Điều lệ công ty được quy định khác Luật Doanh nghiệp ở những chỗ luật cho phép, nhận ra qua các cụm như "trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác" hoặc "theo quy định tại điều lệ"; còn những quyền cốt lõi của cổ đông, thành viên và những việc luật dành riêng cho cơ quan cao nhất thì điều lệ không được thu hẹp hay chuyển đi.
Nhiều chủ doanh nghiệp coi điều lệ là thủ tục để lấy giấy đăng ký: tải một bản mẫu, điền tên, ký, rồi cất. Đến khi có bất đồng, mọi người mới lật điều lệ ra và phát hiện nó im lặng đúng chỗ cần nói, hoặc nói một điều trái luật nên không dùng được. Bài này chỉ cách đọc và soạn phần thẩm quyền của điều lệ, đặt nó đúng chỗ giữa luật bên trên và quy chế bên dưới.
Thứ bậc của các văn bản quyết định thẩm quyền
Trong một công ty có năm tầng văn bản liên quan tới thẩm quyền. Trên cùng là luật, chủ yếu Luật Doanh nghiệp 2020 cùng các lần sửa đổi, và Bộ luật Dân sự về đại diện. Tiếp theo là điều lệ, có thể coi là luật riêng của công ty trong khuôn khổ luật chung. Thứ ba là nghị quyết của đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên hoặc quyết định của chủ sở hữu. Thứ tư là quy chế nội bộ do hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên ban hành. Cuối cùng là quyết định của giám đốc.
Văn bản tầng dưới không được trái với tầng trên. Quy chế không được giao cho giám đốc một việc mà điều lệ dành cho hội đồng quản trị; điều lệ không được bỏ một quyền mà luật trao bắt buộc. Khi hai tầng mâu thuẫn, tầng trên thắng, và phần mâu thuẫn ở tầng dưới thường không có giá trị.
Điều này có hệ quả thực tế: muốn giao cho giám đốc nhiều quyền hơn, bạn có thể phải sửa điều lệ chứ không chỉ ra một quy chế. Muốn siết quyền của hội đồng quản trị, bạn cũng sửa điều lệ, và việc sửa điều lệ là thẩm quyền của cơ quan cao nhất.
Cách nhận ra chỗ luật cho phép điều lệ quy định khác
Luật Doanh nghiệp viết theo hai kiểu. Kiểu thứ nhất là quy định cứng, không kèm điều kiện: điều lệ không được đổi. Kiểu thứ hai là quy định mặc định, kèm các cụm như "trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác", "điều lệ công ty quy định", "theo quy định tại điều lệ công ty". Ở kiểu thứ hai, điều lệ được viết khác, đôi khi chỉ theo một chiều, ví dụ được đặt tỷ lệ cao hơn nhưng không được thấp hơn.
Khi đọc một điều luật về thẩm quyền, hãy dò cụm từ cho phép đó trong chính khoản bạn đang đọc, không phải ở khoản bên cạnh. Một điều luật có thể có khoản cho phép điều lệ quy định khác và khoản khác thì không. Đọc lướt là chỗ sinh ra những điều lệ trái luật.
Nếu điều lệ của bạn im lặng ở một vấn đề mà luật cho phép quy định khác, quy tắc mặc định của luật được áp dụng. Im lặng không phải là trống; nó là một lựa chọn ngầm theo luật. Vì vậy khi rà điều lệ, câu hỏi không chỉ là "điều lệ nói gì" mà còn là "ở chỗ điều lệ không nói, luật mặc định gì và mặc định đó có hợp với công ty không".
Những điểm điều lệ thường được dùng để phân quyền
Ngưỡng giao dịch lớn. Luật đặt ngưỡng mặc định so với tổng tài sản cho các giao dịch phải qua đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên, và cho phép điều lệ quy định khác. Nhiều công ty nhỏ hạ ngưỡng để các khoản lớn so với quy mô đều phải qua cơ quan tập thể.
Người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh và cách phân chia quyền giữa các người đại diện do điều lệ quy định. Có công ty để một người, có công ty để chủ tịch và giám đốc cùng là người đại diện với phạm vi khác nhau.
Danh sách người quản lý do cấp trên bổ nhiệm. Điều lệ có thể đưa kế toán trưởng, phó giám đốc, giám đốc chi nhánh vào nhóm do hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên bổ nhiệm, thay vì để giám đốc tự bổ nhiệm.
Một số tỷ lệ và điều kiện họp. Ở một số vấn đề, luật cho phép điều lệ quy định tỷ lệ biểu quyết, số lần triệu tập hay cách lấy ý kiến khác mặc định. Kiểm từng khoản, đừng suy rộng.
Hạn chế chuyển nhượng. Điều lệ công ty cổ phần có thể đặt hạn chế chuyển nhượng cổ phần trong giới hạn luật; hạn chế đó chỉ có hiệu lực khi được ghi rõ trên cổ phiếu tương ứng. Công ty TNHH đã có cơ chế quyền ưu tiên mua của thành viên khác theo luật.
Cơ chế giải quyết tranh chấp nội bộ. Điều lệ có thể chọn trọng tài thương mại cho tranh chấp giữa công ty và thành viên, cổ đông, hoặc đặt bước hoà giải nội bộ trước. Hiệu lực của điều khoản trọng tài còn phụ thuộc luật trọng tài, nên viết cho cẩn thận.
Những gì điều lệ không được làm
Ngược lại, có những ranh giới điều lệ không vượt qua được dù tất cả người góp vốn đồng ý vào thời điểm ký.
- Tước các quyền tối thiểu luật trao cho cổ đông, thành viên: quyền dự họp và biểu quyết, quyền được thông tin, quyền yêu cầu huỷ nghị quyết, quyền khởi kiện người quản lý khi đủ điều kiện.
- Chuyển những việc cốt lõi khỏi cơ quan cao nhất, như sửa điều lệ, tổ chức lại, giải thể, bầu thành viên hội đồng quản trị.
- Cho phép người có lợi ích liên quan biểu quyết thông qua chính giao dịch của mình khi luật cấm.
- Đặt quyền quyết định những việc của công ty vào tay một người không giữ chức danh nào trong các cơ quan luật quy định, kiểu "mọi việc phải được ông A đồng ý". Điều khoản như vậy thường không đứng vững và tạo cớ tranh chấp.
- Trái điều cấm của luật hoặc trái đạo đức xã hội, như những điều khoản ép thành viên thiểu số chuyển nhượng phần vốn với giá do người khác tự định.
Nếu muốn một cổ đông có quyền phủ quyết với một nhóm việc, cách thường dùng là đặt tỷ lệ thông qua đủ cao trong phạm vi luật cho phép, kết hợp thoả thuận cổ đông. Cách làm cụ thể nên được luật sư doanh nghiệp xem trước khi đưa vào điều lệ.
Lỗi hay gặp khi soạn phần thẩm quyền
Rà nhiều bản điều lệ của công ty nhỏ, có thể thấy cùng một nhóm lỗi lặp đi lặp lại. Mỗi lỗi đều vô hại cho tới ngày có người bất đồng.
- Chép nguyên văn điều luật vào điều lệ, kể cả các cụm "trừ trường hợp điều lệ quy định khác", khiến điều lệ tự dẫn chiếu vòng vào chính nó.
- Ghi ngưỡng giao dịch bằng số tiền tuyệt đối thay vì tỷ lệ, rồi vài năm sau quy mô công ty tăng gấp mười, ngưỡng trở nên vô nghĩa.
- Dẫn chiếu số điều của luật cũ đã bị thay thế, khiến người đọc không biết điều khoản nói về việc gì.
- Để hai người đại diện theo pháp luật mà không chia phạm vi, nên mỗi người đều nghĩ mình được ký mọi thứ.
- Không nói gì về họp trực tuyến hay lấy ý kiến bằng văn bản, nên khi thành viên ở xa, công ty lúng túng không biết cách thông qua nào hợp lệ.
- Không quy định ai được bổ nhiệm kế toán trưởng, phó giám đốc, dẫn tới tranh cãi mỗi khi thay người.
Sửa những lỗi này không cần viết lại điều lệ từ đầu. Một lần sửa đổi có trọng tâm, thông qua đúng thủ tục, thường đủ để phần thẩm quyền trở nên dùng được.
Điều lệ, thoả thuận cổ đông và quy chế: cái nào thắng
Thoả thuận cổ đông hoặc thoả thuận giữa các thành viên là hợp đồng giữa những người ký, ràng buộc họ với nhau. Nó không tự động ràng buộc công ty hay người không ký. Nếu thoả thuận nói một việc phải được mọi người đồng ý nhưng điều lệ không nói, nghị quyết thông qua đúng điều lệ vẫn có thể hợp lệ về mặt công ty; bên vi phạm thoả thuận thì chịu trách nhiệm theo hợp đồng với bên kia.
Vì vậy những gì thật sự quan trọng về thẩm quyền nên được đưa vào điều lệ, trong giới hạn luật cho phép, chứ không chỉ nằm trong thoả thuận riêng. Thoả thuận riêng hợp với những điều khoản mang tính cá nhân: cam kết không cạnh tranh, cách định giá khi một bên rút, quyền bán kèm.
Quy chế nội bộ thì ngược lại, là công cụ chi tiết hoá. Điều lệ đặt khung, quy chế ghi hạn mức cụ thể cho từng loại việc và từng chức danh. Quy chế dễ sửa hơn vì thường do hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên ban hành, nên hợp với những thứ hay thay đổi theo quy mô. Ba văn bản bổ sung cho nhau, không thay thế nhau.
Rà phần thẩm quyền trong điều lệ của bạn
Lấy bản điều lệ đang có hiệu lực, cùng bản Luật Doanh nghiệp hợp nhất mới nhất, và làm lần lượt:
- Liệt kê các điều khoản về thẩm quyền của từng cơ quan: đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc chủ tịch, giám đốc.
- Với mỗi điều khoản, tìm điều luật tương ứng và kiểm xem luật có cho quy định khác không.
- Đánh dấu chỗ điều lệ im lặng và ghi lại quy tắc mặc định của luật ở đó.
- Đánh dấu chỗ điều lệ có vẻ trái luật để xem xét sửa.
- Đối chiếu với cách công ty thực sự vận hành: ai đang ký những gì, có khớp với điều lệ không.
- Lập danh sách đề xuất sửa đổi và đưa ra cơ quan có thẩm quyền thông qua theo đúng thủ tục.
Sau khi sửa điều lệ, một số thay đổi kéo theo thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh, chẳng hạn khi đổi người đại diện theo pháp luật. Danh mục thủ tục cập nhật bạn có thể xem trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
Điều lệ mẫu tải trên mạng có dùng được không?
Dùng được làm khung, nhưng phần thẩm quyền phải được đọc và điều chỉnh cho đúng công ty bạn. Nhiều bản mẫu lập theo luật cũ hoặc chép nguyên quy tắc mặc định mà không cân nhắc quy mô và cấu trúc sở hữu.
Điều lệ có thể cho giám đốc quyền ký mọi hợp đồng không hạn mức không?
Không trọn vẹn. Những giao dịch luật dành riêng cho đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên hoặc phải qua thủ tục người có liên quan không thể chuyển hết cho giám đốc. Trong phần còn lại, điều lệ và quy chế được giao rộng hơn mặc định.
Khi điều lệ trái luật thì áp dụng gì?
Phần trái luật thường không được áp dụng, và quy định của luật được dùng thay. Công ty nên sửa điều lệ cho khớp để tránh tranh chấp, nhất là khi có cổ đông, thành viên dựa vào phần trái luật đó.
Thoả thuận cổ đông có thay được điều lệ không?
Không. Thoả thuận cổ đông ràng buộc các bên đã ký với nhau, còn điều lệ ràng buộc công ty và mọi cổ đông. Điều gì cần áp dụng cho cả công ty thì nên đưa vào điều lệ trong giới hạn luật.
Ai có quyền sửa điều lệ?
Đại hội đồng cổ đông ở công ty cổ phần, hội đồng thành viên ở công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh, chủ sở hữu ở công ty TNHH một thành viên. Tỷ lệ thông qua thường cao hơn các quyết định thông thường; đối chiếu điều lệ và luật hiện hành.
Có nên đưa hạn mức chi tiết vào điều lệ không?
Thường không nên. Điều lệ khó sửa, còn hạn mức thay đổi theo quy mô. Cách gọn là điều lệ đặt nguyên tắc và giao hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên ban hành quy chế phân cấp chi tiết.