Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết đại hội đồng cổ đông có hiệu lực từ ngày được thông qua hoặc từ thời điểm hiệu lực ghi trong chính nghị quyết đó. Nghị quyết thông qua tại cuộc họp phải được thông báo tới cổ đông có quyền dự họp trong thời hạn luật định, có thể bằng cách đăng trên trang thông tin điện tử của công ty. Khi có cổ đông yêu cầu huỷ, nghị quyết vẫn được thi hành cho tới khi cơ quan giải quyết tranh chấp có quyết định khác. Đối chiếu bản luật hợp nhất sau sửa đổi và điều lệ trước khi áp dụng các mốc này.
Hiệu lực nội bộ chưa phải là toàn bộ câu chuyện. Nhiều nghị quyết chỉ phát huy tác dụng với bên ngoài sau khi công ty làm thủ tục với cơ quan đăng ký, ký hợp đồng thực hiện, hoặc được ngân hàng, đối tác chấp nhận hồ sơ. Bài này phân biệt các lớp hiệu lực đó, chỉ ra lỗi thủ tục nào làm nghị quyết lung lay, và nêu cách để người nhận nghị quyết, chẳng hạn cán bộ tín dụng, tự kiểm một bộ hồ sơ.
Thời điểm có hiệu lực: ngày thông qua hay ngày ghi trong nghị quyết
Mặc định, nghị quyết có hiệu lực từ ngày đại hội thông qua, tức ngày họp, hoặc với lấy ý kiến bằng văn bản là ngày kết thúc kiểm phiếu theo cách điều lệ quy định. Nghị quyết có thể ghi một thời điểm hiệu lực khác, chẳng hạn từ ngày đầu năm tài chính sau, hoặc từ khi một điều kiện xảy ra như khi cơ quan nhà nước chấp thuận một thủ tục liên quan.
Với nghị quyết gồm nhiều nội dung, có thể đặt thời điểm hiệu lực khác nhau cho từng phần. Ví dụ, phần bầu thành viên hội đồng quản trị có hiệu lực ngay, phần sửa điều lệ về cơ cấu quản lý có hiệu lực từ một ngày cụ thể để công ty kịp chuẩn bị. Câu chữ cần rõ: "có hiệu lực kể từ ngày ký" và "có hiệu lực kể từ ngày thông qua" có thể là hai ngày khác nhau nếu nghị quyết được ký sau cuộc họp.
Một sai sót thường gặp là ghi ngày nghị quyết lùi về trước ngày họp, để khớp với hợp đồng đã ký trước đó. Đó không phải là cách sửa thiếu sót thẩm quyền, mà tạo thêm rủi ro về tính trung thực của hồ sơ. Giao dịch đã ký trước khi có phê chuẩn cần được xử lý theo đúng cơ chế của luật, ví dụ đại hội chấp thuận giao dịch đó một cách công khai, ghi rõ ngày thực tế.
Thông báo nghị quyết tới cổ đông
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết thông qua tại cuộc họp phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp trong một thời hạn kể từ ngày thông qua (luật nêu 15 ngày, đối chiếu sửa đổi). Việc gửi có thể thay bằng đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty. Với lấy ý kiến bằng văn bản, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết cũng phải gửi hoặc đăng trong thời hạn tương ứng.
Thông báo này không chỉ là thủ tục lịch sự. Ngày cổ đông nhận hoặc có thể biết nghị quyết là mốc quan trọng cho nhiều quyền khác: quyền yêu cầu huỷ nghị quyết trong thời hạn luật định, quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần khi phản đối một số loại nghị quyết. Công ty không gửi đúng hạn có thể làm các thời hạn đó bị tranh cãi, kéo dài tình trạng không chắc chắn của chính nghị quyết.
Cách làm an toàn: gửi nghị quyết kèm biên bản họp qua cùng kênh đã dùng để gửi thông báo mời họp, đăng trên trang thông tin điện tử nếu có, và lưu bằng chứng gửi. Công ty đại chúng có thêm nghĩa vụ công bố thông tin theo pháp luật chứng khoán với thời hạn riêng.
Hiệu lực nội bộ và việc phải làm tiếp với từng loại nghị quyết
Bảng dưới phân biệt thời điểm nghị quyết ràng buộc công ty với thời điểm thay đổi được ghi nhận với bên ngoài. Thủ tục cụ thể với cơ quan đăng ký kinh doanh nằm ngoài phạm vi bài, có thể xem thêm trên GiayPhep.com.
| Nghị quyết về | Ràng buộc nội bộ | Việc tiếp theo thường gặp |
|---|---|---|
| Thông qua báo cáo tài chính, phân phối lợi nhuận | Từ ngày thông qua | Hội đồng quản trị tổ chức chi trả theo phương án; nghĩa vụ thuế liên quan để chuyên mục thuế |
| Bầu, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên | Từ ngày thông qua hoặc ngày ghi trong nghị quyết | Cập nhật hồ sơ nội bộ; thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký nếu luật yêu cầu |
| Sửa điều lệ, đổi tên, đổi ngành nghề | Theo nghị quyết | Đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn luật định |
| Tăng, giảm vốn, chào bán cổ phần | Theo nghị quyết và phương án | Thực hiện phương án, đăng ký thay đổi vốn điều lệ sau khi hoàn tất |
| Đầu tư, bán tài sản lớn, vay, bảo đảm | Từ ngày thông qua | Người đại diện ký hợp đồng trong phạm vi nghị quyết cho phép; đăng ký biện pháp bảo đảm nếu có |
Chậm làm thủ tục đăng ký không làm nghị quyết mất hiệu lực nội bộ, nhưng có thể khiến công ty bị xử phạt hành chính và gây khó khăn khi giao dịch với bên thứ ba, vốn dựa vào thông tin đăng ký công khai.
Khi thủ tục có lỗi: nghị quyết còn giá trị không
Lỗi thủ tục không tự làm nghị quyết vô hiệu. Cổ đông đủ điều kiện phải chủ động yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét huỷ trong thời hạn luật định. Trong khi chờ, nghị quyết vẫn được thi hành, trừ khi cơ quan giải quyết tranh chấp áp dụng biện pháp tạm thời.
Nghị quyết được toàn bộ cổ phần có quyền biểu quyết tán thành có vị thế đặc biệt. Luật Doanh nghiệp 2020 coi nghị quyết thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực kể cả khi trình tự, thủ tục thông qua không được thực hiện đúng. Đây là lý do công ty gia đình ít cổ đông, khi mọi người cùng ký, ít gặp rủi ro về thủ tục.
Vi phạm nội dung khác với vi phạm thủ tục. Nghị quyết có nội dung trái luật hoặc trái điều lệ, như thông qua một việc ngoài thẩm quyền đại hội, có thể bị huỷ dù thủ tục hoàn hảo. Tỷ lệ tán thành cao không sửa được nội dung sai.
Có cách sửa chủ động. Khi phát hiện sai sót trước khi có tranh chấp, công ty có thể triệu tập đại hội hoặc lấy ý kiến để thông qua lại vấn đề theo đúng trình tự. Việc thông qua lại cần được ghi rõ ngày thực tế, không ghi lùi.
Cán bộ tín dụng, đối tác nên kiểm gì khi nhận nghị quyết
Người nhận nghị quyết từ bên ngoài không có nghĩa vụ điều tra nội bộ công ty, nhưng một bộ kiểm cơ bản giúp giảm rủi ro giao dịch bị tranh chấp sau này:
- Vấn đề trong nghị quyết có đúng thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đông theo luật và điều lệ không, hay lẽ ra thuộc hội đồng quản trị.
- Biên bản họp hoặc biên bản kiểm phiếu đi kèm có đủ số liệu dự họp và số phiếu từng vấn đề không.
- Tỷ lệ tán thành có đạt mức cho loại vấn đề đó không, mẫu số có đúng không.
- Người ký nghị quyết có đúng là chủ toạ hoặc người có thẩm quyền ký theo điều lệ không.
- Nội dung nghị quyết có khớp với giao dịch đang ký: giá trị, đối tác, tài sản, thời hạn.
- Danh sách cổ đông, bản điều lệ đang hiệu lực, để đối chiếu tỷ lệ và thẩm quyền.
Ngân hàng thường có danh mục hồ sơ riêng và mẫu xác nhận của họ. Công ty nên hỏi trước danh mục đó và soạn nghị quyết bám đúng giao dịch, tránh câu chữ chung chung kiểu "giao giám đốc vay vốn các ngân hàng" mà không có hạn mức và mục đích.
Nghị quyết cũ, nghị quyết mới và chuyện hết hiệu lực
Nghị quyết không tự hết hiệu lực sau một năm. Nó còn hiệu lực cho tới khi đã được thực hiện xong, hết thời hạn ghi trong chính nó, hoặc bị một nghị quyết sau thay thế, sửa đổi. Nghị quyết giao hội đồng quản trị chào bán cổ phần trong một khoảng thời gian, chẳng hạn, sẽ hết hiệu lực phần chưa thực hiện khi khoảng thời gian đó qua đi, nếu nghị quyết có ghi.
Khi ra nghị quyết mới liên quan tới cùng vấn đề, nên ghi rõ nghị quyết mới thay thế hay sửa đổi phần nào của nghị quyết cũ. Không ghi rõ, hai nghị quyết có thể cùng tồn tại với nội dung lệch nhau, và người thực hiện không biết theo cái nào. Đây là vấn đề hay gặp với các nghị quyết uỷ quyền vay vốn qua nhiều năm.
Một sổ theo dõi nghị quyết đơn giản, ghi số, ngày, nội dung chính, tình trạng thực hiện và nghị quyết thay thế nếu có, giúp hội đồng quản trị và người làm pháp chế trả lời nhanh câu hỏi "nghị quyết nào đang có hiệu lực" khi ngân hàng hoặc nhà đầu tư hỏi.
Soạn câu chữ nghị quyết để hiệu lực không bị tranh cãi
Phần lớn tranh cãi về hiệu lực bắt đầu từ câu chữ chứ không phải từ luật. Một nghị quyết tốt trả lời được năm câu hỏi: quyết định điều gì, phạm vi đến đâu (giá trị, đối tượng, tài sản), giao ai thực hiện, trong thời hạn nào, có hiệu lực từ khi nào. Thiếu một trong năm, người thực hiện phải đoán, và người phản đối có chỗ để bắt bẻ.
Với nghị quyết uỷ quyền, như giao hội đồng quản trị quyết định một khoản vay hay chào bán cổ phần, nên ghi hạn mức tối đa, mục đích, điều kiện chính và thời hạn uỷ quyền. Một câu "giao hội đồng quản trị toàn quyền quyết định" nghe gọn nhưng thường bị ngân hàng, nhà đầu tư hỏi lại, và có thể bị cho là đại hội chuyển giao quá mức thẩm quyền của mình.
Cuối cùng, nghị quyết nên có điều khoản thi hành nêu rõ ai chịu trách nhiệm triển khai và báo cáo lại đại hội kỳ tới. Điều khoản này không làm thay đổi hiệu lực pháp lý, nhưng tạo ra dấu vết theo dõi giúp các kỳ đại hội sau kiểm được nghị quyết đã được làm tới đâu.
Câu hỏi thường gặp
Nghị quyết chưa gửi cho cổ đông thì đã có hiệu lực chưa?
Hiệu lực tính từ ngày thông qua hoặc ngày ghi trong nghị quyết, không phụ thuộc ngày gửi. Nhưng công ty không gửi đúng hạn là vi phạm nghĩa vụ thông báo, và có thể làm thời hạn thực hiện một số quyền của cổ đông bị tranh cãi.
Có thể ghi hiệu lực hồi tố cho nghị quyết không?
Ghi lùi ngày nghị quyết là không nên và tạo rủi ro về tính trung thực của hồ sơ. Nếu cần chấp thuận một việc đã làm, nghị quyết nên ghi ngày thực tế và nói rõ đại hội chấp thuận việc đã thực hiện trước đó, trong phạm vi luật cho phép.
Nghị quyết đang bị cổ đông kiện có được dùng để vay ngân hàng không?
Về luật, nghị quyết vẫn thi hành cho tới khi có quyết định khác. Về thực tế, ngân hàng có thể đòi thêm bảo đảm hoặc chờ kết quả. Công ty nên chủ động thông báo tình trạng tranh chấp để tránh rủi ro bị cho là che giấu thông tin.
Nghị quyết có hiệu lực thì giám đốc có được làm ngay không?
Giám đốc thực hiện theo phân công của hội đồng quản trị và trong phạm vi nghị quyết. Nghị quyết giao việc cho hội đồng quản trị thì hội đồng quản trị cần có quyết định triển khai, chỉ định người thực hiện cụ thể.
Nghị quyết bị toà án huỷ thì các hợp đồng đã ký theo nó ra sao?
Tuỳ trường hợp, giao dịch có thể bị xem xét lại, và quyền lợi của bên thứ ba ngay tình được pháp luật dân sự bảo vệ ở mức nhất định. Đây là chủ đề phức tạp, nên hỏi luật sư cho tình huống cụ thể.
Công ty không có trang thông tin điện tử thì thông báo nghị quyết bằng cách nào?
Gửi trực tiếp cho từng cổ đông có quyền dự họp qua kênh liên lạc đã đăng ký, bằng phương thức có lưu vết như thư bảo đảm hoặc thư điện tử. Lưu bằng chứng gửi cùng hồ sơ đại hội.