Khi HĐQT tự thông qua một việc thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đông, nghị quyết đó trái luật hoặc trái điều lệ: cổ đông có thể yêu cầu toà án đình chỉ thực hiện hoặc huỷ, các thành viên tán thành có thể phải liên đới bồi thường nếu gây thiệt hại cho công ty, và giao dịch ký dựa trên nghị quyết đó có nguy cơ bị xem xét hiệu lực. Mức độ hậu quả cụ thể phụ thuộc vào loại việc, bên kia của giao dịch biết hay không biết, và công ty có khắc phục kịp không.
Phần lớn trường hợp không xuất phát từ ý đồ xấu mà từ việc không ai kiểm bảng thẩm quyền trước khi họp, hoặc dùng ngưỡng giá trị của điều lệ cũ. Bài này giúp bạn nhận diện các việc HĐQT hay "lấn", hiểu hậu quả từng tầng, và biết cách khắc phục theo đúng thủ tục, cả từ phía công ty lẫn phía đối tác, ngân hàng.
Những việc HĐQT hay quyết nhầm thay đại hội
Các tình huống dưới thường gặp ở công ty cổ phần chưa niêm yết. Tất cả viết theo nguyên lý; ngưỡng cụ thể bạn đối chiếu Luật Doanh nghiệp hiện hành và điều lệ:
- Chào bán cổ phần vượt số được quyền chào bán mà đại hội đã quyết định, hoặc phát hành một loại cổ phần mới chưa được đại hội thông qua.
- Bán hoặc đầu tư tài sản ở mức thuộc đại hội, vì tính tỷ lệ trên báo cáo tài chính sai kỳ, hoặc chia một giao dịch thành nhiều phần mà bản chất vẫn là một giao dịch.
- Sửa điều lệ "ngầm" bằng cách ban hành quy chế nội bộ có nội dung trái điều lệ, ví dụ thay đổi cách tính tỷ lệ biểu quyết của đại hội.
- Bổ sung thành viên HĐQT bằng nghị quyết HĐQT khi có thành viên từ nhiệm, thay vì chờ đại hội bầu.
- Quyết định chia cổ tức khi đại hội chưa thông qua mức cổ tức, hoặc chia khác mức đại hội đã thông qua.
- Mua lại cổ phần vượt mức HĐQT được tự quyết trong một khoảng thời gian.
- Thông qua giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền đại hội theo ngưỡng hoặc theo việc người có lợi ích nằm trong HĐQT.
Danh sách này không thay việc đọc điều lệ. Điều lệ có thể đặt thêm việc ở đại hội mà luật không bắt, và HĐQT cũng phải tôn trọng những điều khoản đó.
Tầng hậu quả thứ nhất: số phận của nghị quyết
Luật Doanh nghiệp 2020 cho cổ đông quyền yêu cầu toà án đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ nghị quyết, quyết định của HĐQT trái pháp luật, trái điều lệ, trái nghị quyết đại hội đồng cổ đông gây thiệt hại cho công ty. Một nghị quyết HĐQT quyết việc thuộc đại hội rơi đúng vào nhóm này. Nếu điều lệ quy định giải quyết tranh chấp nội bộ bằng trọng tài, việc yêu cầu có thể đi theo con đường đó; điều kiện và thời hạn cụ thể nên hỏi người làm nghề.
Ban kiểm soát, khi phát hiện, có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho HĐQT, yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục. Nhiều trường hợp dừng ở đây: HĐQT tự đình chỉ nghị quyết của mình và trình đại hội xem xét.
Điều đáng chú ý là nghị quyết không tự động mất hiệu lực chỉ vì có người cho rằng nó vượt thẩm quyền. Cho đến khi có quyết định đình chỉ, huỷ của cơ quan có thẩm quyền, hoặc HĐQT tự rút lại, bộ máy điều hành có thể vẫn đang thực hiện nó. Đó là lý do khi phát hiện sớm, nên đề nghị tạm dừng thực hiện ngay bằng văn bản.
Tầng thứ hai: hợp đồng đã ký với bên ngoài
Khó hơn là khi nghị quyết đã được dùng để ký hợp đồng với ngân hàng, đối tác. Theo nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện, giao dịch do người đại diện xác lập vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của bên được đại diện đối với phần vượt quá, trừ một số trường hợp, như bên được đại diện đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi khiến bên kia không biết và không thể biết về việc vượt quyền. Luật Doanh nghiệp cũng có quy định riêng về hiệu lực của giao dịch thiếu phê chuẩn trong một số trường hợp, như giao dịch với người có liên quan.
Trong thực tế, toà án hoặc trọng tài sẽ xem bên kia có biết hoặc buộc phải biết về giới hạn thẩm quyền không. Một ngân hàng chuyên nghiệp được kỳ vọng đã đọc điều lệ và báo cáo tài chính, nên khó nói là "không biết" nếu khoản vay rõ ràng vượt ngưỡng HĐQT. Một đối tác nhỏ không được cung cấp điều lệ có thể ở vị trí khác. Kết quả mỗi vụ phụ thuộc chứng cứ cụ thể.
Hệ quả nếu giao dịch bị tuyên vô hiệu thường là các bên hoàn trả cho nhau những gì đã nhận, bên có lỗi bồi thường thiệt hại. Với giao dịch đã thực hiện lâu, tài sản đã chuyển qua tay người khác, việc hoàn trả rất phức tạp. Đây là chỗ nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi chọn hướng xử lý.
Tầng thứ ba: trách nhiệm của từng người
Bảng tóm theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; việc xác định trách nhiệm cụ thể do cơ quan có thẩm quyền quyết định dựa trên thiệt hại và chứng cứ.
| Người liên quan | Rủi ro trách nhiệm | Điều giúp giảm rủi ro |
|---|---|---|
| Thành viên HĐQT tán thành | Liên đới bồi thường thiệt hại cho công ty nếu nghị quyết trái luật, điều lệ gây thiệt hại | Chủ động đề nghị đình chỉ và trình đại hội ngay khi phát hiện |
| Thành viên HĐQT phản đối | Được miễn trừ theo luật | Ý kiến phản đối được ghi trong biên bản |
| Chủ tịch HĐQT | Như thành viên tán thành, cộng trách nhiệm tổ chức thông qua sai thủ tục | Kiểm bảng thẩm quyền trước khi đưa vấn đề vào chương trình |
| Người đại diện ký hợp đồng | Trách nhiệm của người quản lý nếu biết vượt thẩm quyền mà vẫn ký | Yêu cầu nghị quyết đúng cấp trước khi ký |
| Ban kiểm soát | Trách nhiệm nếu biết mà không thực hiện nghĩa vụ giám sát | Thông báo bằng văn bản, kiến nghị khắc phục |
Không có ô nào trong bảng là "chắc chắn phải bồi thường". Trách nhiệm phát sinh khi có thiệt hại và đủ điều kiện luật định; điều bảng muốn chỉ ra là mỗi người có việc cụ thể để làm ngay khi phát hiện vấn đề.
Phát hiện HĐQT đã quyết nhầm cấp: khắc phục thế nào
Khi công ty tự phát hiện, các bước sau thường giúp giảm thiệt hại và khôi phục tính hợp lệ, nếu còn có thể:
- Dừng thực hiện phần chưa thực hiện của nghị quyết, bằng văn bản gửi bộ máy điều hành.
- Thông báo cho ban kiểm soát (nếu có) và toàn bộ thành viên HĐQT.
- Đánh giá với người làm nghề: giao dịch nào đã ký, đã thực hiện đến đâu, bên kia ở vị trí nào.
- Chuẩn bị tờ trình đại hội đồng cổ đông, trình bày trung thực sự việc và đề nghị đại hội xem xét chấp thuận hoặc không chấp thuận giao dịch.
- Triệu tập đại hội bất thường hoặc tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản theo đúng thủ tục và điều lệ.
- Nếu đại hội chấp thuận, lập nghị quyết đại hội ghi rõ nội dung chấp thuận, ngày thông qua thật; thông báo cho bên kia của giao dịch.
- Nếu đại hội không chấp thuận, làm việc với bên kia về hướng xử lý, với sự hỗ trợ của luật sư.
- Rà lại bảng thẩm quyền, cập nhật quy trình kiểm trước khi đưa vấn đề vào chương trình HĐQT.
Điều không được làm: lập nghị quyết đại hội ghi lùi ngày như thể đã được thông qua trước khi ký hợp đồng, hay lập biên bản đại hội không có thật. Việc đó biến một lỗi thủ tục thành hành vi gian dối với hậu quả nặng hơn nhiều.
Phía ngân hàng và đối tác nên kiểm gì
Bên ký hợp đồng với công ty cổ phần không thể tự bảo vệ hoàn toàn, nhưng có thể giảm đáng kể rủi ro bằng vài thao tác. Đầu tiên là xin điều lệ hiện hành và đọc phần thẩm quyền của đại hội, HĐQT, kể cả ngưỡng giá trị hợp đồng. Thứ hai, lấy báo cáo tài chính gần nhất đúng loại mà điều lệ dùng để tính ngưỡng, tự tính tỷ lệ giá trị giao dịch.
Thứ ba, yêu cầu cả nghị quyết lẫn biên bản họp, kiểm danh sách thành viên dự họp và kết quả biểu quyết có khớp với số thành viên HĐQT đăng ký không. Thứ tư, hỏi bằng văn bản về việc bên kia của giao dịch có phải người có liên quan của công ty không. Lưu tất cả những gì đã kiểm vào hồ sơ.
Những việc này không làm chậm giao dịch nhiều, nhưng nếu sau này có tranh chấp về thẩm quyền, chúng là bằng chứng cho thấy bên bạn đã thận trọng và ngay tình. Đối với bên công ty, một đối tác kiểm kỹ không phải là đối tác khó tính, mà là đối tác giúp công ty phát hiện lỗi trước khi lỗi thành thiệt hại.
Phòng từ đầu: ba thói quen cho thư ký và chủ tịch HĐQT
Gắn cột "cấp phê chuẩn" vào chương trình họp. Mỗi vấn đề trong thông báo mời họp ghi thêm một dòng: thuộc HĐQT theo điều khoản nào của điều lệ, hay chỉ là bước chuẩn bị trình đại hội. Người soạn buộc phải tra điều lệ trước khi gửi, và thành viên HĐQT nhìn vào là biết ngay vấn đề nào cần chú ý.
Cập nhật ngưỡng theo báo cáo tài chính mới. Ngưỡng tính theo tỷ lệ trên tổng tài sản thay đổi mỗi khi có báo cáo tài chính mới. Sau mỗi kỳ báo cáo, kế toán tính lại ngưỡng bằng tiền và gửi cho thư ký HĐQT, để không ai dùng con số của năm trước.
Đối chiếu nghị quyết đại hội gần nhất. Nhiều giới hạn của HĐQT không nằm trong điều lệ mà nằm trong nghị quyết đại hội: số cổ phần được chào bán, kế hoạch cổ tức, danh mục giao dịch đã được chấp thuận trước. Giữ một bản tóm tắt các nghị quyết đại hội còn hiệu lực bên cạnh điều lệ.
Câu hỏi thường gặp
Đại hội đồng cổ đông có thể chấp thuận sau một giao dịch HĐQT đã ký không?
Theo nguyên tắc về đại diện trong Bộ luật Dân sự, giao dịch vượt phạm vi đại diện vẫn có thể phát sinh hiệu lực nếu bên được đại diện đồng ý. Việc đại hội chấp thuận sau cần được thông qua đúng thủ tục, ghi ngày thật. Hiệu quả pháp lý cụ thể nên hỏi luật sư.
Ai có quyền yêu cầu huỷ nghị quyết HĐQT vượt thẩm quyền?
Luật Doanh nghiệp 2020 trao quyền yêu cầu toà án đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ nghị quyết HĐQT trái luật, trái điều lệ gây thiệt hại cho công ty cho cổ đông. Ban kiểm soát có quyền yêu cầu HĐQT chấm dứt vi phạm. Điều kiện cụ thể nên đối chiếu luật hiện hành.
HĐQT tự rút lại nghị quyết sai có được không?
Được. HĐQT có thể ra nghị quyết mới huỷ bỏ hoặc đình chỉ nghị quyết trước, theo đúng thủ tục họp hoặc lấy ý kiến. Nghị quyết mới không tự xoá các giao dịch đã ký với bên ngoài; phần đó cần xử lý riêng.
Ngân hàng đã giải ngân dựa trên nghị quyết HĐQT vượt thẩm quyền thì khoản vay có mất hiệu lực không?
Không tự động mất hiệu lực. Kết quả phụ thuộc vào việc ngân hàng có biết hoặc buộc phải biết giới hạn thẩm quyền không, công ty có chấp thuận sau không, và quy định cụ thể áp dụng. Đây là tình huống cần tư vấn pháp lý cho cả hai phía.
Chia nhỏ hợp đồng để mỗi phần dưới ngưỡng thì có tránh được phải trình đại hội không?
Không nên và thường không tránh được. Khi các phần thực chất là một giao dịch, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét theo bản chất. Làm vậy còn là dấu hiệu cố ý vượt quyền, làm nặng thêm trách nhiệm của người tham gia.
Thành viên HĐQT mới vào có chịu trách nhiệm về nghị quyết sai trước đó không?
Thường không chịu trách nhiệm về việc biểu quyết mà mình không tham gia. Nhưng khi đã là thành viên và biết nghị quyết sai vẫn đang được thực hiện, họ có nghĩa vụ của người quản lý: nêu vấn đề, đề nghị khắc phục, ghi ý kiến vào biên bản.