Khi giám đốc ký hợp đồng vượt hạn mức điều lệ hoặc quy chế, phần vượt về nguyên tắc không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho công ty, trừ khi công ty đồng ý, biết mà không phản đối trong thời gian hợp lý, hoặc có lỗi khiến bên kia không biết được giới hạn. Giám đốc có thể phải bồi thường cho công ty hoặc cho đối tác, tuỳ ai chịu thiệt và ai có lỗi.
Đây là tình huống mà cả công ty lẫn đối tác đều khó xử: hợp đồng đã ký, hàng đã giao hoặc tiền đã chuyển, rồi mới lộ ra người ký không đủ quyền. Bộ luật Dân sự 2015 có quy tắc chung về giao dịch do người đại diện xác lập vượt phạm vi đại diện; Luật Doanh nghiệp bổ sung trách nhiệm của người quản lý. Bài này đi qua hai lớp đó, viết cho cả phía công ty và phía đối tác. Những giao dịch với người có liên quan có quy tắc riêng chặt hơn và được viết ở chuyên mục khác của Phê Chuẩn.
Hai thứ dễ trộn: quyền ký và quyền quyết
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật thì có quyền ký nhân danh công ty. Nhưng phạm vi của quyền đại diện đó không phải vô hạn: nó được xác định bởi điều lệ, nghị quyết và quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty. Khi điều lệ nói hợp đồng vay trên một mức phải có nghị quyết hội đồng thành viên, thì chữ ký giám đốc trên hợp đồng vay vượt mức đó là chữ ký vượt phạm vi đại diện.
Có ba kiểu vượt thường gặp. Kiểu thứ nhất là vượt ngưỡng giá trị: hợp đồng lớn hơn hạn mức điều lệ hoặc quy chế giao cho giám đốc. Kiểu thứ hai là vượt loại việc: giám đốc làm một việc thuộc cơ quan khác dù giá trị nhỏ, như bổ nhiệm chức danh do hội đồng quản trị bổ nhiệm, hoặc bảo lãnh cho người khác. Kiểu thứ ba là vượt thời gian: ký khi nhiệm kỳ đã hết, đã bị miễn nhiệm, hoặc văn bản uỷ quyền đã hết hạn.
Cần phân biệt với người hoàn toàn không có quyền đại diện, ví dụ một trưởng phòng tự ký hợp đồng không được uỷ quyền. Hai trường hợp gần nhau về hậu quả, nhưng luật xử lý trong những quy định riêng. Bài này tập trung vào người có quyền đại diện nhưng đi quá giới hạn.
Quy tắc chung của Bộ luật Dân sự về phần vượt
Bộ luật Dân sự 2015 đặt nguyên tắc: giao dịch do người đại diện xác lập vượt quá phạm vi đại diện thì không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần vượt quá. Nghĩa là phần trong giới hạn vẫn ràng buộc công ty, phần vượt thì không, nếu không có ngoại lệ.
Ngoại lệ có ba nhóm. Một là công ty đồng ý với phần vượt, có thể bằng một nghị quyết chấp thuận ra sau. Hai là công ty biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý, ví dụ giả định kế toán đã ghi nhận công nợ, hội đồng thành viên đã nghe báo cáo mà không ai lên tiếng. Ba là công ty có lỗi dẫn đến việc bên kia không biết hoặc không thể biết về giới hạn, chẳng hạn công ty để giám đốc dùng giấy tờ cho thấy quyền rộng hơn thực tế.
Phía đối tác cũng có quyền: nếu họ không biết và không buộc phải biết về việc vượt phạm vi, họ có thể đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ phần vượt hoặc toàn bộ giao dịch và yêu cầu bồi thường. Nếu họ biết hoặc phải biết mà vẫn ký, họ khó dựa vào quyền này. Trường hợp người đại diện và đối tác cố ý cùng xác lập giao dịch vượt phạm vi gây thiệt hại cho công ty thì cả hai có thể phải liên đới bồi thường.
Chữ "phải biết" là chỗ tranh luận nhiều nhất. Một ngân hàng thẩm định hồ sơ vay chuyên nghiệp thường bị coi là phải biết điều lệ của khách hàng; một người bán hàng lẻ ký đơn hàng nhỏ thì khó bị đòi hỏi như vậy. Toà án xem xét từng vụ cụ thể.
Các tình huống và hướng xử lý chung
Bảng dưới tóm tắt hướng xử lý theo nguyên tắc chung; kết quả của một vụ thật còn phụ thuộc chứng cứ, điều lệ và đánh giá của toà án hoặc trọng tài.
| Tình huống | Hướng chung với phần vượt | Điều cần làm ngay |
|---|---|---|
| Công ty ra nghị quyết chấp thuận sau | Phần vượt ràng buộc công ty | Lập nghị quyết với ngày thật, ghi rõ chấp thuận giao dịch nào |
| Công ty biết, không phản đối, vẫn thực hiện | Có nguy cơ bị coi là đã chấp nhận | Quyết nhanh: chấp thuận hoặc phản đối bằng văn bản |
| Công ty phản đối kịp thời, đối tác không biết giới hạn | Phần vượt không ràng buộc; đối tác có thể đòi bồi thường | Thương lượng với đối tác, xác định trách nhiệm người ký |
| Đối tác biết rõ giới hạn mà vẫn ký | Đối tác khó đòi công ty thực hiện phần vượt | Giữ chứng cứ đối tác đã được biết |
| Người ký và đối tác thông đồng gây thiệt hại | Có thể phải liên đới bồi thường | Nên có luật sư, cân nhắc trình báo nếu có dấu hiệu tội phạm |
Nếu hợp đồng thuộc nhóm giao dịch với người có liên quan hoặc giao dịch lớn phải qua đại hội đồng cổ đông, hậu quả có thể nặng hơn, kể cả bị tuyên vô hiệu theo Luật Doanh nghiệp. Đối chiếu kỹ trước khi áp bảng trên.
Ví dụ giả định: hợp đồng thuê kho mười năm
Một công ty TNHH phân phối thực phẩm ở Đồng Nai có quy chế phân cấp cho giám đốc ký hợp đồng thuê tài sản với thời hạn không quá ba năm. Giám đốc tìm được một kho lạnh giá tốt, chủ kho chỉ chịu cho thuê mười năm, và ký luôn vì sợ mất cơ hội. Hai tháng sau, một thành viên góp vốn phát hiện và phản đối trong cuộc họp hội đồng thành viên.
Phía công ty có hai lựa chọn. Nếu hội đồng thành viên thấy hợp đồng có lợi, họ ra nghị quyết chấp thuận, ghi đúng ngày họp, và hợp đồng ràng buộc công ty trọn vẹn. Nếu thấy bất lợi, họ phản đối bằng văn bản gửi chủ kho ngay, nêu rõ giới hạn của giám đốc. Chủ kho sẽ lập luận rằng mình không biết quy chế nội bộ, và trong hoàn cảnh một chủ kho cho thuê bình thường, lập luận đó có trọng lượng.
Phía chủ kho, nếu đã đầu tư cải tạo kho theo yêu cầu của công ty, có thể đòi bồi thường. Người phải trả cuối cùng có thể là công ty hoặc chính giám đốc, tuỳ việc công ty có lỗi khiến chủ kho không biết giới hạn hay không. Câu chuyện cho thấy một quy chế chỉ nằm trong ngăn kéo bảo vệ công ty kém hơn nhiều so với một quy chế đã được thông báo cho đối tác.
Người ký chịu trách nhiệm gì
Bồi thường cho công ty. Luật Doanh nghiệp đặt nghĩa vụ cho người quản lý phải thực hiện quyền và nhiệm vụ đúng luật, điều lệ, nghị quyết, một cách trung thực, cẩn trọng vì lợi ích của công ty. Ký vượt thẩm quyền gây thiệt hại là vi phạm nghĩa vụ đó, và người ký có thể phải bồi thường.
Bồi thường cho đối tác. Nếu phần vượt không ràng buộc công ty và đối tác không có lỗi, đối tác có thể yêu cầu chính người đã ký vượt bồi thường thiệt hại.
Hậu quả trong công ty. Hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị có thể miễn nhiệm, chấm dứt hợp đồng với giám đốc theo thủ tục của điều lệ. Cổ đông, thành viên trong một số điều kiện có quyền khởi kiện người quản lý thay cho công ty.
Không tự động là tội phạm. Ký vượt hạn mức trong đa số trường hợp là chuyện dân sự và quản trị. Chỉ khi có dấu hiệu chiếm đoạt, gian dối hay cố ý gây thiệt hại nghiêm trọng thì mới cần xem xét ở góc hình sự, và đó là việc của cơ quan có thẩm quyền, không phải của bài viết này.
Công ty phát hiện hợp đồng đã ký vượt: xử lý theo thứ tự
Hãy giữ bình tĩnh và giữ trung lập. Không phải hợp đồng vượt hạn mức nào cũng có hại; có hợp đồng tốt cho công ty, chỉ thiếu thủ tục.
- Thu thập bản hợp đồng, điều lệ, quy chế, quyết định bổ nhiệm và mọi văn bản uỷ quyền liên quan.
- Xác định chính xác phần nào vượt: vượt giá trị, vượt loại việc hay vượt thời hạn.
- Đánh giá hợp đồng có lợi hay có hại cho công ty nếu tiếp tục thực hiện.
- Đưa ra cơ quan có thẩm quyền: chấp thuận bằng nghị quyết ghi đúng ngày thực tế, hoặc phản đối bằng văn bản gửi đối tác càng sớm càng tốt.
- Nếu phản đối, mở thương lượng với đối tác về phần đã thực hiện, hoàn trả, bồi thường.
- Rà lại quy chế phân cấp để lỗ hổng không lặp lại.
Đừng ghi lùi ngày nghị quyết cho khớp ngày ký. Làm vậy biến một lỗi thủ tục thành một văn bản sai sự thật, và có thể khiến những người ký nghị quyết cùng gánh trách nhiệm. Nếu hợp đồng có giá trị lớn hoặc đối tác đã khởi kiện, hãy hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc luật sư doanh nghiệp trước khi gửi văn bản phản đối.
Phía đối tác và ngân hàng nên kiểm gì trước khi ký
Bên ký với công ty có lợi ích lớn trong việc tránh tranh chấp về thẩm quyền. Một bộ kiểm cơ bản gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, để biết ai là người đại diện theo pháp luật.
- Điều lệ đang có hiệu lực, phần thẩm quyền và ngưỡng giao dịch.
- Quy chế phân cấp hoặc văn bản uỷ quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
- Nghị quyết hoặc quyết định thông qua giao dịch nếu giá trị đạt ngưỡng.
- Cam kết bằng văn bản của công ty rằng giao dịch đã được thông qua đúng thẩm quyền.
Bộ kiểm này không bảo đảm tuyệt đối, nhưng nó đặt bạn vào vị trí người đã làm đủ điều có thể để biết, một yếu tố quan trọng khi toà án xét bên nào phải biết.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng giám đốc ký vượt thẩm quyền có bị vô hiệu toàn bộ không?
Theo nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự, phần vượt không ràng buộc công ty, còn phần trong phạm vi vẫn có thể có hiệu lực. Một số giao dịch đặc thù như giao dịch với người có liên quan không được thông qua có thể bị tuyên vô hiệu theo Luật Doanh nghiệp.
Công ty có thể chấp thuận hợp đồng sau khi đã ký không?
Có. Cơ quan có thẩm quyền ra nghị quyết hoặc quyết định chấp thuận, ghi đúng ngày thật và nêu rõ giao dịch được chấp thuận. Khi đó phần vượt ràng buộc công ty như thể đã được thông qua từ đầu.
Đối tác có quyền huỷ hợp đồng khi phát hiện giám đốc ký vượt không?
Nếu đối tác không biết và không buộc phải biết về giới hạn, họ có thể đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ phần vượt hoặc toàn bộ giao dịch và yêu cầu bồi thường. Nếu họ biết hoặc phải biết, quyền này bị hạn chế.
Giám đốc ký vượt nhưng có lợi cho công ty thì sao?
Công ty thường chọn chấp thuận giao dịch đó. Tuy vậy, việc chấp thuận phải qua đúng cơ quan có thẩm quyền, và công ty vẫn nên rà lại quy chế để lần sau giám đốc biết rõ hạn mức.
Đã có con dấu công ty trên hợp đồng thì có chứng minh được thẩm quyền không?
Không. Con dấu chỉ cho thấy văn bản được đóng dấu của công ty; nó không chứng minh người ký có đủ thẩm quyền với giao dịch đó. Thẩm quyền nằm ở điều lệ, nghị quyết và văn bản uỷ quyền.
Ai có quyền khởi kiện giám đốc ký vượt gây thiệt hại?
Công ty, thông qua cơ quan có thẩm quyền, là bên khởi kiện chính. Luật Doanh nghiệp còn cho phép cổ đông, thành viên đáp ứng điều kiện nhất định khởi kiện người quản lý nhân danh mình hoặc nhân danh công ty. Đối chiếu điều kiện cụ thể trong luật hiện hành.