Trong công ty cổ phần, hội đồng quản trị là cơ quan triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, cả kỳ thường niên lẫn bất thường; ban kiểm soát và cổ đông chỉ được đứng ra triệu tập thay khi hội đồng quản trị không làm đúng hạn. Một cuộc triệu tập hợp lệ gồm bốn việc nối nhau: có quyết định triệu tập của đúng người, chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp, gửi thông báo mời họp đủ thời hạn bằng cách chứng minh được, và đưa tài liệu họp tới tay cổ đông trước ngày khai mạc.
Phần lớn nghị quyết bị cổ đông yêu cầu huỷ không hỏng ở phòng họp mà hỏng từ khâu triệu tập: quên gửi cho một cổ đông nhỏ, gửi trễ vài ngày, tài liệu thiếu dự thảo nghị quyết. Bài này đi theo đúng thứ tự công việc của người làm thư ký công ty ở một công ty cổ phần chưa niêm yết. Các mốc ngày nêu theo Luật Doanh nghiệp 2020; luật đã có lần sửa đổi và điều lệ được quy định thời hạn dài hơn, nên trước mỗi kỳ họp bạn mở điều lệ và bản hợp nhất mới nhất của luật ra đối chiếu.
Ai có quyền triệu tập và khi nào quyền đó chuyển sang người khác
Mặc định, quyền triệu tập thuộc hội đồng quản trị. Nghĩa là phải có một quyết định của hội đồng quản trị (thông qua tại cuộc họp hoặc bằng lấy ý kiến thành viên) về việc tổ chức đại hội, ngày chốt danh sách, thời gian, địa điểm và chương trình dự kiến. Chủ tịch hội đồng quản trị thường là người ký thông báo mời họp, nhưng ký trên cơ sở quyết định chung, không phải tự mình quyết. Công ty cổ phần nhỏ hay bỏ qua bước này vì "chủ tịch cũng là cổ đông lớn nhất", và đó là kẽ hở đầu tiên khi có tranh chấp.
Quyền triệu tập chuyển sang người khác theo bậc thang. Khi hội đồng quản trị phải triệu tập (chẳng hạn có yêu cầu hợp lệ của ban kiểm soát hoặc của cổ đông đủ tỷ lệ) mà không làm trong thời hạn luật định, ban kiểm soát thay thế hội đồng quản trị triệu tập. Ban kiểm soát cũng không làm thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông đã yêu cầu có quyền đại diện công ty triệu tập. Công ty không có ban kiểm soát (mô hình có uỷ ban kiểm toán) thì bậc thang này được luật điều chỉnh tương ứng, bạn cần đọc kỹ điều lệ.
Người triệu tập thay vẫn phải làm đủ các bước như hội đồng quản trị: chốt danh sách, gửi mời họp, chuẩn bị tài liệu. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp do công ty hoàn lại, trừ chi phí riêng của cổ đông khi đi dự. Ngược lại, một nhóm cổ đông tự ý gửi giấy mời khi chưa đi hết bậc thang thì cuộc họp đó rất khó được coi là đại hội đồng cổ đông của công ty.
Trình tự từ quyết định họp đến ngày khai mạc
Thứ tự dưới đây áp dụng cho cả họp thường niên và bất thường. Bạn có thể dựng thành một bảng tiến độ ngược từ ngày khai mạc để không lỡ mốc nào.
- Hội đồng quản trị ra quyết định triệu tập: ngày họp, địa điểm hoặc hình thức trực tuyến, ngày chốt danh sách, chương trình dự kiến, người chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu.
- Chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp dựa trên sổ đăng ký cổ đông tại ngày chốt. Luật đặt giới hạn ngày chốt không được quá xa so với ngày gửi mời họp, để danh sách còn sát thực tế.
- Soạn chương trình và tài liệu: tờ trình từng vấn đề, dự thảo nghị quyết, danh sách và thông tin ứng viên nếu có bầu cử, báo cáo tài chính nếu là họp thường niên.
- Gửi thông báo mời họp tới từng cổ đông trong danh sách bằng phương thức có lưu vết, đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty nếu có.
- Nhận kiến nghị bổ sung chương trình từ cổ đông đủ điều kiện và trả lời trong thời hạn; vấn đề được chấp nhận phải đưa vào chương trình.
- Chuẩn bị khâu đón tiếp: danh sách đăng ký, mẫu giấy uỷ quyền, thẻ hoặc phiếu biểu quyết, phương án kiểm phiếu, người ghi biên bản.
- Lưu hồ sơ triệu tập: quyết định của hội đồng quản trị, danh sách cổ đông, bản mời họp, bằng chứng gửi, tài liệu đã gửi. Đây là bộ chứng cứ đầu tiên toà án hoặc trọng tài hỏi tới khi có tranh chấp.
Chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp: chi tiết nhỏ hay làm hỏng việc lớn
Danh sách cổ đông có quyền dự họp lập từ sổ đăng ký cổ đông của công ty. Với công ty chưa niêm yết, sổ này do chính công ty giữ, nên chất lượng danh sách phụ thuộc vào việc công ty có cập nhật sổ sau mỗi lần chuyển nhượng hay không. Lỗi phổ biến là hai bên đã ký hợp đồng chuyển nhượng, bên mua đã trả tiền, nhưng sổ chưa ghi tên người mua; đến ngày chốt, người bán vẫn có tên và người mua thì không.
Danh sách cần ghi đủ thông tin nhận diện cổ đông, địa chỉ liên lạc, số cổ phần từng loại và số phiếu biểu quyết tương ứng. Cổ phần ưu đãi biểu quyết mang nhiều phiếu hơn cổ phần phổ thông; cổ phần ưu đãi cổ tức và ưu đãi hoàn lại thường không có quyền biểu quyết, trừ các vấn đề luật cho phép. Ghi nhầm loại cổ phần là đếm nhầm phiếu từ gốc.
Cổ đông có quyền xem, tra cứu, trích lục danh sách và yêu cầu sửa thông tin sai về mình. Nên ghi rõ trong thông báo mời họp rằng danh sách có sẵn tại trụ sở để cổ đông kiểm tra; một cổ đông phát hiện sai trước ngày họp tốt hơn nhiều so với phát hiện sau khi nghị quyết đã thông qua. Cổ phần chuyển nhượng sau ngày chốt thì người có tên trong danh sách vẫn là người dự họp, hai bên tự thoả thuận việc uỷ quyền cho nhau nếu cần.
Thông báo mời họp: gửi trước bao lâu, gửi thế nào cho chứng minh được
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thông báo mời họp phải gửi tới tất cả cổ đông trong danh sách chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, nếu điều lệ không quy định thời hạn dài hơn; bạn đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ công ty mình trước khi áp. Mốc này tính đến ngày gửi, nên công ty cần giữ được bằng chứng ngày gửi, không chỉ một bản thông báo đã ký.
Phương thức gửi phải bảo đảm tới được địa chỉ liên lạc của cổ đông: thư bảo đảm có báo phát, thư điện tử tới địa chỉ cổ đông đã đăng ký với công ty, hoặc cách khác mà điều lệ cho phép. Công ty có trang thông tin điện tử thì đăng thêm thông báo ở đó; công ty đại chúng còn có nghĩa vụ công bố thông tin riêng chặt hơn. Gửi tin nhắn qua nhóm chat cho tiện là thói quen nhiều công ty gia đình, nhưng nếu điều lệ không ghi nhận kênh đó thì khó dùng làm chứng cứ.
Nội dung thông báo cần nêu tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở; thời gian và địa điểm họp, cách thức họp trực tuyến nếu có; chương trình họp; cách đăng ký dự họp, mẫu uỷ quyền; nơi lấy tài liệu. Thông báo mơ hồ kiểu "họp bàn các vấn đề của công ty" là mời gọi tranh chấp, vì đại hội chỉ được thông qua những vấn đề đã có trong chương trình.
Tài liệu họp phải tới tay cổ đông những gì
Tài liệu họp gửi kèm thông báo hoặc đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và ghi rõ nơi tải về. Bộ tài liệu tối thiểu nên có:
- Chương trình họp chi tiết, thứ tự từng vấn đề sẽ biểu quyết.
- Tờ trình của hội đồng quản trị cho từng vấn đề: vì sao cần quyết, phương án đề xuất, ảnh hưởng tới cổ đông.
- Dự thảo nghị quyết cho từng vấn đề, viết đủ để cổ đông biết mình đang biểu quyết chính xác điều gì.
- Phiếu biểu quyết hoặc hướng dẫn biểu quyết, cách gửi phiếu nếu cổ đông không dự trực tiếp.
- Danh sách và thông tin ứng viên khi có bầu thành viên hội đồng quản trị hoặc kiểm soát viên.
- Báo cáo tài chính năm, báo cáo của hội đồng quản trị và ban kiểm soát khi là kỳ họp thường niên.
- Quy chế làm việc tại đại hội và quy chế bầu cử nếu điều lệ hoặc thông lệ công ty có.
- Mẫu giấy uỷ quyền dự họp và hướng dẫn đăng ký.
Hội đồng quản trị có thể bổ sung tài liệu sau khi gửi thông báo, nhưng tài liệu đến quá sát ngày họp làm cổ đông không kịp đọc, và đó là lý lẽ mà bên phản đối sẽ dùng. Thay đổi lớn về phương án thì cân nhắc lùi ngày họp và gửi lại thông báo.
Những lỗi triệu tập hay gặp và hậu quả
Bảng dưới gom các lỗi thường thấy ở công ty cổ phần nhỏ. Mức độ hậu quả còn tuỳ việc toà án hoặc trọng tài đánh giá lỗi đó có ảnh hưởng tới kết quả biểu quyết hay không.
| Lỗi | Vì sao nguy hiểm | Cách phòng |
|---|---|---|
| Không có quyết định triệu tập của hội đồng quản trị | Cuộc họp bị coi là do người không có thẩm quyền triệu tập | Lập biên bản họp hoặc phiếu lấy ý kiến thành viên hội đồng quản trị trước khi gửi mời |
| Sót một cổ đông trong danh sách gửi mời | Cổ đông đó có căn cứ yêu cầu huỷ nghị quyết | Đối chiếu danh sách gửi với sổ đăng ký cổ đông, đánh dấu từng người đã gửi |
| Gửi trễ so với thời hạn | Vi phạm trình tự triệu tập | Lập lịch ngược từ ngày khai mạc, chừa thêm vài ngày dự phòng |
| Không giữ bằng chứng gửi | Không chứng minh được đã mời | Thư có báo phát, lưu thư điện tử gửi đi kèm thời điểm |
| Đưa vấn đề ngoài chương trình ra biểu quyết | Nghị quyết về vấn đề đó dễ bị huỷ | Chỉ biểu quyết vấn đề đã thông báo; vấn đề mới để kỳ họp sau hoặc lấy ý kiến |
Công ty có tất cả cổ đông cùng dự họp và đồng thuận tuyệt đối thì rủi ro từ lỗi triệu tập giảm nhiều, vì luật coi nghị quyết thông qua bằng toàn bộ cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp kể cả khi trình tự có sai sót. Nhưng chỉ cần một cổ đông vắng hoặc phản đối, mọi lỗi nhỏ ở khâu này đều có thể bị đem ra.
Khi nào nên nhờ người làm nghề rà trước
Công ty có cổ đông đang bất đồng, có vấn đề cần tỷ lệ biểu quyết cao như tổ chức lại, bán tài sản lớn, đổi loại cổ phần, hoặc có cổ đông nước ngoài, thì bộ hồ sơ triệu tập nên được luật sư doanh nghiệp đọc trước khi gửi. Chi phí rà soát một bộ hồ sơ nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí họp lại hay theo một vụ yêu cầu huỷ nghị quyết.
Cũng nên hỏi khi điều lệ công ty viết khác hẳn luật hoặc viết theo bản luật cũ chưa cập nhật. Điều lệ được quy định khác luật trong một số giới hạn, nhưng điều khoản trái với quy định bắt buộc thì không được áp dụng; người không làm nghề khó phân biệt hai trường hợp này. Nếu cần một ý kiến nhanh trước khi gặp trực tiếp, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn, mang theo điều lệ và dự thảo thông báo mời họp để câu trả lời sát việc.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tịch hội đồng quản trị có tự mình triệu tập đại hội được không?
Thông thường chủ tịch ký thông báo mời họp trên cơ sở quyết định của hội đồng quản trị. Nếu chủ tịch tự gửi mời mà không có quyết định chung, bên phản đối có thể lập luận cuộc họp do người không đủ thẩm quyền triệu tập. Bạn nên có biên bản hoặc phiếu lấy ý kiến hội đồng quản trị đi kèm.
Cổ đông thay đổi địa chỉ mà không báo, công ty gửi mời theo địa chỉ cũ có được coi là đã gửi không?
Công ty gửi tới địa chỉ liên lạc ghi trong sổ đăng ký cổ đông bằng phương thức bảo đảm thì nhìn chung đã làm đúng phần mình. Cổ đông có nghĩa vụ thông báo thay đổi địa chỉ. Dù vậy, nếu công ty biết rõ địa chỉ mới qua kênh khác, gửi thêm một bản sẽ giảm tranh cãi sau này.
Có được gửi thông báo mời họp chỉ bằng thư điện tử không?
Được, nếu đó là phương thức điều lệ cho phép và gửi tới địa chỉ thư điện tử cổ đông đã đăng ký với công ty. Bạn nên lưu thư đã gửi kèm thời điểm và danh sách người nhận. Với cổ đông chưa đăng ký thư điện tử, dùng thư bảo đảm có báo phát.
Muốn đổi ngày họp sau khi đã gửi thông báo thì làm thế nào?
Hội đồng quản trị ra quyết định đổi ngày và gửi thông báo mới tới toàn bộ cổ đông. Nếu ngày mới làm thời hạn từ lúc gửi tới khai mạc ngắn hơn mức tối thiểu, cần tính lại từ đầu. Lùi ngày thường an toàn hơn đẩy sớm ngày.
Cổ đông mua cổ phần sau ngày chốt danh sách có được dự họp không?
Người dự họp là người có tên trong danh sách tại ngày chốt. Người mua sau ngày chốt muốn biểu quyết thì cần người bán uỷ quyền cho mình dự họp với số cổ phần đó. Hai bên nên ghi điều này vào hợp đồng chuyển nhượng.
Tài liệu họp có bắt buộc in giấy gửi cho từng cổ đông không?
Không nhất thiết. Công ty có thể đăng tài liệu trên trang thông tin điện tử và ghi rõ nơi tải trong thông báo mời họp, nếu luật và điều lệ cho phép cách này. Cổ đông không truy cập được vẫn có quyền yêu cầu bản giấy, công ty nên chuẩn bị sẵn.