Ở công ty cổ phần tổ chức theo mô hình có ban kiểm soát, kiểm soát viên được nhận thông báo mời họp, tài liệu, biên bản và nghị quyết của HĐQT như thành viên HĐQT, được dự và thảo luận tại cuộc họp, được xem sổ sách khi cần, và khi phát hiện thành viên HĐQT hay giám đốc vi phạm thì phải thông báo bằng văn bản cho HĐQT, yêu cầu chấm dứt vi phạm và khắc phục. Ban kiểm soát không có quyền biểu quyết hay phủ quyết nghị quyết HĐQT; sức mạnh của họ nằm ở thông tin, văn bản và kênh báo cáo lên đại hội đồng cổ đông.
Ở mô hình thứ hai, công ty không có ban kiểm soát mà có thành viên độc lập trong HĐQT và uỷ ban kiểm toán trực thuộc HĐQT làm phần lớn việc giám sát. Bài này tập trung vào mô hình có ban kiểm soát, phổ biến ở công ty chưa niêm yết, và nói ngắn về khác biệt của uỷ ban kiểm toán. Câu hỏi trung tâm: khi một nghị quyết HĐQT có vấn đề, kiểm soát viên làm được gì và nên làm theo trình tự nào.
Những quyền về thông tin mà kiểm soát viên cần dùng thường xuyên
Theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020 (đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ), kiểm soát viên có các quyền tiếp cận thông tin sau. Nhiều kiểm soát viên ở công ty nhỏ không biết hoặc không dùng hết:
- Nhận thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên HĐQT và tài liệu kèm theo cùng thời điểm, cùng phương thức như thành viên HĐQT.
- Nhận biên bản họp và nghị quyết, quyết định của HĐQT.
- Dự và tham gia thảo luận tại cuộc họp HĐQT, cuộc họp đại hội đồng cổ đông.
- Xem xét sổ kế toán, ghi chép và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý điều hành khi xét thấy cần thiết, hoặc theo nghị quyết đại hội, hoặc theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông đủ điều kiện.
- Yêu cầu thành viên HĐQT, giám đốc và người quản lý khác cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty.
- Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty khi cần, theo cách điều lệ quy định.
Nếu công ty không gửi tài liệu họp HĐQT cho bạn, đó đã là một vấn đề cần nêu bằng văn bản. Ban kiểm soát không thể giám sát việc phê chuẩn nếu chỉ biết nghị quyết sau khi nó đã được thực hiện.
Giám sát cái gì trong một nghị quyết HĐQT
Kiểm soát viên không đánh giá thay HĐQT rằng một quyết định kinh doanh là hay hay dở. Việc chọn mở chi nhánh ở Đà Nẵng hay Hải Phòng là việc của HĐQT. Ban kiểm soát nhìn vào tính hợp pháp, tính hợp lý, tính trung thực và mức độ cẩn trọng của quá trình ra quyết định. Câu hỏi đặt ra là HĐQT có quyết đúng thẩm quyền, đúng thủ tục, dựa trên thông tin đủ và không có xung đột lợi ích bị che giấu hay không.
Cụ thể, với mỗi nghị quyết, kiểm soát viên có thể soát: việc này có thuộc HĐQT hay phải trình đại hội; cuộc họp có đủ điều kiện, đủ người được mời; có thành viên nào có lợi ích liên quan và người đó có tránh biểu quyết không; tài liệu cung cấp có đủ để thành viên đánh giá rủi ro không; nội dung nghị quyết có khớp với biên bản không.
Danh sách này nghe nhiều, nhưng với một công ty nhỏ, mỗi quý chỉ có vài nghị quyết. Một kiểm soát viên dành nửa ngày mỗi quý để soát lại là đủ phát hiện phần lớn vấn đề trước khi chúng trở thành thiệt hại.
Phát hiện nghị quyết có vấn đề: trình tự xử lý của ban kiểm soát
Trình tự dưới đi từ nhẹ đến nặng. Mỗi bước nên được lưu bằng văn bản, để sau này có thể chứng minh ban kiểm soát đã làm đúng nghĩa vụ:
- Hỏi lại để hiểu đúng: đề nghị HĐQT hoặc người phụ trách giải thích, cung cấp thêm tài liệu. Nhiều "vấn đề" là do thiếu thông tin.
- Thảo luận trong ban kiểm soát, thống nhất đánh giá. Ý kiến khác nhau giữa các kiểm soát viên cũng nên ghi lại.
- Gửi văn bản cho HĐQT nêu vấn đề, căn cứ (điều khoản điều lệ, luật), kiến nghị cụ thể: tạm dừng thực hiện, bổ sung thủ tục, trình đại hội.
- Khi có căn cứ cho rằng thành viên HĐQT hay giám đốc vi phạm, thông báo bằng văn bản cho HĐQT trong thời hạn luật định, yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục.
- Đề nghị chủ tịch triệu tập họp HĐQT để xem xét, nếu cần. Ban kiểm soát thuộc nhóm có quyền đề nghị triệu tập.
- Nếu HĐQT không khắc phục, báo cáo đại hội đồng cổ đông ở kỳ gần nhất; khi vấn đề nghiêm trọng, cân nhắc các cơ chế triệu tập đại hội mà luật trao cho ban kiểm soát trong những trường hợp nhất định.
Ban kiểm soát và uỷ ban kiểm toán: giám sát phê chuẩn khác nhau thế nào
Bảng so sánh theo nguyên lý, chỉ ở góc giám sát việc HĐQT phê chuẩn. Điều kiện để chọn từng mô hình và cơ cấu thành viên bạn đối chiếu Luật Doanh nghiệp hiện hành.
| Tiêu chí | Ban kiểm soát | Uỷ ban kiểm toán |
|---|---|---|
| Vị trí | Cơ quan độc lập với HĐQT, do đại hội bầu | Cơ quan chuyên môn trực thuộc HĐQT |
| Thành phần | Kiểm soát viên, không đồng thời là thành viên HĐQT | Thành viên HĐQT, do thành viên độc lập làm chủ tịch uỷ ban |
| Báo cáo cho | Đại hội đồng cổ đông | HĐQT, và qua HĐQT tới đại hội |
| Thế mạnh | Độc lập về tổ chức, có kênh thẳng lên đại hội | Ngồi trong HĐQT nên tiếp cận thông tin sớm, tham gia trực tiếp vào thảo luận |
| Điểm yếu thường gặp | Ở công ty nhỏ hay hình thức, kiểm soát viên là người quen của chủ | Phụ thuộc vào mức độc lập thật của thành viên độc lập |
Luật cũng cho phép một số công ty cổ phần nhỏ, với cơ cấu cổ đông đáp ứng điều kiện luật định, không bắt buộc có ban kiểm soát. Khi đó việc giám sát dựa nhiều hơn vào quyền tiếp cận thông tin của chính cổ đông.
Những giới hạn kiểm soát viên cần biết
Không biểu quyết, không phủ quyết. Kiểm soát viên dự họp HĐQT nhưng không có phiếu. Ý kiến của họ có giá trị khi được ghi vào biên bản và khi được gửi bằng văn bản.
Không thay HĐQT điều hành. Kiến nghị tạm dừng một giao dịch là trong phạm vi, nhưng tự ra lệnh cho phòng kế toán không chuyển tiền là vượt vai. Kênh của ban kiểm soát là HĐQT và đại hội.
Có nghĩa vụ bảo mật. Thông tin tiếp cận được chỉ dùng cho việc giám sát. Chuyển tài liệu nội bộ cho bên ngoài, kể cả cho cổ đông không đủ điều kiện tiếp cận, có thể vi phạm nghĩa vụ.
Cũng phải chịu trách nhiệm. Kiểm soát viên vi phạm nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng, như biết vi phạm mà không thông báo, có thể phải chịu trách nhiệm theo luật và điều lệ. Im lặng cho êm chuyện không phải lựa chọn an toàn.
Từ phía HĐQT: làm việc với ban kiểm soát cho bớt căng
Nhiều HĐQT coi ban kiểm soát là "người soi". Cách nhìn đó làm cả hai bên mất thời gian. Một ban kiểm soát được gửi tài liệu đầy đủ, được mời dự họp, được trả lời câu hỏi kịp thời, thường chỉ cần văn bản kiến nghị ở mức nhẹ. Một ban kiểm soát bị bỏ ngoài luồng thông tin sẽ phải dùng đến những bước nặng hơn, vì đó là cách duy nhất để làm tròn nghĩa vụ của họ.
Ví dụ giả định: một công ty cổ phần cơ khí ở Thái Nguyên quen gửi tài liệu họp HĐQT cho kiểm soát viên sau khi họp. Một năm, công ty thông qua khoản bảo lãnh cho một doanh nghiệp đối tác mà kiểm soát viên chỉ biết khi đọc báo cáo tài chính. Kiểm soát viên gửi văn bản yêu cầu giải trình và đưa vấn đề ra đại hội. Đại hội trở thành nơi tranh luận gay gắt, điều đáng lẽ đã tránh được nếu kiểm soát viên được hỏi ý kiến từ đầu.
Thói quen nhỏ có ích: thư ký HĐQT đưa kiểm soát viên vào danh sách gửi tài liệu mặc định, ghi ý kiến của kiểm soát viên vào biên bản, trả lời kiến nghị bằng văn bản có thời hạn. Khi có bất đồng nghiêm trọng về một nghị quyết, cả hai phía có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để có góc nhìn độc lập trước khi đưa ra đại hội.
Báo cáo của ban kiểm soát trước đại hội: viết gì về các nghị quyết HĐQT
Mỗi năm, ban kiểm soát trình đại hội đồng cổ đông báo cáo về kết quả giám sát. Ở nhiều công ty nhỏ, báo cáo này chỉ vài đoạn chung chung như "HĐQT đã hoạt động đúng quy định". Một báo cáo như vậy không giúp cổ đông, và cũng không bảo vệ kiểm soát viên nếu sau này lộ ra một nghị quyết có vấn đề mà báo cáo không nhắc tới.
Phần về hoạt động phê chuẩn của HĐQT nên có: số cuộc họp và số lần lấy ý kiến bằng văn bản trong năm; các nghị quyết quan trọng (vay, bảo lãnh, đầu tư, giao dịch với người có liên quan, bổ nhiệm người quản lý); nhận xét về việc tuân thủ thẩm quyền và thủ tục; các kiến nghị ban kiểm soát đã gửi, HĐQT đã phản hồi và khắc phục ra sao; những việc còn tồn đọng cần đại hội lưu ý.
Viết theo lối mô tả sự việc và căn cứ, tránh quy kết. "Nghị quyết ngày… về khoản bảo lãnh chưa kèm báo cáo tài chính của bên được bảo lãnh; ban kiểm soát đã kiến nghị bằng văn bản ngày…, HĐQT đã bổ sung ngày…" có giá trị hơn nhiều so với "HĐQT còn thiếu sót trong công tác thẩm định". Cổ đông đọc được, HĐQT không thấy bị công kích, và hồ sơ cho thấy ban kiểm soát đã làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm soát viên có bắt buộc phải dự mọi cuộc họp HĐQT không?
Luật trao quyền dự và thảo luận, điều lệ có thể quy định cụ thể hơn. Dù không dự, kiểm soát viên vẫn nên đọc tài liệu và biên bản của mọi cuộc họp, vì nghĩa vụ giám sát không phụ thuộc vào việc có mặt.
Ban kiểm soát có quyền yêu cầu huỷ nghị quyết HĐQT không?
Ban kiểm soát có quyền yêu cầu HĐQT chấm dứt vi phạm và khắc phục, kiến nghị lên đại hội. Quyền yêu cầu toà án đình chỉ hoặc huỷ nghị quyết HĐQT trái luật, trái điều lệ theo Luật Doanh nghiệp 2020 thuộc về cổ đông. Kiểm soát viên là cổ đông thì có thể thực hiện với tư cách cổ đông.
Công ty không gửi tài liệu cho ban kiểm soát thì sao?
Gửi văn bản yêu cầu cung cấp, dẫn quyền theo luật và điều lệ, lưu bằng chứng. Nếu vẫn không được cung cấp, nêu trong báo cáo của ban kiểm soát trước đại hội. Việc cản trở ban kiểm soát cũng là vấn đề về trách nhiệm của người quản lý.
Kiểm soát viên có được đồng thời là kế toán của công ty không?
Luật có các hạn chế về người được làm kiểm soát viên nhằm bảo đảm độc lập, trong đó có hạn chế liên quan đến người làm việc trong bộ phận kế toán, tài chính. Điều kiện cụ thể thuộc phần tiêu chuẩn tư cách; hãy đối chiếu luật hiện hành.
Uỷ ban kiểm toán có thay hoàn toàn ban kiểm soát không?
Ở mô hình có uỷ ban kiểm toán, công ty không có ban kiểm soát và uỷ ban kiểm toán đảm nhận chức năng giám sát theo luật và quy chế. Tuy nhiên uỷ ban nằm trong HĐQT, nên mức độc lập phụ thuộc nhiều vào thành viên độc lập thật sự.
Kiểm soát viên phản đối mà HĐQT vẫn thực hiện thì kiểm soát viên có bị liên đới không?
Khi kiểm soát viên đã thông báo bằng văn bản, kiến nghị khắc phục và báo cáo đại hội, họ đã thực hiện nghĩa vụ giám sát. Đó là lý do mọi bước cần lưu văn bản. Đánh giá trách nhiệm cụ thể do cơ quan có thẩm quyền quyết định.