Nghị quyết đại hội đồng cổ đông thông qua tại cuộc họp được tính trên tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp và biểu quyết, không phải trên tổng số cổ phần của công ty. Luật chia vấn đề thành hai nhóm: nhóm thông thường cần trên một nửa số phiếu đó tán thành, nhóm đặc biệt (đổi loại cổ phần, ngành nghề, cơ cấu quản lý, đầu tư hoặc bán tài sản lớn, tổ chức lại, giải thể) cần tỷ lệ cao hơn, theo Luật Doanh nghiệp 2020 là từ 65% trở lên. Điều lệ được quy định tỷ lệ cụ thể; bạn đối chiếu bản luật hợp nhất mới nhất và điều lệ công ty mình.
Con số thì ngắn, nhưng tranh chấp thường nằm ở chỗ khác: vấn đề này thuộc nhóm nào, phiếu nào được đếm, ai bị loại khỏi mẫu số, phiếu không ý kiến tính ra sao. Bài này đi qua từng chỗ đó với các ví dụ giả định, để người làm thư ký công ty và cổ đông đều tự kiểm được kết quả công bố tại đại hội.
Hai nhóm vấn đề và cách xếp một vấn đề vào đúng nhóm
Nhóm đặc biệt là danh sách đóng do luật nêu, cộng thêm những gì điều lệ bổ sung. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nhóm này gồm: loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại; thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ mức luật hoặc điều lệ quy định trở lên; tổ chức lại, giải thể công ty. Đối chiếu bản sửa đổi trước khi dùng danh sách này.
Mọi vấn đề còn lại thuộc nhóm thông thường. Ví dụ thông qua báo cáo tài chính năm, phương án phân phối lợi nhuận, chọn đơn vị kiểm toán, thù lao hội đồng quản trị, nhiều sửa đổi điều lệ không rơi vào danh sách trên. Điều lệ có thể đẩy một số vấn đề lên mức cao hơn.
Một tờ trình gói nhiều vấn đề thì xếp theo vấn đề nặng nhất. Nếu dự thảo nghị quyết vừa đổi tên công ty vừa bổ sung ngành nghề, phần ngành nghề cần tỷ lệ đặc biệt. Cách sạch nhất là tách thành các mục biểu quyết riêng để cổ đông đồng ý phần này, phản đối phần kia.
Sửa điều lệ không tự động là vấn đề đặc biệt. Tỷ lệ phụ thuộc nội dung sửa: sửa điều khoản về loại cổ phần hay cơ cấu quản lý thì đòi tỷ lệ cao; sửa địa chỉ trụ sở thì thường là tỷ lệ thông thường, trừ khi điều lệ nói khác. Đọc kỹ điều khoản về sửa đổi điều lệ trong chính điều lệ công ty bạn.
Mẫu số: số phiếu của cổ đông dự họp và biểu quyết
Ví dụ giả định: công ty có 1.000.000 cổ phần phổ thông. Cổ đông dự họp nắm 700.000 cổ phần. Một vấn đề thông thường được 360.000 phiếu tán thành. Tính trên tổng cổ phần công ty thì chỉ 36%, nhưng tính trên số phiếu dự họp thì là khoảng 51,4%, vượt mức trên một nửa, và nghị quyết được thông qua. Rất nhiều cổ đông nhỏ phản đối kết quả vì lấy nhầm mẫu số theo cách thứ nhất.
Cùng ví dụ, nếu là vấn đề đặc biệt cần từ 65% trở lên, thì cần ít nhất 455.000 phiếu tán thành. 360.000 phiếu là không đủ. Khi công bố kết quả, chủ toạ nên đọc rõ ba con số: tổng số phiếu dự họp, số phiếu tán thành, tỷ lệ phần trăm trên số phiếu dự họp, để không ai phải tự tính lại.
Mẫu số có thể thay đổi giữa các vấn đề. Cổ đông đến muộn được tính từ vấn đề họ tham gia biểu quyết. Cổ đông có lợi ích liên quan trong một giao dịch cụ thể không được biểu quyết vấn đề đó, nên số phiếu của họ bị loại khỏi mẫu số riêng cho vấn đề ấy. Bảng kiểm phiếu vì vậy phải đếm riêng từng vấn đề, không dùng một con số dự họp cho cả đại hội.
Bảng tra nhanh theo Luật Doanh nghiệp 2020
Bảng dưới là khung theo Luật Doanh nghiệp 2020, đối chiếu sửa đổi; điều lệ được quy định tỷ lệ cụ thể trong giới hạn luật cho phép.
| Hình thức | Loại vấn đề | Tỷ lệ tán thành | Mẫu số |
|---|---|---|---|
| Họp | Thông thường | Trên 50% | Tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp |
| Họp | Đặc biệt (danh sách luật nêu và điều lệ bổ sung) | Từ 65% trở lên | Tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp |
| Họp | Bầu thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên | Theo phương thức bầu dồn phiếu nếu điều lệ không quy định khác | Số phiếu bầu của cổ đông dự họp |
| Lấy ý kiến bằng văn bản | Vấn đề được phép lấy ý kiến | Trên 50% | Tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết |
Hàng cuối là chỗ hay nhầm nhất: lấy ý kiến bằng văn bản tính trên tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, kể cả người không gửi phiếu về. Một cổ đông không trả lời phiếu, về hiệu ứng, giống một phiếu không tán thành.
Phiếu không ý kiến, phiếu trắng, phiếu không hợp lệ
Phiếu "không có ý kiến" vẫn nằm trong mẫu số. Cổ đông dự họp chọn không có ý kiến thì phiếu của họ không cộng vào số tán thành nhưng vẫn tính trong tổng số phiếu dự họp. Hệ quả thực tế: phiếu không ý kiến có tác dụng gần như phiếu phản đối khi tính tỷ lệ.
Phiếu không hợp lệ cần quy tắc viết sẵn. Phiếu đánh nhiều ô cho một vấn đề, phiếu tẩy xoá, phiếu không có chữ ký hoặc không nhận diện được cổ đông là các trường hợp phổ biến. Quy chế làm việc tại đại hội nên nêu trước cách xử lý, và ban kiểm phiếu áp dụng thống nhất.
Cổ đông không nộp phiếu cho một vấn đề. Cách xử lý phụ thuộc quy chế: có công ty coi là không có ý kiến, có công ty coi là không tham gia biểu quyết vấn đề đó. Hai cách cho tỷ lệ khác nhau, nên phải chốt trước khi họp chứ không chốt sau khi thấy kết quả.
Phiếu bầu cử có quy tắc riêng. Khi bầu dồn phiếu, tổng phiếu bầu của một cổ đông bằng số cổ phần nhân với số ghế cần bầu; phiếu bầu quá tổng này thường không hợp lệ. Chi tiết bầu cử thuộc bài riêng về bầu và miễn nhiệm người quản lý.
Cổ phần ưu đãi và những biểu quyết riêng theo loại
Cổ phần ưu đãi biểu quyết mang nhiều phiếu hơn cổ phần phổ thông, theo tỷ lệ điều lệ quy định. Khi đếm, bạn quy đổi mọi cổ phần ra số phiếu trước rồi mới tính tỷ lệ; cộng thẳng số cổ phần là sai ngay từ đầu. Ở công ty có cổ phần ưu đãi biểu quyết, danh sách cổ đông chốt để họp nên ghi sẵn số phiếu của từng người.
Cổ phần ưu đãi cổ tức và ưu đãi hoàn lại thường không có quyền biểu quyết ở đại hội. Ngoại lệ quan trọng: nghị quyết làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của chính loại cổ phần ưu đãi đó chỉ được thông qua khi đạt thêm sự tán thành của những người nắm loại cổ phần này theo tỷ lệ luật định. Đây là lớp bảo vệ cho cổ đông ưu đãi, để đa số cổ đông phổ thông không thể đơn phương cắt quyền lợi của họ.
Vì vậy, trước khi đưa ra đại hội một đề xuất đổi điều khoản cổ tức ưu đãi hay điều khoản hoàn lại, hội đồng quản trị cần dự kiến hai vòng đếm: đếm chung toàn đại hội và đếm riêng trong nhóm cổ đông ưu đãi bị ảnh hưởng. Biên bản cần ghi đủ cả hai kết quả.
Lỗi đếm phiếu hay gặp và cách tự kiểm
Cổ đông nhận biên bản kiểm phiếu có thể tự rà lại bằng các câu hỏi sau; người làm thư ký công ty dùng chính danh sách này để soát trước khi công bố.
- Mẫu số có phải là tổng số phiếu của cổ đông dự họp cho đúng vấn đề này không, hay đang dùng tổng số cổ phần của công ty?
- Vấn đề có bị xếp nhầm nhóm, chẳng hạn bán tài sản lớn nhưng chỉ áp tỷ lệ thông thường?
- Cổ đông có lợi ích liên quan đã được loại khỏi vấn đề giao dịch của chính họ chưa?
- Cổ phần ưu đãi biểu quyết đã được quy đổi ra số phiếu chưa?
- Phiếu không hợp lệ được xử lý theo quy tắc nào, có ghi trong quy chế không?
- Tổng tán thành, không tán thành và không ý kiến cộng lại có khớp tổng số phiếu dự họp không?
Khi phát hiện sai lệch ngay tại đại hội, cổ đông nên đề nghị ghi ý kiến vào biên bản. Phát hiện sau đó thì gửi văn bản cho hội đồng quản trị và ban kiểm soát kèm cách tính của mình. Nếu tranh chấp không tự giải quyết được, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi quyết định có yêu cầu huỷ nghị quyết hay không.
Ví dụ giả định: một đại hội, ba vấn đề, ba mẫu số
Công ty giả định có 2.000.000 cổ phần phổ thông, không có cổ phần ưu đãi. Cổ đông dự họp lúc khai mạc nắm 1.400.000 cổ phần; giữa giờ có thêm cổ đông nắm 100.000 cổ phần đến. Vấn đề thứ hai là hợp đồng với công ty của một cổ đông nắm 200.000 cổ phần, người này không được biểu quyết vấn đề đó.
| Vấn đề | Nhóm | Mẫu số | Tán thành | Kết quả |
|---|---|---|---|---|
| 1. Thông qua báo cáo tài chính năm | Thông thường | 1,4 triệu phiếu | 760 nghìn phiếu (khoảng 54,3%) | Thông qua |
| 2. Hợp đồng với công ty của cổ đông có lợi ích liên quan | Theo điều lệ và luật về giao dịch với người có liên quan | 1,3 triệu phiếu (đã có người đến muộn, loại người có lợi ích) | 700 nghìn phiếu (khoảng 53,8%) | Tuỳ tỷ lệ luật và điều lệ áp cho loại giao dịch này |
| 3. Bổ sung ngành nghề kinh doanh | Đặc biệt | 1,5 triệu phiếu | 950 nghìn phiếu (khoảng 63,3%) | Không thông qua nếu ngưỡng là từ 65% |
Ví dụ cho thấy vì sao không thể dùng một con số dự họp cho mọi vấn đề. Vấn đề thứ ba suýt đạt: chỉ cần thêm 25.000 phiếu tán thành. Trong tình huống thực tế, chủ toạ không được "làm tròn" hay cho biểu quyết lại cho tới khi đạt; muốn đưa lại vấn đề đó thì đi đường triệu tập hoặc lấy ý kiến mới với giải trình tốt hơn.
Câu hỏi thường gặp
Điều lệ có được quy định tỷ lệ thông qua cao hơn mức luật không?
Luật Doanh nghiệp 2020 để điều lệ quy định tỷ lệ cụ thể, và nhiều công ty chọn mức cao hơn cho các vấn đề nhạy cảm. Đổi lại, tỷ lệ quá cao có thể khiến công ty bế tắc khi cổ đông chia rẽ. Bạn đối chiếu luật hiện hành trước khi sửa điều lệ.
Một cổ đông nắm 70% cổ phần có tự mình thông qua mọi vấn đề được không?
Nếu người đó dự họp và mọi cổ đông khác cũng dự, 70% số phiếu đủ cho cả vấn đề thông thường lẫn đặc biệt theo mức luật. Nhưng họ không được biểu quyết giao dịch mà chính mình có lợi ích liên quan, và cổ đông thiểu số vẫn giữ quyền yêu cầu huỷ nghị quyết sai thủ tục.
Tỷ lệ tán thành làm tròn thế nào khi kết quả sát ngưỡng?
Ngưỡng "trên 50%" nghĩa là phải vượt một nửa, đúng 50% chưa đủ. Ngưỡng "từ 65% trở lên" thì đúng 65% là đạt. Ban kiểm phiếu nên tính bằng số phiếu tuyệt đối thay vì làm tròn phần trăm để tránh tranh cãi.
Biểu quyết bằng giơ thẻ có được không hay bắt buộc phát phiếu?
Luật cho phép nhiều cách biểu quyết theo quy chế đại hội. Giơ thẻ nhanh nhưng khó đếm chính xác khi có nhiều cổ đông và tỷ lệ sát ngưỡng. Với vấn đề đặc biệt hoặc có tranh cãi, phiếu ghi số phiếu biểu quyết của từng cổ đông an toàn hơn.
Nghị quyết thông qua sai tỷ lệ có tự động vô hiệu không?
Không tự động. Cổ đông đủ điều kiện có quyền yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét huỷ trong thời hạn luật định. Trong lúc chờ giải quyết, nghị quyết vẫn có hiệu lực thi hành trừ khi có quyết định khác của cơ quan giải quyết tranh chấp.
Công ty đại chúng có tính tỷ lệ khác công ty chưa niêm yết không?
Khung tỷ lệ chung vẫn theo Luật Doanh nghiệp, nhưng công ty đại chúng chịu thêm quy định về quản trị công ty và công bố thông tin theo pháp luật chứng khoán. Bài này tập trung vào công ty cổ phần chưa niêm yết.