Đại hội đồng cổ đông bất thường là cuộc họp ngoài kỳ thường niên, do hội đồng quản trị triệu tập khi xét thấy cần, hoặc bắt buộc phải triệu tập trong một số trường hợp luật định: số thành viên hội đồng quản trị hay ban kiểm soát còn lại thấp hơn mức tối thiểu, có yêu cầu của ban kiểm soát, hoặc có yêu cầu hợp lệ của cổ đông đủ tỷ lệ. Nếu hội đồng quản trị không triệu tập đúng hạn, quyền triệu tập chuyển sang ban kiểm soát, rồi sang chính cổ đông đã yêu cầu.
Bài này dành cho hai phía: hội đồng quản trị cần biết khi nào mình không có lựa chọn, và cổ đông muốn đưa một việc ra đại hội mà không phải chờ tới kỳ thường niên. Các tỷ lệ, thời hạn nêu theo Luật Doanh nghiệp 2020 và cần đối chiếu bản sửa đổi cùng điều lệ công ty; điều lệ được phép quy định tỷ lệ cổ phần thấp hơn để cổ đông dễ thực hiện quyền hơn.
Những trường hợp hội đồng quản trị buộc phải triệu tập
Ngoài trường hợp hội đồng quản trị tự thấy cần vì lợi ích công ty, Luật Doanh nghiệp 2020 nêu các trường hợp bắt buộc triệu tập đại hội bất thường:
- Số thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên còn lại ít hơn số thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật.
- Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông đủ tỷ lệ luật hoặc điều lệ quy định.
- Theo yêu cầu của ban kiểm soát.
- Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
Trường hợp thứ nhất hay bị bỏ quên ở công ty nhỏ: một thành viên hội đồng quản trị từ chức, hai thành viên còn lại tiếp tục điều hành nhiều tháng mà không ai triệu tập đại hội để bầu bổ sung. Trong thời gian đó, các quyết định của hội đồng quản trị thiếu thành viên dễ bị chất vấn về tính hợp lệ.
Ngoài các trường hợp bắt buộc, nhiều việc nảy sinh giữa năm buộc công ty phải họp bất thường vì chúng thuộc thẩm quyền đại hội: bán một tài sản lớn, chào bán thêm cổ phần vượt số được quyền chào bán, đổi ngành nghề, tổ chức lại công ty. Nếu không muốn chờ tới kỳ thường niên, hội đồng quản trị có thể chọn họp bất thường hoặc lấy ý kiến bằng văn bản khi vấn đề được phép.
Cổ đông nào được yêu cầu triệu tập và dựa trên căn cứ gì
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên, hoặc một tỷ lệ nhỏ hơn do điều lệ quy định, có quyền yêu cầu triệu tập đại hội đồng cổ đông. Nhóm cổ đông là nhiều người cùng ký một văn bản yêu cầu; không đòi hỏi họ phải có quan hệ gì với nhau. Bạn đối chiếu bản luật sửa đổi và điều lệ để biết tỷ lệ áp dụng cho công ty mình.
Căn cứ yêu cầu không phải tuỳ ý. Luật nêu các tình huống như hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, vi phạm nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao, và các trường hợp khác điều lệ quy định. Yêu cầu chỉ nói chung chung "cổ đông không hài lòng" thường bị từ chối.
Ở góc hội đồng quản trị, cũng cần nhìn nhận rằng quyền này là một van an toàn. Cổ đông thiểu số không có ghế trong hội đồng quản trị thì đại hội là nơi duy nhất họ đặt được vấn đề. Từ chối một yêu cầu có căn cứ, hoặc lờ đi, thường dẫn tới tranh chấp lớn hơn chính vấn đề ban đầu.
Văn bản yêu cầu triệu tập cần có gì
Văn bản yêu cầu nên rõ ràng, đủ thông tin để hội đồng quản trị không thể từ chối vì lý do hình thức. Các nội dung cần có:
- Thông tin nhận diện từng cổ đông ký yêu cầu: họ tên hoặc tên tổ chức, giấy tờ pháp lý, địa chỉ liên lạc.
- Số cổ phần của từng cổ đông và tổng số cổ phần của cả nhóm, tỷ lệ sở hữu trên tổng số cổ phần phổ thông.
- Căn cứ và lý do yêu cầu triệu tập, nêu sự việc cụ thể, kèm tài liệu chứng minh nếu có.
- Vấn đề đề nghị đưa ra đại hội và, nếu được, dự thảo nghị quyết đề xuất.
- Chữ ký của từng cổ đông, hoặc người đại diện theo pháp luật hay người được uỷ quyền của cổ đông tổ chức.
Gửi văn bản tới hội đồng quản trị tại trụ sở công ty bằng cách có lưu vết, đồng thời gửi một bản cho ban kiểm soát nếu có. Ngày hội đồng quản trị nhận văn bản là mốc bắt đầu tính thời hạn triệu tập, nên giữ bằng chứng ngày nhận cẩn thận.
Bậc thang khi hội đồng quản trị không triệu tập
Trình tự theo Luật Doanh nghiệp 2020, thời hạn cụ thể đối chiếu sửa đổi:
- Hội đồng quản trị phải triệu tập trong thời hạn luật định kể từ ngày phát sinh trường hợp bắt buộc hoặc ngày nhận yêu cầu (luật nêu 30 ngày). Không triệu tập thì chủ tịch và các thành viên hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
- Ban kiểm soát thay thế hội đồng quản trị triệu tập trong thời hạn tiếp theo luật định. Không làm thì trưởng ban và kiểm soát viên chịu trách nhiệm tương tự.
- Cổ đông hoặc nhóm cổ đông đã yêu cầu có quyền đại diện công ty triệu tập họp. Luật cũng cho phép họ đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh giám sát trình tự triệu tập, tiến hành họp khi thấy cần.
- Người triệu tập thay làm đủ các bước: chốt danh sách cổ đông, gửi thông báo mời họp, chuẩn bị tài liệu, tổ chức kiểm tra tư cách, lập biên bản.
- Chi phí hợp lý của việc triệu tập và tiến hành họp được công ty hoàn lại, trừ chi phí riêng của cổ đông khi dự họp như đi lại, ăn ở.
Để tự triệu tập, nhóm cổ đông cần danh sách cổ đông và địa chỉ liên lạc. Quyền xem, trích lục sổ đăng ký cổ đông là quyền luật định; công ty từ chối cung cấp là thêm một vi phạm nữa và nên được ghi nhận bằng văn bản.
Góc nhìn hai phía: tránh biến đại hội bất thường thành chiến trường
Phía hội đồng quản trị. Khi nhận yêu cầu, trả lời bằng văn bản trong thời gian ngắn: chấp nhận và nêu lịch dự kiến, hoặc nêu lý do cụ thể nếu cho rằng yêu cầu chưa đủ điều kiện, kèm cách bổ sung. Im lặng là phương án tệ nhất, vì nó mở đường cho cổ đông tự triệu tập và làm mọi tranh luận sau đó thiên về phía họ.
Phía cổ đông yêu cầu. Nêu sự việc cụ thể, đề xuất vấn đề cụ thể, và để ngỏ khả năng đối thoại trước. Nhiều yêu cầu triệu tập thực chất là đòi thông tin; một buổi làm việc với hội đồng quản trị và ban kiểm soát đôi khi giải quyết xong mà không cần đại hội.
Phía ban kiểm soát. Ban kiểm soát là bậc trung gian, nên giữ vai trò độc lập: kiểm tra căn cứ yêu cầu, góp ý với hội đồng quản trị, và nếu phải thay thế triệu tập thì làm đúng trình tự, không đứng hẳn về một phía.
Khi tranh chấp đã căng. Nếu cổ đông và hội đồng quản trị đã bất đồng sâu, mỗi bên nên có luật sư riêng rà các bước. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để có ý kiến ban đầu trước khi gửi văn bản, nhưng đừng thay việc thuê người làm nghề khi vụ việc có giá trị lớn.
Ví dụ giả định: hội đồng quản trị còn hai người
Công ty cổ phần giả định ở Bắc Ninh có hội đồng quản trị ba người theo điều lệ. Đầu năm, một thành viên từ chức vì chuyển công tác. Hai thành viên còn lại, đều thuộc nhóm cổ đông sáng lập, tiếp tục ký các quyết định của hội đồng quản trị, trong đó có quyết định ký hợp đồng thuê nhà xưởng dài hạn. Nhóm cổ đông từ một nhà đầu tư nắm 12% phản đối hợp đồng này và phát hiện hội đồng quản trị đang thiếu người so với mức tối thiểu luật định.
Trong tình huống này, đại hội bất thường là bắt buộc vì số thành viên còn lại thấp hơn mức tối thiểu. Nhà đầu tư gửi văn bản yêu cầu triệu tập, nêu hai căn cứ: hội đồng quản trị thiếu thành viên, và đề nghị đại hội xem xét hợp đồng thuê. Hội đồng quản trị nhận văn bản, trả lời đồng ý, gửi thông báo mời họp, đưa cả việc bầu bổ sung lẫn việc báo cáo về hợp đồng thuê vào chương trình.
Kết quả của đại hội tuỳ phiếu bầu, nhưng điều đáng chú ý là cả hai phía tránh được kịch bản xấu nhất: hội đồng quản trị không bị cổ đông tự triệu tập, còn cổ đông có diễn đàn để chất vấn. Hợp đồng thuê đã ký thì còn phải xét riêng dưới góc thẩm quyền và giao dịch có liên quan hay không, đó là câu chuyện của danh mục khác.
Chuẩn bị một đại hội bất thường gọn mà vẫn đủ
Đại hội bất thường thường có ít vấn đề hơn kỳ thường niên, nhưng trình tự không được rút gọn: vẫn chốt danh sách, vẫn gửi thông báo mời họp đủ thời hạn, vẫn có tài liệu cho từng vấn đề. Điều có thể gọn là nội dung: chỉ những vấn đề thật sự cần quyết, mỗi vấn đề một tờ trình ngắn và một dự thảo nghị quyết rõ ràng.
Nếu cổ đông có thể đồng thuận rộng, cân nhắc lấy ý kiến bằng văn bản thay vì họp, khi vấn đề không thuộc nhóm phải biểu quyết tại cuộc họp. Nếu vấn đề đang tranh cãi, họp là lựa chọn đúng, và hình thức kết hợp giúp cổ đông ở xa vẫn dự được.
Cuối cùng, ghi chép kỹ. Đại hội bất thường thường gắn với một sự việc gây bất đồng, nên khả năng biên bản bị đem ra soi cao hơn kỳ thường niên. Biên bản ghi đầy đủ ý kiến phản đối và câu trả lời của hội đồng quản trị là cách bảo vệ cả hai bên.
Câu hỏi thường gặp
Một cổ đông nắm 3% có tự yêu cầu triệu tập đại hội được không?
Theo mức Luật Doanh nghiệp 2020 thì chưa đủ, trừ khi điều lệ công ty quy định tỷ lệ thấp hơn. Cổ đông đó có thể liên kết với cổ đông khác để cùng ký thành nhóm đủ tỷ lệ.
Đại hội bất thường có được bàn vấn đề ngoài yêu cầu của cổ đông không?
Người triệu tập có thể đưa thêm vấn đề vào chương trình nếu thuộc thẩm quyền đại hội và được thông báo đúng hạn. Các vấn đề mà cổ đông yêu cầu thì phải có mặt trong chương trình, không được bỏ ra.
Cổ đông tự triệu tập thì ai làm chủ toạ?
Luật có quy tắc chọn chủ toạ khi người triệu tập không phải hội đồng quản trị: thường người triệu tập điều khiển để đại hội bầu chủ toạ, người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ toạ. Bạn đối chiếu điều lệ và luật hiện hành để làm đúng trình tự này.
Nếu hội đồng quản trị triệu tập nhưng chọn ngày họp rất xa thì sao?
Luật đặt thời hạn để hội đồng quản trị triệu tập, và việc triệu tập nhằm mục đích tiến hành cuộc họp trong thời gian hợp lý. Dời ngày quá xa để làm vô hiệu yêu cầu có thể bị coi là không thực hiện nghĩa vụ. Cổ đông nên phản hồi bằng văn bản và lưu lại.
Chi phí cổ đông tự triệu tập có được hoàn lại không?
Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp được công ty hoàn lại theo luật. Chi phí cá nhân của cổ đông khi dự họp thì không. Cổ đông nên giữ hoá đơn, chứng từ đầy đủ để đề nghị hoàn trả.
Đại hội bất thường có bắt buộc thông qua báo cáo tài chính không?
Không. Báo cáo tài chính năm là nội dung của kỳ họp thường niên hoặc thông qua theo hình thức luật cho phép. Đại hội bất thường chỉ bàn các vấn đề trong chương trình đã thông báo.