Trong tranh chấp về nghị quyết, bên nào có bộ hồ sơ đầy đủ và đáng tin hơn thường ở thế mạnh hơn: thư mời và bằng chứng gửi, danh sách người có quyền dự họp, giấy uỷ quyền, phiếu biểu quyết, biên bản, nghị quyết, cùng thư từ và ghi âm, ghi hình nếu có. Lý lẽ chỉ đứng được khi có tài liệu chống lưng.
Bài chỉ cách cổ đông, thành viên tự thu thập và giữ chứng cứ, cách xin tài liệu đang nằm trong tay công ty, và phía công ty nên lưu gì để chứng minh mình làm đúng. Quy tắc tố tụng về giao nộp, đánh giá chứng cứ là phần chung của mọi tranh chấp, chỉ được nhắc ở mức cần thiết; khi bước vào tố tụng, nên có người làm nghề đi cùng.
Căn cứ yêu cầu huỷ nào cần chứng cứ gì
Mỗi căn cứ đòi một nhóm tài liệu khác nhau. Bảng dưới giúp bạn biết đang thiếu gì:
| Căn cứ | Tài liệu chính | Thường nằm ở đâu |
|---|---|---|
| Không nhận được thư mời, nhận trễ | Bằng chứng ngày nhận thực tế, địa chỉ đã đăng ký với công ty, thư mời gửi người khác để so ngày | Bên bạn, bưu điện, hộp thư điện tử; bằng chứng gửi ở công ty |
| Thiếu tài liệu họp | Thư mời và tài liệu đúng như đã nhận, nội dung trang thông tin điện tử của công ty tại thời điểm đó | Bên bạn; bản lưu của công ty |
| Không đủ điều kiện họp, sai tỷ lệ | Danh sách người dự họp, giấy uỷ quyền, phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu | Chủ yếu ở công ty |
| Biểu quyết ngoài chương trình | Chương trình gửi kèm thư mời, biên bản, ghi âm hoặc ghi hình cuộc họp | Hai bên |
| Nội dung trái luật, trái điều lệ | Điều lệ đang hiệu lực, nghị quyết trước, báo cáo tài chính, hợp đồng thực hiện nghị quyết | Công ty; bản điều lệ bạn đang giữ |
| Người có lợi ích liên quan biểu quyết | Thông tin quan hệ giữa các bên, bản kê khai lợi ích, đăng ký doanh nghiệp của đối tác | Công ty; thông tin đăng ký công khai |
Cột cuối cho thấy một điều quan trọng: nhiều chứng cứ quyết định nằm ở công ty. Vì vậy quyền xem tài liệu của cổ đông, thành viên là công cụ cần dùng sớm, trước khi tranh chấp nóng lên.
Xin tài liệu đang nằm trong tay công ty
Luật Doanh nghiệp trao cho cổ đông, thành viên quyền xem, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp một số tài liệu: điều lệ, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, biên bản họp và nghị quyết của đại hội hoặc hội đồng thành viên, báo cáo tài chính. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông đạt tỷ lệ luật định có thêm quyền xem biên bản, nghị quyết hội đồng quản trị và một số tài liệu khác. Phạm vi cụ thể nên đối chiếu luật và điều lệ của công ty bạn.
Gửi yêu cầu bằng văn bản, nêu rõ tư cách của bạn, tài liệu cần xem hoặc sao, mục đích và cách nhận. Gửi qua kênh có bằng chứng, giữ lại bản sao. Nếu công ty từ chối hoặc im lặng, chính văn bản yêu cầu và sự im lặng đó là chứng cứ cho thấy bạn đã cố gắng tiếp cận tài liệu mà không được.
Khi đã vào tố tụng, người khởi kiện có thể đề nghị toà án hoặc hội đồng trọng tài yêu cầu bên đang giữ tài liệu cung cấp. Quy định cụ thể khác nhau giữa toà án và trọng tài; người làm nghề sẽ biết cách đề nghị đúng lúc. Dù vậy, có bằng chứng bạn đã tự yêu cầu trước đó luôn giúp đề nghị này thuyết phục hơn.
Chứng cứ điện tử và ghi âm: dùng được nhưng phải giữ đúng cách
Email, tin nhắn. Thư mời gửi qua email, tài liệu gửi qua Zalo hay nhóm chat, tin nhắn trao đổi trước và sau họp đều có thể là chứng cứ. Giữ nguyên tài khoản, không xoá, không chuyển tiếp qua nhiều nơi làm mất thông tin gốc. Chụp màn hình là tiện nhưng nên kèm bản xuất có thông tin người gửi, thời gian.
Ghi âm, ghi hình cuộc họp. Ghi âm cuộc họp mà bạn được dự thường được xem xét như một nguồn chứng cứ nếu trình bày rõ xuất xứ: ai ghi, bằng thiết bị nào, ở đâu, khi nào. Ghi lén cuộc nói chuyện riêng của người khác, hoặc phát tán bản ghi ra ngoài, có thể xâm phạm quyền riêng tư và thông tin cá nhân. Tốt nhất là cuộc họp được ghi công khai theo quy chế.
Giữ nguyên bản gốc. Lưu file gốc trên thiết bị ghi, sao ra nơi khác, không cắt ghép. Một bản ghi bị cắt dù vô tình cũng làm bên kia có lý do nghi ngờ toàn bộ. Nếu cần trích đoạn để trình bày, hãy làm trên bản sao, ghi rõ mốc thời gian của đoạn trích trong bản gốc, và vẫn nộp kèm bản gốc khi được yêu cầu. Với email, nên giữ cả phần thông tin kỹ thuật của thư như địa chỉ gửi, thời điểm gửi, vì đó là thứ giúp xác định thư thật sự đi từ đâu và lúc nào.
Lập vi bằng khi cần. Với nội dung dễ bị xoá như trang thông tin điện tử của công ty, bài đăng, tin nhắn, có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận sự kiện tại thời điểm đó. Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi có thật, không thay thế văn bản công chứng và không tự chứng minh nội dung đúng hay sai.
Chứng minh thiệt hại và quan hệ lợi ích: phần hay bị bỏ quên
Nhiều người chuẩn bị rất kỹ chứng cứ về thủ tục nhưng quên rằng một số yêu cầu đòi chứng minh thêm thiệt hại. Yêu cầu toà án đình chỉ, huỷ bỏ nghị quyết hội đồng quản trị gắn với điều kiện gây thiệt hại cho công ty; yêu cầu bồi thường từ người quản lý cũng vậy. Thiệt hại cần được thể hiện bằng con số có căn cứ: giá bán so với giá thị trường tại thời điểm đó, khoản lợi nhuận bị mất, chi phí phát sinh. Báo cáo định giá độc lập, báo giá của bên khác cho cùng tài sản, số liệu kế toán là những nguồn thường dùng.
Phần thứ hai hay bị bỏ quên là quan hệ lợi ích. Muốn nói một giao dịch là giao dịch với người có liên quan, cần chỉ ra quan hệ cụ thể: người quản lý là thành viên, cổ đông lớn hoặc người quản lý của bên kia; hai công ty có chung người kiểm soát; quan hệ gia đình theo định nghĩa của luật. Thông tin đăng ký doanh nghiệp công khai, bản kê khai lợi ích mà người quản lý nộp cho công ty, các văn bản ký bởi cùng một người cho hai phía là những mảnh ghép thường gặp.
Cả hai loại chứng cứ này đều mất thời gian thu thập, nên cần bắt đầu song song với phần thủ tục, không đợi đến khi nộp đơn mới tính.
Lập hồ sơ chứng cứ từng bước
Trình tự gọn cho cổ đông, thành viên chuẩn bị tranh chấp:
- Lập một thư mục riêng, đặt tên theo cuộc họp, ghi ngày bạn nhận từng tài liệu.
- Đánh số từng tài liệu, lập bảng kê: số, tên, ngày, nguồn, chứng minh cho điểm nào.
- Viết một bản tường thuật diễn biến theo thời gian, càng sớm càng tốt khi trí nhớ còn rõ, ghi ai nói gì, ai có mặt.
- Liệt kê người chứng kiến có thể xác nhận diễn biến, và tài liệu họ đang giữ.
- Gửi văn bản xin tài liệu còn thiếu cho công ty, lưu bằng chứng gửi.
- Sao lưu toàn bộ ở hai nơi khác nhau.
- Mang bảng kê và bản tường thuật khi gặp người làm nghề; họ sẽ chọn tài liệu nào nộp, nộp lúc nào.
Bản tường thuật không tự có giá trị chứng minh như tài liệu gốc, nhưng giúp bạn và người làm nghề nhìn thấy chỗ đang thiếu chứng cứ.
Phía công ty: lưu bộ hồ sơ cuộc họp để tự bảo vệ
Công ty là bên giữ phần lớn tài liệu, nên cũng là bên phải chứng minh nhiều nhất khi bị yêu cầu huỷ. Một bộ hồ sơ cuộc họp đầy đủ gồm: quyết định triệu tập, danh sách người có quyền dự họp, thư mời và bằng chứng gửi cho từng người, tài liệu họp, danh sách đăng ký dự họp, giấy uỷ quyền, phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp, nghị quyết, bằng chứng gửi hoặc công bố nghị quyết.
Ngoài bộ hồ sơ, nên lưu theo dõi các trao đổi với cổ đông, thành viên trong khoảng thời gian trước và sau cuộc họp, đặc biệt các văn bản phản đối và câu trả lời của công ty. Bản ghi âm, ghi hình nếu có thì lưu cùng nơi và có quy định ai được tiếp cận.
Thời gian lưu trữ nên ít nhất bằng thời gian lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp theo luật, và dài hơn với những nghị quyết đang có tranh chấp. Việc đánh số và lưu nghị quyết theo góc nghiệp vụ văn thư có bài riêng ở chuyên trang hồ sơ, ở đây chỉ nhấn mạnh: lưu đủ bộ, không chỉ lưu nghị quyết.
Những việc tuyệt đối không làm với chứng cứ
Tranh chấp càng căng, người trong cuộc càng dễ làm những việc tưởng là giúp mình nhưng lại làm mất hết lý:
- Sửa, bổ sung, ký thêm vào biên bản hoặc phiếu biểu quyết sau khi cuộc họp đã kết thúc mà không theo thủ tục đính chính công khai.
- Làm lại biên bản, nghị quyết với ngày cũ để khớp với lập luận hiện tại.
- Huỷ, xoá tài liệu, tin nhắn, bản ghi khi đã biết có tranh chấp.
- Nhờ người ký thay, giả chữ ký của thành viên vắng mặt.
- Lấy tài liệu của công ty bằng cách truy cập trái phép hệ thống, hộp thư của người khác.
- Đưa bản ghi âm, tài liệu nội bộ lên mạng xã hội để gây sức ép.
Những hành vi này không chỉ làm hỏng vụ việc mà có thể dẫn tới trách nhiệm hành chính, dân sự, thậm chí hình sự. Nếu bạn đã lỡ làm một việc trong danh sách, hãy dừng lại và hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi làm bất cứ điều gì tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ có ảnh chụp nghị quyết mà không có bản gốc thì có dùng được không?
Có thể dùng như một nguồn thông tin ban đầu, nhưng giá trị chứng minh thấp hơn bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Khi tố tụng, bạn có thể đề nghị bên đang giữ bản gốc xuất trình. Giữ cả thông tin ai gửi ảnh cho bạn, khi nào.
Công ty không cho xem biên bản họp thì có vi phạm không?
Nếu bạn thuộc nhóm được luật và điều lệ trao quyền xem tài liệu đó và đã yêu cầu đúng cách, việc từ chối không có lý do chính đáng là vi phạm quyền của bạn. Lưu văn bản yêu cầu và phản hồi, đây cũng là chứng cứ trong tranh chấp.
Có nên nhờ người làm chứng là nhân viên công ty không?
Nhân viên có thể là người chứng kiến quan trọng, nhưng họ ở thế khó vì phụ thuộc công ty. Đừng gây sức ép buộc họ đứng về phía bạn. Nếu cần lời khai, nên nhờ người làm nghề tư vấn cách đề nghị cơ quan giải quyết lấy lời khai theo thủ tục.
Ghi âm cuộc họp bằng điện thoại có cần xin phép không?
Tốt nhất là ghi công khai theo quy chế họp hoặc thông báo cho mọi người. Ghi âm cuộc họp mà bạn tham dự với tư cách người có quyền thường được xem xét khác với ghi lén cuộc nói chuyện riêng. Không phát tán bản ghi ra ngoài.
Bao lâu sau cuộc họp thì nên bắt đầu thu thập chứng cứ?
Ngay khi bạn thấy có vấn đề, thậm chí ngay trong cuộc họp. Trí nhớ phai nhanh, tin nhắn có thể bị xoá, trang thông tin điện tử có thể bị sửa. Thời hạn yêu cầu huỷ nghị quyết cũng không dài, nên mỗi tuần chậm là mất đi một phần lợi thế.