Trong công ty cổ phần, quyền quyết định chia ba tầng: đại hội đồng cổ đông quyết những việc chạm tới sở hữu và cấu trúc công ty, hội đồng quản trị quyết chiến lược và các giao dịch lớn trong phạm vi được giao, còn giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành công việc hằng ngày. Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê việc của từng tầng, và điều lệ công ty được điều chỉnh một số ranh giới trong giới hạn luật cho phép.
Rắc rối thường bắt đầu từ một câu hỏi rất đời thường: hợp đồng này giám đốc ký luôn được không, hay phải chờ họp? Câu trả lời sai theo hướng nào cũng có giá. Ký khi chưa đủ thẩm quyền thì giao dịch có thể bị đem ra tranh chấp; còn việc gì cũng đẩy lên hội đồng quản trị thì công ty chậm như rùa. Bài này vẽ bản đồ chung để bạn tự đặt một việc cụ thể vào đúng ô, rồi mở điều lệ công ty mình để kiểm lại ô đó.
Ba tầng quyết định và lý do luật tách chúng ra
Công ty cổ phần sinh ra để gom vốn của nhiều người, trong đó phần lớn cổ đông không trực tiếp làm việc ở công ty. Vì vậy luật tách ba vai: người góp vốn, người thay mặt người góp vốn giám sát và định hướng, và người điều hành thực tế. Đại hội đồng cổ đông là nơi tất cả cổ đông có quyền biểu quyết cùng quyết, nên nó giữ những việc làm thay đổi phần sở hữu của họ hoặc thay đổi chính khuôn khổ công ty. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, nhân danh công ty quyết định những việc không thuộc đại hội đồng cổ đông. Giám đốc hoặc tổng giám đốc là người điều hành, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị.
Cách chia này có một logic dễ nhớ: việc càng khó đảo ngược, càng ảnh hưởng tới quyền của chủ sở hữu thì càng nằm cao. Sửa điều lệ, phát hành thêm loại cổ phần mới, sáp nhập hay giải thể là những việc làm xong rất khó quay lại, nên chỉ đại hội đồng cổ đông được quyết. Một hợp đồng mua nguyên liệu cho tháng tới thì đảo ngược được, rủi ro giới hạn, nên thuộc người điều hành.
Một điểm hay bị trộn: người đại diện theo pháp luật không đồng nghĩa với người có quyền quyết định. Người đại diện là người ký nhân danh công ty với bên ngoài; còn việc đó đã được cơ quan có thẩm quyền trong công ty thông qua chưa lại là chuyện khác. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể là người đại diện theo pháp luật mà vẫn không được tự mình quyết một việc thuộc hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông. Ai làm người đại diện do điều lệ quy định; nếu điều lệ không nói rõ, luật có quy tắc mặc định, nên bạn đọc đúng điều khoản đó trong điều lệ công ty mình.
Bản đồ những việc thường gặp và tầng quyết định
Bảng dưới xếp các việc hay phát sinh ở công ty cổ phần chưa niêm yết theo khung của Luật Doanh nghiệp 2020. Cột ghi chú nhắc chỗ điều lệ có thể quy định khác; ngưỡng phần trăm cụ thể bạn tra trong điều lệ và bản luật hợp nhất mới nhất, vì luật đã qua các lần sửa đổi.
| Việc cần quyết | Thường thuộc | Ghi chú khi đối chiếu |
|---|---|---|
| Sửa đổi, bổ sung điều lệ | Đại hội đồng cổ đông | Thường cần tỷ lệ biểu quyết cao hơn việc thông thường |
| Loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán | Đại hội đồng cổ đông | Hội đồng quản trị chỉ chào bán trong số đã được phép |
| Bầu, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát | Đại hội đồng cổ đông | Không giao xuống được |
| Thông qua báo cáo tài chính năm, mức cổ tức | Đại hội đồng cổ đông | Hội đồng quản trị kiến nghị, đại hội quyết |
| Đầu tư hoặc bán tài sản giá trị rất lớn so với tổng tài sản | Đại hội đồng cổ đông | Ngưỡng theo luật, điều lệ có thể quy định mức khác |
| Hợp đồng mua, bán, vay, cho vay có giá trị lớn dưới ngưỡng của đại hội | Hội đồng quản trị | Ngưỡng do luật và điều lệ quy định |
| Bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng với giám đốc, tổng giám đốc | Hội đồng quản trị | Kèm quyết định tiền lương, thưởng của họ |
| Thành lập chi nhánh, công ty con, góp vốn vào doanh nghiệp khác | Hội đồng quản trị | Trừ khi điều lệ đưa lên đại hội |
| Tuyển dụng, lương nhân viên, bổ nhiệm trưởng phòng | Giám đốc, tổng giám đốc | Trừ chức danh điều lệ giao cho hội đồng quản trị |
| Hợp đồng mua bán thường ngày trong kế hoạch | Giám đốc, tổng giám đốc | Trong hạn mức quy chế nội bộ |
Đọc bảng theo chiều từ trên xuống: một việc rơi vào nhiều ô thì lấy ô cao nhất. Ví dụ giả định, một hợp đồng vừa là mua bán thường ngày vừa đạt ngưỡng giá trị lớn thì không còn là việc điều hành nữa.
Những việc chỉ đại hội đồng cổ đông được quyết
Những việc chạm tới cấu trúc sở hữu. Quyết định loại cổ phần, tổng số cổ phần từng loại được quyền chào bán, việc mua lại cổ phần vượt giới hạn dành cho hội đồng quản trị. Đây là những việc làm thay đổi tỷ lệ sở hữu của từng cổ đông, nên cổ đông phải tự quyết.
Nhân sự ở tầng giám sát và quản trị. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát, quyết định tổng mức thù lao, thưởng cho họ. Hội đồng quản trị không tự bầu thêm thành viên cho mình; khi thiếu người, công ty phải đưa việc bầu bổ sung ra đại hội theo đúng thủ tục.
Khung công ty. Sửa điều lệ, tổ chức lại công ty như chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình, giải thể. Phần thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước sau đó là chuyện khác; ở đây chỉ nói ai được bấm nút quyết định.
Tiền của cổ đông. Thông qua báo cáo tài chính năm, quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần. Hội đồng quản trị được kiến nghị và tổ chức chi trả, nhưng con số do đại hội thông qua.
Giao dịch lớn vượt ngưỡng. Đầu tư hoặc bán tài sản, ký hợp đồng có giá trị lớn so với tổng tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, cùng một số giao dịch với người có liên quan, phải qua đại hội đồng cổ đông. Ngưỡng cụ thể nằm trong luật và có thể được điều lệ điều chỉnh, nên đừng nhớ một con số rồi áp cho mọi công ty.
Xử lý sai phạm của người quản trị. Đại hội đồng cổ đông xem xét, xử lý vi phạm của hội đồng quản trị, ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông. Cổ đông đứng riêng lẻ có quyền khởi kiện người quản lý trong một số trường hợp theo luật, nhưng việc kỷ luật tập thể thuộc đại hội.
Phạm vi của hội đồng quản trị
Chiến lược và kế hoạch. Hội đồng quản trị quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm. Khi kế hoạch năm đã được thông qua, nhiều khoản chi và hợp đồng bên trong kế hoạch có thể giao giám đốc thực hiện mà không phải họp lại từng lần.
Vốn trong phạm vi được phép. Chào bán cổ phần trong số cổ phần được quyền chào bán, quyết định giá chào bán, huy động vốn theo hình thức khác, mua lại cổ phần trong giới hạn luật cho phép. Ra khỏi phạm vi đó là phải quay về đại hội.
Giao dịch lớn dưới ngưỡng đại hội. Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và giao dịch khác đạt ngưỡng giá trị luật và điều lệ đặt cho hội đồng quản trị, trừ những giao dịch luật dành riêng cho đại hội.
Bộ máy điều hành. Bầu, miễn nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng với giám đốc hoặc tổng giám đốc và những người quản lý quan trọng khác mà điều lệ nêu; quyết định tiền lương, thưởng của họ; quyết định cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ.
Đầu tư ra ngoài. Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện, góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác, cử người đại diện phần vốn của công ty tại doanh nghiệp đó.
Chuẩn bị cho đại hội. Triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, duyệt chương trình và tài liệu họp, trình báo cáo tài chính năm, kiến nghị mức cổ tức và quyết định thời hạn, thủ tục trả cổ tức sau khi đại hội đã thông qua.
Giám đốc, tổng giám đốc: "hằng ngày" nghĩa là gì
Luật giao giám đốc hoặc tổng giám đốc quyết định các vấn đề liên quan tới công việc kinh doanh hằng ngày mà không thuộc thẩm quyền hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện nghị quyết của hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư, bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh quản lý không thuộc hội đồng quản trị, tuyển dụng lao động và quyết định tiền lương của người lao động.
Chữ "hằng ngày" không đo bằng tần suất mà đo bằng tính chất. Một hợp đồng thuê kho mười năm có thể ký một lần trong đời công ty, nhưng nếu nằm trong kế hoạch đã duyệt và dưới hạn mức thì vẫn là việc điều hành. Ngược lại, một khoản cho vay nhỏ cho công ty của người quen, dù ký chớp nhoáng, có thể rơi vào giao dịch với người có liên quan và phải qua cơ quan cao hơn.
Cách làm chắc tay ở công ty nhỏ là hội đồng quản trị ban hành một quy chế phân cấp, ghi hạn mức giám đốc được ký cho từng loại việc: mua hàng, chi phí, vay ngắn hạn, thanh lý tài sản, tuyển dụng. Có quy chế thì giám đốc khỏi phải đoán, ngân hàng và đối tác cũng có căn cứ để kiểm. Không có quy chế, giám đốc chỉ còn dựa vào chữ "hằng ngày" trong luật, và chữ đó chính là nơi tranh cãi nảy sinh khi có chuyện.
Năm bước tự xác định một việc thuộc ai
Gặp một việc chưa rõ, bạn đi lần lượt các bước sau. Đa số trường hợp có câu trả lời ở bước ba hoặc bốn.
- Gọi đúng tên việc: đây là hợp đồng mua bán, khoản vay, bảo lãnh, góp vốn, bổ nhiệm, hay thay đổi cổ phần? Tên việc quyết định bạn tra ở danh mục nào.
- Xem có người có liên quan dính vào không: bên kia có phải người quản lý, cổ đông lớn, người thân của họ, hoặc công ty do họ kiểm soát? Có thì chuyển sang quy trình giao dịch với người có liên quan, ngưỡng và người phê chuẩn khác hẳn.
- Tính giá trị so với tổng tài sản trên báo cáo tài chính gần nhất, rồi đối chiếu ngưỡng trong điều lệ và luật hiện hành để biết việc nằm ở tầng đại hội, hội đồng quản trị hay dưới cả hai.
- Mở quy chế phân cấp nội bộ, nếu có, xem giám đốc được giao hạn mức bao nhiêu cho loại việc này.
- Khi vẫn lưỡng lự giữa hai tầng, chọn tầng cao hơn. Một nghị quyết thừa ít khi gây hại; một chữ ký thiếu thẩm quyền thì có thể kéo theo cả một vụ tranh chấp.
Ghi lại kết luận và căn cứ vào hồ sơ giao dịch. Vài năm sau, khi người khác hỏi vì sao hợp đồng này chỉ có chữ ký giám đốc, tờ ghi chú đó trả lời thay bạn.
Lỗi hay gặp ở công ty cổ phần nhỏ
Phần lớn công ty cổ phần chưa niêm yết ở Việt Nam có vài cổ đông quen biết, và chính sự quen biết làm các tầng bị nhập vào nhau. Những lỗi dưới đây lặp lại nhiều nhất.
- Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc rồi quyết luôn những việc của hội đồng quản trị mà không họp, vì "đằng nào cũng là mình".
- Dùng điều lệ mẫu tải trên mạng, không đọc phần thẩm quyền, nên công ty không biết mình đang áp ngưỡng mặc định của luật hay ngưỡng khác.
- Hội đồng quản trị tự bầu bổ sung thành viên, hoặc tự quyết mức cổ tức, trong khi đó là việc của đại hội đồng cổ đông.
- Kế hoạch kinh doanh năm không được thông qua chính thức, khiến mọi khoản chi lớn của giám đốc đều thiếu căn cứ.
- Ký hợp đồng trước, họp thông qua sau, rồi ghi ngày nghị quyết lùi lại cho khớp. Việc này làm sai lệch hồ sơ và có thể khiến người ký gánh trách nhiệm cá nhân; đường đúng là thông qua trước khi ký, hoặc trình cơ quan có thẩm quyền chấp thuận rõ ràng với ngày thật.
- Không lưu biên bản và phiếu biểu quyết, nên khi có cổ đông phản đối, công ty không chứng minh được việc đã được thông qua hợp lệ.
Công ty đại chúng và công ty niêm yết còn chịu thêm quy định về chứng khoán, công bố thông tin và quản trị chặt hơn. Bài này dừng ở công ty chưa niêm yết; nếu công ty bạn đã là công ty đại chúng, hãy đọc thêm phần quy định riêng trước khi áp bản đồ trên.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tịch hội đồng quản trị có được tự ký hợp đồng lớn không?
Chủ tịch có thể là người ký nhân danh công ty nếu là người đại diện theo pháp luật hoặc được uỷ quyền, nhưng hợp đồng đạt ngưỡng của hội đồng quản trị vẫn cần nghị quyết hội đồng quản trị thông qua. Ký là một việc, quyết là một việc khác.
Điều lệ có được chuyển việc của đại hội đồng cổ đông xuống hội đồng quản trị không?
Chỉ trong phạm vi luật cho phép. Một số ngưỡng luật ghi rõ điều lệ được quy định khác, còn những việc cốt lõi như sửa điều lệ, bầu hội đồng quản trị, tổ chức lại công ty thì không giao xuống được. Đọc kỹ cụm từ cho phép điều lệ quy định khác trong luật.
Giám đốc có được tự bổ nhiệm kế toán trưởng không?
Tuỳ điều lệ. Nhiều điều lệ xếp kế toán trưởng vào nhóm người quản lý do hội đồng quản trị bổ nhiệm; nếu điều lệ không xếp như vậy thì giám đốc bổ nhiệm như các chức danh quản lý khác. Kiểm danh sách người quản lý trong điều lệ trước khi ký quyết định.
Công ty chỉ có ba cổ đông thì có cần chia tầng rõ như vậy không?
Có. Luật không phân biệt công ty cổ phần lớn hay nhỏ về thẩm quyền. Công ty ít cổ đông có lợi thế là họp nhanh, lấy ý kiến bằng văn bản dễ, nên chi phí làm đúng thủ tục thấp hơn nhiều so với chi phí xử lý tranh chấp về sau.
Ngân hàng đòi nghị quyết của ai khi công ty cổ phần vay vốn?
Ngân hàng tính giá trị khoản vay và tài sản bảo đảm so với tổng tài sản, đối chiếu điều lệ, rồi yêu cầu nghị quyết của hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông tương ứng. Nếu khoản vay nhỏ trong hạn mức giám đốc, họ thường chỉ cần quy chế phân cấp và quyết định của giám đốc.
Hội đồng quản trị quyết vượt thẩm quyền thì sao?
Nghị quyết đó có thể bị cổ đông yêu cầu huỷ hoặc bị coi là không có hiệu lực, giao dịch theo sau có thể bị tranh chấp, và thành viên biểu quyết tán thành có thể phải chịu trách nhiệm nếu gây thiệt hại. Gặp tình huống đã xảy ra, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc luật sư doanh nghiệp quen.