Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản là cách đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết mà không cần tổ chức cuộc họp: hội đồng quản trị gửi phiếu, cổ đông trả lời trong thời hạn, phiếu được kiểm và lập biên bản. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết thông qua theo cách này cần trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành, tỷ lệ cụ thể theo điều lệ; mẫu số là toàn bộ cổ đông có quyền, không chỉ người gửi phiếu về. Bạn đối chiếu bản luật sau sửa đổi trước khi áp.
Hình thức này hợp với công ty cổ phần ít cổ đông, cổ đông ở xa, hoặc vấn đề đơn giản cần quyết nhanh giữa hai kỳ họp. Nó không hợp với vấn đề đang có tranh cãi, cần giải trình và chất vấn. Bài này nói rõ vấn đề nào phải họp, cách làm phiếu, cách kiểm phiếu cho hợp lệ, và các lỗi làm nghị quyết dễ bị huỷ.
Vấn đề nào được lấy ý kiến, vấn đề nào phải biểu quyết tại cuộc họp
Luật hiện hành cho phép hội đồng quản trị lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản khi xét thấy cần vì lợi ích của công ty. Tuy vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê một nhóm vấn đề mà, nếu điều lệ không có quy định khác, phải thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp (cuộc họp có thể trực tuyến hoặc kết hợp). Nhóm này gồm những việc như sửa đổi, bổ sung nội dung điều lệ, định hướng phát triển công ty, loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại, bầu và miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát, đầu tư hoặc bán tài sản lớn, thông qua báo cáo tài chính năm, tổ chức lại hoặc giải thể. Đối chiếu bản hợp nhất mới nhất trước khi xếp vấn đề của bạn.
Cụm "nếu điều lệ không có quy định khác" là chỗ phải đọc điều lệ. Có điều lệ mở rộng phạm vi lấy ý kiến, có điều lệ thu hẹp, ví dụ chỉ cho phép lấy ý kiến với một danh sách ngắn. Lấy ý kiến cho một vấn đề mà điều lệ bắt buộc họp là sai hình thức thông qua ngay từ gốc.
Kinh nghiệm thực tế: vấn đề càng ảnh hưởng tới quyền của cổ đông thì càng nên họp. Một cuộc họp trực tuyến ngắn tốn ít công hơn so với rủi ro bị yêu cầu huỷ vì cổ đông cho rằng họ không được giải trình đầy đủ.
Các bước lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Trình tự sau theo khung Luật Doanh nghiệp 2020; thời hạn cụ thể đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ công ty.
- Hội đồng quản trị quyết định lấy ý kiến: vấn đề, dự thảo nghị quyết, ngày chốt danh sách cổ đông có quyền biểu quyết, thời hạn trả lời, cách gửi phiếu về.
- Chốt danh sách cổ đông có quyền biểu quyết theo cách làm như khi triệu tập họp.
- Chuẩn bị bộ tài liệu: phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết, tài liệu giải trình đủ để cổ đông hiểu vấn đề.
- Gửi phiếu và tài liệu tới địa chỉ liên lạc của từng cổ đông, bảo đảm thời gian tối thiểu trước hạn trả lời (luật nêu 10 ngày nếu điều lệ không quy định dài hơn, đối chiếu sửa đổi). Công ty có trang thông tin điện tử thì đăng tài liệu ở đó.
- Nhận phiếu trả lời: phiếu gửi qua thư đựng trong phong bì dán kín, không ai được mở trước khi kiểm; phiếu gửi bằng thư điện tử phải được giữ bí mật đến lúc kiểm.
- Kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.
- Gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết tới cổ đông trong thời hạn luật định, hoặc đăng trên trang thông tin điện tử của công ty theo cách luật cho phép.
Phiếu lấy ý kiến cần có những nội dung gì
Không có "mẫu chuẩn" duy nhất, nhưng một phiếu đủ nội dung theo luật cần thể hiện được các thông tin sau. Thiếu một mục, phiếu dễ bị coi là không đủ căn cứ để xác định ý chí của cổ đông.
- Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
- Mục đích lấy ý kiến, nói ngắn gọn công ty muốn quyết việc gì.
- Thông tin nhận diện cổ đông hoặc người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông tổ chức; số cổ phần từng loại và số phiếu biểu quyết.
- Từng vấn đề cần lấy ý kiến, tách riêng để cổ đông chọn riêng cho từng vấn đề.
- Ba phương án cho mỗi vấn đề: tán thành, không tán thành, không có ý kiến.
- Thời hạn phải gửi phiếu về công ty và cách gửi.
- Họ tên, chữ ký của chủ tịch hội đồng quản trị (người ký thay theo điều lệ nếu có).
- Chỗ để cổ đông ký, hoặc người đại diện theo pháp luật hay người được uỷ quyền của cổ đông tổ chức ký.
Tài liệu giải trình đi kèm quan trọng không kém phiếu. Cổ đông không có cơ hội hỏi tại chỗ như khi họp, nên tờ trình phải tự trả lời được những câu hỏi họ có thể đặt ra: vì sao cần quyết bây giờ, phương án khác là gì, ảnh hưởng tới quyền lợi cổ đông ra sao.
Kiểm phiếu: ai làm, ai chứng kiến, phiếu nào không tính
Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu. Người chứng kiến là ban kiểm soát hoặc cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty, nhằm bảo đảm phía điều hành không tự đếm phiếu cho chính đề xuất của mình mà không ai giám sát. Ở công ty nhỏ không có ban kiểm soát, việc mời một cổ đông độc lập đến chứng kiến là cách đơn giản và đáng làm.
Phiếu gửi về sau thời hạn hoặc phiếu thư đã bị mở trước giờ kiểm là phiếu không hợp lệ. Phiếu không gửi về được coi là cổ đông không tham gia biểu quyết. Do mẫu số tính trên toàn bộ cổ đông có quyền biểu quyết, phiếu không gửi về làm nghị quyết khó đạt tỷ lệ hơn; đây là điểm khác căn bản với biểu quyết tại cuộc họp.
Biên bản kiểm phiếu cần ghi: mục đích và vấn đề lấy ý kiến; số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia, phân biệt phiếu hợp lệ và không hợp lệ, kèm danh sách cổ đông tham gia; tổng số phiếu tán thành, không tán thành, không có ý kiến cho từng vấn đề; các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ tương ứng; họ tên và chữ ký của người kiểm phiếu, người chứng kiến, chủ tịch hội đồng quản trị. Những người ký biên bản chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực của biên bản.
Họp hay lấy ý kiến: chọn hình thức nào
So sánh dưới đây giúp hội đồng quản trị chọn đúng hình thức trước khi bắt tay chuẩn bị.
| Tiêu chí | Họp đại hội đồng cổ đông | Lấy ý kiến bằng văn bản |
|---|---|---|
| Mẫu số tính tỷ lệ | Phiếu của cổ đông dự họp | Phiếu của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết |
| Cơ hội thảo luận, chất vấn | Có, tại cuộc họp | Hạn chế, chỉ qua tài liệu giải trình |
| Phạm vi vấn đề | Mọi vấn đề thuộc thẩm quyền | Trừ nhóm vấn đề phải họp nếu điều lệ không quy định khác |
| Chi phí, thời gian | Cao hơn, cần địa điểm hoặc hệ thống trực tuyến | Thấp hơn, chủ yếu là gửi và nhận phiếu |
| Hợp với | Vấn đề lớn, có tranh cãi, nhiều cổ đông | Vấn đề đơn giản, ít cổ đông, cần quyết nhanh |
Một sai lầm phổ biến là chọn lấy ý kiến để tránh đối mặt với cổ đông phản đối. Cách đó thường phản tác dụng: cổ đông không được nghe giải trình dễ không gửi phiếu hoặc phiếu không tán thành, và khi có tranh chấp, việc chọn hình thức "né thảo luận" sẽ bị soi kỹ.
Lỗi hay gặp ở công ty nhỏ
Đưa tờ giấy cho mấy cổ đông ký vào cùng một trang. Đây không phải lấy ý kiến bằng văn bản đúng nghĩa: không có phiếu riêng, không có thời hạn, không có kiểm phiếu. Nếu tất cả cổ đông cùng ký tán thành thì nghị quyết có cơ sở vững hơn, nhưng thiếu một người là mọi khiếm khuyết đều lộ ra.
Không gửi phiếu cho cổ đông "không quan trọng". Mọi cổ đông có quyền biểu quyết đều phải nhận phiếu. Sót một người là căn cứ để người đó yêu cầu huỷ nghị quyết.
Đếm tỷ lệ trên số phiếu gửi về. Nhầm mẫu số với cách tính khi họp. Lấy ý kiến bằng văn bản phải tính trên tổng số phiếu của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết.
Không lưu phiếu gốc. Phiếu, phong bì, thư điện tử gửi về và biên bản kiểm phiếu cần lưu tại trụ sở cùng hồ sơ nghị quyết. Mất phiếu gốc là mất chứng cứ khi có tranh chấp.
Ví dụ giả định: công ty bốn cổ đông chọn đơn vị kiểm toán giữa năm
Công ty cổ phần giả định ở Đồng Nai có bốn cổ đông: hai sáng lập viên cùng nắm 70% cổ phần phổ thông, một quỹ nhỏ nắm 20%, một cá nhân nắm 10% đang sống ở nước ngoài. Đơn vị kiểm toán cũ thông báo không tiếp tục, công ty cần chọn đơn vị mới trước kỳ kiểm toán. Điều lệ cho phép lấy ý kiến cho việc chọn đơn vị kiểm toán, và việc này không nằm trong nhóm bắt buộc họp.
Hội đồng quản trị gửi phiếu kèm tờ trình so sánh ba đơn vị được đề xuất, nêu tiêu chí chọn và lý do đề xuất một đơn vị. Cổ đông ở nước ngoài trả lời bằng thư điện tử tới hộp thư riêng do kiểm soát viên quản lý; quỹ đầu tư gửi phiếu có chữ ký của người đại diện theo uỷ quyền. Hai sáng lập viên tán thành, quỹ không tán thành, cổ đông ở nước ngoài không gửi phiếu.
Kết quả: tán thành 70% tổng số phiếu của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, vượt mức trên một nửa, nghị quyết được thông qua. Biên bản kiểm phiếu ghi rõ cổ đông 10% không tham gia, quỹ không tán thành. Nếu hai sáng lập viên chỉ nắm 45%, cùng kết quả gửi phiếu như vậy thì nghị quyết không đạt, dù không ai trong số người gửi về phản đối áp đảo. Đó là hệ quả trực tiếp của mẫu số tính trên toàn bộ cổ đông.
Câu hỏi thường gặp
Cổ đông có thể đổi ý sau khi đã gửi phiếu không?
Luật không quy định chi tiết việc rút phiếu. Quy chế lấy ý kiến của công ty nên nói rõ: phiếu đã gửi có được thay bằng phiếu mới trước hạn hay không. Không có quy định thì phiếu đến trước hạn thường được coi là ý chí cuối cùng, dễ phát sinh tranh cãi.
Cổ đông là tổ chức thì ai ký phiếu lấy ý kiến?
Người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó hoặc người đại diện theo uỷ quyền đã đăng ký với công ty. Công ty nên kiểm văn bản uỷ quyền trước khi tính phiếu để tránh phiếu bị coi là không hợp lệ.
Có được gửi phiếu lấy ý kiến qua thư điện tử không?
Được, nếu điều lệ cho phép và gửi tới địa chỉ thư điện tử cổ đông đã đăng ký. Phiếu gửi về bằng thư điện tử phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu, nên nên dùng một hộp thư riêng do người chứng kiến cùng kiểm soát.
Nghị quyết thông qua bằng lấy ý kiến có giá trị như nghị quyết thông qua tại cuộc họp không?
Có giá trị như nhau nếu làm đúng trình tự và đúng phạm vi vấn đề được phép. Ngày thông qua thường là ngày kết thúc kiểm phiếu hoặc ngày ghi trong nghị quyết, tuỳ điều lệ và nội dung nghị quyết.
Ngân hàng có chấp nhận nghị quyết lấy ý kiến bằng văn bản khi xét hồ sơ vay không?
Nhiều ngân hàng chấp nhận nếu bộ hồ sơ đủ phiếu, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết, và vấn đề đó không thuộc nhóm phải họp theo điều lệ. Bạn nên hỏi trước ngân hàng danh mục giấy tờ họ cần để chuẩn bị một lần cho đủ.
Ai được làm người chứng kiến kiểm phiếu khi công ty không có ban kiểm soát?
Luật cho phép cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty làm người chứng kiến. Nên chọn người không có lợi ích trực tiếp trong vấn đề được lấy ý kiến và ghi rõ tên, số cổ phần của họ trong biên bản.