Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên HĐQT không có mặt tại phòng họp vẫn được coi là dự họp nếu tham gia bằng một trong các cách: uỷ quyền cho người khác dự họp khi được đa số thành viên HĐQT chấp thuận, tham dự và biểu quyết qua hội nghị trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử, hoặc gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp qua thư, fax, thư điện tử theo điều kiện luật và điều lệ đặt ra.
Mỗi cách có điều kiện riêng, và chỉ khi đúng điều kiện thì người đó mới được đếm vào số dự họp và phiếu của họ mới được tính. Sai một chi tiết nhỏ, như phiếu gửi qua thư đến muộn hay giấy uỷ quyền không được HĐQT chấp thuận, có thể làm cuộc họp thiếu điều kiện tiến hành mà không ai nhận ra cho tới khi có tranh chấp. Bài này đi qua từng cách và các lỗi hay gặp.
Bốn cách dự họp và điều kiện của từng cách
Bảng tóm theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; điều lệ có thể quy định chi tiết hơn hoặc hạn chế bớt. Đối chiếu bản sửa đổi hiện hành và điều lệ công ty bạn.
| Cách dự họp | Điều kiện chính | Ghi vào biên bản |
|---|---|---|
| Có mặt trực tiếp | Đến đúng địa điểm, có mặt lúc biểu quyết | Họ tên, có mặt; giờ đến, giờ rời nếu không trọn buổi |
| Uỷ quyền cho người khác dự họp | Có văn bản uỷ quyền và việc uỷ quyền được đa số thành viên HĐQT chấp thuận | Tên người uỷ quyền, người được uỷ quyền, việc chấp thuận |
| Trực tuyến, bỏ phiếu điện tử | Điều lệ cho phép; xác định được danh tính, nghe và phát biểu được, biểu quyết được ghi nhận | Hình thức tham dự, phương tiện, cách xác thực |
| Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp | Gửi qua thư, fax, thư điện tử theo điều lệ; phiếu gửi bằng thư phải niêm phong và đến trước giờ khai mạc theo thời hạn luật định | Phiếu nhận được lúc nào, mở trước những ai, kết quả |
Điểm chung của cả bốn cách: biên bản phải ghi rõ mỗi thành viên dự họp theo cách nào. Luật yêu cầu biên bản ghi họ tên từng thành viên dự họp hoặc người được uỷ quyền và cách thức dự họp. Thiếu thông tin này, khi đếm lại điều kiện tiến hành sẽ không có căn cứ.
Uỷ quyền dự họp: không phải cứ có giấy là xong
Điểm khác biệt lớn nhất so với đại hội đồng cổ đông là thành viên HĐQT không được tự do uỷ quyền. Thành viên HĐQT được cổ đông bầu vì năng lực và sự tin cậy cá nhân, nên luật đặt điều kiện: việc uỷ quyền cho người khác dự họp và biểu quyết phải được đa số thành viên HĐQT chấp thuận. Điều lệ có thể hạn chế thêm, ví dụ chỉ được uỷ quyền cho một thành viên HĐQT khác.
Vì vậy quy trình hợp lý là: thành viên gửi văn bản uỷ quyền sớm, nêu rõ người được uỷ quyền, phạm vi (dự cả cuộc họp hay chỉ một số vấn đề) và có chỉ dẫn biểu quyết hay để người được uỷ quyền tự quyết. Chủ tịch HĐQT xin ý kiến các thành viên về việc chấp thuận, trước hoặc ngay đầu cuộc họp, và ghi kết quả vào biên bản.
Người được uỷ quyền thay mặt người uỷ quyền, nhưng trách nhiệm của thành viên HĐQT đối với nghị quyết vẫn nằm ở người uỷ quyền. Nếu người được uỷ quyền biểu quyết tán thành một nghị quyết gây thiệt hại, người uỷ quyền khó lấy lý do "không có mặt" để tách mình ra. Uỷ quyền có chỉ dẫn biểu quyết rõ từng vấn đề là cách tự bảo vệ tốt hơn uỷ quyền trắng.
Họp trực tuyến: những điều kiện cần có để phiếu được tính
Điều lệ hoặc quy chế cho phép. Luật thừa nhận hình thức hội nghị trực tuyến và bỏ phiếu điện tử, nhưng công ty nên có quy định nội bộ về cách thực hiện. Không có quy định, một thành viên phản đối có thể lập luận rằng người tham dự qua mạng không được tính.
Xác định được người đang tham dự là ai. Bật hình khi điểm danh, đăng nhập bằng tài khoản riêng của thành viên, hoặc xác thực qua hệ thống của công ty. Tránh trường hợp một trợ lý ngồi thay rồi nói "anh ấy đang nghe".
Nghe và phát biểu được trong suốt phần thảo luận. Nếu đường truyền đứt giữa chừng, ghi giờ mất kết nối và giờ vào lại; vấn đề nào biểu quyết khi người đó mất kết nối thì không tính phiếu của họ cho vấn đề đó.
Biểu quyết được ghi nhận rõ ràng. Biểu quyết bằng lời nói thì thư ký nhắc lại tên và lựa chọn của từng người để ghi âm, hoặc dùng chức năng biểu quyết có lưu nhật ký. Ghi âm, ghi hình cuộc họp nếu điều lệ cho phép và thông báo trước cho các thành viên.
Biên bản và chữ ký sau họp. Thành viên dự trực tuyến không ký được ngay. Quy chế nên nói rõ ai bắt buộc ký biên bản, cách ký điện tử hoặc gửi bản ký sau, và thời hạn hoàn tất.
Phiếu gửi trước đến cuộc họp: làm sao để được tính
Gửi phiếu biểu quyết qua thư, fax hoặc thư điện tử là cách cho người biết chắc sẽ vắng mà vẫn muốn bỏ phiếu. Các bước dưới giúp phiếu không bị loại vì lỗi hình thức:
- Kiểm điều lệ có cho phép hình thức gửi phiếu và các phương tiện được dùng.
- Dùng đúng phiếu biểu quyết mà công ty gửi kèm thông báo mời họp, biểu quyết từng vấn đề trong chương trình đã gửi.
- Ký phiếu theo cách điều lệ chấp nhận; gửi thư điện tử từ địa chỉ đã đăng ký với công ty.
- Nếu gửi bằng thư giấy: cho vào phong bì dán kín, gửi đến chủ tịch HĐQT, bảo đảm đến trước giờ khai mạc theo thời hạn luật định. Phong bì chỉ được mở tại cuộc họp, trước sự chứng kiến của những người dự họp.
- Lưu bằng chứng đã gửi và hỏi lại người tổ chức họp xem đã nhận chưa.
- Biết trước giới hạn: phiếu gửi trước chỉ áp dụng cho các vấn đề có trong chương trình. Vấn đề phát sinh tại cuộc họp thì phiếu của bạn không được tính, kể cả khi bạn đoán được mình sẽ biểu quyết thế nào.
Vắng nhiều lần và những hệ quả kéo theo
Luật Doanh nghiệp yêu cầu thành viên HĐQT tham dự đầy đủ các cuộc họp. Vắng một vài lần có lý do chính đáng là chuyện bình thường, nhưng vắng kéo dài không tham gia hoạt động của HĐQT có thể trở thành căn cứ để đại hội đồng cổ đông xem xét miễn nhiệm theo luật và điều lệ. Thủ tục miễn nhiệm thuộc một danh mục khác trên site; ở đây chỉ lưu ý rằng biên bản điểm danh chính là bằng chứng của việc tham dự.
Hệ quả thực tế hơn là với điều kiện tiến hành cuộc họp. HĐQT ít người mà một thành viên thường xuyên vắng không uỷ quyền, không gửi phiếu, thì nhiều cuộc họp lần một không đủ điều kiện, công ty phải triệu tập lại, chậm quyết định. Ví dụ giả định: một công ty cổ phần thương mại ở Khánh Hoà có HĐQT ba người, một thành viên định cư nước ngoài ít liên lạc; năm nào cũng có vài cuộc họp phải dời. Giải pháp không phải là "họp không cần người đó", mà là thống nhất cách tham dự trực tuyến, sắp lịch họp cả năm từ đầu năm, hoặc nếu người đó thật sự không còn tham gia được thì đề nghị đại hội xem xét thay đổi nhân sự đúng thủ tục.
Người vắng mặt cũng nên biết quyền của mình: được nhận biên bản, nghị quyết, được xem tài liệu cuộc họp, và nếu cho rằng cuộc họp sai thủ tục thì có thể phản đối bằng văn bản và yêu cầu ghi nhận.
Lỗi hay gặp khiến người vắng mặt không được đếm
Những lỗi dưới thường chỉ lộ ra khi có người kiểm lại hồ sơ, ví dụ khi ngân hàng thẩm định hoặc khi cổ đông yêu cầu huỷ nghị quyết:
- Giấy uỷ quyền có, nhưng không có ghi nhận HĐQT đã chấp thuận việc uỷ quyền.
- Người được uỷ quyền không thuộc đối tượng điều lệ cho phép (ví dụ điều lệ chỉ cho uỷ quyền cho thành viên HĐQT khác, nhưng lại uỷ quyền cho trợ lý).
- Thành viên tham dự qua điện thoại trong khi điều lệ chỉ thừa nhận hội nghị trực tuyến có hình hoặc hệ thống biểu quyết điện tử.
- Phiếu gửi bằng thư đến sau giờ khai mạc, hoặc phong bì đã bị mở trước cuộc họp.
- Phiếu gửi trước nhưng biểu quyết cho dự thảo nghị quyết đã bị sửa nội dung tại cuộc họp.
- Biên bản không ghi cách thức dự họp, chỉ ghi chung "đủ thành viên".
Cách phòng đơn giản là lập một bảng điểm danh riêng kèm biên bản, mỗi dòng một thành viên, một cột cách thức dự họp, một cột căn cứ (văn bản uỷ quyền số mấy, phiếu nhận lúc mấy giờ).
Việc của thư ký khi có thành viên dự họp từ xa
Phần lớn lỗi ở các cuộc họp có người vắng mặt nằm ở khâu chuẩn bị, không phải ở cuộc họp. Danh sách dưới giúp người làm thư ký HĐQT kiêm nhiệm không bỏ sót việc:
- Hỏi trước từng thành viên sẽ dự theo cách nào, ghi vào bảng điểm danh dự kiến từ khi gửi thông báo mời họp.
- Với người uỷ quyền: nhận văn bản uỷ quyền trước cuộc họp, chuẩn bị nội dung xin chấp thuận của HĐQT để chủ toạ đưa ra đầu buổi.
- Với người dự trực tuyến: gửi đường tham dự riêng cho từng người, thử kết nối trước giờ họp, có phương án dự phòng khi mất mạng.
- Với người gửi phiếu trước: gửi kèm phiếu biểu quyết theo đúng chương trình, xác nhận đã nhận phiếu, giữ nguyên phong bì niêm phong đến lúc mở tại cuộc họp.
- Trong cuộc họp: ghi giờ vào, giờ rời, giờ mất kết nối của từng người dự từ xa; nhắc lại kết quả biểu quyết bằng lời để ghi âm.
- Sau họp: gửi dự thảo biên bản cho người dự từ xa xem và ký theo cách quy chế cho phép, theo dõi đến khi đủ chữ ký cần thiết.
Một bảng điểm danh làm cẩn thận ở mỗi cuộc họp có giá trị hơn mọi lời giải thích về sau. Khi có ai hỏi lại cuộc họp ngày đó có đủ điều kiện không, câu trả lời nằm sẵn trong hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên HĐQT có được uỷ quyền cho người ngoài công ty dự họp không?
Luật cho phép uỷ quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận, nhưng điều lệ có thể hạn chế đối tượng được uỷ quyền. Kiểm điều lệ trước, và nhớ rằng người uỷ quyền vẫn chịu trách nhiệm về phiếu biểu quyết của mình.
Họp trực tuyến có cần ghi hình không?
Luật không bắt buộc mọi cuộc họp phải ghi hình, nhưng biên bản có thể ghi âm, ghi và lưu dưới hình thức điện tử khác. Với họp trực tuyến, ghi âm hoặc ghi hình giúp chứng minh ai đã tham dự và biểu quyết thế nào. Nên quy định trong quy chế và báo trước cho thành viên.
Phiếu gửi trước có thể bị thu hồi nếu thành viên sau đó đến họp được không?
Thông lệ là thành viên có mặt trực tiếp thì biểu quyết tại cuộc họp và phiếu gửi trước không tính nữa. Để tránh tranh cãi, quy chế nên ghi rõ quy tắc này và thư ký ghi vào biên bản việc phiếu gửi trước bị thay thế.
Một người được nhận uỷ quyền của hai thành viên khác có được không?
Luật không cấm rõ, nhưng nhiều điều lệ giới hạn số uỷ quyền một người được nhận, vì như vậy một người có thể chi phối nhiều phiếu. Kiểm điều lệ và lưu ý rằng mỗi việc uỷ quyền vẫn phải được HĐQT chấp thuận.
Thành viên ở nước ngoài ký biên bản thế nào?
Có thể ký chữ ký số nếu công ty chấp nhận, hoặc ký bản giấy rồi gửi về, hoặc biên bản được lập theo cách điều lệ cho phép mà không cần chữ ký của tất cả thành viên dự họp. Quy chế nên quy định ai bắt buộc ký và thời hạn hoàn tất.
Thành viên vắng mặt có phải chịu trách nhiệm về nghị quyết không?
Thành viên không dự họp và không biểu quyết thì không phải là người tán thành nghị quyết. Tuy vậy, nếu họ uỷ quyền và người được uỷ quyền tán thành, hoặc họ gửi phiếu tán thành, thì họ được coi là đã tán thành. Vắng mặt kéo dài cũng có thể bị xem xét về nghĩa vụ của người quản lý.