Bảng phân quyền là một trang liệt kê từng nhóm việc, ai đề xuất, ai quyết, hạn mức bao nhiêu và căn cứ ở đâu trong điều lệ hay nghị quyết; công ty nhỏ có thể tự lập trong vài buổi bằng cách đi từ quy tắc của Luật Doanh nghiệp, qua điều lệ, rồi chia tiếp phần còn lại cho giám đốc và các trưởng bộ phận.
Ở công ty mười hay ba mươi người, thẩm quyền thường nằm trong đầu giám đốc. Mọi thứ trơn tru cho tới khi giám đốc đi công tác dài, có thành viên mới góp vốn, ngân hàng hỏi giấy tờ, hay một khoản chi bị thắc mắc. Bảng phân quyền đưa những gì đang nằm trong đầu ra giấy, và qua đó buộc mọi người thống nhất trước khi có chuyện. Bài này hướng dẫn tự làm, không cần thuê tư vấn cho bản đầu tiên.
Bảng phân quyền khác gì điều lệ và quy chế tài chính
Điều lệ nói cơ quan nào có thẩm quyền gì ở mức khung. Quy chế tài chính nói tiền được chi theo trình tự nào, chứng từ gì. Bảng phân quyền nằm giữa hai thứ đó: nó dịch khung của điều lệ thành những dòng cụ thể mà người làm việc hằng ngày tra được ngay, kể cả những việc không dính tới tiền như ký hợp đồng lao động, phát ngôn với báo chí hay khởi kiện.
Bảng phân quyền tốt có ba đặc điểm. Một là ngắn, lý tưởng trong một hai trang, để người ta thực sự mở ra đọc. Hai là có căn cứ, mỗi dòng ghi nguồn: điều khoản nào của điều lệ, nghị quyết số mấy ngày nào. Ba là được cơ quan có thẩm quyền ban hành, thường là hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị, chứ không phải giám đốc tự viết cho mình.
Điểm ba quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Một bảng do giám đốc tự ký giao quyền cho chính giám đốc không có giá trị hơn ý kiến của giám đốc. Khi được cấp trên thông qua, bảng trở thành căn cứ để giám đốc chứng minh mình ký đúng quyền, và để thành viên góp vốn yên tâm rằng các khoản lớn vẫn quay về họ.
Các cột nên có
Một bảng phân quyền dùng được thường có những cột dưới đây. Bạn có thể bớt cột nếu công ty rất nhỏ, nhưng đừng bỏ cột căn cứ.
- Nhóm việc: tên việc cụ thể, như "hợp đồng mua nguyên liệu", "vay ngắn hạn ngân hàng", "tuyển nhân viên văn phòng".
- Người đề xuất: ai được khởi xướng, lập tờ trình hoặc hồ sơ.
- Người kiểm: ai xem lại trước khi trình, thường là kế toán hoặc người phụ trách pháp chế.
- Người quyết: chức danh hoặc cơ quan có quyền chấp thuận, kèm hạn mức theo từng bậc.
- Người ký với bên ngoài: người đại diện theo pháp luật hay người được uỷ quyền.
- Căn cứ: điều khoản điều lệ, nghị quyết, quy chế làm nền.
- Người thay thế khi vắng: ai được làm thay và trong giới hạn nào.
Tách "người quyết" với "người ký" là chỗ nhiều bảng bỏ sót. Hai vai có thể là một người, nhưng khi tách ra, bảng trả lời được câu hỏi của ngân hàng: ai đã chấp thuận giao dịch này, và người ký có được uỷ quyền không.
Những nhóm việc không nên thiếu
Mua sắm và hợp đồng với nhà cung cấp. Chia bậc theo giá trị mỗi hợp đồng, phân biệt mua trong kế hoạch và ngoài kế hoạch.
Bán hàng, giảm giá, công nợ khách hàng. Ai được duyệt giảm giá vượt bảng giá, ai được cho khách nợ, nợ đến mức nào, ai được xoá nợ khó đòi.
Nhân sự. Tuyển dụng, tăng lương, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng, theo từng cấp chức danh. Riêng chức danh do cấp trên bổ nhiệm theo điều lệ thì ghi rõ để giám đốc không quyết nhầm.
Ngân hàng và tài chính. Mở, đóng tài khoản; vay, gia hạn; ký chi trên ngân hàng điện tử theo hạn mức; đầu tư tiền nhàn rỗi.
Tài sản. Mua, bán, thanh lý, cho thuê, cho mượn, thế chấp tài sản cố định. Đây là nhóm hay bị coi là việc vặt nhưng lại đụng ngưỡng giao dịch lớn của luật.
Đầu tư và góp vốn ra ngoài. Gần như luôn thuộc hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị trở lên; ghi rõ để không ai hiểu nhầm.
Giao dịch với người có liên quan. Một dòng riêng, chỉ ra quy trình phê chuẩn riêng, không áp hạn mức thông thường.
Pháp lý. Uỷ quyền đại diện, khởi kiện, nhận đơn kiện, ký thoả thuận hoà giải, trả lời cơ quan nhà nước.
Ví dụ bảng phân quyền rút gọn
Ví dụ giả định cho một công ty TNHH hai thành viên trở lên, khoảng ba mươi nhân viên, kinh doanh thiết bị văn phòng. Hạn mức chỉ để minh hoạ cách chia bậc, không phải gợi ý mức cho công ty bạn.
| Nhóm việc | Trưởng bộ phận | Giám đốc | Hội đồng thành viên |
|---|---|---|---|
| Mua hàng trong kế hoạch, mỗi hợp đồng | Đến 50 triệu | Đến 1 tỷ | Trên 1 tỷ hoặc theo ngưỡng điều lệ |
| Giảm giá ngoài bảng giá | Đến 5% | Đến 15% | Trên 15% |
| Tuyển nhân viên | Đề xuất | Quyết | — |
| Bổ nhiệm kế toán trưởng | — | Đề xuất | Quyết |
| Vay ngắn hạn bổ sung vốn lưu động | — | Trong hạn mức tín dụng đã duyệt | Mở hạn mức mới |
| Thanh lý tài sản cố định | Đề xuất | Giá trị còn lại nhỏ | Còn lại |
| Hợp đồng với người có liên quan | — | Trình | Chấp thuận theo quy trình riêng |
Dấu gạch ngang nghĩa là chức danh đó không có vai trong việc này. Ô "đề xuất" cho thấy người đó không quyết nhưng được khởi xướng, giúp tránh cảnh mọi đề xuất đều phải chính giám đốc nghĩ ra.
Các bước tự lập bản đầu tiên
Người làm thường là kế toán trưởng hoặc người phụ trách hành chính, phối hợp với giám đốc.
- Đọc phần thẩm quyền trong điều lệ, ghi ra những việc thuộc hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị trở lên. Những dòng này cố định, không giao xuống được.
- Liệt kê các việc thực tế đã phát sinh trong một năm qua, dựa trên sổ hợp đồng, sổ chi, hồ sơ nhân sự.
- Xếp mỗi việc vào nhóm và đề xuất người quyết, hạn mức. Bắt đầu chặt, nới dần sau dễ hơn siết lại.
- Kiểm từng dòng với điều lệ: không dòng nào được giao cho giám đốc một việc điều lệ dành cho cấp trên.
- Trình hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị thông qua bằng nghị quyết.
- Phổ biến cho các trưởng bộ phận, gửi ngân hàng và đối tác lớn phần liên quan đến họ.
Một bản đầu tiên chưa hoàn hảo nhưng đã được thông qua vẫn tốt hơn một bản hoàn hảo nằm trong ổ cứng.
Ví dụ giả định: một đơn mua hàng đi qua bảng
Trưởng phòng kinh doanh của công ty thiết bị văn phòng trong ví dụ trên cần nhập thêm một lô máy in trị giá khoảng tám trăm triệu đồng để kịp giao cho một trường học. Theo bảng, khoản này nằm trong kế hoạch mua hàng năm và dưới hạn mức một tỷ của giám đốc. Trưởng phòng lập đề xuất, kế toán kiểm xem còn ngân sách và công nợ nhà cung cấp, giám đốc duyệt, rồi giám đốc ký hợp đồng.
Giả sử nhà cung cấp lần này là công ty do em ruột một thành viên góp vốn làm chủ. Bảng có dòng riêng cho giao dịch với người có liên quan, nên hạn mức thông thường không còn áp dụng. Kế toán dừng hồ sơ ở bước kiểm, giám đốc lập tờ trình gửi hội đồng thành viên, và thành viên có quan hệ với nhà cung cấp không tham gia biểu quyết. Việc mất thêm vài ngày, nhưng hợp đồng sau đó không còn là điểm yếu nếu có ai thắc mắc.
Giả sử tiếp, giám đốc đang công tác nước ngoài đúng tuần đó. Cột người thay thế ghi phó giám đốc được duyệt mua hàng trong kế hoạch đến một nửa hạn mức của giám đốc. Tám trăm triệu vượt mức đó, nên phó giám đốc liên lạc xin giám đốc uỷ quyền riêng bằng văn bản cho đúng hợp đồng này. Một tình huống có ba nhánh, cả ba đều được bảng trả lời trước.
Ba sai lầm khi lập bảng lần đầu
Những người lập bảng phân quyền lần đầu thường vấp vào các lỗi dưới đây. Biết trước giúp bản đầu tiên không phải làm lại.
- Chép bảng của công ty khác. Bảng của một tập đoàn có hàng chục cấp quản lý đem về công ty ba mươi người sẽ tạo ra những bước duyệt không ai thực hiện, và mọi người nhanh chóng bỏ qua cả bảng.
- Để giám đốc ở mọi dòng. Nếu việc gì cũng chờ giám đốc, bảng chỉ ghi lại tình trạng hiện tại chứ không phân quyền. Hãy mạnh dạn giao các việc nhỏ cho trưởng bộ phận, kèm hạn mức thấp.
- Quên những việc không dính tiền. Ai được phát ngôn với báo chí, ai trả lời đoàn kiểm tra, ai được ký nhận đơn kiện, ai giữ con dấu và chữ ký số. Những việc này không có giá trị tiền nhưng hậu quả có thể lớn.
Sau ba tháng dùng thử, hãy hỏi các trưởng bộ phận dòng nào họ thấy vướng nhất. Dòng vướng thường là dòng đặt sai bậc, và sửa sớm rẻ hơn để nó thành thói quen vòng qua bảng.
Giữ cho bảng còn sống
Bảng phân quyền chết nhanh nếu không ai chịu trách nhiệm cập nhật. Ba thời điểm nên rà lại: khi có báo cáo tài chính năm mới, vì tổng tài sản đổi thì các ngưỡng tỷ lệ đổi theo; khi có thay đổi nhân sự quản lý; và khi điều lệ được sửa.
Hai nguyên tắc kiểm soát nên lồng vào bảng ngay từ đầu. Nguyên tắc hai chữ ký: các khoản chi trên một mức cần hai người, thường là người đề xuất và người duyệt, hoặc kế toán và giám đốc. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: người đề xuất mua không đồng thời là người duyệt chi cho chính khoản đó. Ở công ty rất nhỏ, không phải lúc nào cũng làm được trọn vẹn, nhưng ghi ra cũng giúp mọi người biết rủi ro nằm ở đâu.
Cuối cùng, nhớ cột người thay thế. Bảng phân quyền hay sụp vào đúng tuần giám đốc vắng mặt; nếu không ghi trước ai được làm thay và trong giới hạn nào, nhân viên sẽ hoặc dừng hết, hoặc tự làm vượt quyền.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mười người có cần bảng phân quyền không?
Có ích, dù chỉ một trang. Công ty càng nhỏ càng dựa vào thói quen, và thói quen là thứ khó chứng minh khi có tranh chấp hoặc khi ngân hàng hỏi căn cứ.
Bảng phân quyền có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Không. Đây là văn bản quản trị nội bộ. Tuy vậy ngân hàng, đối tác lớn và kiểm toán viên có thể yêu cầu xem phần liên quan, nên lưu cùng hồ sơ pháp lý của công ty.
Giám đốc có tự ban hành bảng phân quyền được không?
Giám đốc có thể ban hành phần phân quyền xuống các cấp dưới mình, trong phạm vi quyền của giám đốc. Phần xác định quyền của chính giám đốc nên do hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị thông qua.
Hạn mức nên ghi bằng tiền hay bằng tỷ lệ?
Với các bậc dưới giám đốc, ghi bằng tiền dễ dùng hơn. Với bậc chạm ngưỡng luật, nên ghi theo tỷ lệ tổng tài sản như điều lệ hoặc ghi rõ cách quy đổi, và cập nhật mỗi năm theo báo cáo tài chính.
Bảng phân quyền mâu thuẫn với điều lệ thì sao?
Điều lệ thắng. Dòng mâu thuẫn trong bảng không có giá trị và người ký theo dòng đó có thể bị coi là vượt thẩm quyền. Vì vậy bước kiểm với điều lệ trước khi thông qua là bắt buộc.