Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chủ tịch hội đồng quản trị làm chủ toạ hoặc uỷ quyền cho thành viên hội đồng quản trị khác; chủ toạ cử thư ký lập biên bản; đại hội bầu ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ toạ; biên bản phải lập xong và thông qua trước khi bế mạc, có chữ ký của chủ toạ và thư ký. Ba vai trò này quyết định phần lớn chất lượng chứng cứ của một nghị quyết, vì khi có tranh chấp, người ta đọc biên bản và biên bản kiểm phiếu trước tiên.
Bài viết đi theo diễn biến một cuộc họp từ khai mạc đến bế mạc, chỉ ra ở mỗi bước ai làm gì và phải ghi gì. Mẫu biên bản không được đưa ra như "mẫu chuẩn", vì mỗi điều lệ có chi tiết khác nhau; thay vào đó là danh sách nội dung bắt buộc để bạn tự kiểm bản của công ty mình. Đối chiếu bản luật hợp nhất mới nhất và điều lệ trước khi áp.
Ai làm chủ toạ, kể cả khi mọi thứ không theo kế hoạch
Trường hợp thông thường, chủ tịch hội đồng quản trị làm chủ toạ hoặc uỷ quyền cho một thành viên hội đồng quản trị khác. Nếu chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời không làm việc được, các thành viên hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ làm chủ toạ theo nguyên tắc đa số; không bầu được thì trưởng ban kiểm soát điều khiển để đại hội bầu chủ toạ, và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ toạ.
Khi cuộc họp do người khác hội đồng quản trị triệu tập, như ban kiểm soát hay nhóm cổ đông, người ký triệu tập điều khiển để đại hội bầu chủ toạ. Cách bầu và kết quả bầu phải được ghi vào biên bản, vì tranh chấp về tư cách chủ toạ thường là bước đầu của tranh chấp về toàn bộ cuộc họp.
Chủ toạ không phải người quyết định thay đại hội. Vai trò của chủ toạ là điều khiển: giữ trật tự, bảo đảm từng vấn đề được trình bày và biểu quyết theo chương trình, cho cổ đông phát biểu, và công bố kết quả. Chủ toạ là cổ đông thì vẫn biểu quyết bằng phiếu của mình như mọi cổ đông, không có thêm quyền quyết định nào vì vai trò chủ toạ.
Thư ký và ban kiểm phiếu: chọn ai, làm gì
Hai vai trò này nhỏ nhưng là nơi sai sót lọt vào nhiều nhất. Phân công rõ từ trước cuộc họp:
- Thư ký do chủ toạ cử, ghi biên bản, theo dõi thời gian, ghi lại ý kiến phát biểu và câu trả lời, ghi thời điểm cổ đông vào và rời họp.
- Ban kiểm phiếu do đại hội bầu theo đề nghị của chủ toạ, nên có ít nhất một người không thuộc nhóm điều hành để tăng độ tin cậy.
- Ban kiểm tra tư cách cổ đông (nếu có) báo cáo số cổ đông và số phiếu dự họp lúc khai mạc và cập nhật khi có người đến muộn.
- Ban kiểm phiếu đếm từng vấn đề riêng, đối chiếu tổng tán thành, không tán thành, không ý kiến với tổng số phiếu tham gia biểu quyết, loại riêng người không được biểu quyết vấn đề có lợi ích liên quan.
- Ban kiểm phiếu lập biên bản kiểm phiếu cho từng vấn đề hoặc một biên bản chung có đủ số liệu từng vấn đề, có chữ ký của các thành viên ban.
- Không nên để người trực tiếp trình bày một tờ trình làm trưởng ban kiểm phiếu cho chính vấn đề đó.
Với công ty rất nhỏ, ba vai trò có thể dồn vào hai, ba người. Nhưng ngay cả khi đó, việc đại hội biểu quyết công nhận thành phần ban kiểm phiếu vẫn nên làm, và biên bản vẫn ghi rõ ai làm gì.
Diễn biến chuẩn của một cuộc họp
Thứ tự sau giúp biên bản ghi được đầy đủ và theo đúng logic thời gian.
- Báo cáo kết quả kiểm tra tư cách cổ đông, tuyên bố đủ điều kiện tiến hành họp.
- Giới thiệu chủ toạ hoặc bầu chủ toạ nếu cần, chủ toạ cử thư ký.
- Đại hội bầu ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ toạ.
- Đại hội thông qua chương trình họp và quy chế làm việc ngay tại phiên khai mạc; chương trình phải xác định thời gian cho từng vấn đề.
- Trình bày, thảo luận, biểu quyết lần lượt từng vấn đề; ban kiểm phiếu đếm và chủ toạ công bố kết quả từng vấn đề.
- Thư ký đọc dự thảo biên bản và dự thảo nghị quyết; đại hội thông qua.
- Chủ toạ và thư ký ký biên bản; chủ toạ tuyên bố bế mạc.
Chủ toạ có quyền áp dụng biện pháp cần thiết để cuộc họp diễn ra trật tự, và trong một số trường hợp luật định (địa điểm không đủ chỗ, phương tiện thông tin không bảo đảm, có người cản trở, gây rối) được hoãn họp hoặc đổi địa điểm. Hoãn họp ngoài các trường hợp đó, hoặc hoãn quá giới hạn luật cho phép, là điểm yếu của cuộc họp.
Nội dung bắt buộc của biên bản họp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải có các nội dung chủ yếu dưới đây; đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ.
- Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp.
- Thời gian và địa điểm họp.
- Chương trình họp và nội dung cuộc họp.
- Họ tên chủ toạ và thư ký.
- Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu về từng vấn đề trong chương trình.
- Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, kèm phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu tương ứng.
- Tổng số phiếu biểu quyết với từng vấn đề, ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến, tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu của cổ đông dự họp.
- Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu tương ứng.
- Họ tên, chữ ký của chủ toạ và thư ký.
Biên bản có thể lập bằng tiếng Việt và thêm tiếng nước ngoài; khi hai bản khác nhau về nội dung, bản tiếng Việt được áp dụng. Chủ toạ và thư ký, hoặc người khác ký tên, chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực, chính xác của biên bản.
Khi chủ toạ hoặc thư ký từ chối ký
Đây là tình huống không hiếm khi cuộc họp có tranh cãi: chủ toạ không đồng ý với kết quả và từ chối ký, hoặc thư ký thuộc phe thua phiếu và rời họp. Luật Doanh nghiệp 2020 có quy tắc riêng: nếu chủ toạ hoặc thư ký từ chối ký, biên bản vẫn có hiệu lực khi được tất cả thành viên hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đủ nội dung luật yêu cầu. Bạn đối chiếu bản sửa đổi và điều lệ trước khi áp.
Biên bản trong trường hợp này nên ghi rõ sự việc: ai từ chối ký, vì lý do gì nếu họ nêu. Ý kiến phản đối của người từ chối cũng nên được ghi, để biên bản phản ánh trung thực. Biên bản không ghi việc này dễ bị cho là được dựng lại sau cuộc họp.
Cách phòng tốt nhất là đọc dự thảo biên bản ngay tại hội trường và cho đại hội biểu quyết thông qua biên bản trước khi bế mạc. Một biên bản đã được đại hội thông qua, có ghi nhận ý kiến khác biệt, khó bị phủ nhận hơn nhiều so với một biên bản chỉ có hai chữ ký. Ghi âm hoặc ghi hình cuộc họp, với thông báo trước cho cổ đông, là lớp chứng cứ bổ trợ hữu ích.
Lưu giữ hồ sơ và gửi cho cổ đông
Biên bản, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã thông qua và tài liệu gửi kèm thông báo mời họp phải được lưu tại trụ sở chính của công ty. Biên bản kiểm phiếu, phiếu biểu quyết, giấy uỷ quyền, bản ghi hình cũng nên lưu cùng bộ để có chứng cứ đầy đủ khi cần. Cổ đông có quyền xem, trích lục biên bản họp và nghị quyết theo luật.
Biên bản họp phải được công bố trên trang thông tin điện tử của công ty, nếu có, hoặc gửi cho cổ đông trong thời hạn luật định kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Ở công ty không có trang thông tin điện tử, gửi qua kênh liên lạc đã đăng ký và giữ bằng chứng gửi như với thông báo mời họp.
Kỷ luật hồ sơ là thứ người ta chỉ trân trọng khi cần dùng. Một công ty lưu đủ bộ hồ sơ đại hội từng năm thường xử lý tranh chấp nội bộ, kiểm tra của ngân hàng hay thẩm định của nhà đầu tư nhanh hơn rất nhiều.
Lỗi biên bản hay gặp và cách sửa từ gốc
Bảng dưới gom các lỗi thường thấy khi rà hồ sơ đại hội của công ty cổ phần nhỏ; phần lớn sửa được bằng một bảng kiểm trước khi bế mạc.
| Lỗi | Vì sao rắc rối | Cách làm đúng |
|---|---|---|
| Chỉ ghi "đại hội nhất trí thông qua" | Không có số phiếu, không chứng minh được tỷ lệ | Ghi đủ số phiếu tán thành, không tán thành, không ý kiến, hợp lệ, không hợp lệ cho từng vấn đề |
| Thiếu phụ lục danh sách cổ đông dự họp | Không đối chiếu được tỷ lệ dự họp | Đính kèm danh sách đăng ký có số cổ phần và số phiếu, có chữ ký hoặc xác nhận của từng người |
| Không ghi ý kiến phản đối | Biên bản bị cho là không trung thực | Tóm tắt ý kiến phát biểu, kể cả ý kiến trái chiều, và câu trả lời |
| Biên bản soạn sau, ký sau vài ngày | Dễ bị nghi là dựng lại | Lập và thông qua tại hội trường trước khi bế mạc |
| Biên bản và nghị quyết ghi lệch nhau | Không rõ nội dung nào có hiệu lực | Soạn nghị quyết dựa đúng trên câu chữ đã biểu quyết, đọc đối chiếu trước khi ký |
Một mẹo đơn giản: soạn sẵn khung biên bản theo chương trình đã thông báo, để trống các ô số liệu và ý kiến. Thư ký điền trong lúc họp, ban kiểm phiếu điền số, và việc thông qua biên bản cuối giờ chỉ mất vài phút.
Câu hỏi thường gặp
Chủ toạ có được tự ý dừng biểu quyết một vấn đề khi thấy kết quả bất lợi không?
Không. Chủ toạ chỉ được tạm dừng, hoãn họp trong các trường hợp luật định như mất trật tự hoặc sự cố phương tiện. Dừng biểu quyết vì kết quả không như mong muốn là vi phạm trình tự và có thể là căn cứ yêu cầu huỷ nghị quyết.
Biên bản có được sửa sau khi đã bế mạc không?
Biên bản phải lập xong và thông qua trước khi bế mạc. Sửa nội dung sau đó không có cơ sở, trừ việc đính chính lỗi chính tả hay đánh máy rõ ràng có biên bản riêng. Sai sót về nội dung cần được xử lý bằng nghị quyết hoặc cuộc họp sau.
Thư ký có phải là cổ đông không?
Không bắt buộc. Thư ký thường là nhân viên công ty, thư ký hội đồng quản trị hoặc người làm pháp chế. Điều quan trọng là người đó ghi chép trung thực và chịu trách nhiệm liên đới cùng chủ toạ về nội dung biên bản.
Ban kiểm phiếu có được là thành viên hội đồng quản trị không?
Luật không cấm, nhưng để tăng độ tin cậy, ban kiểm phiếu nên có người không thuộc nhóm điều hành, nhất là khi có vấn đề gây tranh cãi. Đại hội bầu ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ toạ.
Ghi âm cuộc họp có cần cổ đông đồng ý không?
Nên thông báo trước trong thông báo mời họp hoặc quy chế làm việc rằng cuộc họp được ghi âm, ghi hình để làm chứng cứ. Việc ghi và sử dụng bản ghi cần tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.
Biên bản bằng tiếng Anh có được không khi công ty có cổ đông nước ngoài?
Biên bản có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, nhưng nên có bản tiếng Việt; khi nội dung hai bản khác nhau, bản tiếng Việt được áp dụng. Người dịch nên được ghi tên để rõ trách nhiệm.