Một cuộc họp đại hội đồng cổ đông chỉ được tiến hành khi số cổ đông dự họp đại diện đủ một tỷ lệ tối thiểu trên tổng số phiếu biểu quyết; lần đầu đòi tỷ lệ cao nhất, lần hai thấp hơn, còn lần ba được họp không phụ thuộc số dự họp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, mức cho lần đầu là trên 50% tổng số phiếu biểu quyết và lần hai là từ 33% trở lên, tỷ lệ cụ thể do điều lệ quy định; bạn đối chiếu bản luật hợp nhất sau sửa đổi và điều lệ công ty trước khi áp.
Điều kiện tiến hành họp khác với tỷ lệ thông qua nghị quyết. Điều kiện họp trả lời câu "có được khai mạc không"; tỷ lệ thông qua trả lời câu "vấn đề này đã được chấp nhận chưa". Nhiều công ty nhỏ nhầm hai thứ, hoặc đếm số người có mặt thay vì đếm số phiếu, và nghị quyết sau đó đứng trên một nền móng không chắc. Bài này giải thích cách đếm, cách xử lý khi thiếu, và những tình huống hay gây tranh cãi.
Đếm cái gì: phiếu biểu quyết, không phải đầu người
Tỷ lệ dự họp tính trên tổng số phiếu biểu quyết, không phải số cổ đông. Một công ty có mười cổ đông, trong đó một người nắm 60% cổ phần phổ thông, thì chỉ cần người đó có mặt là đã vượt mức của lần đầu, dù chín người còn lại vắng. Ngược lại, chín cổ đông nhỏ cùng có mặt mà người lớn nhất vắng thì cuộc họp lần đầu không đủ điều kiện.
Mẫu số là tổng số phiếu biểu quyết của các cổ phần có quyền biểu quyết. Cổ phần phổ thông mỗi cổ phần một phiếu; cổ phần ưu đãi biểu quyết có số phiếu nhiều hơn theo điều lệ; cổ phần ưu đãi cổ tức, ưu đãi hoàn lại thông thường không tính vào mẫu số khi đếm điều kiện họp cho các vấn đề chung. Cổ phiếu quỹ, tức cổ phần công ty đã mua lại, không có quyền biểu quyết nên cũng không tính.
Tử số là số phiếu của cổ đông dự họp, gồm người có mặt trực tiếp, người được uỷ quyền, người tham dự trực tuyến và người gửi phiếu biểu quyết trước theo cách điều lệ cho phép. Luật hiện hành coi những hình thức đó đều là dự họp. Nếu điều lệ công ty bạn viết theo bản luật cũ, chỉ coi có mặt trực tiếp mới là dự họp, thì cần xem lại điều khoản đó có còn phù hợp không.
Quy trình kiểm tra điều kiện trước giờ khai mạc
Ban kiểm tra tư cách cổ đông (hoặc người được chủ toạ giao việc) làm theo thứ tự sau, và kết quả phải được báo cáo công khai ngay đầu cuộc họp.
- Lấy danh sách cổ đông có quyền dự họp đã chốt, ghi sẵn số phiếu biểu quyết của từng người.
- Đối chiếu giấy tờ nhận diện của người đến họp; với người được uỷ quyền, kiểm giấy uỷ quyền có chữ ký của cổ đông, phạm vi uỷ quyền và số cổ phần được uỷ quyền.
- Cộng số phiếu của người dự trực tiếp, người được uỷ quyền, người đã kết nối trực tuyến và đã xác thực, cùng số phiếu biểu quyết gửi trước hợp lệ.
- Tính tỷ lệ trên tổng số phiếu biểu quyết, so với mức điều lệ quy định cho lần họp này.
- Lập biên bản kiểm tra tư cách: số cổ đông, số phiếu dự họp, tỷ lệ, kết luận đủ hay không đủ điều kiện.
- Báo cáo trước đại hội và đưa biên bản này vào hồ sơ cuộc họp.
Cổ đông đến muộn sau khi đã khai mạc vẫn được đăng ký và biểu quyết các vấn đề còn lại; các vấn đề đã biểu quyết trước khi họ đến không bị ảnh hưởng. Ban kiểm tra nên cập nhật tỷ lệ dự họp mỗi khi có người vào thêm, để biên bản phản ánh đúng.
Không đủ điều kiện lần đầu: tổ chức lần hai thế nào
Nếu lần đầu không đạt tỷ lệ, cuộc họp không được tiến hành và người triệu tập phải gửi thông báo mời họp lần hai. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, lần hai được tổ chức trong một khoảng thời gian luật định kể từ ngày dự định họp lần đầu (luật nêu 30 ngày, đối chiếu sửa đổi), và chỉ cần số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, tỷ lệ cụ thể theo điều lệ.
Lần hai là một cuộc họp mới về thủ tục: vẫn phải có thông báo mời họp gửi tới cổ đông, vẫn đúng chương trình đã dự kiến. Điểm hay hỏng là công ty muốn "tranh thủ" thêm vấn đề mới vào chương trình lần hai; vấn đề mới nên đi theo đường triệu tập riêng, nếu không sẽ có cổ đông lập luận rằng họ vắng lần đầu vì chương trình không có việc đó.
Thông báo lần hai nên nói rõ lý do lần đầu không tiến hành được, kèm tỷ lệ dự họp lần đầu. Điều này vừa minh bạch với cổ đông, vừa là chứng cứ rằng công ty đã thử tổ chức đúng trình tự trước khi chuyển sang mức tỷ lệ thấp hơn.
Lần ba: không phụ thuộc tỷ lệ, nhưng không phải tấm séc trắng
Lần hai vẫn không đủ thì công ty triệu tập lần ba trong thời hạn luật định kể từ ngày dự định họp lần hai (Luật Doanh nghiệp 2020 nêu 20 ngày, đối chiếu sửa đổi). Lần ba được tiến hành không phụ thuộc tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp. Cơ chế này giúp công ty không bị tê liệt chỉ vì cổ đông không quan tâm hoặc cố tình vắng.
Tuy vậy, lần ba chỉ gỡ điều kiện khai mạc, không gỡ tỷ lệ thông qua. Nghị quyết vẫn phải đạt tỷ lệ tán thành trên tổng số phiếu của cổ đông dự họp theo từng loại vấn đề. Và lần ba vẫn đòi đủ trình tự: danh sách, thông báo mời họp, tài liệu, chương trình như cũ. Một cuộc họp lần ba chỉ có hai người dự mà trước đó lần một, lần hai không được mời đúng cách thì rất dễ bị yêu cầu huỷ.
Ở góc cổ đông thiểu số, nếu bạn thấy công ty có thói quen "để trượt" lần một, lần hai rồi họp lần ba với vài người, việc nên làm là dự họp hoặc uỷ quyền ngay từ lần đầu và lưu toàn bộ thông báo nhận được. Vắng mặt rồi phản đối sau thì vị thế của bạn yếu đi rất nhiều.
So sánh ba lần họp
Bảng tóm tắt khung chung theo Luật Doanh nghiệp 2020; số cụ thể của công ty bạn do điều lệ quyết trong giới hạn luật cho phép.
| Lần họp | Điều kiện khai mạc | Thủ tục | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Lần đầu | Trên 50% tổng số phiếu biểu quyết, tỷ lệ cụ thể theo điều lệ | Triệu tập đầy đủ | Kiểm tư cách kỹ, lập biên bản kể cả khi không đủ |
| Lần hai | Từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, tỷ lệ cụ thể theo điều lệ | Gửi thông báo mời họp mới trong thời hạn luật định | Giữ nguyên chương trình, nêu kết quả lần đầu |
| Lần ba | Không phụ thuộc tỷ lệ dự họp | Gửi thông báo mời họp mới trong thời hạn luật định | Tỷ lệ thông qua nghị quyết vẫn áp dụng |
Công ty đại chúng còn chịu thêm quy định về công bố thông tin cho từng lần họp. Với công ty chưa niêm yết, rủi ro lớn nhất không nằm ở con số mà ở việc bỏ bước: không lập biên bản lần đầu, không gửi thông báo lần hai, rồi nhảy thẳng tới một cuộc họp ít người.
Những tình huống hay tranh cãi về điều kiện họp
Người được uỷ quyền mang giấy uỷ quyền không hợp lệ. Ban kiểm tra có quyền không tính số phiếu đó, nhưng phải ghi lý do vào biên bản. Nên nhắc trước trong thông báo mời họp về hình thức giấy uỷ quyền để tránh từ chối ngay tại cửa.
Cổ đông vào rồi bỏ về giữa chừng. Tỷ lệ dự họp xét lúc khai mạc là để quyết việc có được tiến hành. Còn khi biểu quyết từng vấn đề, phiếu tính trên người thực sự biểu quyết; ghi rõ thời điểm cổ đông rời họp vào biên bản để không lẫn.
Một nhóm cổ đông cố tình vắng để cuộc họp không đủ điều kiện. Đây là quyền của họ, nhưng không làm công ty tê liệt vì đã có lần hai, lần ba. Công ty nên mời đủ, lưu bằng chứng, và tránh mọi bước tắt.
Kết nối trực tuyến bị lỗi đầu giờ. Người không vào được hệ thống chưa được coi là dự họp. Công ty nên có phương án dự phòng và ghi nhận sự cố vào biên bản; lỗi kéo dài làm sai lệch tỷ lệ thì cân nhắc tạm hoãn.
Cổ đông tranh chấp quyền sở hữu cổ phần. Ban kiểm tra căn cứ sổ đăng ký cổ đông tại ngày chốt. Tranh chấp quyền sở hữu là việc khác, giải quyết ở toà án hoặc trọng tài; đừng để ban kiểm tra tự phán xử ai là chủ thật.
Cổ đông lớn và cổ đông nhỏ nhìn điều kiện họp khác nhau thế nào
Với cổ đông lớn hoặc nhóm điều hành, điều kiện họp là chuyện vận hành: làm sao để đại hội diễn ra đúng lịch, không phải tổ chức hai ba lần tốn kém. Cách làm bền là chăm lo khâu mời và nhắc: gọi điện nhắc cổ đông trước ngày họp, gửi sẵn mẫu uỷ quyền, mở kênh dự trực tuyến và gửi phiếu trước. Muốn đủ điều kiện bằng cách thuyết phục cổ đông tham gia thì luôn an toàn hơn tìm cách diễn giải lại con số.
Với cổ đông nhỏ, điều kiện họp là một công cụ bảo vệ. Tỷ lệ cao ở lần đầu buộc nhóm điều hành phải kéo được đa số cổ phần tham gia, nghĩa là các vấn đề được bàn trước đông người hơn. Nhưng quyền vắng mặt để làm cuộc họp không đủ điều kiện chỉ trì hoãn được một thời gian ngắn, vì lần hai và lần ba có ngưỡng thấp hơn. Cách dùng quyền hiệu quả hơn là dự họp, chất vấn, ghi ý kiến phản đối vào biên bản.
Hai bên cùng có lợi khi biên bản ghi đúng, đủ: ai dự, bằng hình thức nào, bao nhiêu phiếu, lúc nào vào, lúc nào rời. Những chi tiết khô khan đó là thứ quyết định nghị quyết có đứng vững khi bị thách thức hay không.
Câu hỏi thường gặp
Có được hạ tỷ lệ dự họp lần đầu trong điều lệ xuống dưới mức luật quy định không?
Luật Doanh nghiệp 2020 để điều lệ quy định tỷ lệ cụ thể nhưng trong khung luật đặt ra cho từng lần họp. Bạn đối chiếu bản luật hiện hành trước khi sửa điều lệ, và việc sửa điều lệ cũng phải thông qua đúng tỷ lệ của đại hội đồng cổ đông.
Họp lần hai có cần chốt lại danh sách cổ đông không?
Thường công ty dùng lại danh sách đã chốt cho lần đầu nếu thời gian không xa và điều lệ không quy định khác. Nếu giữa hai lần có nhiều giao dịch chuyển nhượng, bạn nên hỏi người làm nghề để chọn phương án ít tranh cãi nhất.
Cổ đông gửi phiếu biểu quyết qua thư trước ngày họp có được tính vào tỷ lệ dự họp không?
Theo luật hiện hành, gửi phiếu biểu quyết bằng thư, thư điện tử hoặc phương tiện khác theo điều lệ được coi là tham dự và biểu quyết. Điều kiện là phiếu đến đúng hạn, đúng mẫu và nhận diện được cổ đông.
Nếu chỉ có một cổ đông nắm trên 50% dự họp thì có được thông qua mọi việc không?
Cuộc họp lần đầu đủ điều kiện tiến hành. Còn thông qua được vấn đề nào phụ thuộc tỷ lệ tán thành của từng loại vấn đề, tính trên số phiếu dự họp. Cổ đông thiểu số vẫn giữ các quyền luật định như yêu cầu huỷ nghị quyết sai thủ tục.
Biên bản kiểm tra tư cách cổ đông có bắt buộc không?
Luật yêu cầu biên bản họp ghi số cổ đông và số phiếu dự họp. Một biên bản kiểm tra tư cách riêng là cách làm tốt để chứng minh con số đó. Khi có tranh chấp, đây là tài liệu đầu tiên được đem ra so với danh sách cổ đông.