Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh và việc dùng lợi nhuận, không cần nghị quyết của ai; khi thuê người khác làm giám đốc, chủ vẫn là người đại diện theo pháp luật và vẫn chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình, nên quyền giao cho giám đốc phải được ghi bằng văn bản và có giới hạn rõ.
Doanh nghiệp tư nhân là loại hình đơn giản nhất về thẩm quyền: chỉ một người quyết. Nhưng chính sự đơn giản đó khiến nhiều chủ doanh nghiệp quên rằng lúc giao việc cho người khác, rủi ro không đi theo người được giao mà vẫn nằm trên vai chủ. Bài này đi qua những gì chủ doanh nghiệp tư nhân quyết, những gì luật cấm, và cách giao quyền cho giám đốc thuê sao cho không mất kiểm soát.
Vì sao doanh nghiệp tư nhân không có "phê chuẩn" theo nghĩa công ty
Công ty TNHH và công ty cổ phần có tư cách pháp nhân, tài sản công ty tách khỏi tài sản người góp vốn, nên luật dựng các cơ quan như hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông để những người góp vốn cùng kiểm soát. Doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân. Chủ doanh nghiệp là một cá nhân, bỏ vốn của mình ra kinh doanh và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Khi chỉ có một người bỏ vốn và một người chịu trách nhiệm, không còn ai khác để xin phép. Vì vậy trong doanh nghiệp tư nhân không có nghị quyết, không có tỷ lệ biểu quyết, không có giao dịch phải "trình phê chuẩn". Mọi quyết định đều là quyết định của chủ.
Tuy vậy, câu hỏi thẩm quyền không biến mất. Nó chỉ chuyển sang hai chỗ khác. Chỗ thứ nhất là ranh giới giữa chủ và người được chủ giao việc, như giám đốc thuê, kế toán, quản lý cửa hàng. Chỗ thứ hai là ranh giới giữa chủ và người có quyền đối với tài sản mà chủ đem vào kinh doanh, điển hình là vợ hoặc chồng của chủ khi vốn là tài sản chung. Hai chỗ đó là nội dung chính của bài.
Những việc chủ doanh nghiệp tư nhân tự quyết
Mọi hoạt động kinh doanh. Mặt hàng, giá bán, nhà cung cấp, mở rộng hay thu hẹp, tuyển ai, trả lương bao nhiêu. Chủ không cần lập biên bản họp, nhưng quyết định quan trọng vẫn nên có văn bản ký tên để làm căn cứ với ngân hàng, cơ quan thuế và người lao động.
Sử dụng lợi nhuận. Sau khi đã nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính, lợi nhuận dùng thế nào là quyền của chủ. Không có khái niệm chia cổ tức vì chỉ có một chủ sở hữu.
Tăng, giảm vốn đầu tư. Chủ tự khai và tự điều chỉnh vốn đầu tư, có ghi chép trong sổ kế toán. Riêng việc giảm vốn xuống thấp hơn mức đã đăng ký thì phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trước rồi mới được giảm, vì chủ nợ và đối tác dựa vào con số đó.
Thuê giám đốc. Chủ có thể thuê người khác làm giám đốc để điều hành. Quyền giao cho giám đốc rộng hay hẹp do chủ quyết, nhưng trách nhiệm trước pháp luật và chủ nợ vẫn là của chủ.
Cho thuê, bán, tạm ngừng, giải thể doanh nghiệp. Chủ có quyền cho người khác thuê toàn bộ doanh nghiệp, bán doanh nghiệp, tạm ngừng kinh doanh hoặc giải thể. Mỗi việc đi kèm thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh; quyết định thì không cần ai thông qua.
Những giới hạn luật đặt cho chủ doanh nghiệp tư nhân
Toàn quyền bên trong không có nghĩa là không có giới hạn. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, những việc sau đây chủ doanh nghiệp tư nhân không làm được, dù tự mình quyết.
- Mỗi cá nhân chỉ được thành lập một doanh nghiệp tư nhân.
- Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hay thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
- Doanh nghiệp tư nhân không được góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp trong công ty TNHH, công ty cổ phần hay công ty hợp danh.
- Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.
- Các ngành nghề có điều kiện vẫn cần đủ điều kiện, giấy phép như mọi loại hình khác; toàn quyền quyết định không thay được giấy phép.
Những giới hạn này giải thích vì sao khi kinh doanh lớn lên, nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân chuyển sang công ty TNHH. Thủ tục chuyển đổi loại hình là một chủ đề riêng; ở đây chỉ cần biết rằng nếu bạn định góp vốn vào doanh nghiệp khác thì cấu trúc doanh nghiệp tư nhân không cho phép.
Giao quyền cho giám đốc thuê: viết gì, giữ lại gì
Khi thuê giám đốc, chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn là người đại diện theo pháp luật. Giám đốc muốn ký hợp đồng với bên ngoài nhân danh doanh nghiệp thì cần có văn bản uỷ quyền của chủ, trong đó ghi phạm vi, hạn mức và thời hạn. Hợp đồng thuê giám đốc ghi nhiệm vụ, quyền lợi; văn bản uỷ quyền ghi giám đốc được ký những gì. Nên tách hai tờ này, vì đối tác chỉ cần xem tờ uỷ quyền chứ không cần biết lương giám đốc.
Phần nên giao: điều hành bán hàng, mua hàng thường xuyên trong một hạn mức mỗi hợp đồng, quản lý nhân viên, ký hợp đồng lao động với nhân viên phổ thông, xử lý khiếu nại khách hàng, làm việc với nhà cung cấp quen. Phần nên giữ lại: vay tiền, thế chấp hay bán tài sản cố định, bảo lãnh cho người khác, ký hợp đồng dài hạn như thuê mặt bằng nhiều năm, thay đổi vốn đầu tư, đóng hoặc mở địa điểm kinh doanh.
Lý do giữ lại không phải vì nghi ngờ giám đốc. Đó là vì mọi nghĩa vụ giám đốc tạo ra cuối cùng sẽ được trả bằng tài sản cá nhân của chủ, kể cả nhà ở, nếu doanh nghiệp không đủ tiền. Một chữ ký bảo lãnh vượt quyền có thể đi xa hơn rất nhiều so với giá trị đơn hàng hằng ngày. Văn bản uỷ quyền rõ hạn mức giúp chủ có căn cứ phản bác khi giám đốc ký vượt, và giúp đối tác biết phải hỏi ai khi giao dịch lớn.
Gợi ý phân quyền cho giám đốc thuê
Bảng dưới là cách phân chia thường thấy ở doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ; ví dụ giả định, chủ tự điều chỉnh hạn mức cho hợp với quy mô của mình.
| Loại việc | Giao giám đốc? | Lưu ý khi viết văn bản uỷ quyền |
|---|---|---|
| Mua hàng, nguyên liệu thường xuyên | Giao, có hạn mức mỗi hợp đồng | Ghi rõ hạn mức và loại hàng |
| Ký hợp đồng bán hàng với khách | Giao | Có thể giới hạn mức công nợ cho mỗi khách |
| Tuyển dụng, ký hợp đồng lao động nhân viên | Giao | Giữ lại việc tuyển kế toán và người giữ tiền |
| Thuê mặt bằng, kho dài hạn | Giữ lại | Chủ ký hoặc uỷ quyền riêng cho từng hợp đồng |
| Vay ngân hàng, thế chấp tài sản | Giữ lại | Ngân hàng thường yêu cầu chủ ký trực tiếp |
| Bảo lãnh, cho mượn tài sản cho người khác | Giữ lại | Không nên uỷ quyền chung chung |
| Mua bán tài sản cố định | Giữ lại hoặc hạn mức thấp | Kèm biên bản đánh giá tài sản |
Sau khi ký văn bản uỷ quyền, chủ nên gửi bản sao cho ngân hàng và các đối tác chính. Nhờ vậy khi giám đốc ký vượt hạn mức, bên kia khó nói rằng họ không biết giới hạn.
Khi vốn là tài sản chung vợ chồng
Phần lớn vốn của doanh nghiệp tư nhân đến từ tài sản tạo lập trong thời kỳ hôn nhân, tức là tài sản chung của vợ chồng nếu không có thoả thuận khác. Luật hôn nhân và gia đình cho phép vợ chồng thoả thuận để một bên đưa tài sản chung vào kinh doanh; khi có thoả thuận bằng văn bản, người đó được tự mình thực hiện giao dịch liên quan đến tài sản chung đó.
Không có thoả thuận thì chủ doanh nghiệp vẫn quyết việc kinh doanh hằng ngày, nhưng những giao dịch định đoạt tài sản lớn như bán, thế chấp nhà đất, xe đăng ký tên chung có thể cần sự đồng ý của người kia. Ngân hàng hiểu rõ điều này nên khi doanh nghiệp tư nhân vay vốn có thế chấp, họ thường yêu cầu cả vợ hoặc chồng của chủ cùng ký.
Lời khuyên thực tế: lập thoả thuận đưa tài sản chung vào kinh doanh ngay từ đầu, liệt kê tài sản nào được đưa vào. Thoả thuận đó tránh được tình huống một bên phản đối giao dịch khi quan hệ gia đình có trục trặc, và giúp phân định rõ khi có tranh chấp chia tài sản. Nếu đang có mâu thuẫn hoặc tài sản giá trị lớn, nên tham khảo luật sư về hôn nhân gia đình trước khi ký.
Cho thuê và bán doanh nghiệp: quyền chuyển, trách nhiệm ở lại
Chủ doanh nghiệp tư nhân được cho người khác thuê toàn bộ doanh nghiệp. Hợp đồng cho thuê phải được thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế kèm bản sao hợp đồng. Trong thời gian cho thuê, chủ vẫn chịu trách nhiệm trước pháp luật với tư cách chủ sở hữu; quyền và trách nhiệm của người thuê trong quản lý hoạt động kinh doanh do hợp đồng quy định. Nói cách khác, cho thuê không phải cách để chủ thoát trách nhiệm.
Chủ cũng có thể bán doanh nghiệp. Sau khi bán, chủ cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ phát sinh trong thời gian mình làm chủ, trừ khi người mua, người bán và chủ nợ có thoả thuận khác. Người mua phải đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp theo quy định. Trước khi bán, chủ nên chốt sổ công nợ, thông báo cho chủ nợ chính, và ghi rõ trong hợp đồng ai chịu khoản nào.
Cả hai việc đều do chủ tự quyết, nhưng hồ sơ thì phải nộp đúng cơ quan đăng ký kinh doanh hiện hành. Danh mục thủ tục và hồ sơ cập nhật bạn có thể xem trên GiayPhep.com hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc thuê có phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân không?
Không. Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật. Giám đốc thuê chỉ ký nhân danh doanh nghiệp trong phạm vi chủ uỷ quyền bằng văn bản.
Giám đốc thuê ký hợp đồng vượt hạn mức, chủ có phải chịu không?
Tuỳ tình huống. Nếu chủ không đồng ý và bên kia biết hoặc phải biết giới hạn uỷ quyền, phần vượt có thể không ràng buộc chủ. Nếu chủ biết mà không phản đối, hoặc để bên kia không thể biết giới hạn, chủ có thể phải chịu. Vì vậy nên gửi văn bản uỷ quyền cho đối tác chính.
Doanh nghiệp tư nhân có cần biên bản họp khi quyết định việc lớn không?
Không cần biên bản họp vì chỉ có một chủ. Tuy vậy, quyết định bằng văn bản có chữ ký của chủ vẫn nên lập cho các việc như vay vốn, mua tài sản lớn, thay đổi vốn đầu tư để làm căn cứ kế toán và hồ sơ ngân hàng.
Chủ doanh nghiệp tư nhân có góp vốn vào công ty TNHH được không?
Doanh nghiệp tư nhân không được góp vốn vào công ty. Cá nhân chủ doanh nghiệp tư nhân, với tư cách cá nhân, vẫn có thể góp vốn vào công ty TNHH hoặc mua cổ phần; cần tách bạch đó là tiền và quyết định của cá nhân, không phải của doanh nghiệp.
Vợ của chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền gì trong doanh nghiệp?
Về mặt quản lý doanh nghiệp, người vợ không có quyền quyết định nếu không phải chủ. Nhưng nếu vốn là tài sản chung, người vợ có quyền đối với tài sản đó, và một số giao dịch định đoạt tài sản lớn có thể cần sự đồng ý của cả hai.
Chủ doanh nghiệp tư nhân đi nước ngoài lâu thì ai điều hành?
Chủ có thể thuê giám đốc và uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện công việc trong thời gian vắng mặt. Phạm vi uỷ quyền càng rõ, việc điều hành càng ít vướng. Chủ vẫn chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phát sinh.