Cổ đông hoặc nhóm cổ đông đủ tỷ lệ luật định có quyền gửi kiến nghị bằng văn bản để đưa thêm vấn đề vào chương trình họp đại hội đồng cổ đông đã được triệu tập; người triệu tập chỉ được từ chối trong một số trường hợp luật và điều lệ nêu, còn lại phải đưa vấn đề đó vào dự kiến chương trình. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, tỷ lệ là từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc mức thấp hơn do điều lệ quy định, và kiến nghị phải gửi trước ngày khai mạc một khoảng thời gian tối thiểu. Đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ trước khi gửi.
Quyền kiến nghị khác quyền yêu cầu triệu tập. Yêu cầu triệu tập là đòi tổ chức một cuộc họp mới; kiến nghị là chen vấn đề của mình vào một cuộc họp đã có lịch. Với cổ đông thiểu số, đây thường là đường ngắn và ít căng thẳng nhất để một vấn đề được đại hội xem xét chính thức, thay vì chỉ nêu trong phần thảo luận rồi trôi đi.
Ba cách cổ đông đưa một vấn đề ra đại hội
Ba công cụ dưới đây hay bị dùng lẫn. Chọn đúng công cụ giúp vấn đề của bạn có cơ hội được biểu quyết thay vì chỉ được ghi nhận.
| Công cụ | Điều kiện | Kết quả | Khi nào dùng |
|---|---|---|---|
| Kiến nghị bổ sung chương trình | Cổ đông hoặc nhóm đủ tỷ lệ; gửi văn bản trước khai mạc đúng hạn | Vấn đề được đưa vào dự kiến chương trình, có thể được biểu quyết | Đã có lịch đại hội, vấn đề cần quyết chính thức |
| Yêu cầu triệu tập đại hội bất thường | Cổ đông hoặc nhóm đủ tỷ lệ; có căn cứ luật nêu | Một cuộc họp mới được tổ chức | Chưa có lịch họp, vấn đề không chờ được |
| Phát biểu, chất vấn tại đại hội | Mọi cổ đông dự họp | Ý kiến được ghi vào biên bản, không tự động thành vấn đề biểu quyết | Muốn hỏi, góp ý, ghi nhận quan điểm |
Đại hội chỉ biểu quyết được những vấn đề có trong chương trình đã thông qua. Một đề xuất bất ngờ nêu tại hội trường, dù được nhiều người ủng hộ, cũng không nên đem ra biểu quyết ngay; làm vậy tạo ra một nghị quyết dễ bị huỷ vì cổ đông vắng mặt không được biết trước.
Gửi khi nào và gửi cho ai
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, kiến nghị phải gửi chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ khi điều lệ quy định thời hạn khác; bạn đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ. Đây là mốc tối thiểu, không phải mốc khuyến nghị. Kiến nghị đến sát ngày khiến người triệu tập khó chuẩn bị tài liệu, cổ đông khác không kịp đọc, và chính vấn đề của bạn dễ bị biểu quyết trong tâm thế phòng thủ.
Gửi càng sớm càng tốt, lý tưởng là ngay sau khi nhận thông báo mời họp. Người nhận là người triệu tập cuộc họp, thường là hội đồng quản trị, gửi tới trụ sở công ty. Nếu cuộc họp do ban kiểm soát hay nhóm cổ đông khác triệu tập, kiến nghị gửi cho họ. Gửi bằng thư bảo đảm có báo phát hoặc thư điện tử tới địa chỉ chính thức của công ty, đồng thời giữ bản lưu có ngày gửi.
Nếu điều lệ yêu cầu thời hạn dài hơn luật, bạn phải theo điều lệ. Nếu điều lệ không nói gì, mốc của luật áp dụng. Khi không chắc ngày làm việc tính thế nào trong dịp nghỉ lễ, cứ lùi thêm vài ngày cho an toàn.
Văn bản kiến nghị cần ghi gì
Kiến nghị thiếu nội dung là lý do từ chối hợp lệ đầu tiên. Văn bản nên có:
- Họ tên hoặc tên tổ chức của từng cổ đông kiến nghị, địa chỉ liên lạc, giấy tờ pháp lý.
- Số lượng từng loại cổ phần của từng cổ đông, tổng số và tỷ lệ của cả nhóm trên tổng số cổ phần phổ thông.
- Vấn đề kiến nghị đưa vào chương trình, viết cụ thể đủ để biểu quyết được.
- Dự thảo nội dung nghị quyết cho vấn đề đó, tách các phương án nếu có.
- Lý do, tài liệu giải trình ngắn để cổ đông khác hiểu vì sao cần quyết.
- Chữ ký của từng cổ đông hoặc người đại diện của cổ đông tổ chức.
Vấn đề viết mơ hồ, kiểu "xem xét lại tình hình tài chính", rất khó biểu quyết và dễ bị cho là không đủ nội dung. Viết thành một câu quyết định cụ thể, ví dụ "giao hội đồng quản trị thuê một đơn vị kiểm toán độc lập rà soát các khoản chi trên một mức nhất định trong năm tài chính vừa qua và báo cáo đại hội kỳ tới", sẽ dễ được chấp nhận và dễ được tán thành hơn.
Người triệu tập được từ chối trong trường hợp nào
Kiến nghị gửi không đúng thời hạn hoặc không đủ nội dung. Đây là lý do hình thức. Người triệu tập nên chỉ rõ thiếu gì; cổ đông còn thời gian thì bổ sung và gửi lại.
Vấn đề không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Ví dụ kiến nghị đại hội quyết định chọn nhà cung cấp nguyên liệu trong khi việc đó thuộc giám đốc. Cổ đông có thể chuyển hướng: kiến nghị đại hội yêu cầu hội đồng quản trị báo cáo về việc đó, hoặc sửa quy chế phân cấp nếu điều lệ cho phép.
Trường hợp khác theo điều lệ. Điều lệ có thể nêu thêm lý do từ chối, nhưng không được dùng điều lệ để tước gần hết quyền kiến nghị mà luật trao cho cổ đông.
Ngoài các trường hợp trên, phải chấp nhận. Người triệu tập không được từ chối vì "vấn đề nhạy cảm", "không phù hợp thời điểm" hay "hội đồng quản trị không đồng ý". Không đồng ý thì nêu quan điểm trong tờ trình phản biện và để đại hội quyết.
Sau khi được chấp nhận: vấn đề đi vào đại hội thế nào
Kiến nghị được chấp nhận sẽ được đưa vào dự kiến chương trình và nội dung cuộc họp. Người triệu tập cần thông báo cho cổ đông về vấn đề bổ sung và cung cấp tài liệu liên quan trong thời gian sớm nhất, bằng cách tương tự như đã gửi tài liệu họp. Tại phiên khai mạc, đại hội biểu quyết thông qua chương trình; vấn đề bổ sung trở thành nội dung chính thức khi chương trình được thông qua.
Hội đồng quản trị có quyền trình bày quan điểm khác với cổ đông kiến nghị, kể cả đề nghị đại hội không tán thành. Đó là cạnh tranh ý kiến lành mạnh. Cái không được làm là để vấn đề bổ sung vào cuối chương trình rồi bế mạc trước khi tới lượt, hoặc chỉnh câu chữ dự thảo nghị quyết của cổ đông mà không có sự đồng ý của họ.
Với cổ đông kiến nghị, nên chuẩn bị người trình bày ngắn gọn tại đại hội, sẵn sàng trả lời câu hỏi, và đề nghị biên bản ghi đầy đủ kết quả biểu quyết vấn đề của mình. Dù không được thông qua, một vấn đề đã lên biên bản với tỷ lệ phiếu rõ ràng vẫn có giá trị cho các bước tiếp theo.
Bị từ chối sai: nên làm gì tiếp theo
Trước hết, yêu cầu người triệu tập trả lời bằng văn bản nêu lý do từ chối. Nếu lý do là hình thức mà còn thời gian, bổ sung ngay. Nếu lý do không thuộc các trường hợp được phép, gửi văn bản phản hồi nêu rõ căn cứ, đồng gửi ban kiểm soát. Tại đại hội, cổ đông có thể nêu việc kiến nghị bị từ chối và đề nghị ghi vào biên bản.
Nếu đại hội vẫn tiến hành mà bỏ qua kiến nghị hợp lệ, việc vi phạm trình tự đó có thể là căn cứ để cổ đông đủ điều kiện yêu cầu toà án hoặc trọng tài xem xét huỷ nghị quyết liên quan, trong thời hạn luật định. Đây là bước nặng, tốn thời gian và quan hệ, nên chỉ cân nhắc khi vấn đề đủ quan trọng. Một cuộc đối thoại có biên bản với hội đồng quản trị, hoặc yêu cầu triệu tập bất thường cho riêng vấn đề đó, đôi khi đạt mục tiêu nhanh hơn.
Ở chiều ngược lại, hội đồng quản trị từ chối đúng luật cũng nên giải thích đầy đủ và gợi ý đường khác cho cổ đông. Một lời từ chối có lý lẽ và có đường lui giúp tránh phần lớn các vụ tranh chấp không cần thiết.
Ví dụ giả định: kiến nghị về chính sách chia lợi nhuận
Công ty cổ phần giả định ở Lâm Đồng kinh doanh nông sản, có mười hai cổ đông. Ba năm liền đại hội thường niên thông qua việc giữ lại toàn bộ lợi nhuận để đầu tư. Một nhóm ba cổ đông cùng nắm 9% cổ phần phổ thông muốn đại hội năm nay xem xét một chính sách chia lợi nhuận rõ ràng cho các năm tới. Thông báo mời họp đã gửi, chương trình không có nội dung này.
Nhóm gửi văn bản kiến nghị ngay tuần sau khi nhận thông báo, kèm dự thảo nghị quyết: "Giao hội đồng quản trị xây dựng chính sách phân phối lợi nhuận cho giai đoạn ba năm tới, trình đại hội kỳ tới thông qua". Họ không đề nghị một tỷ lệ chia cụ thể, vì việc đó cần số liệu mà chỉ hội đồng quản trị có. Hội đồng quản trị xem xét: kiến nghị đúng hạn, đủ nội dung, vấn đề thuộc thẩm quyền đại hội, nên chấp nhận và gửi thông báo bổ sung cho cổ đông.
Tại đại hội, hội đồng quản trị trình bày kế hoạch đầu tư và đề nghị lùi thời điểm áp dụng chính sách một năm; nhóm kiến nghị đồng ý sửa dự thảo theo hướng đó. Nghị quyết được thông qua với tỷ lệ cao. Cách viết kiến nghị dạng "giao xây dựng chính sách" thay vì "chia ngay bao nhiêu" làm cho vấn đề dễ được tán thành, và vẫn đạt mục tiêu chính của cổ đông thiểu số là có một cam kết chính thức trên biên bản.
Câu hỏi thường gặp
Cổ đông không đủ 5% có cách nào đưa vấn đề vào chương trình không?
Có thể liên kết với cổ đông khác để cùng ký thành nhóm đủ tỷ lệ, hoặc kiểm tra điều lệ xem có quy định tỷ lệ thấp hơn không. Nếu không được, cổ đông vẫn có thể nêu ý kiến tại đại hội và đề nghị ghi vào biên bản.
Kiến nghị đề cử người vào hội đồng quản trị có giống kiến nghị bổ sung chương trình không?
Không hoàn toàn. Đề cử, ứng cử thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên có điều kiện và trình tự riêng theo luật và điều lệ. Bạn nên đọc kỹ phần quy định về đề cử thay vì dùng kiến nghị bổ sung chương trình chung.
Đại hội có được bác vấn đề bổ sung ngay ở phần thông qua chương trình không?
Đại hội biểu quyết thông qua chương trình tại phiên khai mạc. Nếu vấn đề bổ sung hợp lệ bị loại bằng cách này, cổ đông kiến nghị nên đề nghị ghi rõ vào biên bản. Đây là điểm dễ tranh chấp, nên hỏi người làm nghề trước đại hội nếu dự đoán sẽ xảy ra.
Kiến nghị gửi bằng thư điện tử có hợp lệ không?
Hợp lệ nếu điều lệ cho phép hoặc công ty đã công bố địa chỉ thư điện tử nhận văn bản của cổ đông. Văn bản đính kèm nên có chữ ký của cổ đông; giữ lại thư đã gửi kèm thời điểm.
Một vấn đề bị bác ở đại hội năm nay có được kiến nghị lại năm sau không?
Được, luật không cấm kiến nghị lại. Nên điều chỉnh đề xuất dựa trên lý do bị bác, bổ sung giải trình, để lần sau có cơ hội tốt hơn.
Hội đồng quản trị có được tự ý sửa câu chữ trong dự thảo nghị quyết cổ đông gửi không?
Không nên sửa nội dung mà không có sự đồng ý của cổ đông kiến nghị. Hội đồng quản trị có thể đề xuất phương án thay thế song song để đại hội chọn, như vậy minh bạch và ít tranh cãi hơn.