Một cuộc họp hội đồng quản trị cho ra nghị quyết hợp lệ khi đi đủ bốn khâu: đúng người triệu tập, mời đủ người được mời đúng hạn, đủ số thành viên dự họp theo luật và điều lệ, và nghị quyết được đa số thành viên dự họp tán thành. Hỏng một khâu, nghị quyết có thể bị cổ đông, thành viên HĐQT hay ban kiểm soát nêu ra để yêu cầu huỷ, hoặc ngân hàng, đối tác từ chối dựa vào.
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt khung chung cho cuộc họp HĐQT, và nhiều chi tiết (thời hạn gửi mời, cách gửi, hình thức dự họp) cho phép điều lệ quy định khác. Bài này đi theo thứ tự một cuộc họp thật, chỉ ra chỗ nào luật đặt sẵn, chỗ nào phải mở điều lệ, và chỗ nào công ty nhỏ hay làm tắt.
Ai có quyền triệu tập và khi nào bắt buộc phải họp
Người triệu tập họp HĐQT là chủ tịch HĐQT. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, HĐQT họp ít nhất mỗi quý một lần, và có thể họp bất thường khi cần. Điều lệ có thể đặt nhịp dày hơn. Công ty gia đình hay bỏ họp định kỳ vì "có gì đâu mà họp", nhưng chính các biên bản định kỳ là bằng chứng HĐQT có giám sát, đến lúc có rắc rối mới thấy giá trị.
Ngoài lịch định kỳ, chủ tịch HĐQT phải triệu tập khi có đề nghị từ những người luật trao quyền đề nghị, gồm ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập, giám đốc hoặc tổng giám đốc, một nhóm người quản lý khác, một số thành viên HĐQT, và các trường hợp điều lệ quy định thêm. Đề nghị nên làm bằng văn bản, nêu mục đích, vấn đề cần thảo luận và việc cần HĐQT quyết.
Chủ tịch không triệu tập trong thời hạn luật định sau khi nhận đề nghị thì phải chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh, và người đã đề nghị có quyền tự triệu tập thay. Đây là cơ chế chống "ngâm" vấn đề. Thời hạn cụ thể, số người quản lý hay số thành viên tối thiểu được quyền đề nghị, bạn đối chiếu luật hiện hành và điều lệ.
Thông báo mời họp phải có gì và gửi cho ai
Thông báo mời họp là chứng cứ đầu tiên người ta kiểm khi có tranh cãi. Luật cho phép điều lệ quy định thời hạn gửi và cách gửi; nếu điều lệ không quy định thì áp dụng mức mặc định của luật. Một thông báo đầy đủ thường gồm:
- Thời gian, địa điểm họp; nếu có điểm cầu trực tuyến thì cách tham dự.
- Chương trình họp, liệt kê từng vấn đề cần thảo luận và cần biểu quyết, không chỉ ghi chung "các vấn đề khác".
- Tài liệu kèm theo cho từng vấn đề: tờ trình, dự thảo nghị quyết, báo cáo, hợp đồng dự kiến.
- Phiếu biểu quyết để thành viên không dự trực tiếp có thể gửi ý kiến, nếu điều lệ cho phép hình thức này.
- Người nhận: toàn bộ thành viên HĐQT; kiểm soát viên (ở mô hình có ban kiểm soát) được gửi thông báo và tài liệu như thành viên HĐQT, có quyền dự và thảo luận nhưng không biểu quyết.
- Cách gửi theo điều lệ: giấy mời, thư điện tử, hoặc phương tiện khác, gửi tới địa chỉ mà mỗi thành viên đã đăng ký với công ty.
Lỗi hay gặp nhất là gửi chương trình sơ sài rồi đến cuộc họp mới phát tài liệu, hoặc bổ sung vấn đề mới ngay tại cuộc họp. Thành viên vắng mặt có căn cứ để nói họ không được biết vấn đề đó sẽ được biểu quyết.
Điều kiện tiến hành cuộc họp: lần một, lần hai
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt điều kiện tiến hành theo tỷ lệ số thành viên dự họp trên tổng số thành viên HĐQT, với ngưỡng cao ở lần triệu tập đầu và ngưỡng thấp hơn ở lần triệu tập lại. Bảng dưới ghi theo nguyên lý; con số cụ thể bạn đối chiếu luật hiện hành và điều lệ.
| Tình huống | Điều kiện | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Triệu tập lần thứ nhất | Phải đủ một tỷ lệ cao số thành viên HĐQT dự họp (trực tiếp, qua người được uỷ quyền hợp lệ, trực tuyến hoặc gửi phiếu theo điều lệ) | Điểm danh, ghi cách dự họp của từng người vào biên bản |
| Không đủ điều kiện lần một | Cuộc họp không được tiến hành | Triệu tập lại trong thời hạn luật định, thông báo lại đầy đủ |
| Triệu tập lần thứ hai | Ngưỡng thấp hơn, thường là quá nửa số thành viên | Ghi rõ đây là lần triệu tập thứ hai và căn cứ đã triệu tập lần một |
| Thành viên rời họp giữa chừng | Kiểm lại điều kiện tại thời điểm biểu quyết từng vấn đề | Ghi giờ rời, vấn đề nào biểu quyết khi người đó đã rời |
Chỗ hay bị bỏ qua là dòng cuối. Cuộc họp mở đầu đủ người nhưng đến vấn đề thứ năm chỉ còn một nửa, mà điều lệ yêu cầu đủ điều kiện ở thời điểm biểu quyết, thì nghị quyết vấn đề đó dễ bị nghi ngờ. Ghi giờ trong biên bản là cách tự bảo vệ đơn giản nhất.
Biểu quyết: đa số của ai, và khi hai bên ngang nhau
Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết, không phụ thuộc vào việc người đó đại diện cho bao nhiêu cổ phần. Đây là điểm người mới hay nhầm với đại hội đồng cổ đông, nơi phiếu tính theo cổ phần. Một thành viên được cổ đông lớn đề cử cũng chỉ có một phiếu như thành viên độc lập.
Theo nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành, trừ khi điều lệ quy định tỷ lệ cao hơn cho một số vấn đề. Khi số phiếu tán thành và phản đối ngang nhau, phía có ý kiến của chủ tịch HĐQT được coi là quyết định. Nhiều điều lệ đặt tỷ lệ cao hơn cho các việc như vay lớn, thế chấp tài sản, bổ nhiệm tổng giám đốc; hãy kiểm danh sách đó trước khi đếm phiếu.
Thành viên có lợi ích liên quan đến vấn đề đang biểu quyết, như hợp đồng với công ty của người nhà, thì không được biểu quyết vấn đề đó theo quy định về giao dịch với người có liên quan. Khi đó cần đếm lại xem số thành viên còn được biểu quyết có đủ để thông qua không. Phần này có danh mục riêng trên site, ở đây chỉ nhắc để bạn không quên khi đếm phiếu.
Trình tự một cuộc họp HĐQT gọn mà chắc
Không cần nghi thức cầu kỳ. Một cuộc họp nhỏ ba đến năm người vẫn nên đi đủ các bước sau để biên bản đứng được:
- Chủ toạ (thường là chủ tịch HĐQT) khai mạc, thư ký điểm danh từng người và cách họ dự họp: có mặt, trực tuyến, uỷ quyền, gửi phiếu.
- Xác nhận cuộc họp đủ điều kiện tiến hành, nói rõ là lần triệu tập thứ mấy.
- Thông qua chương trình đã gửi; nếu có thành viên đề nghị thêm vấn đề, ghi lại và xem điều lệ có cho phép biểu quyết vấn đề phát sinh không.
- Thảo luận từng vấn đề, mời người trình bày, ghi tóm tắt ý kiến của từng thành viên.
- Biểu quyết từng vấn đề riêng, ghi tên người tán thành, không tán thành, không có ý kiến; ghi người không được biểu quyết do có lợi ích liên quan.
- Đọc lại kết luận, thông qua biên bản ngay cuối buổi nếu được, ký biên bản theo quy định của điều lệ.
- Soạn nghị quyết theo đúng kết quả đã thông qua, gửi cho thành viên và bộ phận thực hiện, lưu cùng hồ sơ cuộc họp.
Lỗi thủ tục hay làm nghị quyết HĐQT bị nghi ngờ
Họp "miệng" rồi viết biên bản sau. Một vài người nói chuyện qua điện thoại, sau đó thư ký soạn biên bản như thể đã họp đủ người. Đây không chỉ là lỗi thủ tục mà còn có thể là lập biên bản không trung thực, người ký phải chịu trách nhiệm. Site này không hướng dẫn cách "hợp thức hoá" kiểu đó; nếu chưa họp thì tổ chức họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản đúng cách.
Không mời đủ người vì biết họ sẽ phản đối. Bỏ sót thành viên khỏi danh sách mời là căn cứ mạnh để yêu cầu huỷ nghị quyết. Bất đồng nên được ghi vào biên bản, không nên được giải quyết bằng cách không mời.
Dùng nhầm điều lệ cũ. Công ty sửa điều lệ nhưng thư ký vẫn dùng mẫu thông báo và tỷ lệ của bản cũ. Mỗi lần điều lệ thay đổi, cập nhật luôn bộ mẫu họp.
Một người vừa là chủ toạ, vừa là người ghi biên bản, vừa là bên có lợi ích. Về hình thức có thể chưa sai, nhưng khi tranh chấp, biên bản do chính người có lợi ích ghi rất khó thuyết phục. Tách vai khi có thể.
Công ty gia đình, HĐQT ba người: làm gọn nhưng không làm tắt
Ví dụ giả định: một công ty cổ phần sản xuất bao bì ở Bắc Ninh có HĐQT ba người là hai vợ chồng và người em trai. Cả ba gặp nhau hằng ngày nên chưa bao giờ "họp HĐQT" theo đúng nghĩa. Đến khi xin vay vốn mở rộng xưởng, ngân hàng yêu cầu nghị quyết HĐQT kèm biên bản, và cũng hỏi luôn các nghị quyết bổ nhiệm giám đốc, phê duyệt kế hoạch năm trước đó. Lúc ấy công ty mới thấy hồ sơ trống.
Làm gọn ở đây nghĩa là dùng một bộ mẫu cố định: thông báo mời họp một trang, chương trình ghi rõ từng vấn đề, biên bản theo khung có sẵn các mục luật yêu cầu, nghị quyết tách riêng từng vấn đề để khi cần nộp cho ngân hàng chỉ đưa đúng phần liên quan. Một cuộc họp định kỳ mỗi quý có thể chỉ kéo dài nửa giờ nếu tài liệu đã gửi trước.
Làm tắt là chuyện khác: gộp nhiều quý thành một biên bản, ghi ngày họp không đúng ngày thật, để một người ký thay người kia. Những việc đó tạo ra hồ sơ không trung thực, và khi gia đình bất hoà (chuyện không hiếm khi công ty lớn lên) chính các biên bản ấy trở thành điểm yếu của mọi bên. Nếu đã lỡ thiếu hồ sơ trong quá khứ, cách an toàn là họp thật bây giờ, xem xét lại và thông qua những việc cần thiết với ngày tháng thật, rồi hỏi người làm nghề về giá trị của các giao dịch đã ký trước đó.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên HĐQT không nhận được thư mời thì nghị quyết có bị huỷ không?
Không tự động bị huỷ, nhưng đây là căn cứ để người có quyền yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét huỷ nghị quyết vì sai trình tự triệu tập. Công ty cần chứng minh đã gửi đúng cách theo điều lệ, nên hãy lưu bằng chứng gửi như thư điện tử, biên nhận.
Có được họp HĐQT ngoài trụ sở công ty không?
Được. Địa điểm họp do người triệu tập chọn và ghi trong thông báo mời họp, có thể ở trụ sở, chi nhánh hoặc nơi khác thuận tiện. Điều quan trọng là thành viên được biết trước và có điều kiện tham dự, kể cả qua phương tiện trực tuyến nếu điều lệ cho phép.
Kiểm soát viên có được biểu quyết tại cuộc họp HĐQT không?
Không. Kiểm soát viên được mời dự, được nhận tài liệu như thành viên HĐQT và được tham gia thảo luận, nhưng không có quyền biểu quyết. Vai trò của họ là giám sát việc HĐQT ra quyết định, và họ có thể nêu ý kiến đề nghị ghi vào biên bản.
HĐQT ba người, một người vắng thì còn họp được không?
Phụ thuộc tỷ lệ điều kiện tiến hành theo luật và điều lệ áp dụng cho lần triệu tập đó, và người vắng có uỷ quyền hay gửi phiếu hợp lệ không. Với HĐQT ít người, một người vắng có thể làm cuộc họp lần một không đủ điều kiện, nên đặt lịch sớm và hỏi trước khả năng tham dự.
Có cần mời giám đốc dự họp HĐQT không?
Luật không bắt mọi cuộc họp HĐQT phải có giám đốc, nhưng giám đốc thường được mời để báo cáo và giải trình. Nếu giám đốc đồng thời là thành viên HĐQT thì được mời với tư cách thành viên. Điều lệ hoặc quy chế hoạt động HĐQT có thể quy định cụ thể hơn.
Nghị quyết HĐQT có cần đóng dấu không?
Luật Doanh nghiệp 2020 cho doanh nghiệp tự quyết định về con dấu và việc sử dụng dấu theo điều lệ hoặc quy chế. Nhiều ngân hàng, đối tác vẫn yêu cầu đóng dấu theo thông lệ. Hãy xem quy chế sử dụng dấu của công ty và yêu cầu cụ thể của bên nhận.