Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý của công ty cổ phần, có quyền nhân danh công ty quyết định mọi việc không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Nói gọn: đại hội đồng cổ đông giữ những quyết định làm thay đổi "cái gốc" của công ty (vốn, điều lệ, cơ cấu sở hữu, tổ chức lại, tài sản rất lớn), còn HĐQT điều khiển công ty giữa hai kỳ đại hội, và giám đốc hoặc tổng giám đốc thực thi hằng ngày.
Ranh giới đó không chỉ nằm trong Luật Doanh nghiệp mà còn nằm trong điều lệ và quy chế nội bộ của chính công ty bạn. Vì vậy câu trả lời đúng cho "việc này HĐQT có tự quyết được không" luôn gồm hai bước: đối chiếu luật hiện hành (Luật Doanh nghiệp 2020 và các lần sửa đổi), rồi mở điều lệ xem công ty có quy định riêng không. Bài dưới đây đi qua bản đồ thẩm quyền, những chỗ điều lệ được phép điều chỉnh, và cách tự kiểm một việc cụ thể trước khi ký.
HĐQT đứng ở đâu trong bộ máy công ty cổ phần
Công ty cổ phần có ba tầng quyết định. Tầng trên cùng là đại hội đồng cổ đông, gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm một lần. Tầng giữa là HĐQT do đại hội bầu ra, thay mặt cổ đông định hướng và giám sát. Tầng dưới là giám đốc hoặc tổng giám đốc, do HĐQT bổ nhiệm, điều hành công việc kinh doanh hằng ngày. Bên cạnh đó, tuỳ mô hình, có ban kiểm soát hoặc uỷ ban kiểm toán trực thuộc HĐQT làm việc giám sát.
Cách luật phân quyền cho HĐQT khá đặc biệt: luật liệt kê những việc của đại hội đồng cổ đông, liệt kê một loạt việc của HĐQT, rồi nói rằng HĐQT có quyền quyết định các vấn đề không thuộc thẩm quyền của đại hội. Nghĩa là HĐQT giữ phần "còn lại" rất rộng. Ngược lại, giám đốc chỉ có những quyền được luật, điều lệ và HĐQT giao, chứ không có phần "còn lại" như HĐQT.
Hệ quả thực tế: khi một việc không thấy ghi ở đâu cả (ví dụ mở thêm một kho hàng, thay đối tác vận chuyển chính, ký thoả thuận khung với một nhà phân phối), thì mặc định nó nằm trong vùng của HĐQT, và HĐQT có thể giao lại cho giám đốc bằng nghị quyết hoặc quy chế. Việc không được giao rõ thì giám đốc tự ký là đang đứng trên nền yếu.
Việc HĐQT làm theo kiểu "hai bước" với đại hội
Nhiều việc không nằm gọn ở một cấp: HĐQT khởi xướng hoặc thực hiện, đại hội chốt, hoặc ngược lại. Bảng dưới nhìn từ phía HĐQT, theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; ngưỡng, tỷ lệ cụ thể bạn đối chiếu bản hiện hành và điều lệ.
| Việc | Phần của HĐQT | Phần phải chờ đại hội | Chỗ hay vướng |
|---|---|---|---|
| Cổ tức | Kiến nghị mức cổ tức, quyết định thời hạn và thủ tục trả | Quyết định mức cổ tức | HĐQT công bố ngày trả trước khi đại hội thông qua mức |
| Phát hành cổ phần | Chọn thời điểm, đối tượng, giá bán trong phạm vi được phép | Loại và tổng số cổ phần được quyền chào bán | Bán vượt số đại hội đã cho phép |
| Báo cáo tài chính năm | Trình báo cáo, chọn hoặc đề xuất đơn vị kiểm toán theo điều lệ | Thông qua báo cáo | Dùng báo cáo chưa được thông qua để tính ngưỡng giao dịch |
| Nhân sự HĐQT | Đề cử, chuẩn bị hồ sơ ứng viên, bầu chủ tịch trong số thành viên | Bầu, miễn nhiệm thành viên HĐQT | Tự "bổ sung" người vào HĐQT bằng nghị quyết HĐQT |
| Giao dịch tài sản lớn | Thẩm định, đàm phán, trình phương án | Thông qua khi vượt ngưỡng thuộc đại hội | Tính ngưỡng trên báo cáo sai kỳ |
| Đại hội | Duyệt chương trình, tài liệu, triệu tập hoặc tổ chức lấy ý kiến | Biểu quyết các vấn đề | Tài liệu thiếu, gửi muộn làm nghị quyết đại hội yếu |
Với những việc hai bước, nghị quyết HĐQT nên ghi rõ mình đang làm phần nào: "thông qua để trình đại hội" khác hẳn "quyết định". Ghi lẫn hai chữ này là nguồn gốc của nhiều hồ sơ bị ngân hàng trả lại.
Những việc HĐQT tự quyết mà không cần đợi đại hội
Kế hoạch kinh doanh năm và ngân sách đi kèm. Đại hội thông qua định hướng, còn con số kế hoạch năm, phân bổ ngân sách cho từng mảng, điều chỉnh giữa năm do HĐQT quyết. Kế hoạch năm sau thường được HĐQT duyệt trước kỳ đại hội thường niên rồi báo cáo lại.
Bán cổ phần trong phạm vi đã được đại hội cho phép. Đại hội quyết định tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; trong phạm vi đó, HĐQT chọn thời điểm, đối tượng, giá bán theo nguyên tắc luật quy định. Chào bán vượt phạm vi là việc của đại hội.
Hợp đồng và giao dịch ở tầng giữa. Luật đặt HĐQT thông qua các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và giao dịch khác từ một mức giá trị nhất định so với tổng tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, trừ khi điều lệ quy định mức khác hoặc giao dịch đó thuộc thẩm quyền đại hội. Dưới mức đó, HĐQT thường giao cho giám đốc theo hạn mức.
Bổ nhiệm và chấm dứt hợp đồng với giám đốc. HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc hoặc tổng giám đốc, quyết định lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của họ, cùng các chức danh quản lý quan trọng mà điều lệ giao cho HĐQT (ví dụ kế toán trưởng).
Mở chi nhánh, lập công ty con, góp vốn ra ngoài. Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác thuộc HĐQT, trừ khi giá trị đủ lớn để rơi vào nhóm phải trình đại hội.
Chuẩn bị và triệu tập đại hội. HĐQT duyệt chương trình, tài liệu, triệu tập họp đại hội hoặc tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Đây là quyền đi kèm trách nhiệm: tài liệu thiếu, triệu tập sai là nghị quyết đại hội có nguy cơ bị yêu cầu huỷ.
Điều lệ được nới hay siết thẩm quyền HĐQT đến đâu
Luật Doanh nghiệp cho điều lệ khá nhiều chỗ để "chỉnh tay". Phổ biến nhất là ngưỡng giá trị hợp đồng: luật đặt một mức mặc định, nhưng cho phép điều lệ quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác. Một công ty gia đình muốn mọi khoản vay ngân hàng phải qua HĐQT có thể ghi mức thấp hơn; một công ty có nhiều giao dịch thương mại lớn và đều đặn có thể ghi cách tính khác để HĐQT không phải họp cho từng đơn hàng.
Điều lệ cũng có thể giao thêm cho HĐQT những chức danh phải do HĐQT bổ nhiệm, quy định hình thức thông qua nghị quyết (họp, lấy ý kiến bằng văn bản, hình thức khác), số lần họp tối thiểu nhiều hơn luật, hay các việc HĐQT phải xin ý kiến đại hội dù luật không bắt. Quy chế hoạt động HĐQT và quy chế nội bộ về quản trị công ty là nơi chi tiết hoá tiếp.
Giới hạn là điều lệ không được lấy đi của đại hội những quyền mà luật đã dành riêng cho đại hội, và không được đặt ra cách thông qua trái với nguyên tắc luật bắt buộc. Ví dụ, điều lệ không thể ghi "HĐQT được sửa đổi điều lệ" hay "HĐQT quyết định giải thể công ty". Khi điều lệ và luật vênh nhau ở điểm bắt buộc, luật thắng. Khi điều lệ quy định chặt hơn luật ở chỗ luật cho phép, điều lệ được áp dụng, và người ký phải tuân theo bản chặt hơn đó.
Việc HĐQT không tự quyết được, dù điều lệ viết thế nào
Danh sách dưới là những nhóm việc mà Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ở đại hội đồng cổ đông. Khi gặp một trong các việc này, nghị quyết HĐQT chỉ có thể là bước chuẩn bị để trình đại hội, không phải quyết định cuối cùng.
- Sửa đổi, bổ sung điều lệ, kể cả sửa ngưỡng giá trị hợp đồng mà chính điều lệ đặt cho HĐQT.
- Loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán, tăng hoặc giảm vốn điều lệ theo cách làm thay đổi cấu trúc này.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT và kiểm soát viên; HĐQT không tự thay mình hay tự bổ sung thành viên chính thức.
- Đầu tư hoặc bán tài sản ở mức rất lớn so với tổng tài sản theo báo cáo tài chính gần nhất, theo ngưỡng của luật hoặc điều lệ.
- Thông qua báo cáo tài chính năm và quyết định mức cổ tức của từng loại cổ phần.
- Mua lại cổ phần vượt mức luật cho phép HĐQT tự quyết trong một khoảng thời gian.
- Tổ chức lại, giải thể công ty, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình.
- Một số giao dịch với người có liên quan vượt ngưỡng hoặc khi người có lợi ích nằm trong chính HĐQT, theo cách luật và điều lệ quy định.
Danh sách này viết theo nguyên lý. Ngưỡng cụ thể và cách tính thời gian hãy đối chiếu Luật Doanh nghiệp bản hợp nhất mới nhất và điều lệ công ty bạn trước khi kết luận.
Kiểm nhanh một việc cụ thể có thuộc HĐQT không
Trước khi ký một hợp đồng hay ra một quyết định không quen, thư ký công ty hoặc người làm pháp chế kiêm nhiệm có thể đi theo các bước sau. Mất mười lăm phút nhưng tránh được một nghị quyết sai cấp.
- Gọi đúng tên việc cần quyết: vay, bảo lãnh, mua tài sản, góp vốn, bổ nhiệm, sửa quy chế… Một việc có thể mang hai tên (ví dụ vay kèm thế chấp), thì kiểm cả hai.
- Mở danh sách thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông trong điều lệ. Nếu việc nằm ở đó, dừng: HĐQT chỉ chuẩn bị tờ trình.
- Nếu việc có giá trị tiền, lấy tổng tài sản trên báo cáo tài chính gần nhất (đúng loại báo cáo điều lệ chỉ định) và tính tỷ lệ theo cách điều lệ hoặc luật quy định.
- Kiểm xem bên kia có phải người có liên quan của cổ đông lớn, thành viên HĐQT hay giám đốc không. Nếu có, quy trình phê chuẩn đổi hẳn.
- Mở quy chế phân cấp hoặc nghị quyết HĐQT giao quyền cho giám đốc. Việc dưới hạn mức đã giao thì giám đốc ký được; trên hạn mức thì cần nghị quyết HĐQT.
- Ghi kết luận và căn cứ (điều khoản điều lệ, nghị quyết giao quyền) vào phiếu trình ký. Lần sau có người hỏi, bạn chỉ cần chỉ vào dòng đó.
Những hiểu lầm hay gặp về quyền của HĐQT
"Chủ tịch HĐQT đồng ý là HĐQT đồng ý." Không đúng. HĐQT quyết bằng nghị quyết được thông qua theo đa số, mỗi thành viên một phiếu. Chủ tịch có vai trò triệu tập, chủ toạ và có phiếu quyết định khi hai bên ngang nhau, nhưng một chữ ký của chủ tịch không thay được biểu quyết của cả HĐQT.
"Cổ đông lớn nhất muốn là được, khỏi họp." Cổ đông lớn có ảnh hưởng qua số ghế trong HĐQT và số phiếu ở đại hội, nhưng ý muốn của họ chỉ thành quyết định của công ty khi đi qua đúng cơ quan, đúng thủ tục. Ngân hàng, đối tác và toà án nhìn vào nghị quyết, không nhìn vào ai nắm nhiều cổ phần nhất.
"HĐQT đã thông qua thì đại hội không xét lại được." Đại hội có thể miễn nhiệm thành viên HĐQT, sửa điều lệ để thu hẹp quyền của HĐQT, và cổ đông có quyền yêu cầu toà án đình chỉ hoặc huỷ nghị quyết HĐQT trái luật, trái điều lệ gây thiệt hại cho công ty.
"Công ty nhỏ thì không cần HĐQT thật sự." Công ty cổ phần nhỏ vẫn phải có HĐQT với số thành viên tối thiểu theo luật. Nhiều công ty gia đình để HĐQT "trên giấy", đến lúc vay vốn hoặc có tranh chấp mới phát hiện không có biên bản nào đứng được.
Câu hỏi thường gặp
HĐQT có được tự tăng vốn điều lệ không?
Không tự quyết toàn bộ. Đại hội đồng cổ đông quyết định loại và tổng số cổ phần được quyền chào bán; trong phạm vi đó HĐQT quyết định bán cổ phần, giá bán và thời điểm. Việc đăng ký thay đổi vốn với cơ quan đăng ký kinh doanh là bước sau, thực hiện theo nghị quyết hợp lệ.
Giám đốc có được ký hợp đồng mà không cần HĐQT không?
Được, nếu hợp đồng nằm trong hạn mức điều lệ hoặc HĐQT đã giao cho giám đốc và không rơi vào nhóm phải phê chuẩn riêng như giao dịch với người có liên quan. Không thấy văn bản giao quyền nào thì nên xin nghị quyết HĐQT trước khi ký.
Điều lệ có thể giao cho HĐQT quyền bầu thêm thành viên HĐQT không?
Không. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT là quyền của đại hội đồng cổ đông theo Luật Doanh nghiệp. HĐQT chỉ có thể đề cử, chuẩn bị hồ sơ ứng viên và triệu tập đại hội để bầu.
Công ty niêm yết có khác gì về thẩm quyền HĐQT không?
Có thêm lớp quy định của pháp luật chứng khoán: quy chế nội bộ về quản trị công ty, quy chế hoạt động HĐQT, thành viên độc lập, công bố thông tin. Phạm vi thẩm quyền cơ bản vẫn theo Luật Doanh nghiệp, nhưng thủ tục chặt hơn. Bài trên site này tập trung vào công ty chưa niêm yết.
Nếu điều lệ không nói gì về một việc thì ai quyết?
Theo nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp, việc không thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đông thì thuộc HĐQT. HĐQT có thể tự quyết hoặc giao cho giám đốc bằng văn bản. Giám đốc không có quyền "còn lại" nên không nên tự suy ra rằng mình được làm.
Ngân hàng đòi nghị quyết HĐQT thì có cần nghị quyết đại hội nữa không?
Tuỳ khoản vay có vượt ngưỡng thuộc đại hội hay có yếu tố người có liên quan không. Ngân hàng thường tự kiểm điều lệ và báo cáo tài chính để xác định cấp phê chuẩn. Bạn nên tự kiểm trước theo các bước ở trên để chuẩn bị đúng loại nghị quyết.