Khi giám đốc vắng mặt có kế hoạch, người làm thay là người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản, trong phạm vi giám đốc được phép giao; khi giám đốc là người đại diện theo pháp luật duy nhất cư trú ở Việt Nam mà xuất cảnh, luật buộc phải uỷ quyền cho người khác ở lại; còn khi giám đốc đột ngột không thể làm việc, cấp có thẩm quyền bổ nhiệm, tức chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị, phải cử người khác.
Công việc không dừng khi giám đốc đi vắng. Lương vẫn phải trả, hàng vẫn phải nhận, ngân hàng vẫn gửi chứng từ chờ ký. Vấn đề là ai có quyền làm những việc đó, và làm đến đâu thì không vượt. Bài này chia theo ba tình huống vắng mặt và chỉ ra văn bản nào cần có trước.
Ba kiểu vắng mặt, ba cách xử lý
Kiểu thứ nhất là vắng ngắn ngày có kế hoạch: đi công tác, nghỉ phép, điều trị ngắn hạn. Giám đốc vẫn liên lạc được, chỉ không có mặt để ký. Cách xử lý là uỷ quyền bằng văn bản cho một người, thường là phó giám đốc hoặc kế toán trưởng, với phạm vi và thời hạn cụ thể.
Kiểu thứ hai là xuất cảnh, đặc biệt khi giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật duy nhất đang cư trú ở Việt Nam. Ở đây có quy định bắt buộc của Luật Doanh nghiệp, không còn là chuyện tuỳ chọn.
Kiểu thứ ba là vắng đột ngột và kéo dài: giám đốc ốm nặng, mất liên lạc, bị tạm giữ, hoặc qua đời. Người vắng không thể uỷ quyền, nên quyền xử lý quay về cơ quan đã bổ nhiệm họ.
Mỗi kiểu cần một loại văn bản khác nhau, và lỗi thường gặp nhất là dùng nhầm văn bản: lấy một giấy uỷ quyền đi công tác ba ngày để điều hành suốt sáu tháng, hoặc để nhân viên tự ký thay khi giám đốc mất liên lạc mà không có quyết định của cấp trên.
Một lỗi khác ít người để ý là để khoảng trống giữa hai văn bản. Giấy uỷ quyền hết hạn vào thứ sáu, giám đốc về muộn hai ngày vì chuyến bay đổi lịch, và trong hai ngày đó mọi chữ ký của người làm thay đều không có căn cứ. Ghi thời hạn uỷ quyền rộng hơn lịch dự kiến vài ngày, kèm điều khoản chấm dứt sớm khi giám đốc trở lại, là cách đơn giản để khỏi rơi vào khoảng trống này.
Quy định về người đại diện cư trú tại Việt Nam
Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu công ty chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam thì khi người này xuất cảnh, họ phải uỷ quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện. Người uỷ quyền vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã uỷ quyền.
Luật còn có quy tắc cho trường hợp hết thời hạn uỷ quyền mà người đại diện chưa trở lại, và cho trường hợp người đại diện vắng mặt quá một khoảng thời gian mà không uỷ quyền. Khi đó, chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị có quyền cử người khác làm người đại diện. Thời hạn cụ thể bạn đối chiếu bản luật hợp nhất mới nhất, vì đây là chi tiết dễ nhớ sai.
Điểm cần chú ý: người nhận uỷ quyền trong trường hợp này không trở thành người đại diện theo pháp luật mới; họ chỉ thực hiện quyền thay trong phạm vi được uỷ quyền. Đối với các thủ tục đặc thù như ký số trên cổng thuế, giao dịch ngân hàng, cần kiểm thêm quy định riêng của từng hệ thống, vì không phải hệ thống nào cũng chấp nhận người được uỷ quyền theo cùng một cách.
Văn bản uỷ quyền khi đi vắng nên ghi gì
Một văn bản uỷ quyền tốt trả lời được mọi câu hỏi mà người nhận uỷ quyền, kế toán và đối tác sẽ hỏi. Nên có:
- Thông tin người uỷ quyền, chức danh, căn cứ thẩm quyền của họ.
- Thông tin người được uỷ quyền.
- Phạm vi cụ thể: được ký loại hợp đồng nào, chứng từ nào, hạn mức bao nhiêu; việc nào giữ lại chờ giám đốc về.
- Thời hạn uỷ quyền có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Có được uỷ quyền lại cho người khác hay không; mặc định nên ghi là không.
- Nghĩa vụ báo cáo: người được uỷ quyền báo cáo những gì, bao lâu một lần.
- Chữ ký của người uỷ quyền và, nếu có thể, xác nhận đồng ý của người được uỷ quyền.
Phạm vi uỷ quyền không được rộng hơn quyền của chính giám đốc. Một việc thuộc hội đồng thành viên thì giám đốc không thể uỷ quyền cho phó giám đốc quyết thay.
Ai quyết thay trong từng tình huống
Bảng tóm tắt hướng xử lý thường gặp. Cơ quan có thẩm quyền cụ thể phụ thuộc loại hình và điều lệ công ty.
| Tình huống | Ai quyết thay | Văn bản cần có |
|---|---|---|
| Giám đốc đi công tác trong nước một tuần | Người được giám đốc uỷ quyền | Giấy uỷ quyền có phạm vi và thời hạn |
| Giám đốc là người đại diện duy nhất ở Việt Nam, xuất cảnh | Cá nhân cư trú tại Việt Nam được uỷ quyền | Văn bản uỷ quyền theo quy định Luật Doanh nghiệp |
| Giám đốc nằm viện dài ngày, còn tỉnh táo | Người được uỷ quyền, hoặc người do cấp trên cử | Uỷ quyền mới hoặc quyết định cử người tạm thời |
| Giám đốc mất liên lạc | Người do cấp trên cử tạm thời | Nghị quyết hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc quyết định chủ sở hữu |
| Giám đốc qua đời | Người do cấp trên bổ nhiệm mới | Nghị quyết, quyết định bổ nhiệm và thủ tục thay đổi người đại diện nếu cần |
| Chủ tịch hội đồng quản trị vắng | Thành viên được chủ tịch uỷ quyền, hoặc người các thành viên còn lại bầu tạm thời | Văn bản uỷ quyền hoặc biên bản bầu tạm thời |
Với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp tự uỷ quyền; khi chủ không thể làm việc, quy tắc về thừa kế, người giám hộ hoặc người được chỉ định theo luật dân sự sẽ chi phối, và đó là tình huống nên có luật sư đồng hành.
Những việc người làm thay không nên làm
Không quyết việc ngoài phạm vi được giao. Dù cơ hội có vẻ tốt, một hợp đồng lớn hơn hạn mức hoặc một việc không có trong văn bản uỷ quyền nên được để lại, hoặc xin uỷ quyền bổ sung. Người làm thay ký vượt cũng chịu hậu quả như giám đốc ký vượt.
Không thay đổi nhân sự quản lý. Bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng phòng, kế toán trưởng trong lúc giám đốc vắng dễ bị coi là lợi dụng tình thế, trừ khi có lý do khẩn cấp và được cấp trên chấp thuận.
Không ký những cam kết dài hạn. Hợp đồng thuê nhiều năm, hợp đồng độc quyền, bảo lãnh cho người khác: những việc ràng buộc công ty sau khi giám đốc trở lại nên chờ người có thẩm quyền đầy đủ.
Không dùng con dấu, chữ ký số cho việc ngoài uỷ quyền. Giữ con dấu hay thiết bị ký số không đồng nghĩa với có quyền dùng chúng cho mọi việc. Ghi sổ mỗi lần sử dụng là cách đơn giản để tự bảo vệ.
Không im lặng. Gặp việc vượt quyền mà gấp, người làm thay báo ngay cho giám đốc hoặc cấp trên bằng văn bản, kể cả tin nhắn có lưu, thay vì tự xoay xở rồi báo sau.
Chuẩn bị trước khi có ai vắng mặt
Phần lớn rắc rối trong các tình huống trên có thể tránh bằng vài dòng viết sẵn. Trong điều lệ, công ty có thể quy định cơ chế thay thế: khi giám đốc vắng quá một số ngày thì ai đương nhiên làm thay, trong phạm vi nào. Trong quy chế phân cấp, cột người thay thế ghi cho từng nhóm việc. Trong hợp đồng với giám đốc, ghi nghĩa vụ uỷ quyền khi vắng mặt và nghĩa vụ bàn giao.
Với công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, điều lệ nên phân chia phạm vi của từng người, để khi một người vắng, người kia biết mình đang đại diện trong phạm vi nào. Nếu không phân chia, mỗi người đều có thể đại diện toàn phần, và việc đó vừa tiện vừa rủi ro.
Cuối cùng, hãy lưu một bản danh sách liên lạc khẩn cấp của các thành viên hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị, kèm cách lấy ý kiến bằng văn bản nhanh. Khi cần cử người tạm thời trong vòng một hai ngày, công ty có thể làm được mà không phá vỡ thủ tục triệu tập.
Khi giám đốc đột ngột không thể làm việc
Đây là tình huống dễ hoảng nhất. Các bước sau giúp công ty giữ được nhịp mà không vượt quyền.
- Người phát hiện báo ngay cho chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu.
- Cấp đó triệu tập họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản theo đúng điều lệ để cử người điều hành tạm thời, ghi rõ phạm vi và thời hạn.
- Thông báo nghị quyết cho kế toán, ngân hàng, đối tác chính và người lao động.
- Rà các việc đang dở: hợp đồng chờ ký, khoản thanh toán đến hạn, hồ sơ phải nộp cơ quan nhà nước.
- Nếu giám đốc vắng là người đại diện theo pháp luật và tình trạng kéo dài, chuẩn bị thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh. Danh mục hồ sơ cập nhật xem trên GiayPhep.com.
- Khi giám đốc trở lại hoặc có người được bổ nhiệm chính thức, ra văn bản chấm dứt nhiệm vụ tạm thời và bàn giao.
Người điều hành tạm thời nên giữ một sổ ghi những quyết định đã đưa ra trong giai đoạn đó. Sổ này bảo vệ họ khi bàn giao, và giúp người quay lại nắm được tình hình.
Câu hỏi thường gặp
Phó giám đốc có tự động thay giám đốc khi giám đốc vắng không?
Không tự động. Phó giám đốc chỉ làm thay khi được giám đốc uỷ quyền hoặc được cấp có thẩm quyền giao, trừ khi điều lệ hoặc quy chế đã ghi sẵn cơ chế thay thế.
Giám đốc ở nước ngoài có ký số từ xa được không?
Về kỹ thuật có thể, tuỳ hệ thống. Nhưng nếu giám đốc là người đại diện duy nhất cư trú tại Việt Nam mà xuất cảnh, công ty vẫn phải thực hiện nghĩa vụ uỷ quyền theo Luật Doanh nghiệp, độc lập với việc ký số có thực hiện được hay không.
Người được uỷ quyền có được uỷ quyền lại cho người khác không?
Chỉ khi văn bản uỷ quyền cho phép, hoặc trong những trường hợp đặc biệt mà luật dân sự cho phép. Phạm vi uỷ quyền lại không được vượt phạm vi ban đầu. Nên ghi rõ trong văn bản để tránh tranh cãi.
Khi giám đốc mất liên lạc, kế toán có được tự ký chi không?
Không nên. Kế toán chỉ ký chi trong phạm vi được giao. Khi người duyệt vắng mặt đột ngột, cần chờ quyết định cử người tạm thời của cấp có thẩm quyền, trừ những khoản đã được duyệt từ trước.
Chủ tịch hội đồng quản trị vắng thì ai triệu tập họp?
Chủ tịch có thể uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác. Nếu không có người được uỷ quyền, các thành viên còn lại có thể bầu một người tạm thời giữ chức chủ tịch theo nguyên tắc luật và điều lệ quy định.
Có cần đăng ký người được uỷ quyền với cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Uỷ quyền tạm thời thường không phải đăng ký. Chỉ khi thay đổi chính người đại diện theo pháp luật thì mới phải làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.