Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi một nghị quyết HĐQT trái pháp luật, trái điều lệ hoặc trái nghị quyết đại hội đồng cổ đông gây thiệt hại cho công ty, các thành viên tán thành phải liên đới chịu trách nhiệm cá nhân và bồi thường cho công ty, còn thành viên phản đối việc thông qua nghị quyết đó được miễn trừ trách nhiệm. Vì vậy cách bạn biểu quyết, và cách ý kiến đó được ghi lại, có hệ quả pháp lý thật chứ không chỉ là thái độ.
Phản đối có giá trị bảo vệ khi nó được ghi nhận rõ ràng, đúng lúc, có lý do. Bài này nói về cách làm điều đó, khác biệt giữa "không tán thành" và "không có ý kiến", những việc nên làm tiếp khi nghị quyết vẫn được thông qua, và cách nhìn của phía đa số để bất đồng không biến thành bế tắc.
Vì sao lá phiếu của từng thành viên lại quan trọng đến vậy
HĐQT quyết định tập thể, nhưng trách nhiệm theo luật có phần cá nhân. Mỗi thành viên là người quản lý công ty, phải thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích hợp pháp tối đa của công ty. Khi một nghị quyết sai gây thiệt hại, luật không phạt chung "cả HĐQT" mà nhìn vào từng người đã làm gì: ai tán thành, ai phản đối, ai im lặng.
Cơ chế liên đới nghĩa là công ty (hoặc cổ đông khởi kiện nhân danh công ty theo điều kiện luật định) có thể yêu cầu bất kỳ thành viên đã tán thành nào bồi thường toàn bộ thiệt hại, rồi những người này tự phân chia với nhau. Thành viên phản đối nằm ngoài vòng đó. Trong thực tế tranh chấp, câu hỏi đầu tiên thường là: biên bản ghi ai biểu quyết thế nào.
Ngoài trách nhiệm dân sự, cổ đông còn có quyền yêu cầu toà án đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ nghị quyết HĐQT trái luật, trái điều lệ gây thiệt hại cho công ty. Ý kiến phản đối được ghi trong biên bản thường trở thành một trong những chứng cứ quan trọng của vụ việc như vậy, dù thành viên phản đối có muốn hay không.
Không tán thành, không có ý kiến, vắng mặt: khác nhau ở đâu
Biên bản họp HĐQT phải ghi kết quả biểu quyết, nêu rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Ba lựa chọn này không tương đương nhau khi xét trách nhiệm.
| Lựa chọn | Tác dụng với việc thông qua | Tác dụng với trách nhiệm cá nhân |
|---|---|---|
| Tán thành | Được tính vào số phiếu thông qua | Thuộc nhóm có thể phải liên đới chịu trách nhiệm nếu nghị quyết sai gây thiệt hại |
| Không tán thành (phản đối) | Không được tính vào số phiếu thông qua | Luật miễn trừ trách nhiệm cho thành viên phản đối việc thông qua nghị quyết trái luật, điều lệ |
| Không có ý kiến | Không được tính là tán thành; có thể làm nghị quyết không đạt đa số tuỳ cách tính | Không rõ ràng như phản đối; khó dùng làm căn cứ miễn trừ |
| Vắng mặt, không uỷ quyền, không gửi phiếu | Không được tính | Không tán thành nhưng cũng không phản đối; vắng mặt có hệ thống có thể bị xem xét về nghĩa vụ cẩn trọng |
Nếu bạn không đồng ý, hãy biểu quyết không tán thành, đừng chọn "không có ý kiến" cho đỡ căng thẳng. Đó là khác biệt giữa được miễn trừ và phải đi giải thích.
Những lúc thành viên HĐQT nên cân nhắc phản đối
Vấn đề nằm ngoài thẩm quyền HĐQT. Ví dụ HĐQT được đề nghị quyết một khoản đầu tư hay bán tài sản mà theo điều lệ phải trình đại hội. Dù đồng ý về mặt kinh doanh, bạn vẫn có lý do để không tán thành việc HĐQT tự quyết, và đề nghị trình đúng cấp.
Thủ tục có lỗi rõ ràng. Tài liệu không được gửi trước, một thành viên không được mời, vấn đề được đưa vào phút chót. Phản đối ở đây là phản đối cách làm, nên nói rõ như vậy trong biên bản.
Có thành viên có lợi ích liên quan mà không công khai. Khi biết bên kia của hợp đồng có quan hệ với một thành viên hoặc cổ đông lớn mà chưa được công khai, đề nghị làm rõ trước khi biểu quyết. Quy trình giao dịch với người có liên quan có danh mục riêng trên site.
Thông tin không đủ để đánh giá rủi ro. Một khoản vay lớn không có phương án trả nợ, một hợp đồng bảo lãnh không rõ nghĩa vụ được bảo lãnh. Nghĩa vụ cẩn trọng của người quản lý bao gồm việc đòi đủ thông tin trước khi quyết; đề nghị hoãn biểu quyết là lựa chọn hợp lý, phản đối là lựa chọn khi đề nghị đó bị bác.
Khác biệt đơn thuần về đánh giá kinh doanh. Bạn thấy thị trường chưa thuận để mở chi nhánh, đa số thấy thuận. Phản đối vẫn chính đáng, nhưng hãy ghi lý do theo hướng phân tích, không theo hướng quy kết, vì đây là chỗ hai bên có thể cùng đúng một phần.
Phản đối cho đúng cách tại cuộc họp
Một ý kiến phản đối có giá trị khi người khác đọc biên bản vẫn hiểu bạn phản đối điều gì và vì sao. Các bước gợi ý:
- Đọc kỹ tài liệu trước cuộc họp; nếu thiếu thông tin, đề nghị bổ sung bằng văn bản trước ngày họp.
- Tại cuộc họp, nêu lý do phản đối cụ thể: căn cứ luật hoặc điều lệ bị vi phạm, rủi ro tài chính, thiếu thông tin, xung đột lợi ích.
- Yêu cầu thư ký ghi tóm tắt ý kiến của bạn vào biên bản. Luật yêu cầu biên bản có tóm tắt ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp.
- Biểu quyết không tán thành rõ ràng, kiểm tên mình nằm đúng cột trong kết quả biểu quyết.
- Đọc dự thảo biên bản trước khi ký; nếu ý kiến bị ghi thiếu hoặc sai, đề nghị sửa ngay.
- Nếu biên bản không được sửa, gửi văn bản nêu ý kiến của mình cho chủ tịch HĐQT và đề nghị lưu kèm hồ sơ cuộc họp; gửi bản sao cho ban kiểm soát nếu công ty có.
- Giữ bản sao tài liệu cuộc họp, văn bản ý kiến và bằng chứng đã gửi.
Nghị quyết vẫn được thông qua: thành viên phản đối làm gì tiếp
Tuân thủ quyết định của tập thể nếu nó hợp pháp. Phản đối không có nghĩa là được cản trở việc thực hiện. Nếu nghị quyết đúng thẩm quyền, đúng thủ tục và chỉ khác bạn ở đánh giá kinh doanh, bạn đã làm tròn phần mình bằng lá phiếu và ý kiến ghi lại.
Báo cho ban kiểm soát khi cho rằng nghị quyết trái luật hoặc trái điều lệ. Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát HĐQT, có quyền kiến nghị và yêu cầu chấm dứt vi phạm. Đây là kênh nội bộ trước tiên, trước khi nghĩ đến toà án.
Đề nghị đưa vấn đề ra đại hội đồng cổ đông. Nếu vấn đề vượt quá phạm vi HĐQT hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến cổ đông, bạn có thể đề nghị HĐQT trình đại hội, hoặc phối hợp với cổ đông có đủ điều kiện để yêu cầu triệu tập theo luật.
Theo dõi việc thực hiện. Thành viên HĐQT vẫn có nghĩa vụ giám sát. Nếu việc thực hiện bắt đầu gây thiệt hại như bạn đã cảnh báo, nêu lại bằng văn bản ở cuộc họp kế tiếp.
Cân nhắc tư vấn pháp lý khi số tiền lớn. Khi nghị quyết liên quan khoản vay, bảo lãnh, chuyển nhượng tài sản lớn mà bạn cho là trái luật, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi chọn bước tiếp theo, để không tự đặt mình vào thế vi phạm nghĩa vụ bảo mật hay gây thiệt hại ngược lại cho công ty.
Ví dụ giả định: một nghị quyết bảo lãnh và hai cách biểu quyết
Một công ty cổ phần phân phối vật liệu xây dựng ở Đồng Nai có HĐQT năm người. Chủ tịch đề nghị công ty bảo lãnh khoản vay ngân hàng của một doanh nghiệp đối tác lâu năm. Tài liệu gửi kèm chỉ có thư đề nghị của đối tác, không có báo cáo tài chính. Ba thành viên tán thành vì tin vào mối quan hệ, một thành viên chọn không có ý kiến vì ngại va chạm, một thành viên biểu quyết không tán thành và đề nghị ghi vào biên bản lý do: thiếu thông tin về năng lực trả nợ, chưa rõ giá trị bảo lãnh có vượt hạn mức thuộc HĐQT theo điều lệ hay không.
Một năm sau, đối tác mất khả năng trả nợ, công ty phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh. Khi cổ đông xem lại, biên bản cho thấy rõ ai đã tán thành, ai đã cảnh báo. Thành viên phản đối có căn cứ để nói mình đã làm tròn nghĩa vụ. Thành viên chọn không có ý kiến ở vị trí khó giải thích hơn: không tán thành, nhưng cũng không nêu lo ngại nào.
Ví dụ này không nhằm nói ba thành viên tán thành chắc chắn phải bồi thường; điều đó còn phụ thuộc nghị quyết có trái luật, điều lệ không, thiệt hại và quan hệ nhân quả, do cơ quan có thẩm quyền xem xét. Nó chỉ cho thấy lá phiếu và biên bản là bằng chứng đầu tiên người ta tìm. Với tình huống thật có số tiền lớn, hãy hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề.
Nhìn từ phía đa số: bất đồng không phải là chống đối
Phía chủ tịch và đa số đôi khi coi thành viên phản đối là người gây khó. Cách nhìn đó vừa không công bằng vừa bất lợi cho chính họ. Một biên bản ghi rõ có thành viên đã nêu rủi ro, đa số đã cân nhắc và vẫn quyết định với lý do cụ thể, là biên bản cho thấy HĐQT làm việc cẩn trọng. Ngược lại, một biên bản "nhất trí tuyệt đối" ở mọi vấn đề lại khiến người đọc nghi ngờ cuộc họp có thật sự thảo luận không.
Điều phía đa số nên tránh: không ghi ý kiến phản đối vào biên bản, sửa biên bản sau họp, ngừng mời người phản đối, gây áp lực để họ đổi phiếu. Những việc này không làm nghị quyết vững hơn mà làm nó yếu đi, và có thể khiến chính người chủ toạ, người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực của biên bản.
Điều phía thiểu số nên tránh: phản đối mọi thứ để gây sức ép ở việc khác, dùng việc không ký biên bản như công cụ mặc cả, tiết lộ tài liệu nội bộ ra ngoài. Phản đối có lý do, có văn bản, đúng kênh mới là phản đối có giá trị bảo vệ.
Câu hỏi thường gặp
Chọn "không có ý kiến" có được miễn trừ trách nhiệm không?
Luật nói thành viên phản đối được miễn trừ. "Không có ý kiến" không phải là phản đối, nên khó dùng làm căn cứ miễn trừ. Nếu bạn có lý do lo ngại, hãy biểu quyết không tán thành và ghi rõ lý do vào biên bản.
Biên bản không ghi ý kiến phản đối của mình thì làm sao?
Đề nghị sửa dự thảo biên bản trước khi ký. Nếu không được sửa, gửi văn bản nêu ý kiến của bạn cho chủ tịch HĐQT, đề nghị lưu kèm hồ sơ cuộc họp, gửi bản sao cho ban kiểm soát nếu có, và giữ bằng chứng đã gửi.
Thành viên phản đối có được từ chối ký biên bản không?
Ký biên bản là xác nhận nội dung biên bản phản ánh đúng diễn biến cuộc họp, không phải là đồng ý với nghị quyết. Nếu biên bản ghi đúng ý kiến phản đối của bạn, ký vẫn có lợi. Từ chối ký nên dành cho trường hợp biên bản ghi sai sự thật, và khi đó nên nêu lý do bằng văn bản.
Phản đối rồi có còn phải thực hiện nghị quyết không?
Nếu bạn đồng thời là người điều hành được giao thực hiện và nghị quyết hợp pháp, bạn vẫn phải thực hiện. Nếu cho rằng nghị quyết trái luật, hãy nêu bằng văn bản, báo ban kiểm soát và hỏi tư vấn pháp lý trước khi từ chối, vì tự ý không thực hiện cũng có thể phát sinh trách nhiệm.
Thành viên phản đối có được tự mình yêu cầu toà án huỷ nghị quyết không?
Luật trao quyền yêu cầu toà án đình chỉ hoặc huỷ nghị quyết HĐQT cho cổ đông trong trường hợp nghị quyết trái luật, trái điều lệ gây thiệt hại. Nếu thành viên HĐQT đồng thời là cổ đông, họ có thể thực hiện với tư cách cổ đông. Nên hỏi luật sư về điều kiện và thời hạn cụ thể.
Có nên ghi âm cuộc họp để bảo vệ ý kiến phản đối không?
Ghi âm cuộc họp nên do công ty thực hiện theo quy chế và thông báo trước cho các thành viên. Tự ghi âm khi chưa có quy định có thể gây tranh cãi về bảo mật và quan hệ trong HĐQT. Cách chắc nhất vẫn là ý kiến bằng văn bản được lưu vào hồ sơ.