hiệu lực, kèm các lần sửa đổi; hỏi rõ đó có phải bản mới nhất không.
- Quy chế nội bộ về phân cấp thẩm quyền, nếu điều lệ dẫn chiếu tới.
- Báo cáo tài chính gần nhất, để tính tỷ lệ giá trị giao dịch so với tổng tài sản.
- Nghị quyết hoặc quyết định phê chuẩn giao dịch, kèm biên bản họp hoặc kết quả lấy ý kiến.
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông, danh sách người quản lý, để kiểm điều kiện họp và người có liên quan.
- Giấy tờ của người ký và văn bản uỷ quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
Không phải đối tác nào cũng sẵn lòng đưa báo cáo tài chính hay danh sách cổ đông. Khi họ từ chối, bên nhận có thể chuyển những điểm không kiểm được thành cam đoan trong hợp đồng, như phần cuối bài trình bày.
Trình tự soát thẩm quyền
Thứ tự dưới đây giúp phát hiện vấn đề sớm, trước khi tốn công đọc chi tiết nghị quyết:
- Xác định loại hình doanh nghiệp đối tác: cổ phần, TNHH một hay nhiều thành viên, doanh nghiệp tư nhân. Mỗi loại có cơ quan phê chuẩn khác nhau.
- Đọc điều lệ để biết ngưỡng phê chuẩn cho đúng loại giao dịch của mình (mua bán, vay, bảo lãnh, thế chấp, bán tài sản) và quyền của người đại diện.
- Tính tỷ lệ: giá trị giao dịch chia tổng tài sản trên báo cáo tài chính gần nhất; nếu sát ngưỡng, coi như vượt.
- Xác định cơ quan phải phê chuẩn và kiểm nghị quyết được ban hành bởi đúng cơ quan đó.
- Kiểm điều kiện họp và tỷ lệ biểu quyết ghi trong biên bản so với điều lệ; kiểm người ký nghị quyết.
- Kiểm nội dung nghị quyết khớp hợp đồng: tên bên, giá trị, tài sản, thời hạn, người được uỷ quyền.
- Hỏi và ghi nhận có người có liên quan nào trong giao dịch không; nếu có, kiểm người có lợi ích đã không biểu quyết.
- Đối chiếu người ký hợp đồng với người được uỷ quyền trong nghị quyết hoặc văn bản uỷ quyền.
Bước 3 thường bị bỏ vì bên nhận không có báo cáo tài chính. Nhưng không biết tỷ lệ thì không biết phải đòi nghị quyết của ai, và mọi bước sau đều là phỏng đoán.
Dấu hiệu đỏ khi đọc nghị quyết của đối tác
Chữ ký toàn bộ do một người. Công ty có ba thành viên mà biên bản chỉ có một chữ ký, hoặc mọi chữ ký giống nhau.
Ngày tháng không khớp. Nghị quyết ghi ngày trước khi công ty có điều lệ hiện hành, hoặc trước ngày người ký được bổ nhiệm.
Thành phần họp lạ. Danh sách dự họp không khớp danh sách thành viên, cổ đông trên đăng ký doanh nghiệp.
Nội dung quá rộng. Nghị quyết "thông qua mọi giao dịch với đối tác X" không giới hạn giá trị, thời hạn.
Người có liên quan biểu quyết. Bên nhận chính là công ty của một thành viên bên kia, mà thành viên đó vẫn được tính vào tỷ lệ thông qua.
Từ chối cung cấp biên bản. Đối tác chỉ đưa nghị quyết một trang, không có biên bản hay kết quả biểu quyết dù giao dịch lớn. Không phải lúc nào cũng là gian dối, nhưng nên hỏi lý do và ghi nhận câu trả lời.
Đối tác là doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh hoặc dùng tài sản chung
Khi đối tác là doanh nghiệp tư nhân, không có cơ quan phê chuẩn nội bộ nào để kiểm: chủ doanh nghiệp tự quyết và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Việc cần soát chuyển sang câu hỏi khác. Người ký có đúng là chủ doanh nghiệp hoặc được chủ doanh nghiệp uỷ quyền không, và tài sản đem ra bảo đảm có phải tài sản chung với vợ hoặc chồng, hoặc đồng sở hữu với người khác không.
Hộ kinh doanh cũng tương tự. Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân; quyền và nghĩa vụ phát sinh gắn với chủ hộ và các thành viên hộ theo quy định. Giao dịch lớn với hộ kinh doanh nên được ký với đúng người có quyền, và tài sản bảo đảm nên có xác nhận của mọi người đồng sở hữu.
Với công ty dùng tài sản do thành viên góp nhưng chưa hoàn tất chuyển quyền sở hữu sang công ty, cần kiểm ai đang là chủ sở hữu trên giấy tờ. Nếu tài sản vẫn đứng tên cá nhân, người đó phải ký với tư cách chủ sở hữu tài sản, ngoài nghị quyết của công ty.
Biến điều không kiểm được thành điều khoản hợp đồng
Bên nhận không bao giờ kiểm được mọi thứ: không thể biết cuộc họp có thật sự diễn ra như biên bản ghi, không thể tự xác minh mọi chữ ký. Phần còn lại được xử lý bằng hợp đồng.
Điều khoản cam đoan và bảo đảm buộc đối tác tuyên bố rằng giao dịch đã được phê chuẩn đầy đủ theo luật và điều lệ, người ký có đủ thẩm quyền, không có giao dịch với người có liên quan chưa được phê chuẩn. Nếu sau này cam đoan sai, bên nhận có căn cứ đòi bồi thường hoặc chấm dứt hợp đồng.
Điều khoản điều kiện tiên quyết cho phép ký trước nhưng chỉ giao hàng, giải ngân, chuyển tiền khi đối tác nộp đủ nghị quyết đúng thẩm quyền. Đây là cách cân bằng giữa tốc độ và an toàn, phổ biến trong hợp đồng tín dụng và mua bán lớn.
Với bên nhận là ngân hàng, việc lưu hồ sơ kiểm thẩm quyền, kể cả ghi chú về những gì đã hỏi và được trả lời, là bằng chứng quan trọng nếu sau này phải chứng minh mình ngay tình. Với doanh nghiệp nhỏ đang ký với một công ty lớn, một email đề nghị xác nhận thẩm quyền và câu trả lời bằng văn bản của bên kia đã tốt hơn nhiều so với không có gì.
Khi giao dịch có giá trị lớn so với chính bạn, hoặc đối tác có dấu hiệu tranh chấp nội bộ, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được chỉ ra điều khoản nào cần chặt hơn trước khi ký.
Hai phía cùng có lợi khi thẩm quyền rõ ràng
Doanh nghiệp bị kiểm có thể thấy phiền khi bị đòi điều lệ, biên bản, danh sách thành viên. Nhưng một bộ hồ sơ phê chuẩn đầy đủ cũng bảo vệ chính họ: người điều hành có căn cứ cho thấy mình ký đúng quyền, thành viên, cổ đông biết giao dịch đã đi qua đúng cửa, và khả năng giao dịch bị lật lại do một thành viên bất đồng giảm đi nhiều.
Doanh nghiệp thường xuyên ký giao dịch lớn có thể chuẩn bị sẵn một bộ hồ sơ thẩm quyền chuẩn: điều lệ mới nhất, quy chế phân cấp, danh sách người đại diện và phạm vi ký, nghị quyết hạn mức năm. Khi đối tác hỏi, gửi ngay bộ này giúp rút ngắn thời gian đàm phán và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Ở chiều ngược lại, bên nhận không nên đòi những giấy tờ không liên quan chỉ để "cho chắc". Hỏi đúng thứ cần để trả lời câu hỏi thẩm quyền là đủ, và tôn trọng thông tin nội bộ của đối tác cũng là một phần của quan hệ làm ăn lâu dài.
Câu hỏi thường gặp
Có dấu công ty trên hợp đồng là đủ chứng minh thẩm quyền không?
Không. Từ Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết về con dấu và dấu không phải yếu tố quyết định thẩm quyền ký. Điều quyết định là người ký có phải người đại diện theo pháp luật hoặc được uỷ quyền hợp lệ, và giao dịch có nằm trong phạm vi quyền của họ theo luật, điều lệ không.
Tra cứu thông tin doanh nghiệp trên cổng quốc gia có cho biết ngưỡng phê chuẩn không?
Không. Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp cho biết các thông tin đăng ký như tên, mã số, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, có thể có danh sách thành viên với một số loại hình. Ngưỡng phê chuẩn nằm trong điều lệ và luật, phải đọc riêng.
Đối tác là công ty lớn, hợp đồng nhỏ so với họ thì có cần kiểm không?
Nếu giá trị hợp đồng nhỏ so với tổng tài sản của đối tác và người ký là người đại diện theo pháp luật, rủi ro thẩm quyền thấp. Vẫn nên kiểm người ký và văn bản uỷ quyền nếu người ký là cấp dưới, vì uỷ quyền có thể giới hạn theo giá trị hoặc loại hợp đồng.
Đối tác từ chối cung cấp điều lệ thì làm sao?
Bên nhận có thể đề nghị đối tác cam đoan bằng văn bản về thẩm quyền trong hợp đồng, đặt điều kiện tiên quyết là nộp nghị quyết, hoặc chỉ chấp nhận giao dịch có bảo đảm khác. Nếu giao dịch lớn mà đối tác không đưa được gì, đó là thông tin đáng cân nhắc trước khi ký.
Ngân hàng đã kiểm nghị quyết rồi, sau đó nghị quyết bị huỷ thì hợp đồng tín dụng ra sao?
Tuỳ trường hợp. Hậu quả với các giao dịch đã ký dựa trên nghị quyết bị huỷ phụ thuộc lý do huỷ, sự ngay tình của bên nhận và quy định áp dụng. Hồ sơ cho thấy ngân hàng đã kiểm cẩn trọng là chứng cứ có lợi. Đây là vùng cần người làm nghề đánh giá theo vụ việc cụ thể.
Người ký có giấy uỷ quyền của giám đốc thì cần kiểm gì thêm?
Kiểm giấy uỷ quyền còn thời hạn, phạm vi có bao gồm loại và giá trị hợp đồng này, người uỷ quyền có quyền uỷ quyền theo điều lệ, và giao dịch có cần nghị quyết của cơ quan cao hơn không. Uỷ quyền không thể trao cho người được uỷ quyền nhiều quyền hơn người uỷ quyền đang có.