Chia một giao dịch lớn thành nhiều hợp đồng nhỏ, mỗi cái dưới ngưỡng phải xin hội đồng quản trị, hội đồng thành viên hay đại hội đồng cổ đông, không giúp công ty thoát nghĩa vụ phê chuẩn. Khi có tranh chấp, toà án, trọng tài, cơ quan thanh tra và chính các thành viên, cổ đông sẽ nhìn vào bản chất: cùng một đối tác, cùng một mục đích, trong cùng một khoảng thời gian thì đó là một giao dịch. Người ký các hợp đồng đó có thể bị coi là vượt thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm với công ty.
Bài này không hướng dẫn cách chia, mà giải thích vì sao cách làm này hỏng, nó để lại dấu vết gì, và những cách hợp lệ để có phê chuẩn nhanh khi công việc kinh doanh không chờ được một cuộc họp.
Vì sao người ta muốn chia nhỏ
Hiếm ai chia nhỏ hợp đồng vì muốn gian lận. Thường lý do là sự sốt ruột: đối tác cần ký trong tuần, chủ tịch hội đồng đang ở nước ngoài, một thành viên khó tính hay phản đối, họp đại hội đồng cổ đông mất cả tháng chuẩn bị. Người điều hành nghĩ rằng chỉ cần mỗi hợp đồng dưới ngưỡng là mình nằm trong quyền.
Có trường hợp khác nặng hơn: người điều hành muốn tránh để thành viên, cổ đông khác biết về giao dịch, vì bên kia là người quen hoặc vì giá không dễ giải thích. Khi đó việc chia nhỏ không chỉ là lỗi thủ tục mà là dấu hiệu của xung đột lợi ích.
Cả hai trường hợp gặp cùng một vấn đề: ngưỡng phê chuẩn được đặt ra để bảo vệ chủ sở hữu khỏi những cam kết lớn mà họ không được hỏi. Một quy tắc như vậy được đọc theo mục đích, không theo hình thức. Ai cũng hiểu mười hợp đồng mua mười phần của cùng một dây chuyền là một quyết định mua dây chuyền.
Dấu hiệu cho thấy nhiều hợp đồng là một giao dịch
Cùng đối tác hoặc các đối tác có quan hệ. Ký với ba công ty khác tên nhưng cùng người kiểm soát không khác gì ký với một công ty. Thông tin về người kiểm soát thường tra được qua đăng ký doanh nghiệp, nên đây là dấu hiệu dễ bị phát hiện nhất.
Cùng mục đích kinh tế. Các hợp đồng phục vụ chung một dự án, một tài sản, một khoản tài trợ. Tờ trình nội bộ, kế hoạch đầu tư hay báo cáo gửi ngân hàng thường mô tả dự án như một khối, và chính tài liệu đó cho thấy các hợp đồng là một.
Thời gian gần nhau. Ký trong cùng một tuần, cùng một tháng, hoặc nối tiếp ngay khi hợp đồng trước vừa xong.
Giá trị mỗi phần sát ngưỡng. Khi mọi hợp đồng đều nằm ngay dưới mức phải xin phê chuẩn, sự trùng hợp đó tự nói lên điều gì đó.
Không phần nào có giá trị riêng. Phần một không dùng được nếu thiếu phần hai; không ai mua nửa cái máy.
Dấu vết trao đổi. Email, tin nhắn đàm phán một lần cho tổng giá trị rồi mới tách ra khi soạn hợp đồng.
Pháp luật nhìn vào bản chất như thế nào
Bộ luật Dân sự 2015 có nguyên tắc về giao dịch giả tạo: khi các bên xác lập một giao dịch nhằm che giấu một giao dịch khác, giao dịch giả tạo vô hiệu, còn giao dịch bị che giấu được xét theo quy định áp dụng cho nó. Áp vào đây, các hợp đồng nhỏ có thể bị xem là lớp vỏ của một hợp đồng lớn, và hợp đồng lớn đó được xét theo quy tắc thẩm quyền của chính nó. Nếu nó cần phê chuẩn mà không có, câu chuyện quay về vượt thẩm quyền.
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt cho người quản lý nghĩa vụ thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích hợp pháp tối đa của công ty, và trung thành với lợi ích của công ty. Cố tình thiết kế giao dịch để cơ quan có thẩm quyền không được biết khó được coi là cẩn trọng hay trung thành. Người quản lý vi phạm các nghĩa vụ này có thể phải bồi thường thiệt hại cho công ty, và thành viên, cổ đông theo điều kiện luật định có quyền khởi kiện người quản lý.
Với công ty đại chúng, văn bản hướng dẫn về quản trị công ty còn có quy tắc cộng dồn các giao dịch với người có liên quan trong một khoảng thời gian để xác định thẩm quyền. Công ty chưa niêm yết không bị ràng buộc trực tiếp bởi quy tắc đó, nhưng nó cho thấy cách nhà làm luật nghĩ: tổng mới là thứ đáng xét.
Rủi ro cho từng bên khi hợp đồng bị coi là một giao dịch
Bảng tóm hệ quả có thể xảy ra; mức độ cụ thể tuỳ hồ sơ và phán quyết của cơ quan giải quyết tranh chấp.
| Bên | Rủi ro | Ghi chú |
|---|---|---|
| Công ty | Bị ràng buộc bởi giao dịch mà chủ sở hữu không muốn, hoặc phải tranh chấp để thoát ra | Chi phí tranh chấp và mất quan hệ với đối tác |
| Người ký | Bị coi là vượt thẩm quyền, chịu trách nhiệm với đối tác về phần không ràng buộc công ty, bồi thường cho công ty nếu gây thiệt hại | Có thể bị miễn nhiệm, bãi nhiệm |
| Đối tác | Hợp đồng có thể không ràng buộc công ty nếu đối tác biết hoặc phải biết việc chia nhỏ | Đối tác tham gia thiết kế việc chia thì khó viện dẫn sự ngay tình |
| Thành viên, cổ đông | Tài sản công ty bị cam kết mà họ không được hỏi | Có quyền yêu cầu xem tài liệu, khởi kiện người quản lý theo điều kiện luật định |
| Ngân hàng, bên cấp vốn | Tài sản bảo đảm hoặc nghĩa vụ trả nợ có thể bị tranh chấp | Ngân hàng thường cộng dư nợ của cùng khách hàng khi thẩm định |
Đối tác cần lưu ý dòng thứ ba. Nếu chính đối tác đề nghị tách hợp đồng "cho tiện bên anh", họ khó nói rằng mình không biết người ký đang né thẩm quyền.
Những cách hợp lệ để có phê chuẩn nhanh
Thay vì chia nhỏ, công ty có thể tổ chức lại việc phê chuẩn để nó không còn là nút thắt:
- Xin hạn mức trước: đầu năm, hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên thông qua kế hoạch kinh doanh kèm hạn mức cho từng loại giao dịch (mua nguyên liệu, vay vốn lưu động) mà giám đốc được ký trong năm.
- Dùng hợp đồng khung có phê chuẩn: với nhà cung cấp thường xuyên, phê chuẩn một hợp đồng khung có tổng giá trị tối đa, các đơn hàng sau đó ký trong khung.
- Lấy ý kiến bằng văn bản: nếu điều lệ cho phép, hội đồng hoặc cổ đông có thể biểu quyết bằng phiếu gửi qua thư, thư điện tử, không cần tập trung họp.
- Họp trực tuyến: điều lệ và Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép tham dự, biểu quyết qua phương tiện điện tử trong điều kiện nhất định; thành viên ở xa vẫn tham gia được.
- Phê chuẩn có điều kiện: ký hợp đồng với điều khoản hợp đồng chỉ có hiệu lực khi có nghị quyết, giúp không mất cơ hội mà vẫn đúng thẩm quyền.
- Sửa điều lệ, quy chế: nếu ngưỡng hiện tại quá thấp so với quy mô kinh doanh, đưa ra cơ quan có thẩm quyền để điều chỉnh một cách công khai, trong giới hạn luật cho phép.
Các cách trên đều tốn chút công sức chuẩn bị, nhưng đổi lại người điều hành có một căn cứ rõ để ký, và không ai có thể lật lại giao dịch vì lý do thủ tục.
Ví dụ giả định: ba hợp đồng cho một dây chuyền
Công ty TNHH K có tổng tài sản trên báo cáo tài chính gần nhất khoảng 40 tỷ đồng, điều lệ đặt mức phải có nghị quyết hội đồng thành viên cho mọi hợp đồng từ 8 tỷ trở lên. Giám đốc muốn mua một dây chuyền đóng gói trị giá 15 tỷ. Một thành viên vốn hay phản đối chi tiêu lớn, nên giám đốc ký ba hợp đồng: thân máy 7 tỷ, cụm điều khiển 5 tỷ, lắp đặt và chạy thử 3 tỷ, cùng một nhà cung cấp, trong cùng một tuần.
Sáu tháng sau, dây chuyền hoạt động kém, thành viên kia yêu cầu xem hợp đồng. Báo giá ban đầu của nhà cung cấp ghi một con số 15 tỷ cho trọn gói, email đàm phán bàn về tổng giá. Không phần nào trong ba hợp đồng dùng được riêng. Gần như không ai còn tranh luận được rằng đây là ba giao dịch độc lập.
Hậu quả cho giám đốc là phải giải trình trước hội đồng thành viên, có thể bị yêu cầu bồi thường phần thiệt hại nếu chứng minh được, và mất lòng tin của các thành viên. Nếu ngay từ đầu giám đốc trình một tờ trình 15 tỷ, có thể bị chất vấn, nhưng nếu được thông qua thì mọi rủi ro kinh doanh sau đó là rủi ro chung mà các thành viên đã cùng chấp nhận.
Đã lỡ chia nhỏ: khắc phục thế nào
Nếu công ty phát hiện một chuỗi hợp đồng đã được chia để né ngưỡng, cách xử lý minh bạch nhất là báo cáo đầy đủ cho cơ quan có thẩm quyền và đề nghị cơ quan đó xem xét phê chuẩn tổng giao dịch. Nghị quyết cần ghi trung thực rằng đây là phê chuẩn các hợp đồng đã ký, liệt kê từng hợp đồng và ngày ký. Lập biên bản, nghị quyết ghi lùi ngày để làm như đã phê chuẩn từ trước là sai sự thật và chỉ làm vấn đề nặng thêm.
Nếu cơ quan có thẩm quyền không đồng ý, công ty cần đánh giá với đối tác xem hợp đồng nào còn ràng buộc, hợp đồng nào có thể chấm dứt, và thiệt hại nằm ở đâu. Người đã ký có thể phải giải trình, và tuỳ mức thiệt hại, công ty có thể xem xét trách nhiệm của họ.
Tình huống này hầu như luôn có tranh luận giữa người điều hành và các thành viên, cổ đông. Trước khi họp, cả hai phía nên tìm người làm nghề đọc hồ sơ; hỏi luật sư trên AI Cố Vấn là một bước đầu để biết những giấy tờ nào sẽ quyết định kết quả.
Câu hỏi thường gặp
Mua nguyên liệu nhiều lần trong năm với cùng một nhà cung cấp có bị coi là chia nhỏ không?
Không nhất thiết. Mua hàng định kỳ theo nhu cầu sản xuất là hoạt động kinh doanh bình thường, mỗi đơn có mục đích riêng. Cách an toàn là có hợp đồng khung hoặc hạn mức năm được phê chuẩn, để từng đơn hàng nằm trong khung đã được đồng ý.
Ngưỡng tính theo từng hợp đồng hay theo tổng trong năm?
Luật Doanh nghiệp đặt ngưỡng theo giá trị của hợp đồng, giao dịch, không nêu một quy tắc cộng dồn chung cho công ty chưa niêm yết. Nhưng khi nhiều hợp đồng thực chất là một giao dịch, giá trị đem so là tổng. Điều lệ, quy chế có thể đặt quy tắc cộng dồn rõ hơn, và công ty đại chúng có quy định riêng.
Đối tác đề nghị tách hợp đồng để thuận tiện thanh toán thì có sao không?
Tách hợp đồng vì lý do thanh toán, giao hàng không sai. Điều cần làm là trình phê chuẩn theo tổng giá trị của cả giao dịch, rồi ký các hợp đồng con trong phạm vi nghị quyết. Vấn đề chỉ phát sinh khi việc tách được dùng để không phải xin phê chuẩn.
Thành viên phát hiện giám đốc chia nhỏ hợp đồng thì làm gì?
Thành viên có thể yêu cầu xem hợp đồng, sổ sách theo quyền luật và điều lệ cho phép, yêu cầu triệu tập họp để xem xét, và trong trường hợp có thiệt hại có thể khởi kiện người quản lý theo điều kiện luật định. Trước khi khởi kiện, nên trao đổi nội bộ và tìm tư vấn chuyên môn.
Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên có trách nhiệm phát hiện việc này không?
Ban kiểm soát, kiểm soát viên có nhiệm vụ giám sát việc quản lý điều hành và tính hợp pháp của giao dịch theo luật và điều lệ. Một chuỗi hợp đồng sát ngưỡng với cùng đối tác là dấu hiệu họ nên hỏi. Báo cáo của họ cho đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng thành viên là kênh chính thức để nêu vấn đề.